La capacità di essere diplomatici gioca un ruolo importante nella vita di tutti i giorni, ad esempio per i manager che vogliono migliorare l'atmosfera di lavoro per renderla più favorevole o per le persone che vogliono migliorare le capacità di risoluzione dei conflitti. Essere diplomatici significa riflettere attentamente prima di parlare o agire per prendere la decisione più appropriata. Tuttavia, questo non è facile da fare in determinate situazioni. Per essere diplomatico, sii una persona calma con la capacità di agire in modo tattico, risolvere i problemi e stabilire buoni rapporti con gli altri.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: comunicare in modo efficace
Passaggio 1. Scegli le parole con saggezza
Anche se hai buone intenzioni, ricorda che quello che dici può ferire i sentimenti degli altri. Prima di discutere di un argomento delicato, chiediti se hai intenzione di dire qualcosa di vero, utile e gentile. Usa le parole "io" o "io" per descrivere i tuoi pensieri, invece di indovinare cosa sta pensando o provando l'altra persona.
- Ad esempio: potresti dire "Non sono d'accordo con la decisione presa durante l'incontro di oggi", invece di dire "Rimpiangerai di aver preso la decisione sbagliata".
- Fai una dichiarazione basata sul tuo punto di vista e prospettiva.
- Non attaccare o incolpare gli altri.
- Se vuoi discutere di qualcosa di serio con qualcuno, prepara in anticipo quello che vuoi dire.
Passaggio 2. Adatta lo stile del discorso alla situazione in questione
Prima di inviare un messaggio, scopri chi ti sentirà parlare in modo che possa ricevere e capire il tuo messaggio nel miglior modo possibile. Considera se dovresti inviare e-mail, comunicare verbalmente, discutere in gruppi o parlare uno a uno.
- Ad esempio: si desidera comunicare al personale un piano di risparmio sui costi. Hai usato la posta elettronica per trasmettere informazioni sensibili, ma è stata fonte di confusione. Pertanto, tieni un incontro con il personale per spiegare la situazione attuale e offrire l'opportunità di porre domande.
- Pianifica riunioni per parlare con il personale individualmente se necessario o richiesto dal personale.
Passaggio 3. Sii aperto a nuove idee
Invece di prendere decisioni basate esclusivamente sul tuo giudizio, ascolta prima le opinioni degli altri. Ringraziateli per aver detto loro cosa volevano per farli sentire a loro agio e continuate a farlo. Prenditi del tempo per considerare le opinioni degli altri, ma mantieni la tua posizione quando hai preso la decisione migliore.
Ad esempio: "Grazie Hansen per la tua preoccupazione. Prenderò in considerazione i tuoi consigli su come rimanere in salute e cercherò maggiori informazioni al riguardo"
Passaggio 4. Sii assertivo e usa il linguaggio del corpo quando comunichi
Mostra sicurezza quando parli con altre persone, invece di essere aggressivo. Parla con calma ed educazione mentre stabilisci il contatto visivo. Non incrociare braccia e gambe mentre sei seduto a chiacchierare.
Se c'è qualcosa che non capisci, ammettilo onestamente, ad esempio dicendo: "Non lo capisco e non so ancora la risposta, ma ne imparerò di più"
Passaggio 5. Utilizzare il discorso indiretto
Invece di esprimere i tuoi pensieri e sentimenti così come sono, usa un modo più sottile. Dare consigli è meglio che dire a qualcun altro di fare qualcosa. Le figure diplomatiche non danno ordini, ma cercano di fornire ispirazione per motivare gli altri. Il tuo obiettivo è creare un lavoro di squadra e mantenerli motivati a dare il meglio di sé.
- Ad esempio: se vuoi riconciliare i bambini che stanno litigando, dì loro: "Faresti meglio a pensare a un modo per condividere le camere da letto per tenere insieme le cose".
- Se vuoi motivare un subordinato che è spesso in ritardo, digli: "Per evitare di essere di nuovo in ritardo, cerca di arrivare prima al lavoro". Assicurati di sapere perché in modo da poter dare il consiglio più appropriato.
