La gestione degli eventi è una grande esperienza, che si tratti di una festa privata, un evento aziendale, per la famiglia e gli amici, un matrimonio e altri eventi formali. Questo lavoro è molto difficile da fare, ma anche molto soddisfacente. Puoi davvero fare la differenza per le persone coinvolte, che apprezzeranno la tua ospitalità e il tuo impegno per organizzare una festa di compleanno, anniversari, il matrimonio stesso o qualsiasi altra celebrazione. I passaggi seguenti ti insegneranno come essere un buon gestore di eventi, forniranno suggerimenti per la risoluzione dei problemi ed eviteranno tutti i problemi attraverso un'attenta pianificazione.
Fare un passo
Parte 1 di 5: Padroneggiare le basi
Passaggio 1. Determinare gli obiettivi e gli obiettivi che si desidera raggiungere
Tutto questo sembra troppo logico, ma devi scriverlo per scoprire quale sede funzionerà meglio, il budget giusto, lo scopo dell'evento, il numero (o il tipo) di ospiti e quali strategie seguire per il tuo evento specifico. Qual è il risultato finale ideale? Cosa vuoi ottenere?
- Una volta deciso quale evento organizzare (celebrazione, raccolta fondi, istruzione, vendite, proposta, ecc.), pensa al motivo per cui lo stai facendo. Conoscere la tua motivazione può aiutarti a rimanere concentrato ed energico.
- Stabilire alcuni obiettivi può anche aiutarti a raggiungere l'obiettivo giusto. Non puoi continuare a cercare di raggiungere un obiettivo indeterminato! Quando hai solo IDR 40.000.000, 00 e vuoi raggiungere IDR 50.000.000, 00, punta a quell'importo e sarai aiutato a raggiungere il traguardo.
Passaggio 2. Selezionare la data e l'ora
Questi due sono i fattori più importanti nella pianificazione degli eventi. Non scegliere una data e un'ora che impediranno a molte persone di partecipare o che tutti i tuoi sforzi di pianificazione dell'evento saranno vani. Inoltre, evita di impostare questi due elementi troppo lontani dal presente – o anche troppo vicini – o i tuoi ospiti dimenticheranno il tuo evento e faranno altri piani. Non farti colpire dalla sindrome di Riccioli d'oro mentre gestisci gli eventi!
Idealmente, avvisa gli ospiti con due settimane di anticipo. In questo modo, hanno tempo per fare piani e puoi ricordarglielo ancora una o due volte prima che arrivi il momento. Invia gli inviti agli eventi con qualche settimana di anticipo, se possibile
Passaggio 3. Scegli un luogo
Dopo aver determinato il tipo e l'ora dell'evento, pensa al luogo. Avvicinati a potenziali luoghi preparando le date e ciò di cui avrai bisogno. Che tipo di edificio vorresti utilizzare e come sarebbe organizzato lo spazio? Gli ospiti si siederanno su panche in fila, panche normali, con un tavolo da pranzo o tappeti da picnic all'aperto? Le condizioni meteorologiche influiranno? Ci sarà spazio per ballare, un podio per relatori o un palco? Se è così, fai un piano per assicurarti che il locale che desideri sia abbastanza grande.
- Visita sempre i potenziali luoghi in anticipo e disegna una mappa. Questa mappa può essere utilizzata come "piano di guerra" e consente di disegnare e allocare i tavoli, i percorsi di servizio per il cibo, l'accesso ai disabili (se necessario) e le vie di uscita della costruzione, nonché come caricare le varie attrezzature necessarie. È inoltre necessario contrassegnare la posizione di generatori di corrente, apparecchiature esterne come frigoriferi, macchine per il ghiaccio, griglie o fornelli, ecc. Inoltre, studia la posizione delle prese di corrente e dei cavi (puoi coprirli sotto un tappeto) e qualsiasi altra cosa che potrebbe rappresentare un rischio per la sicurezza.
- Avrai bisogno legalmente di un permesso del governo locale? Nella maggior parte dei casi, questo permesso è necessario per l'apertura di bar, ma a volte anche per il rumore, l'accesso e il parcheggio dei veicoli, le grandi costruzioni come padiglioni, la folla e altri scopi.
Passaggio 4. Determinare il numero di persone da invitare
Quante persone puoi invitare in base al budget e alla sede? Alcuni eventi sono strettamente limitati a consentire la partecipazione solo agli invitati, facilitando la pianificazione, ma molti altri possono consentire a persone aggiuntive, come figli, coniugi o amici. Sappi anche che più ospiti hai, più membri dell'equipaggio ti serviranno.
- Per evitare problemi logistici, assicurati che ci sia sempre spazio sufficiente per consentire alle persone di muoversi nell'invitato.
