Sei confuso sull'attività in aumento perché la scadenza è vicina, ma l'attività non è ancora completa. Dopo alcuni minuti trascorsi a leggere libri di testo o preparare un budget finanziario, annotare informazioni importanti e fare ritagli o resoconti contabili, dovrai usare una pinzatrice e delle forbici, ma mancano da qualche parte! Dietro lo schermo del laptop, niente! Sul tavolo della cucina, niente! Dopo aver camminato avanti e indietro per 5 minuti, inizi a sentirti frustrato. Molte persone hanno sperimentato questo. Quando sei molto impegnato a causa di una pila di compiti, uno spazio di lavoro disordinato può essere un incubo. Questo articolo fornisce ottimi suggerimenti per impostare la scrivania, organizzare lo spazio di lavoro e creare un luogo in cui riporre le cose per mantenerti concentrato e produttivo.
Fare un passo
Metodo 1 di 4: Impostazione del banco di lavoro
Passaggio 1. Preparare l'attrezzatura necessaria per il lavoro
Posiziona il computer, la tastiera, il mouse e la custodia fissa sul tavolo. Se non hai una lampada da tavolo, assicurati che ci sia una luce abbastanza luminosa nella stanza. Preparare anche altre attrezzature di lavoro secondo necessità. Se soffri di allergie, tieni 1 confezione di fazzoletti sul tavolo. Se trascuri spesso l'orario dei pasti, cerca di avere un orologio da parete o da tavolo nella stanza. Assicurati che l'attrezzatura che usi ogni giorno sia sul tavolo.
- Se vuoi studiare, metti una pila di biglietti da visita vuoti e una calcolatrice sul tavolo.
- Prima del lavoro o dello studio, prepara un deodorante per ambienti che abbia un profumo gradevole perché le fragranze possono stimolare il cervello. Mentre studi, associa gli odori nella stanza al materiale che stai studiando per renderlo più facile da ricordare. Mentre lavori, il tuo profumo preferito ti fa sentire bene ed è più facile concentrarti.
- Puoi mettere uno scaffale sul tavolo per mettere la carta HVS che usi ogni giorno. Altrimenti, salva la carta altrove.
- Se vuoi posizionare altre apparecchiature, come un distributore di nastro adesivo, considera l'area del tavolo e la frequenza con cui viene utilizzata. Sei libero di scegliere l'attrezzatura di lavoro che vuoi mettere in tavola perché non ci sono disposizioni che lo regolino.
Passaggio 2. Sposta o getta via gli oggetti che non vengono più utilizzati
Una scrivania ordinata facilita la concentrazione. Quindi, raccogli le cose e la carta che non sono necessarie, quindi gettala nella spazzatura. Se ci sono borse, chiavi della macchina o accessori sul tavolo, spostali altrove. Di solito, hai bisogno di 5-10 stazionari mentre lavori. Quindi, sposta il fermo inutilizzato.
I tavoli sono un po' disordinati non è un grosso problema. Molte persone si sentono a disagio se il tavolo è vuoto. Assicurati che l'impostazione della tabella ti permetta di lavorare bene. Cerca di rendere l'atmosfera della stanza adatta al lavoro, piuttosto che come un luogo di relax o un magazzino
Passaggio 3. Posiziona una lampada da tavolo, articoli di cancelleria e altre attrezzature in un determinato punto del tavolo
Raccogli la cancelleria di cui hai bisogno, quindi mettila in un contenitore in modo che sia pronta per essere utilizzata quando necessario. Se possibile, posiziona una lampada da tavolo, cancelleria, cucitrice e distributore di nastro adesivo fianco a fianco in un angolo del tavolo per mantenere il tavolo in ordine e c'è ancora spazio per altre attrezzature.
Se scrivi con la mano destra, posiziona l'attrezzatura sul lato sinistro del tavolo o viceversa. In questo modo, puoi utilizzare il tavolo liberamente senza far scivolare la sedia o urtare l'utensile per scrivere
Passaggio 4. Pulisci il cassetto della scrivania e riordina il suo contenuto raccogliendo oggetti simili
Se stai usando una scrivania (o uno scaffale) con cassetti, rimuovi il contenuto. Pulisci i cassetti da residui di carta o polvere, quindi butta via tutto ciò che non ti serve. Sposta il contenuto del cassetto inutilizzato in un'altra stanza. Quindi, raccogli oggetti simili in base al loro uso o funzione, quindi riponili in un cassetto o in un contenitore. Usa i divisori per cassetti in modo che gli oggetti raggruppati non si confondano di nuovo!
