Microsoft Access è un programma per la creazione di database che consente a chiunque di creare e gestire database. Questo programma è adatto per piccoli progetti e grandi aziende e funziona in modo molto visivo. Ciò lo rende eccellente per l'immissione dei dati, poiché non è necessario lavorare con tabelle o fogli di lavoro. Dai un'occhiata ai primi passaggi di seguito per iniziare a ottenere il massimo da Microsoft Access.
Fare un passo
Parte 1 di 6: Creazione di un nuovo database
Passaggio 1. Fare clic sulla scheda File e selezionare "Nuovo"
Un database è un luogo in cui i tuoi dati sono archiviati in varie forme. Puoi scegliere di creare un database vuoto o scegliere da un modello esistente.
- Un database vuoto è il database di Access standard ed è consigliato per l'uso locale. La creazione di un database locale includerà una tabella.
- I database Web sono progettati per essere compatibili con i dispositivi Web di Access. La creazione di un database Web includerà una tabella.
- I modelli sono database progettati per vari usi. Scegli un modello se non vuoi perdere tempo a progettare il database.
Passaggio 2. Assegna un nome al database
Dopo aver selezionato il tipo di database, assegnagli un nome che rifletta il suo contenuto. Ciò è particolarmente utile se lavorerai con molti database diversi. Inserisci il nome del tuo database nella casella "Nome file". Seleziona "Crea" per creare un nuovo file di database.
Parte 2 di 6: aggiunta di dati al database
Passaggio 1. Determinare la struttura migliore per i dati
Se stai creando un database vuoto, dovrai pensare a come organizzare i tuoi dati e aggiungere strutture di dati adeguate. Esistono vari modi per formattare e interagire con i dati in Access:
- Tabelle: le tabelle sono il modo principale per archiviare i dati nel database. Le tabelle possono essere paragonate ai fogli di lavoro in Excel: i dati sono organizzati in colonne e tabelle. Pertanto, l'importazione di dati da Excel e altri programmi di elaborazione dei numeri è un processo semplice.
- Moduli: i moduli sono un modo per aggiungere dati al database. Sebbene sia possibile aggiungere dati al database direttamente nelle tabelle, l'utilizzo di moduli velocizzerà l'immissione visiva dei dati.
- Rapporti: i rapporti sono utili per riassumere e visualizzare i dati dal database. I report vengono utilizzati per analizzare i dati e rispondere a domande specifiche, ad esempio quanto profitto è stato realizzato o dove si trova la maggior parte dei clienti. I report sono progettati per essere stampati.
- Query - La query è il modo in cui ricevi e ordini i dati. Puoi usarlo per visualizzare voci specifiche da varie tabelle. Puoi anche utilizzare le query per aggiungere e aggiornare i dati.
Passaggio 2. Crea la tua prima tabella
Se avvii un database vuoto, inizierai con una tabella vuota. Puoi iniziare a inserire i dati in questa tabella, manualmente o copiandoli da un'altra fonte.
- Ogni dato deve essere archiviato nella propria colonna (campo), mentre i dati devono essere inseriti nella propria riga. Ad esempio, i dati di ogni cliente vengono archiviati in una riga, mentre i campi disponibili sono informazioni diverse su quel consumatore (nome, cognome, indirizzo email, ecc.)
- Puoi nominare le etichette delle colonne per rendere più facile conoscere il nome di ciascun campo. Fare doppio clic sull'intestazione della colonna per rinominarla.
Passaggio 3. Importa dati da altre fonti
Se desideri importare da un file o da una posizione supportati, puoi impostare Access in modo che accetti le informazioni e le aggiunga al database. Questo è utile per ricevere dati da server web o altre fonti condivise.
- Fare clic sulla scheda Dati esterni
- Seleziona il tipo di file che desideri importare. Nella sezione "Importa e collega", vedrai diverse opzioni per i tipi di dati. Puoi fare clic su Altro per visualizzare più opzioni. ODBC sta per Open Database Connectivity e include database come SQL.