- Negli stabilimenti più vecchi, di solito si riferiscono al numero di ospiti come "pax", quindi se vedi le parole "150 Pax" su un edificio polivalente, significa che la capacità è di 150 ospiti.
Passaggio 5. Determinare il budget
Idealmente hai diverse persone su cui puoi contare per calcolare quanti soldi avrai bisogno per questo evento. Pagherai il personale? Noleggiare attrezzature e luoghi di ritrovo? Fornire cibo e bevande? Stampare opuscoli o cartoline? Determina un importo ragionevole e modifica il piano in base a tale importo. Non lasciarti superare il budget se non è necessario.
Potresti trovarti in una situazione in cui è possibile ottenere sponsor o donazioni, ma la maggior parte di noi di solito non è così fortunata. Se non puoi prevedere i soldi extra in arrivo, risparmia il più possibile. Invece di assumere servizi di catering, organizza un evento fortunato (gli ospiti portano il proprio cibo). Puoi ancora preparare del cibo, ma in genere tutto ciò che devi fare è fornire un tavolo da pranzo, utensili da cucina e un frigorifero. Invece di assumere un fotografo, scatta il tuo evento. Diventa creativo quando necessario
Passaggio 6. Assemblare una squadra
Crea un team di servizio (anche se questo team include amici e parenti o altri volontari) per gestire le diverse sezioni rilevanti, anche se non gestisci l'evento in modo professionale e stai solo organizzando piccoli eventi familiari. L'essenza di una buona gestione di eventi su larga scala è convincere le persone a guidare aree specifiche e assicurarsi che tutti i membri del team conoscano il grande piano.
Il tuo equipaggio dovrebbe essere informato di questioni importanti il prima possibile, proprio come qualsiasi altra squadra per cui paghi e tutti gli ospiti che inviti. Informa ogni membro dell'equipaggio dell'attività il prima possibile e offri loro delle opzioni quando possibile. Cerca anche di mettere alcune persone in standby, poiché ci saranno sempre piccoli intoppi in ogni aspetto dell'evento
Passaggio 7. Creare un'agenda dell'evento
Decidi cosa accadrà al tuo evento. Quando inizieranno a parlare i relatori? Ci saranno giochi, attività o presentazioni da programmare? Quanto tempo impiegano gli ospiti a mangiare? Definire un programma dettagliato per le attività durante il giorno.
Lascia sempre un margine di errore; non ci sarà un singolo evento in questo mondo che possa andare esattamente come pianificato fino al minuto. La gente arriverà in ritardo, i discorsi dureranno più a lungo, le code per il cibo non funzioneranno senza intoppi o un milione di altri problemi potrebbero presentarsi. Quindi, mentre hai bisogno di sapere cosa sta succedendo, capisci che è solo per aiutare con l'organizzazione e nulla è certo
Parte 2 di 5: Eventi in corso
Passaggio 1. Invia l'invito
In caso contrario, in quale altro modo le persone sapranno che stai organizzando un evento? Invia un invito! Non ignorare questo. Gli inviti sono il volto principale del tuo evento. Le prime impressioni su ciò che le persone possono aspettarsi e le fanno decidere se devono venire. Questo invito deve essere buono.
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Considera gli inviti tipici, sotto forma di cartoline, brochure, ecc. Ma cerca anche di non usare la carta: invia e-mail, newsletter o usa siti come Facebook, Twitter ed Eventbrite per inviare inviti, conteggi degli ospiti e calendari.
Correzione: se vuoi coinvolgere più persone possibili, usa Facebook e Twitter. Se provi a limitarlo ai soli ospiti VIP, evita questi due servizi o finirai nei guai
Passaggio 2. Prendi nota di coloro che hanno confermato la loro presenza
Dovrai contare in anticipo per scoprire quanto e di cosa avrai bisogno, quindi prendi appunti! Potrebbero non essere i numeri che appariranno, ma avrai comunque una panoramica. I siti progettati per gestire gli eventi possono aiutare in questo, anche se puoi anche utilizzare i fogli di lavoro di Facebook ed Excel.
Passaggio 3. Gestisci ciò che devi affittare
Hai bisogno di trovare, assumere, prenotare o delegare compiti a fotografi, costruttori, designer e decoratori, oratori ospiti, sponsor, intrattenitori o gruppi musicali, leader o funzionari religiosi, ballerini o eventi dimostrativi? Prendi in considerazione tutti questi aspetti per i posti a sedere e il catering in modo da poter preparare pasti e tavoli per loro, se necessario.
- Prepari cibo e bevande? Se sì, quali membri del team supervisioneranno la cottura, il servizio e l'igiene del cibo? Che tipo di cibo dovresti servire? È possibile che gli ospiti abbiano allergie, esigenze vegetariane, diabete, esigenze religiose come halal o kosher, senza glutine, ecc.? Ci saranno neonati, bambini piccoli o anziani/feriti che non possono mangiare cibi solidi?