- Ad esempio, metti penne, matite e pennarelli nel primo cassetto, un secondo cassetto per riporre la carta HVS e un terzo cassetto per altri materiali di consumo (come una calcolatrice, una pinzatrice e un distributore di nastro adesivo).
- Se hai molti lavoretti o altre attività, metti un divisorio nel cassetto per evitare che gli strumenti si confondano. Inoltre, puoi conservare i tuoi pennelli nel primo cassetto, gli acquerelli nel secondo e altri strumenti (come matite e tavolozze da pittura) nel terzo.
Passaggio 5. Rimuovere gli oggetti personali e inutilizzati per mantenere il tavolo spazioso
I souvenir e le foto di famiglia possono essere motivanti, ma possono anche interferire con la concentrazione, anche riducendo la capacità di comprendere le informazioni e concentrarsi su ciò che si sta facendo. Se non ti dispiace, sposta i tuoi souvenir, foto e decorazioni altrove in modo da poter utilizzare la scrivania per il lavoro.
Se vuoi mettere qualcosa che non è legato al lavoro/studio, scegli una foto o un ricordo
Passaggio 6. Usa i documenti digitali per sostituire i promemoria scritti su carta Post-It o note
Considera l'opzione di utilizzare documenti digitali se la scrivania è piena di carta o la bacheca è piena di spille e sono previste riunioni. Sposta tutte le note contenenti le attività pianificate e scadute sul tuo computer eseguendo la scansione del calendario, installando l'applicazione da fare o utilizzando il programma Word.
Se preferisci utilizzare carta autoadesiva, sposta i tuoi appunti sul desktop attivando/installando un programma per prendere appunti (per utenti Windows)
Passaggio 7. Nascondi i collegamenti dei cavi e riordina i cavi disordinati
Posizionare il collegamento del cavo dietro o sotto il tavolo in modo che non sia visibile. Se il cavo è appeso dietro la scrivania, legalo con un cordino o una fascetta in velcro. Se il cavo è molto lungo, sostituirlo con un cavo simile più corto o legare il cavo per farlo sembrare pulito.
- Acquista una clip per bloccare la spina nell'angolo del tavolo quando non è in uso. Ciò è particolarmente utile se disponi di molti caricabatterie e porte USB che utilizzi solo occasionalmente, ma non dovrebbero essere lasciati collegati.
- Se necessario, una tastiera e un mouse wireless sono un'ottima opzione per tenere in ordine la scrivania e ridurre l'ingombro dei cavi!
Passaggio 8. Metti da parte 20 minuti a settimana per riordinare la tavola
A volte, le cose sul tavolo diventano disordinate dopo l'uso perché sei molto impegnato. Pertanto, rimetti la cancelleria e le attrezzature di lavoro al loro posto originale impiegando 20 minuti a settimana per riordinare la scrivania. Questo suggerimento è particolarmente utile se lavori online ma non hai tempo per riordinare la scrivania ogni giorno.
Usa i promemoria sul tuo telefono o laptop in modo da non dimenticare di riordinare la tua scrivania
Metodo 2 di 4: organizzazione dello spazio di lavoro
Passaggio 1. Posiziona il tavolo a una certa distanza dalla porta in modo da non distrarti
Puoi essere distratto quando un membro della famiglia o un compagno di stanza parla vicino alla porta se il tavolo è proprio accanto alla porta. Di conseguenza, sembra che tu non abbia uno spazio di lavoro perché la posizione della scrivania è lontana dall'angolo della stanza. Inoltre, puoi portare l'attrezzatura di cui hai bisogno quando ti avvicini al tavolo in modo da essere più pronto a lavorare.
Molte persone preferiscono sedersi di fronte alla porta mentre lavorano. Sedersi contro un muro può scatenare la claustrofobia. La stanza sembra molto più angusta se tieni gli occhi sul muro direttamente dietro lo schermo del computer o sul bordo della scrivania
Passaggio 2. Approfitta del sole regolando la posizione del tavolo
Se lavori in una stanza con finestre, scopri dove le finestre sono esposte al sole. Posiziona un tavolo vicino alla finestra in modo da sederti di fronte alla finestra o allo stesso livello della finestra. La luce del sole che entra dalle finestre rende la stanza più luminosa, così sei più energico e produttivo al lavoro.