- Sfoglia le posizioni dei dati. Se i dati sono sul server, è necessario inserire l'indirizzo del server.
- Nella finestra successiva, seleziona "Specifica come e dove vuoi memorizzare i dati nel database corrente". Seleziona "OK". Segui i passaggi per importare i tuoi dati.
Passaggio 4. Aggiungi un'altra tabella
Dovrai memorizzare record diversi in database diversi. Questo farà funzionare il tuo database senza intoppi. Ad esempio, potresti avere una tabella di informazioni sui clienti e un'altra tabella per le informazioni sugli ordini. È quindi possibile collegare la tabella delle informazioni sul cliente alla tabella delle informazioni sull'ordine.
Nella sezione "Crea" della scheda Home, fai clic sul pulsante "Tabella". Una nuova tabella apparirà nel tuo database. È possibile inserire le informazioni allo stesso modo della prima tabella
Parte 3 di 6: Gestione delle relazioni tra tabelle
Passaggio 1. Comprendi come funzionano le serrature
Ogni tabella avrà una chiave primaria univoca per ogni voce. Inizialmente, Access crea una colonna ID il cui numero aumenta con ogni voce. Questa colonna fungerà da "chiave primaria". Le tabelle possono anche avere campi "chiave esterna", che sono campi collegati da altre tabelle nel database. I campi collegati avranno gli stessi dati.
- Ad esempio, nella tabella Ordini, potresti avere un campo ID cliente per registrare ciò che il cliente ha ordinato. Puoi creare una relazione per quel campo con il campo ID nella tabella Clienti.
- L'uso delle relazioni tra le tabelle aiuterà la coerenza, l'efficienza e la facilità di accesso ai dati.
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda Strumenti database, quindi fare clic sul pulsante Relazioni nella sezione Relazioni
Si aprirà una nuova finestra con un'anteprima di tutte le tabelle nel database. Ogni campo verrà visualizzato sotto il nome di ogni tabella.
È necessario creare un campo per "chiave esterna" prima di creare una relazione. Ad esempio, se si desidera utilizzare l'ID cliente nella tabella Ordini, creare un campo denominato Cliente nella tabella e lasciare vuoto il campo. Assicurati che il formato sia lo stesso del campo a cui ti stai collegando (es. numeri)
Passaggio 3. Trascina il campo che desideri utilizzare come chiave esterna nel campo creato per la chiave esterna
Fare clic su Crea nella finestra che appare per impostare la relazione tra i campi. Apparirà una linea tra le due tabelle che collega i due campi.
Seleziona la casella di controllo "Applica integrità referenziale" durante la creazione di una relazione. Ciò significa che, se i dati vengono modificati in un campo, cambieranno anche i dati negli altri campi. Questo renderà i tuoi dati più accurati
Parte 4 di 6: creazione di una query
Passaggio 1. Comprendere il ruolo delle query
Le query sono azioni che consentono di visualizzare, aggiungere e modificare rapidamente i dati in un database. Esistono molti tipi di query, che vanno dalle semplici ricerche alla creazione di nuove tabelle basate su dati esistenti. Le query sono importanti nella generazione di report.
Le query sono divise in due tipi principali: Select e Action. La prima query estrae i dati dalla tabella e può calcolarli, mentre la seconda può aggiungere, modificare ed eliminare i dati dalla tabella
Passaggio 2. Utilizzare la Creazione guidata query per creare una query di selezione di base
Se si desidera utilizzare una query di selezione di base, utilizzare la procedura guidata query per guidare l'utente attraverso i passaggi. È possibile accedere alla Creazione guidata query dalla scheda Crea. Ciò consente di visualizzare campi specifici di una tabella.
Creazione di una query di selezione con criteri
Passaggio 1. Aprire Progettazione query
È possibile utilizzare i criteri per ridurre al minimo la query di selezione e visualizzare solo le informazioni necessarie. Per iniziare, fai clic sulla scheda Crea e seleziona Progettazione query.