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Sono stati curati gli aspetti di intrattenimento e logistica? Questa sezione può parlare di attrezzature musicali, padiglioni o tende, nonché effetti decorativi della gestione del palco di cui avrai bisogno, come microfoni e amplificatori, luci, linee elettriche, proiettori e schermi per presentazioni, macchine del fumo o altri magici effetti scenici., come specchi, striscioni e insegne aziendali, ecc.
Se assumi un subappaltatore per gestire l'intrattenimento, consultalo per assicurarti che possa fornire e preparare l'attrezzatura da solo, oltre al luogo del servizio, al palcoscenico e al programma. In questo modo, puoi sapere cosa fare per aiutarli
- I fornitori di servizi di catering, i fioristi, l'intrattenimento e altre persone importanti hanno bisogno di molto tempo per prepararsi. Le richieste improvvise di solito costano di più. Inoltre, se non riescono a mantenere la parola data, avrai comunque tempo per cercare alternative.
Passaggio 4. Trova qualcuno che sarà l'host (MC)
Il MC non deve sempre organizzare l'intero evento, ma sarà lui o lei a guidarlo. L'MC è solitamente un membro della festa, che compone un discorso, annuncia una serie di eventi come un pasto, un ballo, ospiti importanti o intrattenimento. Comunica spesso con questa persona e tienila aggiornata.
A volte potresti dover essere l'MC. Se è così, il tuo compito sarà molto più difficile perché dovrai lavorare fino al completamento dell'intero evento. Imposta i leader di gruppo per il tuo team di assistenza in modo che la maggior parte delle attività normali possa essere delegata a loro
Passaggio 5. Raccogliere l'attrezzatura
Quando assumi una squadra, ricontrolla e assicurati che abbiano gli elementi necessari con sé. In alcuni casi, possono solo preparare se stessi o determinati articoli; Potrebbe essere necessario procurarsi l'attrezzatura di cui hanno bisogno separatamente. Puoi noleggiare, acquistare o persino prendere in prestito questi strumenti dai tuoi social network. Controlla l'elenco delle necessità, dai tovaglioli a un sistema di altoparlanti e cavi di collegamento.
La decorazione è una parte importante di ogni evento. Tovaglie, fiori, regali, candele, palloncini, striscioni o fondali fotografici, tappeti rossi, ecc. dovrebbe essere sempre ben pianificato in anticipo
Passaggio 6. Soddisfare le esigenze di base
Una delle cose che molti principianti dimenticano è la superiorità delle strutture nella sede dell'evento. Il posto ha abbastanza servizi? Esempi sono servizi igienici e docce, parcheggi, accesso facilitato per persone con disabilità, spogliatoi, ripostigli e cucine, scarichi dell'acqua, cantinette per vino, accesso all'elettricità, ecc. Pertanto, puoi anticipare gli ostacoli che potrebbero verificarsi.
Pensa anche al di fuori dell'evento: avrai bisogno di trasporto e alloggio per ospiti fuori città/oltremare, o delegati dell'hotel? Devi prenotare un posto per il loro trasporto da e per l'evento?
Passaggio 7. Sapere chi incontrerai
Comprendere la gerarchia sociale di un evento, anche se non è il tuo evento, è essenziale per sapere come gestire qualsiasi situazione. Poiché i clienti devono credere in te, scopri queste cose:
- Chi sono gli ospiti chiave – questo di solito è facile da individuare quando l'evento è una celebrazione – ad esempio, gli sposi a un matrimonio. Tuttavia, il cliente non è sempre l'ospite chiave anche se può ancora essere classificato come una delle parti del gruppo. Oppure, il tuo cliente potrebbe anche non partecipare affatto.
- Chi sono gli ospiti che sono il tipo di ospite ospite –– queste sono persone che spesso fungono da host ai rispettivi tavoli e tendono ad essere brave a socializzare e motivare gli altri ospiti. Sono utili per mantenere un'atmosfera piacevole e conversare quando le cose si calmano, incoraggiare le persone a ballare o presentare le persone ad altri ospiti per nuove amicizie. Di solito sono anche affidabili e utili per tenersi aggiornati sugli eventi, in quanto possono assistere o addirittura fungere da relatore/MC in caso di emergenza. Persone come queste sono ciò che mantiene un evento in primo piano senza intoppi.
- Chi sono gli ospiti tipo pacificatori? Dovresti tenere a mente queste persone in ogni momento, poiché sono quelle che cercherai di consultare sui problemi. Li coinvolgerai anche nella gestione e nel dibattito, se necessario. Gli ospiti di questo gruppo sono solitamente il capo della famiglia, il tutore o il capo della sicurezza.