Passaggio 6. Osserva il tuo comportamento
Uno degli aspetti importanti dell'essere diplomatici è comportarsi bene. Quando comunichi con qualcuno, aspetta il tuo turno per parlare e non interrompere. Parla con parole di incoraggiamento e non insultare mai gli altri. Mantieni l'intonazione della voce naturale e neutra. Non rimproverare o urlare agli altri.
Passaggio 7. Controlla le tue emozioni
Ricorda che devi essere diplomatico quando interagisci con chiunque, comprese le persone che sono spiacevoli e che si comportano in modo offensivo. Se provi stress mentre interagisci con qualcuno, cerca di calmarti facendo respiri profondi. Vai in bagno per stare da solo se hai voglia di piangere o arrabbiarti.
- Pratica la meditazione per controllare le tue emozioni utilizzando guide che possono essere scaricate gratuitamente su Internet.
- Inoltre, puoi calmarti per un momento focalizzando la tua attenzione, ad esempio osservando come ti senti quando i tuoi piedi toccano il pavimento o quando i tuoi glutei toccano una sedia.
Metodo 2 di 3: far fronte a situazioni difficili
Passaggio 1. Determina il momento giusto per conversare
Se vuoi avere una conversazione seria con qualcuno, parlagli quando entrambi siete calmi in modo che la conversazione possa svolgersi senza intoppi.
Passaggio 2. Lascia commenti positivi prima di dare cattive notizie
Se devi trasmettere informazioni spiacevoli, apri la conversazione fornendo informazioni positive o feedback per rendere l'atmosfera più confortevole. In questo modo l'altra persona si sentirà più a suo agio e si fiderà di te.
- Se non puoi partecipare all'invito al matrimonio di un amico, invece di dire semplicemente "no", invia un biglietto con scritto: "Congratulazioni per i tuoi piani di matrimonio la prossima settimana! Devi aver avuto un matrimonio fantastico! Mi dispiace non essere potuto venire, ma ti auguro sempre il meglio per te. Ho preparato un regalo per te."
- Usa gli stessi suggerimenti prima di fare critiche costruttive.
Passaggio 3. Concentrati sui fatti quando discuti dei problemi
Raccogliere fatti prima di discutere questioni importanti. Invece di fare affidamento su emozioni o opinioni, fai una conversazione usando la logica basata sui fatti. Durante la conversazione, non incolpare l'altra persona, non offenderti facilmente e non metterti sulla difensiva.
Ad esempio: se c'è una ristrutturazione aziendale al lavoro, non andare dal tuo capo per dire: "Rifiuto questo cambiamento". Rivolgiti invece al tuo capo spiegando: "Nell'ultimo trimestre, il nostro dipartimento è riuscito ad aumentare le vendite del 100%. La riduzione dei dipendenti avrà un impatto molto negativo sulla capacità dell'azienda di generare profitti"
Passaggio 4. Pensa ai modi per scendere a compromessi con l'altra persona
Determina cosa vuoi e chiedigli cosa vuole e poi determina il modo più appropriato per farlo accadere.
Ad esempio: il tuo coniuge vuole cambiare casa in modo che i figli possano ricevere un'istruzione migliore. Non sei d'accordo perché l'attuale posizione della casa è vicino all'ufficio. Come soluzione, fornire opportunità ai bambini di seguire corsi dopo la scuola o trovare una casa non troppo lontana dal lavoro
Passaggio 5. Spiega cosa ti piace e cosa non ti piace per raggiungere un accordo
Negoziare dopo che entrambe le parti hanno spiegato i rispettivi desideri. Essere diplomatici a volte significa rinunciare a ottenere ciò che vuoi. Fallo in questo modo in modo che entrambi possiate scendere a compromessi e progredire.
Ad esempio: vuoi condividere un compito con un coinquilino. Sei disposto a lavare i piatti, ma non ti piace fare le faccende domestiche. Il tuo amico potrebbe essere l'opposto. Quindi suggerisci di lavare i piatti e di fargli spazzare il cortile
Passaggio 6. Sii calmo quando ricevi cattive notizie
Quando senti la notizia del licenziamento o del tuo coniuge che chiede il divorzio, una persona diplomatica non fa i capricci, insulta o piange. Rimarrà calmo e maturo. Se ricevi cattive notizie, fai qualche respiro profondo. Dai una reazione positiva e poi trova un posto dove stare da solo in modo da poter controllare le tue emozioni.