Passaggio 2. Seleziona il tuo tavolo
Si aprirà la finestra Mostra tabella. Fare doppio clic sulla tabella che si desidera utilizzare e fare clic su Chiudi.
Passaggio 3. Aggiungere i campi in cui verranno estratti i dati
Fare doppio clic su ogni campo della tabella che si desidera aggiungere alla query. Il campo verrà aggiunto all'elenco Design.
Passaggio 4. Aggiungi criteri
È possibile utilizzare diversi tipi di criteri, come testo o funzioni. Ad esempio, se desideri visualizzare un prezzo superiore a $ 50 dal campo Prezzo, inserisci
=50
sui criteri. Se vuoi mostrare solo i clienti dal Regno Unito, inserisci
UK
nella casella Criteri.
È possibile utilizzare più criteri in ogni query
Passaggio 5. Fare clic su "Esegui" per vedere il risultato
Questo pulsante si trova nella scheda Progettazione. I risultati della tua query verranno visualizzati nella finestra. Premi Ctrl+S per salvare la query..
Creazione di una query di selezione con parametri
Passaggio 1. Aprire Progettazione query
La query con parametri ti consente di impostare i dati che desideri ricevere ogni volta che esegui una query. Ad esempio, se si dispone di un database di clienti di città diverse, è possibile utilizzare una query con parametri per chiedere per quale città si desidera visualizzare i dati.
Passaggio 2. Creare una query di selezione e definire la tabella
Aggiungi i campi per i quali desideri recuperare i dati nella query facendo doppio clic sull'anteprima della tabella.
Passaggio 3. Aggiungere i parametri nella sezione Criteri
I parametri sono contrassegnati da caratteri "" attorno ad essi. Il testo tra parentesi verrà visualizzato sulla query che appare quando la query viene eseguita. Ad esempio, per richiedere l'input della città, fare clic sulla cella Criteri per il campo Città e immettere
[Quale città?]
Puoi terminare i parametri con ? o:, ma non con ! o
Passaggio 4. Creare una query con molti parametri
Puoi utilizzare più parametri per creare una spaziatura personalizzata nei risultati della query. Ad esempio, se il tuo campo preferito è Data, puoi ottenere risultati tra date specifiche digitando codice>Tra [Data di inizio:] e [Data di fine:]. Riceverai due richieste quando esegui la query.
Creazione di una query per la creazione di tabelle
Passaggio 1. Fare clic sulla scheda Crea e selezionare Progettazione query
Puoi utilizzare una query per recuperare dati specifici da una tabella esistente e creare una nuova tabella con tali dati. Questo è molto utile se vuoi dividere una parte specifica del tuo database o creare un modulo per una parte specifica del database. Creerai prima una normale query di selezione.
Passo 2. Seleziona la tabella da cui vuoi recuperare i dati
Fare doppio clic sulle tabelle. Se necessario, puoi selezionare più tabelle contemporaneamente.
Passaggio 3. Selezionare il campo da cui si desidera recuperare i dati
Fare doppio clic su ogni campo che si desidera aggiungere dall'anteprima della tabella. Questo campo verrà aggiunto all'elenco delle query.
Passaggio 4. Impostare i criteri
Se desideri specificare determinati dati in un campo, utilizza la sezione Criteri per impostarli. Vedere la sezione "Creazione di una query di selezione con criteri" per i dettagli.
Passaggio 5. Testa la tua query per assicurarti che i risultati corrispondano alle tue esigenze
Prima di creare la tabella, esegui una query per assicurarti che recuperi i dati corretti. Modifica i criteri e i campi finché non ottieni i dati corretti.
Passaggio 6. Salva la query premendo Ctrl+S
La query apparirà nel riquadro di navigazione a sinistra dello schermo. Fare clic sulla query per selezionarla nuovamente e fare clic sulla scheda Progettazione.