- Chi è il decisore. Nella maggior parte dei casi, il responsabile delle decisioni sei tu stesso come manager, ma quando hai bisogno di consultarti con gli ospiti senza coinvolgere un gruppo chiave (dato che di solito sono focalizzati sull'essere buoni padroni di casa), scopri chi dovresti vedere in caso di emergenza. In poche parole, questa persona pagherà il conto per i tuoi servizi, o chiunque tu chiami "cliente".
Parte 3 di 5: avvicinarsi al traguardo
Passaggio 1. Conosci il luogo
Prima dell'inizio dell'evento, controlla la sede e decidi come mettere insieme le cose. Potrebbe essere necessario specificare disposizioni aggiuntive per adattarsi alla planimetria, ad esempio in termini di cablaggio, illuminazione, ecc. E se queste cose sono difficili da trovare per te, anche gli ospiti potrebbero provare lo stesso, quindi considera l'aspetto pratico!
Disegna un piano di distribuzione e le tempistiche quando possibile. Se qualcosa non va, sbarazzati di esso. Parla con il responsabile del sito e scopri cosa può fare per aiutarti e se ci sono regole di zonizzazione da seguire, soprattutto in caso di emergenza
Passaggio 2. Considera la preparazione di regali per la tua squadra
I membri dell'equipaggio lavoreranno sodo. Per mostrare apprezzamento e mantenere la performance, prepara un piccolo regalo da fare al termine dell'evento. Bevande in bottiglia, barrette di muesli, cioccolatini, altri piccoli oggetti, qualunque cosa ti si addice, ti aiuteranno a tenere il morale.
Considera anche di regalare loro una spilla o un pennarello per feste in modo che si sentano parte dell'evento e lo ricordino. Assicurati anche che siano nutriti e abbeverati! Il team è una risorsa che dovresti essere in grado di continuare a utilizzare in futuro
Passaggio 3. Controlla tutte le squadre e gli estranei
Prima dell'evento, assicurati che tutti siano d'accordo. Fornisci all'equipaggio istruzioni chiare su come raggiungere la sede e fornisci il tuo numero di contatto o biglietto da visita in modo che possano chiamare per indicazioni. Concludi assicurandoti che tutto non abbia domande.
Assicurati che tutti si sentano a proprio agio con il compito. Alcune persone potrebbero non volerlo dire, quindi prova a leggerle. Sembrano fiduciosi e fiduciosi? In caso contrario, rassicurali, rivedi i compiti e poni alcune domande di base. In caso di dubbio, associa il dubbioso a un partner più capace
Passaggio 4. Prepara l'elenco dei contatti e altri file, se necessario
Le impostazioni personali sono importanti tanto quanto l'organizzazione di eventi. Se sei sempre in ordine, anche se alcune cose si incasinano, andrà tutto bene. Ma, in caso contrario, lo stato dell'evento sarebbe completamente rovinato. Ecco alcuni modi per prepararti:
- Crea un foglio di contatto con numeri di telefono e indirizzi. La pasticceria pensava che fossi tu quello che sarebbe venuto a prendere l'ordine? Non importa. Chiama un membro del tuo team che vive vicino al negozio e chiedi a lui o a lei di ritirarlo mentre si reca al luogo dell'evento.
- Crea una lista di controllo. Saprai quali oggetti, equipaggiamento e oggetti mancano ancora in base ai rapporti del team.
- Preparare la prova di pagamento e le esigenze di fatturazione di conseguenza. Più sei accurato, meno problemi avrai in futuro.
Passaggio 5. Evita le modifiche dell'ultimo minuto
Ci saranno cambiamenti artistici regolari? I matrimoni di solito sono così, con il cliente che desidera un cambiamento di design dell'ultimo minuto, quindi assicurati di dirgli la data finale del cambiamento. Di solito, questa scadenza è 1 settimana prima dell'evento, per mantenere i clienti liberi, ma sei anche protetto da modifiche dell'ultimo minuto che sono ingombranti e costose da apportare.
Se le modifiche sono semplici, piccole o basilari e potrebbero utilizzare le decorazioni già installate, cerca di non rifiutare il più possibile la richiesta del cliente. Assicurati di soddisfare le esigenze del cliente nel miglior modo possibile in un evento che può essere molto emozionante
Parte 4 di 5: Gestione dell'evento reale
Passaggio 1. Prepara tutto
Sii il primo ad essere sulla scena per supervisionare i preparativi. Assicurati che tutti segnalino correttamente e inizia a chiamare se non lo fanno. Aiuta coloro che hanno bisogno di aiuto, indica quelli che devono essere diretti e fatti da parte quando necessario. Evita di farti male fino alla fine dell'evento.
