I promemoria vengono solitamente utilizzati per trasmettere determinate informazioni a un gruppo di persone, ad esempio su attività, politiche o risorse disponibili, e per chiedere loro di agire. La parola "memorandum" significa qualcosa che deve essere ricordato o a cui prestare attenzione. Puoi scrivere un buon promemoria di facile comprensione studiando questi suggerimenti.
Fare un passo
Parte 1 di 4: scrittura di teste di promemoria
Passaggio 1. Digitare "MEMORRANDUM" nella parte superiore del foglio per scrivere un promemoria
Innanzitutto, spiega che questo documento è un memorandum. Scrivi la parola "MEMORDUM" a 3 cm dal bordo superiore del foglio in grassetto come prima riga. Questa parola può essere posizionata al centro oa sinistra della lettera più grande.
Salta due righe vuote prima di scrivere la riga successiva
Passaggio 2. Annotare correttamente il nome del destinatario del memo
Poiché il memo è un mezzo formale di comunicazione aziendale, anche il destinatario deve essere elencato formalmente. Annota il nome completo e il titolo del destinatario del promemoria.
Se questo promemoria è indirizzato a tutto il personale, scrivere: "A: Tutti i dipendenti"
Passaggio 3. Annotare anche gli altri destinatari nella riga "CC"
La riga "CC" (che sta per Courtesy Copy) viene utilizzata per scrivere il nome della persona o delle persone che riceveranno una copia della nota, non quella a cui verrà inviata la nota. Il nome elencato nella riga "CC" è la parte che deve essere informata sulla politica o sul problema descritto nel memo.
Passaggio 4. Scrivi il tuo nome nella riga "Da"
Il nome dell'autore e del mittente del promemoria deve essere nell'intestazione del promemoria. Scrivi il tuo nome completo e titolo in questa riga.
Passaggio 5. Immettere la data
Annotare la data di preparazione del promemoria per intero con il formato data, mese, anno. Ad esempio: "Data: 9 dicembre 2015" o "9/12/2015".
Passaggio 6. Determina l'oggetto del promemoria e scrivilo come una riga separata con il titolo "Informazioni"
L'oggetto del promemoria ti darà un'idea di ciò che viene discusso nel promemoria. Scegli un argomento specifico, ma breve.
Ad esempio, invece di scrivere "Formiche" come oggetto, scegli qualcosa di più specifico, ad esempio: "Il problema delle formiche in ufficio"
Passaggio 7. Conoscere bene il formato dell'intestazione del memo
L'intestazione del promemoria dovrebbe trovarsi nella parte superiore del lato sinistro. È possibile utilizzare lettere maiuscole o minuscole per le parole "A:", "Da:", "Data:" e "Informazioni:".
-
L'intestazione del memo sarà simile al seguente esempio:
A: Nome e titolo del destinatario
Da: Il tuo nome e titolo
Data: data di scrittura del promemoria
Oggetto: argomenti trattati nel promemoria (usa il grassetto o un certo colore per le cose che ritieni importanti).
- Quando scrivi l'intestazione di un memo, inserisci uno spazio dopo i due punti per renderlo più ordinato.
- Quando hai finito di scrivere l'intestazione del memo, salta una riga prima di continuare a scrivere il memo per separare l'intestazione del memo dal corpo del memo.
Parte 2 di 4: Scrivere il corpo del promemoria
Passaggio 1. Considera il pubblico che riceverà il promemoria
Per scrivere un promemoria che interessi le persone alla lettura e alla risposta, devi determinare lo stile, la lunghezza e la formalità della tua spiegazione nel corpo del promemoria in base al pubblico che lo leggerà. Per questo, devi sapere chi riceverà e leggerà questo memo.
- Scopri quali sono le priorità e le preoccupazioni del destinatario del memo.
- Cercate di anticipare le domande che i lettori del promemoria porranno. Supporta la tua spiegazione fornendo alcuni esempi, prove o altre informazioni che potrebbero influenzare il lettore.
- Considerando il pubblico che leggerà il memo, puoi trasmettere le giuste informazioni o opinioni nel memo.
Passaggio 2. Non dare un saluto formale
Non è necessario che il promemoria inizi con un saluto come "Caro signor Anwar". Invece, scrivi solo una frase di apertura per spiegare l'argomento che vuoi trattare.
Passaggio 3. Indicare il problema o il problema nel primo paragrafo
Descrivi brevemente lo sfondo dell'azione che vuoi intraprendere. Come per la presentazione di una tesi, spiega l'argomento e spiega perché questa azione è importante. Puoi usare questa frase introduttiva come riassunto o promemoria.