Passaggio 7. Fare clic su "Crea tabella" nella sezione "Tipo di query"
Apparirà una finestra che richiede un nuovo nome per la tabella. Immettere un nome per la tabella e fare clic su OK.
Passaggio 8. Fare clic su Esegui
La tua nuova tabella verrà creata in base alla query che hai creato. La tabella apparirà nel riquadro di navigazione a sinistra dello schermo.
Creazione di una query di aggiunta
Passaggio 1. Aprire la query creata in precedenza
È possibile utilizzare una query di aggiunta per aggiungere dati a una tabella esistente da un'altra tabella. Ciò è utile se è necessario aggiungere dati a una tabella creata tramite una query di creazione tabella.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Aggiungi nella scheda Progettazione
Questo aprirà la finestra Aggiungi. Seleziona la tabella a cui vuoi aggiungere i dati.
Passaggio 3. Modificare i criteri di ricerca come desiderato
Ad esempio, se crei una tabella con i criteri "2010" nel campo "Anno", modificala con l'anno che desideri aggiungere, ad esempio "2011".
Passaggio 4. Imposta dove vuoi aggiungere i dati
Assicurati di impostare i campi corretti per ogni colonna a cui aggiungi i dati. Ad esempio, utilizzando le modifiche precedenti, i dati devono essere aggiunti alla casella Anno nella riga "Aggiungi a".
Passaggio 5. Eseguire la query
Fare clic su "Esegui" nella scheda Progettazione. La query verrà eseguita e i dati verranno aggiunti alla tabella. È quindi possibile aggiungere una tabella per verificare se i dati sono stati inseriti correttamente.
Parte 5 di 6: creazione e utilizzo di moduli
Passaggio 1. Selezionare la tabella per la quale si desidera creare il modulo
I moduli consentono di visualizzare i dati in ogni campo e di spostarsi tra le voci e creare nuove voci in modo rapido e semplice. I moduli sono molto importanti se si immettono dati per un lungo periodo di tempo, perché molte persone lo trovano più facile da usare rispetto alle tabelle.
Passaggio 2. Fare clic sul pulsante Modulo nella scheda Crea
Questo creerà automaticamente un modulo basato sui campi nella tabella. Access crea campi di dimensioni sufficienti, ma puoi ridimensionare e spostare gli elementi nel modulo a piacimento.
- Se non desideri che determinati campi vengano visualizzati nel modulo, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Elimina.
- Se la tua tabella ha una relazione, verrà visualizzata una riga di dati sotto ogni voce che mostra i dati collegati. Ciò consente di modificare i dati collegati più facilmente. Ad esempio, ogni venditore nel tuo database potrebbe avere i dati del cliente collegati alla sua voce.
Passaggio 3. Sfoglia il modulo
I pulsanti direzionali in basso sono utili per spostarsi tra le voci. Le caselle del modulo verranno riempite con i tuoi dati mentre ti sposti tra le voci. È possibile utilizzare i pulsanti nell'angolo per passare al primo o all'ultimo record.
Passaggio 4. Fare clic sul pulsante Foglio dati per utilizzare la tabella
Questo pulsante si trova in alto a sinistra e ti permetterà di iniziare a modificare il contenuto dei tuoi dati con il modulo.
Passaggio 5. Modificare le voci che hai effettuato
È possibile modificare il testo nell'intera casella per ogni voce per modificare i dati esistenti nella tabella. Le modifiche apportate appariranno immediatamente sulla tabella e sui dati collegati.
Passaggio 6. Aggiungi una nuova voce
Fare clic sul pulsante "Aggiungi record" vicino ai pulsanti di navigazione per creare una nuova voce alla fine della riga. È possibile utilizzare le caselle per inserire dati in caselle vuote nella tabella. Questo è un modo semplice per aggiungere informazioni, invece di utilizzare una vista tabella.
Passaggio 7. Al termine, salvare il modulo
Assicurati di salvare il modulo premendo Ctrl + S in modo da potervi accedere in un secondo momento. Il modulo apparirà nel riquadro di navigazione a sinistra dello schermo.