Ti sentirai un po' più calmo se avrai una lista di controllo. Prepara questo elenco per l'equipaggio, l'equipaggio esterno, la decorazione e l'installazione e l'attrezzatura. Una volta che tutto è controllato, puoi tirare un sospiro di sollievo
Passaggio 2. Delegare le attività
Non aver paura di farlo. Il fattore principale che causa stress in un evento è il tempo. Per risparmiare, preparati a dividere il lavoro. Se qualcuno non lavora in modo ottimale, assegna un altro compito più adatto a lui. Non sei un fissatore o oltrepassi i limiti; Stai solo facendo il lavoro che è tuo obbligo.
Quando deleghi dei compiti, sii fermo ma educato. Dì: "John, ho bisogno che tu sia qui adesso per aiutarmi con il catering. Grazie". Il tuo equipaggio deve essere appassionato di gestione dell'evento. Assicurati che tutto vada per il meglio essendo la figura leader necessaria
Passaggio 3. Sii flessibile
Ciò significa che devi assicurarti che tutto vada secondo i piani e aiutare o eseguire un piano di backup nel caso qualcosa vada storto ed essere in grado di accettarlo. Se inizi a stressarti, non sarai in grado di pensare con lucidità. Quando la mente non è chiara, non otterrai mai buoni risultati. Quindi, quando l'oratore impiega dieci minuti di troppo e ignora i tuoi segnali o tenta di distrarlo, rilassati. Basta regolare la sessione di dessert, nessuno se ne accorgerà. Anche l'evento continuerà a svolgersi regolarmente.
I problemi accadranno sempre. Non puoi prevedere tutto, e prima lo accetti, meglio è. Un event manager calmo e stabile può essere molto utile per qualsiasi evento; ma se sei teso e non calmo, gli eventi possono andare male. Quindi rilassati e segui il flusso: il tuo spettacolo sta volgendo al termine
Passaggio 4. Racconta a tutti gli ultimi sviluppi
Assicurati che il numero e le esigenze degli ospiti siano ancora corretti il giorno dell'evento e avvisa il team di servizio di eventuali modifiche il prima possibile. Devi essere il primo paio di occhi a notare se qualcosa non va.
Consultare il cliente per vedere come si sente; può essere eccitato, nervoso, preoccupato, annoiato o esausto e avere problemi. Puoi aiutarlo essendo comprensivo, dicendo parole gentili e aiutandolo praticamente. Prenditi il tempo necessario per generare entusiasmo per gli ospiti e il team quando necessario
Passaggio 5. Fai il tuo lavoro
Fidati e rispetta il team di assistenza per fare le proprie cose: una volta che avrai fornito loro solide basi, andranno bene. Offri aiuto se necessario, ma questo membro del team dovrebbe essere abbastanza esperto da non aver bisogno di alcun aiuto. Ecco alcune cose che dovresti tenere a mente:
- Agisci come receptionist o receptionist in un primo momento. Incontra e saluta (se necessario) ogni ospite al suo arrivo. Trasferisci i ruoli a MC all'inizio dell'evento. Qui, il tuo ruolo di manager sarà più attivo risolvendo i problemi e assicurando che tutto il lavoro dietro le quinte, come la preparazione del cibo e il servizio, vada secondo i piani.
- Presta attenzione agli ospiti e rimani in contatto con il MC. Fallo in segreto nel caso in cui dovessi cambiare i tuoi piani.
- Mantieni le distanze dagli ospiti chiave - questo spettacolo è su di loro - ma assicurati di rimanere a portata di mano effettuando il check-in in determinati momenti. Chiedi loro come si sentono riguardo allo spettacolo, nonché eventuali problemi, richieste o suggerimenti che hanno.
Passaggio 6. Per gli eventi di marketing, prepara i souvenir
Assicurati che tutti gli ospiti ricordino i bei momenti che hanno passato. Potresti anche volere più che ricordi felici: come visite a siti Web, donazioni future, aspetti del passaparola, ecc. Per assicurarti che il tuo evento colpisca nel segno, condividi i souvenir. Che si tratti di una foto, di un poster o di una penna a sfera, regalare agli ospiti qualcosa per ricordare agli ospiti l'evento è un ottimo modo per assicurarsi di essere ricordati da loro.
Passaggio 7. Congratulazioni a te stesso al termine dell'evento
La maggior parte degli eventi sono autoconclusivi quando iniziano, ma il duro lavoro è nel periodo di preparazione, di cui nessuno si rende conto. Quindi congratulati con te stesso perché meriti di essere felice!
