La capacità di essere professionali gioca un ruolo importante nel raggiungimento del successo professionale. Quasi tutti i dipendenti devono rispondere alle telefonate, indipendentemente dalla loro posizione all'interno dell'azienda. Per far sentire a proprio agio i chiamanti, impara a rispondere bene alle chiamate per fare un'impressione positiva ed essere pronto a rispondere alle domande poste.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Ricezione di telefonate
Passaggio 1. Alza il telefono al più presto
Quando squilla il telefono dell'ufficio, non è educato far aspettare il chiamante. Prima del terzo squillo, alza immediatamente il telefono e saluta la persona che chiama.
Passaggio 2. Tenere il ricevitore davanti al viso
Potresti voler parlare subito, ma prima assicurati che il ricevitore del telefono sia davanti al tuo viso. Parlare quando il ricevitore è nella posizione corretta in modo che il chiamante riceva informazioni complete.
Passaggio 3. Fai un respiro profondo prima di parlare
Dopo aver posizionato il telefono davanti al viso, fai dei respiri profondi per calmarti e concentrarti prima di salutare. In questo modo, puoi parlare con calma mentre ti concentri.
Passaggio 4. Indica il nome e il nome della tua azienda
Questo metodo dice al chiamante che è già connesso all'azienda che vuole chiamare. Quindi assicurati che conosca il nome della tua azienda e il tuo nome. Indicare prima il nome dell'azienda. Puoi scrivere le parole che vuoi dire quando ricevi una telefonata in modo da non dover pensare a cosa dire quando squilla il telefono. La formulazione può essere adattata alla situazione e alle condizioni in cui si lavora.
- Se lavori come receptionist, fornisci informazioni complete sull'azienda perché per il chiamante sei l'ingresso per ottenere ciò di cui ha bisogno. Ad esempio, saluta il chiamante dicendo: "Buongiorno/pomeriggio/sera. Il quartier generale di WikiHow è qui. Sono Nikita qui per aiutarti". Attraverso queste informazioni, il chiamante conosce il nome della tua azienda e il tuo nome, quindi si sente più a suo agio nel continuare la conversazione. Se sei una segretaria privata, fornisci il nome del tuo datore di lavoro (ad esempio, "L'ufficio del signor Miller è qui. Sono Nikita.") perché il chiamante vuole contattare il tuo capo.
- Se sei un membro di un particolare dipartimento, informa la tua posizione in modo che possa porre domande pertinenti, ad esempio "Buongiorno. Sono Yesika nel dipartimento di contabilità". In questo modo, il chiamante sa se è collegato al dipartimento e alla persona da chiamare o se ha bisogno di parlare con qualcun altro.
Passaggio 5. Preparare la cancelleria e il taccuino accanto al telefono
In questo modo, puoi prendere immediatamente appunti se il chiamante vuole lasciare un messaggio o fornire informazioni. Non farlo aspettare perché dovrai trovare carta e penna su cui scrivere.
Parte 2 di 2: parlare al telefono
Passaggio 1. Sorridi quando parli
Anche se sei arrabbiato, fingere un sorriso rende la tua voce più piacevole al chiamante. Sebbene forzato, questo metodo può migliorare l'umore.
Passaggio 2. Parla in modo chiaro e professionale
Quando lavori in un ambiente professionale, assicurati che tu e il chiamante siate in grado di comunicare in modo chiaro e diretto. Parla a un ritmo lento e pronuncia ogni parola con un'articolazione chiara in modo che le informazioni che trasmetti siano comprese dal chiamante.
- Non dire parole non standard, come "no", "sorso" o "nah". Pronuncia ogni parola chiaramente, ad esempio "sì" o "no" in modo che entrambe le parti abbiano una buona comprensione di ciò che viene detto. Sii educato dicendo "Grazie" e "Prego" se necessario.
- Se hai bisogno di condividere numeri o lettere, come dare nomi o numeri di telefono, impara l'alfabeto fonetico (pronuncia dei suoni del parlato). In questo modo, i chiamanti non si confondono quando pronunciate lettere che suonano allo stesso modo, come le lettere B e P. Quando scrivi il nome di Budi, pronuncia la lettera B spiegando "B della parola balinese".
Passaggio 3. Saluta i chiamanti in modo professionale
Invece di salutare il chiamante per nome, assicurati di dire "padre" o "madre" prima di pronunciare il suo nome, ad esempio "Mr. Jon", soprattutto se non conosci personalmente il chiamante. Cerca di ricordare il nome e di dirlo durante la conversazione.
Scrivi il nome del chiamante non appena ti dice il suo nome in modo da non dimenticarlo
Passaggio 4. Connetti i chiamanti con altre persone, se necessario
Chi chiama un'azienda o un ufficio di solito ha bisogno di aiuto perché vuole trovare informazioni o sta affrontando un problema. Se non puoi rispondere a una domanda o trovare una soluzione, chiedigli se desidera parlare con qualcuno che può aiutarti. Questo passaggio mostra che ti preoccupi per il chiamante e vuoi aiutare a risolvere rapidamente il problema.
- I telefoni dell'ufficio di solito utilizzano il sistema per trasferire le chiamate. Scopri se i telefoni del tuo ufficio sono trasferibili e scopri come funzionano. In caso contrario, scopri il numero di telefono della persona che devi chiamare e condividilo con il chiamante.
- Chiedi educatamente al chiamante se puoi metterlo in contatto con qualcun altro. Ad esempio, "Mi dispiace, non posso rispondere alla tua domanda. Che ne dici di trasferire la linea telefonica in modo che tu possa parlare direttamente con Pak Bambang? Può fornire una soluzione". Assicurati che il chiamante sia d'accordo prima di trasferire la linea telefonica.
- Se la persona che può aiutarti non è in ufficio, chiedi se il chiamante desidera lasciare un messaggio. Non dimenticare di trasmettere il messaggio a persone competenti.
Passaggio 5. Termina la conversazione in modo professionale
Dire "Grazie" o "Buongiorno/pomeriggio/sera" è un modo per far sapere al chiamante che la conversazione è finita e che può riagganciare. Non confonderti se la conversazione continua o meno.
Attendi che il chiamante riattacchi. Se sei tu a ricevere la telefonata, lascia che il chiamante dica tutto ciò che vuole dire finché non ha finito. Potresti sembrare scortese o perderai informazioni se riattacchi quando non ha finito di parlare
Suggerimenti
- Non rispondere alle telefonate personali al lavoro. Sei in ufficio per lavoro, non per chattare con gli amici. Se vuoi chattare o mandare messaggi a un amico, rimandalo fino alla fine della pausa pranzo o dell'orario di lavoro.
- Evita le distrazioni. Per far sentire il chiamante curato, rimanda il lavoro in corso e concentrati sul chiamante. Non distrarti e non sembrare troppo occupato per rispondere alle domande o fornire assistenza.
- Non parlare mentre mangi, bevi o mastica una gomma mentre sei al telefono perché il tuo discorso sarà difficile da capire e farà sentire il chiamante non apprezzato.
- Anche se il chiamante si lamenta o è scortese, mostra empatia, sii calmo e dai una risposta professionale.