Parte 6 di 6: fare un rapporto
Passaggio 1. Selezionare una tabella o una query
I report ti permetteranno di visualizzare un riepilogo dei tuoi dati. I rapporti vengono spesso utilizzati per i rapporti sulle buste paga e sulle consegne e possono essere personalizzati per qualsiasi uso. I report recuperano i dati dalle tabelle o dalle query che hai creato.
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda Crea
Seleziona il tipo di rapporto che desideri creare. Ci sono diversi modi per creare rapporti che puoi fare. Access può generare automaticamente rapporti per te e puoi anche creare rapporti personalizzati.
- Report - Questo genererà un report automatico con tutti i dati dalla tua fonte. Non c'è alcun raggruppamento di dati qui, ma per database di piccole dimensioni questo tipo di report potrebbe essere adatto alle tue esigenze.
- Rapporto vuoto - Questo creerà un rapporto vuoto che puoi compilare con i dati a piacimento. Puoi scegliere tra i campi disponibili per creare un rapporto personalizzato.
- Procedura guidata report: la procedura guidata per la creazione del report ti guiderà attraverso il processo di creazione del report, consentendoti di selezionare e raggruppare i dati e formattare i dati.
Passaggio 3. Selezionare l'origine dati per il report vuoto
Se scegli di generare un rapporto vuoto, devi selezionare l'origine dati. Innanzitutto, fare clic sulla scheda Disponi e selezionare Foglio delle proprietà. In alternativa, puoi anche premere Alt+Invio.
Fare clic sulla freccia giù accanto a Sorgente record. Apparirà un elenco delle tue tabelle e query. Seleziona una tabella o una query e le tue opzioni verranno selezionate per il rapporto
Passaggio 4. Aggiungi campi al tuo rapporto
Una volta che hai le fonti, puoi aggiungere campi al tuo rapporto. Fare clic sulla scheda "Formato" e fare clic su "Aggiungi campo esistente". Sulla destra apparirà un elenco di campi.
- Fare clic e trascinare i campi che si desidera aggiungere alla cornice di progettazione. La voce apparirà sul tuo rapporto. Quando aggiungi campi aggiuntivi, verranno impostati automaticamente con i campi esistenti.
- Puoi modificare le dimensioni di un campo facendo clic sul suo angolo e trascinandolo con il mouse.
- Rimuovere un campo dal report facendo clic sul suo titolo e premendo Elimina.
Passaggio 5. Raggruppa i tuoi rapporti
Il raggruppamento consente di elaborare rapidamente le informazioni dai report, poiché i dati correlati sono già organizzati. Ad esempio, potresti voler raggruppare le vendite per regione o per venditore. Il raggruppamento ti consente di fare proprio questo.
- Fare clic sulla scheda Progettazione e fare clic su "Raggruppa e ordina".
- Fare clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto del campo che si desidera raggruppare. Seleziona "Gruppo attivo" nel menu.
- Verrà creata una testa per il gruppo. Puoi personalizzare i titoli delle intestazioni per etichettare i gruppi.
Passaggio 6. Salva e condividi il rapporto
Una volta completato il rapporto, puoi salvarlo e condividerlo o stamparlo come qualsiasi altro documento. Utilizza i rapporti per condividere i rapporti sulle prestazioni con gli investitori, le informazioni di contatto sui lavoratori e altro ancora.
Suggerimenti
Microsoft Access si apre in modalità "Visualizzazione Backstage", che fornisce opzioni di menu che consentono di aprire un database, creare un nuovo database o accedere ai comandi per modificare il database
Avvertimento
Alcune funzionalità in Access non sono sempre disponibili, a seconda del tipo di database che stai creando. Ad esempio, non è possibile condividere un database desktop sul Web e alcune funzionalità desktop come il numero di query non sono disponibili nel database Web
== Fonte ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