Come guida generale, la sezione di apertura dovrebbe essere scritta in un paragrafo
Passaggio 4. Ad esempio, all'inizio del promemoria potresti scrivere:
“Con effetto dal 1 gennaio 2016, PT XYZ attuerà una nuova politica sulla protezione della salute. Tutti i dipendenti e i loro familiari riceveranno ogni mese benefici sanitari di classe 1 BPJS”.
Passaggio 5. Descrivi il contesto del problema sollevato nel promemoria
I lettori potrebbero aver bisogno di informazioni sullo sfondo del problema che stai presentando. Spiega brevemente il contesto e dì solo ciò che è importante.
Se pertinente, continua a scrivere il promemoria spiegando perché desideri applicare questa politica. Ad esempio, scrivi: "Il governo ha emesso un regolamento secondo cui ogni azienda è tenuta a registrare i dipendenti e i loro familiari come partecipanti BPJS Kesehatan"
Passaggio 6. Sostieni il tuo piano fornendo una spiegazione nella sezione di discussione
Descrivi brevemente l'azione che eseguirai. Fornisci prove e ragioni logiche a sostegno della tua proposta. Inizia trasmettendo le informazioni più importanti, quindi fornisci fatti specifici o di supporto. Indica quali benefici riceverà il lettore dalla tua azione proposta o il danno che si verificherà se questa azione non viene intrapresa.
- Se vuoi creare un promemoria più lungo, presenta anche grafici, elenchi o grafici pertinenti e persuasivi.
- Per promemoria più lunghi, puoi fornire un breve titolo che descriva il contenuto di ciascuna sezione. Ad esempio, invece di creare il titolo "Politica", scrivi "Nuova politica per tutti i dipendenti". Rendi il titolo specifico e breve in modo che le cose importanti nel promemoria possano essere immediatamente conosciute dal lettore.
Passaggio 7. Suggerisci al lettore le azioni da intraprendere
Attraverso un promemoria, chiedi ad altri di agire su un problema specifico, che si tratti di un annuncio su un nuovo prodotto, di una nuova politica sulla rendicontazione delle spese o di una dichiarazione su come l'azienda risolve un problema. Spiega quale azione dovrebbe essere intrapresa in un paragrafo o una frase conclusiva.
- Ad esempio, scrivi: "Tutti i dipendenti devono utilizzare il nuovo sistema di contabilità a partire dal 1 marzo 2016".
- Fornisci anche prove a sostegno della tua proposta.
Passaggio 8. Chiudere il promemoria fornendo un riepilogo positivo e di supporto
L'ultimo paragrafo dovrebbe descrivere il passaggio successivo che potrebbe risolvere il problema. Trasmettere anche un messaggio di sostegno sulla solidarietà organizzativa.
- Puoi dire: "Sono disposto a discutere ulteriormente questa proposta e ad attuare la decisione che abbiamo concordato di comune accordo".
- Oppure puoi chiudere il promemoria scrivendo: "Siamo molto entusiasti del piano per aggiungere una linea di produzione. Crediamo che questo piano svilupperà l'azienda e garantirà la continuità del nostro business”.
- Chiudi il promemoria con solo una frase o due.
Parte 3 di 4: Fine del promemoria
Passaggio 1. Conoscere bene il formato del memo
Utilizzare il formato memo standard per una lettura più semplice. Digita il promemoria in caratteri Times New Roman o Arial, dimensione 12 con 3 cm di margine sinistro, destro e inferiore.
Usa un formato di paragrafo allineato a sinistra. Salta le due righe vuote alla fine del paragrafo e non è necessario lasciare uno spazio all'inizio del paragrafo
Passaggio 2. Controlla il tuo promemoria
Leggi di nuovo e modifica il promemoria per assicurarti che sia corretto, chiaro, conciso e persuasivo. Assicurati di usare lo stile di scrittura giusto. Elimina i termini scientifici o il gergo non necessari.
- Ricontrolla per vedere se sono ancora presenti errori di ortografia, grammatica e discussione. Presta attenzione a scrivere nomi, date e numeri.
- Assicurati che il tuo promemoria sia sufficientemente breve ed elimina le informazioni ridondanti.
Passaggio 3. Inizializza accanto al tuo nome
Non è necessario firmare il promemoria, ma è necessario siglarlo con una penna a sfera all'inizio del promemoria, accanto al proprio nome. Le iniziali indicano che hai approvato questo memo.
Passaggio 4. Utilizzare carta con carta intestata
Ci sono carte da lettere che vengono stampate con carta intestata appositamente progettata per i promemoria o semplicemente usano carta da lettere normale.