Dopo l'evento, prenditi il tempo per incontrare e ringraziare il cliente. Ti consigliamo di offrire un regalo appropriato e sentito per ricordare il tuo tempo con loro, poiché sono piccoli tocchi come questi che arricchiscono l'esperienza e consentono loro di suggerire i tuoi servizi in futuro. Se stai facendo regali a un evento, regali dopo l'evento come fiori, foto dei momenti preferiti del loro evento (ad es. taglio del nastro, spettacolo culminante, cerimonia di premiazione, bacio di nozze, candeline di compleanno soffiate, ecc.) o altri regali può essere appropriato
Passaggio 8. Pulisci il posto e vai a casa
Come dicono le mamme, "Lascialo nelle stesse condizioni in cui ci sei arrivato", così sono i principi che si applicano ai luoghi. Le cose dovrebbero essere lasciate nello stesso stato in cui erano prima che tu arrivassi da loro: l'attività di gestione degli eventi è un'attività delicata che non ha molto margine di errore. Quindi fai sapere ai membri del tuo equipaggio che è ora di ripulire il sito e non lasciarli andare a casa finché tutto non sarà sistemato. Dovresti intervenire anche tu!
Oltre ad essere una buona cosa, ti impedisce anche di farti pagare bollette più costose. Molti posti addebiteranno un supplemento per la pulizia se ne hanno l'opportunità. Quindi, fai del tuo meglio per evitare costi nascosti
Passaggio 9. Completa l'attività di cambio, pagamento e grazie a tutte le parti coinvolte
Potrebbe essere necessario organizzare la restituzione dell'attrezzatura noleggiata o presa in prestito e consultare il cliente in merito alla sua esperienza. Anche se non vieni pagato, prenditi il tempo per ringraziarli e dire che ti è piaciuto gestire l'evento con loro. Potete scambiarvi biglietti da visita?
Grazie anche ai membri dell'equipaggio! Assicurati che tutte le parti siano pagate (e abbiano pagato), salva le fatture e fai le cose. Devi essere una delle ultime persone a lasciare il locale: assicurati che tutto sia in ordine
Parte 5 di 5: risoluzione dei problemi
Passaggio 1. Sapere come comportarsi con gli ospiti che arrivano in ritardo e hanno altri problemi
Questo è un problema comune, quindi è meglio prepararsi. Il ritardo è inevitabile (ad esempio a causa di problemi di traffico imprevisti) e di solito può essere tollerato da altri ospiti che arrivano in orario. Pertanto, ci sono diverse cose che puoi fare per prevenirlo:
- Assicurati che l'ora dell'evento sia chiaramente scritta sull'invito. Se stai utilizzando un sistema RSVP, assicurati anche che l'ora sia confermata. Comunica con (tramite il tuo foglio di contatto) l'MC, gli ospiti rilevanti (di solito il membro principale della festa), gli intrattenitori e il personale di cucina una volta che incontri un ostacolo che non può essere facilmente risolto. Se gli ospiti in ritardo sono al centro dell'evento (ad esempio lo sposo e la sposa), in genere:
- È necessario contattare direttamente l'ospite in attesa per verificare l'orario di arrivo previsto. Contatta immediatamente la cucina sugli ultimi sviluppi in modo che possano regolare la velocità di cottura in base al tempo.
- Evita di annunciare che l'evento è stato posticipato a causa di alcuni invitati (perché la festa se ne occuperà da sola), ma fai sapere agli invitati principali che sei a conoscenza della situazione. Dì loro cosa stai pianificando, ma lascia che ti diano anche suggerimenti poiché di solito conoscono l'ospite e sanno cosa fare in quel contesto.
- Presta attenzione ai tempi del discorso. Se gli ospiti principali arrivano in ritardo, servi stuzzichini aggiuntivi e/o bevande anticipate per evitare che gli altri ospiti che arrivano in orario si annoino e assicurati che siano occupati.
- Se gli ospiti arriveranno molto in ritardo (ad esempio quando servono cibo che non può essere ritardato, come i soufflé), inizia l'evento come pianificato. Quando arrivano, servi la porzione successiva (anche se questa porzione è un dessert).
- Preparati per balli, giochi, commedie o qualche altro tipo di intrattenimento (soprattutto musica) e assicurati che ci siano distrazioni extra, come foto di gruppo. Questa strategia di backup avrebbe dovuto essere avviata il giorno prima.
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Per gli ospiti che arrivano intenzionalmente in ritardo, non prenderla come colpa tua in quanto gestore. Quindi è tuo compito mettere al primo posto gli altri ospiti e assicurarti che le loro esigenze siano soddisfatte. In sostanza, comportati come se nulla fosse sbagliato e vai avanti con l'evento.
Passaggio 2. Sapere come affrontare i problemi alimentari
I problemi in quest'area sono rari, soprattutto se hai pianificato con cura i tuoi piani, ma gli incidenti accadono occasionalmente (come un ospite o un bambino piccolo che rovina la tavola o un incidente in cucina). Devi prima essere a conoscenza delle tipologie di ospiti che parteciperanno, in modo da poter considerare quando e dove verrà esposto il cibo (es. per piatti di tipo buffet) e la posizione dei posti a sedere degli ospiti.