Se lo spazio di lavoro non ha finestre, siediti di fronte alla porta lasciata aperta. Pertanto, puoi sfruttare l'illuminazione dall'esterno
Passaggio 3. Prepara uno spazio di lavoro confortevole installando tappeti, posando piante o fornendo scaffali, se necessario
Alcune persone preferiscono scegliere una stanza molto minimalista senza mobili aggiuntivi. Puoi fornire una libreria nella stanza se vuoi mettere i libri di cui hai bisogno come riferimento. Se necessario, stendi un tappeto con un motivo interessante e alcune piante in vaso, ma non lasciare che la stanza sembri affollata.
Puoi appendere un dipinto o una foto al muro. È una buona idea decorare la parete dietro la sedia anziché la parete davanti alla scrivania per facilitare la concentrazione
Passaggio 4. Assicurati che la disposizione della stanza ti mantenga produttivo al lavoro
Prima di posizionare i mobili, chiediti: "Questo mobile può migliorare le prestazioni lavorative?" Se la risposta è "no", non portarlo. Lussuosi tavoli angolari, sedie extra, portariviste e armadietti vuoti fanno sembrare la stanza piena. Non ne hai bisogno quando non lo usi o metti a disagio la stanza.
Non mettere la TV nel tuo spazio di lavoro a meno che tu non sia un agente di cambio o un giornalista che ha bisogno di tenere d'occhio le ultime notizie
Passaggio 5. Determinare il luogo di lavoro ideale se non esiste una stanza separata per questo scopo
Puoi comunque preparare un posto di lavoro anche se non usi una stanza separata. Usa un determinato angolo o zona della casa (potrebbe anche essere in camera da letto). Posiziona la scrivania contro un muro in modo da non distrarti e sentirti come se fossi in una stanza speciale per il lavoro.
- Se in casa c'è un cubicolo vuoto abbastanza spazioso, usalo come spazio di lavoro. Puoi chiudere la porta se hai bisogno di ricevere ospiti!
- Se necessario, appendi le tende o posiziona una partizione come divisorio.
- Quando acquisti un tavolo, scegline uno che si abbini ai mobili della casa in modo che non risalti.
Metodo 3 di 4: Impostazione di un luogo per riporre gli oggetti
Passaggio 1. Installa una mensola sospesa sopra il tavolo se lo spazio di lavoro è limitato da un muro
Se hai poco spazio per riporre le cose, prepara uno scaffale appeso vicino al tavolo in modo da poter ottenere facilmente le cose di cui hai bisogno. Questo passaggio è particolarmente utile se stai usando una scrivania senza cassetti e senza spazio per mettere gli armadietti, ma c'è un ampio spazio sulla parete. Inoltre, sei più concentrato sul lavoro perché l'attrezzatura posizionata sulla mensola a muro funge da promemoria facilmente visibile.
- Diversi scaffali sospesi sopra la scrivania sono molto utili per riporre molti libri di riferimento se lavori online.
- Oltre agli scaffali sospesi, usa un pannello forato (un contenitore attaccato con pioli a un pannello perforato) per riporre cancelleria e altri materiali di consumo.
Passaggio 2. Impostare gli scaffali sotto il tavolo per mettere documenti e documenti HVS per un facile recupero
Se hai bisogno di molti moduli HVS, documenti o carte al lavoro, ma hai uno spazio di archiviazione limitato, acquista scaffali in un negozio di mobili. Carica carta e documenti HVS nel rack, quindi spingili sotto il tavolo fuori dalla vista e risparmia spazio. In questo modo, la carta non si accumula sul tavolo e non devi alzarti dal tuo posto per recuperare i documenti dall'armadio quando necessario.
I ripiani con ruote sono disponibili in una varietà di forme e dimensioni. Quindi, acquista uno scaffale che possa ospitare attrezzature da lavoro e che si abbini all'arredamento della stanza
Passaggio 3. Preparare uno schedario nel caso in cui sia necessario conservare la carta impilata
Anche se può sembrare un po' antiquato, gli schedari possono essere la soluzione migliore se si usa molta carta al lavoro. Acquista cartelle sospese di vari colori per archiviare tutti i file. Ad esempio, inserisci i documenti fiscali in una cartella gialla, i documenti in una cartella rossa e le informazioni sui clienti in una cartella blu. Etichetta ogni cartella in modo che sia facile da trovare quando necessario.