- Ad esempio: dì al tuo capo: "Sono molto deluso di questa decisione. Voglio sapere qual è stata la ragione e questa decisione è definitiva?"
- Non ignorare le emozioni che provi e non cercare l'evasione assumendo droghe e alcol. Invece, condividi il tuo problema con un amico, svolgi un'attività divertente o fai un po' di esercizio. Se stai vivendo uno stress, consulta un terapista o un consulente.
Passaggio 7. Parla bene delle altre persone
Quando altre persone diffondono pettegolezzi, non mettere benzina sul fuoco, così il pettegolezzo si diffonderà. Evita gli ambienti negativi pieni di pettegolezzi. Mostra buon carattere e integrità evitando di spettegolare.
Passaggio 8. Sii onesto e sii te stesso
Uno degli aspetti più importanti dell'essere diplomatici è essere se stessi. Durante una conversazione, devi avere il coraggio di dire all'altra persona la verità. Altrimenti, non sarai in grado di realizzare i tuoi desideri e di avere una relazione genuina.
Ad esempio: se commetti un errore che ha un impatto negativo sul team di lavoro, non incolpare qualcun altro. Ammetti il tuo errore dicendo: "Ho inserito i dati sbagliati nel mio rapporto, quindi oggi sono arrivate molte chiamate. Mi dispiace e lo risolverò presto. Sono pronto a rispondere alle domande e ad aiutare se necessario"
Passaggio 9. Mantieni la calma durante la conversazione
Non prendere decisioni che innescano problemi. È una buona idea stare da solo per un po', così non prendi una decisione di cui alla fine ti pentirai.
Ad esempio: un membro dello staff al lavoro ti chiede di dargli il permesso di lavorare da casa un giorno alla settimana. Prima di rifiutarlo, considera prima di cosa ha bisogno e perché. Cerca di fare il miglior affare possibile e di offrire pari opportunità al resto del personale
Metodo 3 di 3: stabilire relazioni con gli altri
Passaggio 1. Abituati a salutare le altre persone in modo che l'atmosfera sia più confortevole
Uno degli aspetti più importanti dell'essere diplomatici è aiutare l'altra persona a sentirsi a proprio agio quando ti incontra. Invece di parlare subito di cose serie, inizia a conoscerti, ad esempio raccontandoti le attività del fine settimana, i partner, i bambini o gli hobby. Discuti delle ultime notizie o dei programmi TV preferiti. Mostra interesse per ciò che ti sta dicendo in modo che si senta più a suo agio nell'interagire con te.
Racconta storie divertenti, se possibile
Passaggio 2. Usa lo stesso linguaggio del corpo
Mostra empatia imitando il linguaggio del corpo e la postura. Se si siede con il mento sulla schiena, fai lo stesso. In questo modo mostra che vuoi essere coinvolto nella conversazione.
Non dimenticare di sorridere la prima volta che ti incontri
Passaggio 3. Pronuncia il nome durante la chat
Le persone di solito danno una risposta positiva quando viene menzionato il suo nome. Quindi, pronuncia il suo nome ogni tanto mentre parli.
Ad esempio: chiedi il solito "Dove vorresti pranzare, Kayla?" oppure parlare di qualcosa di più serio, ad esempio: "Andri, mi dispiace per la morte di tua madre"
Passaggio 4. Sii un ascoltatore attento
Quando comunichi verbalmente con qualcuno, non essere impegnato a giocherellare con il telefono o a sognare ad occhi aperti. Invece, ascolta attentamente ciò che ha da dire in modo da poter capire il suo punto di vista. Ripeti ciò che ha detto con le sue stesse parole per dimostrare che stai ascoltando quando parla.
Ad esempio: "Prendersi cura di una madre e di un bambino sembra molto più salutare per te"
Passaggio 5. Fare domande
Dimostra che stai ascoltando cercando di capire cosa sta dicendo. Fai domande aperte che richiedono riflessione, piuttosto che semplici risposte "sì/no".