- Tutte le fuoriuscite dovrebbero essere ripulite immediatamente per motivi di sicurezza, anche se ciò significa che devi sbarazzarti del tappeto rosso o delle decorazioni e dei mobili fantasiosi per farlo. Nascondere una macchia senza alterare l'aspetto o l'integrità di un oggetto (come un mobile antico) è impossibile, quindi eliminalo prima. Se hai un backup, usalo; in caso contrario, sposta l'oggetto con discrezione in modo che gli ospiti non se ne accorgano.
- Si consiglia di utilizzare corde, tende o schermi per nascondere le aree del cibo (ad esempio un tavolo disordinato o mentre si prepara il prossimo piatto), poiché alcuni ospiti potrebbero percepire il cibo visibile come qualcosa che può essere consumato liberamente in qualsiasi momento – anche se questo potrebbe non essere necessariamente il caso secondo il tuo intento.
- Mescolare i menu. Se un piatto non può essere servito (ad esempio perché è bruciato), sbarazzati di tutto o trova una nuova alternativa. Riduci le porzioni per risparmiare sul cibo, ma aumenta le porzioni di altri alimenti per mantenerli equilibrati. Informare gli ospiti se necessario.
- Vegetariani, mangiatori schizzinosi, allergici o persone con una dieta speciale/religiosa dovrebbero prendersi cura dei loro bisogni - dovresti essere in grado di farlo con una buona pianificazione. Tuttavia, a volte gli ospiti portano un familiare, un coniuge o un amico intimo senza dirtelo, soprattutto se l'invito è gratuito. Quando ciò accade, la soluzione è semplice. Contare gli ospiti recenti e quando arrivano alla porta, chiedere informazioni su particolari esigenze dietetiche e informare immediatamente il personale di servizio e di cucina.
- Per i grandi gruppi che non partecipano all'evento come ospiti oscuri, manda un membro del team in cucina e chiedigli di contare le scorte. Se necessario, acquista ulteriori scorte di cibo. La sezione cucina di solito esagera le porzioni per ogni evenienza, quindi le cancellazioni sono più comuni della carenza di cibo. Porzioni limitate possono anche essere salvate se fornisci ripieni aggiuntivi, come pane, insalate o piatti di verdure, ingredienti che possono essere facilmente ottenuti dal tuo supermercato locale.
Passaggio 3. Sapere come comportarsi con i bambini piccoli
Tieni presente che molti manager spesso dimenticano o sottovalutano l'intelligenza, i bisogni e i desideri dei bambini durante un evento. Sono come gli adulti: vogliono divertirsi e non annoiarsi. Ricorda, anche i genitori saranno offesi se un evento non può soddisfare le esigenze dei loro figli. È una buona idea chiedere conferma di frequenza (RSVP) per tutti i bambini che potrebbero frequentare.
- Ai bambini più piccoli (sotto i 10 anni) è meglio servire cibo o snack in anticipo, poiché la cena potrebbe non essere servita fino alle 20:00. Questo tempo di servizio è solitamente troppo tardi per i pasti della maggior parte dei bambini. Il cibo che dai ai tuoi figli dovrebbe essere anche divertente e sano, ma comunque speciale con un tocco speciale per loro: questo aiuta i genitori ad essere aiutati e possono godersi l'evento come ospiti.
- I bambini di età superiore ai 10 anni di solito possono ricevere cibo e porzioni da adulti, anche se non li finiscono, ma offrono loro anche un menu per bambini (con il permesso dei genitori ovviamente) se non sembrano gradirlo. In genere, gli adolescenti di età compresa tra 13 e 18 anni chiedono spesso gli stessi cibi dei bambini più piccoli, come hamburger e patatine fritte, invece di pasti più formali al ristorante. Il cibo per bambini è solitamente scritto con il termine "Menù alternativo". Gioca sul sicuro e discuti con i tuoi ospiti chiave dei tuoi piani per continuare a soddisfare con successo grandi e piccini molto tempo fa.
- Fornire un'area per le madri con bambini piccoli. Soddisfare le loro esigenze, come le pause nella toilette, le esigenze di allattamento al seno, ecc., e preparare un luogo di riposo per i bambini molto piccoli in modo che possano dormire se sono stanchi.
Passaggio 4. Impara a trattare con ospiti ubriachi o maleducati, intrusi e altro
Questi ospiti a volte causano problemi, sia in occasione di eventi familiari che aziendali. Portano avanti sia la politica che il dramma e, come estraneo, potresti non rendertene conto. Quindi, stai sempre all'erta.