- Oltre a utilizzare cartelle di vari colori, un altro modo per etichettare le cartelle consiste nell'includere parole chiave, quindi disporle in ordine alfabetico.
- Se possibile, acquista uno schedario della stessa altezza del piano del tavolo in modo che possa essere utilizzato come prolunga per scrivania se l'armadio è posizionato accanto alla scrivania.
- Il lato superiore dello schedario è il posto perfetto per una stampante. La larghezza del lato superiore dello schedario è solitamente uguale alla lunghezza della stampante.
Metodo 4 di 4: organizzazione delle attrezzature di lavoro
Passaggio 1. Preparare un tavolo abbastanza spazioso e che ci sia un posto dove riporre l'attrezzatura da lavoro
Non hai bisogno di molti cassetti se la maggior parte dei tuoi documenti è archiviata sul tuo computer. Se lavori come avvocato o contabile, potresti dover preparare molti cassetti per conservare pile di lettere e altri documenti. Misura l'area della stanza con un metro a nastro, quindi determina dove posizionare il tavolo. Quando acquisti una scrivania, scegline una che si abbini all'arredamento dello spazio di lavoro.
La forma e le dimensioni del banco da lavoro sono molto diverse. La scrivania del regista è molto grande e ha molti cassetti, quindi può essere l'opzione migliore. Se preferisci un tavolo semplice, acquista una scrivania minimalista senza cassetti. La scrivania è perfetta per quelli di voi che usano solo un laptop mentre lavorano
Passaggio 2. Preparare una sedia da ufficio comoda, ergonomica e regolabile in altezza
Una cattiva postura quando si è seduti può mettere a dura prova il tuo comfort anche se lavori in una stanza molto ordinata. Scegli una sedia comoda e dotata di supporto lombare. Assicurati di utilizzare una sedia ergonomica e che l'altezza possa essere regolata in modo da poterti sedere con entrambi i piedi appoggiati sul pavimento. Una comoda sedia con braccioli può prevenire il mal di schiena così puoi lavorare bene tutto il giorno!
Non acquistare sedie da ufficio tramite siti web. Prenditi il tempo per scegliere una sedia da ufficio in un negozio di mobili in modo da poterla provare prima di acquistarla. Le sedie da ufficio sono prodotte secondo specifiche molto diverse e ognuno ha preferenze diverse. Non dare per scontato che ti piacerà una sedia acquistata tramite un sito web solo perché gli acquirenti hanno dato loro ottime recensioni
Passaggio 3. Preparare una lampada da tavolo che può essere regolata e in base alle dimensioni del tavolo
Cerca una lampada il cui palo può essere piegato per regolare la posizione della lampada o la luce può essere attenuata. Prima di acquistare una lampada, considera l'intensità del sole o la luce delle luci della stanza esistenti. Non comprare una lampada da tavolo molto grande o molto luminosa se non ti serve.
- Sei libero di decidere se utilizzare o meno una lampada da tavolo. Non ne hai bisogno se il sole o le luci della stanza sono abbastanza luminose.
- Posiziona 1-2 lampade nell'angolo della stanza in modo da non dover utilizzare una lampada da tavolo.
Passaggio 4. Posizionare lo schermo del computer in modo che sia all'altezza degli occhi e posizionare la tastiera orizzontalmente sul tavolo
Siediti su una sedia guardando dritto davanti a te. A questo punto dovresti guardare il lato superiore dello schermo del computer. In caso contrario, regolare l'altezza dello schermo del computer o posizionarlo sul supporto del monitor in modo che sia più alto in modo che il collo non si ferisca. Assicurati che la tastiera sia orizzontale sul tavolo o falla scorrere leggermente in avanti. Il polso non si rilassa se si utilizza la tastiera inclinata verso l'alto.
- Cerca di mantenere la distanza tra lo schermo del computer e gli occhi di circa 50 cm. Se è troppo lontano, dovrai spostare la testa in avanti mentre leggi il testo sullo schermo del computer. Gli occhi si stancano rapidamente se il monitor è troppo vicino.
- Se stai usando un laptop, acquista un supporto per laptop per posizionare il monitor. Inoltre, puoi utilizzare una seconda tastiera e un mouse per mantenere il polso rilassato.
- Acquista occhiali a luce blu per lo schermo del computer in modo che i tuoi occhi non si stanchino se lavori al computer per più di 3 ore al giorno.