Se hai creato il promemoria su un computer (e lo hai inviato via e-mail), crea la tua carta intestata utilizzando il programma Word con il logo dell'azienda e le informazioni di contatto visualizzate. Utilizzare questo modello di promemoria per futuri invii di promemoria
Passaggio 5. Decidi come inviare il promemoria
Scegli il modo migliore per distribuire il promemoria. Puoi stamparlo e condividerlo o inviarlo via email.
Per l'invio di promemoria via e-mail, è possibile convertire il promemoria da un documento Word in HTML o in un PDF e inviarlo come allegato di posta elettronica
Parte 4 di 4: utilizzo dei modelli di promemoria
Passaggio 1. Cerca un modello di promemoria
I promemoria possono essere creati utilizzando modelli, invece di crearli da zero. Per questo, cerca buoni modelli di promemoria su Internet, ad esempio in Microsoft Word. I formati utilizzati sono generalmente quasi gli stessi, ma la dimensione, la lunghezza e il design del carattere possono variare.
- Scarica il modello più adatto alle tue esigenze.
- Assicurati di leggere le regole prima di utilizzare i modelli da qualsiasi sito web.
Passaggio 2. Apri il modello che hai scaricato sul tuo computer
Dopo aver fatto clic sul pulsante di download, il modello verrà scaricato direttamente sul tuo computer oppure dovrai eseguire diversi passaggi. Se il risultato è un file compresso, devi prima decomprimere questo file e poi aprirlo in Microsoft Word.
Ti consigliamo di utilizzare l'ultima versione del programma Microsoft Word in modo da non avere problemi e questo modello funzionerà bene per te. Se stai ancora utilizzando una versione precedente del programma Microsoft Word, aggiornala prima di scaricare qualsiasi file
Passaggio 3. Definisci la tua carta intestata
Tutti i modelli possono essere modificati. Ogni parte del modello di promemoria è possibile personalizzare in base alle proprie esigenze. Ad esempio, aggiungi un logo e un marchio di registrazione al modello nella sezione della carta intestata. Fare clic sulla sezione della carta intestata per digitare le informazioni sull'azienda.
Passaggio 4. Compila i campi del modello nell'intestazione del memo
È necessario compilare i campi "A", "Da", "CC" e "Informazioni". Fai attenzione quando compili ogni campo in modo da non confonderti, perderti o sbagliare a digitare in questa sezione.
Passaggio 5. Digita il tuo messaggio
Scrivi l'introduzione, il contesto, la discussione e il riassunto nel corpo del memo. Puoi scrivere promemoria sotto forma di elenco per trasmettere informazioni punto per punto.
- Utilizza lo stesso formato del modello per mantenere tutti i paragrafi del promemoria ben organizzati con i margini e le dimensioni dei caratteri corretti.
- È possibile utilizzare il modello di promemoria per visualizzare la tabella, se necessario. Questo può essere più utile, soprattutto se il promemoria preparato in un elenco o in un altro formato sembra approssimativo o difficile da leggere.
- Non dimenticare di eliminare le parole già presenti nel modello. Ricontrolla attentamente prima di inviare.
Passaggio 6. Controllare anche i piedini di scarto
La parte inferiore del memo si trova in fondo al memo, che di solito viene utilizzato per fornire informazioni aggiuntive, ad esempio per scrivere i dati della tua azienda o il numero di telefono. Controlla attentamente che tutte queste informazioni siano state digitate correttamente. Ovviamente, vuoi inviare un buon promemoria senza informazioni di contatto errate o informazioni mancanti.
Passaggio 7. Regolare il display
Uno dei vantaggi che puoi ottenere dal modello è la possibilità di cambiare il colore del documento. Il display del memo può essere adattato alla personalità e renderlo più attraente. Inoltre, puoi scegliere il colore che più si adatta alla situazione attuale per renderlo più accattivante, ma comunque professionale.
Passaggio 8. Salva il promemoria come nuovo documento
Assicurati di conservare una copia di questo file memo in modo che ci sia un backup digitale come prova di qualsiasi comunicazione aziendale che hai avuto.
Passaggio 9. Salva questo modello in modo da poterlo riutilizzare
Ogni volta che è necessario creare un promemoria con un oggetto leggermente diverso, sostituire le informazioni in esso contenute con l'oggetto del promemoria che si desidera inviare. Oltre a risparmiare tempo, puoi creare promemoria in un formato coerente in modo che sembrino professionali. In questo modo, i lettori presteranno maggiore attenzione e leggeranno attentamente il promemoria che invii.
Suggerimenti
- Non dare troppe ragioni. Devi spiegare perché devono essere intraprese determinate azioni, ma non esagerare.
- La spiegazione/informazione scritta nel memo dovrebbe essere presentata brevemente.
Articolo correlato
- Come scrivere un promemoria aziendale
- Come scrivere una lettera
- Come comunicare in modo efficace
- Come scrivere la lettera di un lettore