- Verificare con il cliente o gli ospiti chiave prima dell'evento per conoscere possibili problemi come questo, o con pochi eletti se gli ospiti chiave non devono essere disturbati. In questo modo, puoi assicurarti che le persone siano sedute nel posto giusto e che non causi problemi. Preparare il personale di servizio o gli ospiti chiave a fungere da supervisori informali, essere vigili e assistere quando necessario. Il tuo compito è assicurarti che l'evento si svolga senza intoppi e stare lontano da questioni personali, a meno che non sia assolutamente necessario. Quindi, assicurati di sapere chi all'evento è classificato come ospite di tipo "pacificatori" (coloro che possono aiutare a mantenere l'evento senza intoppi).
- Poiché rifiutare di dare alcolici a ospiti ubriachi o trattare con ospiti arrabbiati e maleducati può essere difficile, è meglio coinvolgere un ospite pacificatore. Contattare il personale legale solo quando necessario e dopo essersi consultati con gli ospiti chiave. Devi comunque essere vigile, anche quando gestisci piccoli eventi o nel cortile di casa.
- Gli ospiti non invitati sono un affare difficile. Se vengono a fare storie, buttali via se necessario - consulta gli ospiti chiave per verificare che queste persone non siano desiderate. Se ci sono molti rivoltosi violenti, il tuo compito è proteggere gli altri ospiti e contattare la sicurezza o la polizia se questi rivoltosi si rifiutano di lasciare i locali dopo essere stato chiesto da te come manager e/o ospiti chiave.
- Agli ospiti di solito piace spostare i biglietti da visita intorno al tavolo, in modo che possano sedersi accanto alla persona che desiderano o al tavolo che desiderano. Consulta gli ospiti chiave su quanto sia consentito. Di solito, devi organizzare in anticipo i piani dei tavoli e avere l'approvazione degli ospiti chiave. Se si suppone che la posizione di questo tavolo sia corretta, è meglio tenere gli ospiti lontani dalla sala da pranzo prima che arrivi il momento. Di solito, l'area del bar, la hall o la sala d'attesa possono essere utilizzate per accogliere gli ospiti. Se alcuni raggruppamenti sono particolarmente importanti per questioni familiari, riunisci le persone e guidale per gruppo a separare i tavoli e farli accomodare nell'ordine corretto.
Passaggio 5. Sapere come gestire il tempo inclemente
In tutto il mondo, a volte ci sarà un maltempo inaspettato, come pioggia o neve. Anche i venti freddi o l'aria calda possono causare problemi. Sebbene il tempo di solito non abbia un grande impatto quando l'evento si svolge al chiuso, dovresti essere preparato per le sfide dell'essere all'aperto. Se puoi prevedere condizioni meteorologiche avverse, valuta la possibilità di cambiare il luogo dell'evento. Se non puoi, affitta una tenda o un grande padiglione (il prezzo può essere costoso, soprattutto se è fatto per un capriccio). Tenere traccia del tempo è importante; se l'evento è già stato incasinato a causa di ciò, è quasi impossibile sistemare l'evento, quindi sfrutta al massimo ciò che già sai e hai.
Molte parti del mondo hanno ora polizze assicurative per maltempo o altri problemi. Se ti trovi in una zona nota per i cambiamenti improvvisi del tempo, chiedi conferma se l'evento può essere riprogrammato, in modo che i clienti possano almeno risparmiare sul costo del noleggio dell'attrezzatura, della sede e del personale di servizio
Suggerimenti
- Prepara un piccolo spazio pieno di oggetti come tovaglioli extra per asciugare le fuoriuscite, estintori, kit di pronto soccorso e altri kit accidentali. Non ne avrai bisogno se le cose stanno andando bene, ma è meglio essere alla ricerca di un grande evento.
- Gli ospiti e gli oratori che sono stanchi o che soffrono di jet lag dovrebbero essere assicurati della loro forma fisica. Se necessario, consultare direttamente con loro o con i loro assistenti per ordinare trattamenti termali e massaggi o altri modi di ristoro del corpo. Puoi anche inviare loro del cibo se non mangiano da un po' di tempo, o delle medicine se si sentono un po' male (come un mal di testa da volo, nervosismo o mal di stomaco). Se necessario, rivolgiti a un medico. Ospiti e relatori stanchi possono rovinare un evento, anche se tutte le altre sfide che potresti essere in grado di superare.
- Assicurati che tutti possano vedere e sentire il palco, la musica o il discorso.
- Ricorda anche che gestire gli eventi di altre persone è un onore. Anche se questo può sembrare molto stressante e difficile, il tuo contributo può rendere felici molte persone, così ricorderanno l'evento per il resto della loro vita. Inoltre, sei anche abituato ad avere abilità utili nella vita di tutti i giorni.
- In qualità di manager, potresti dover agire come un presentatore improvvisato o anche un partner di ballo per assicurarti che l'evento si svolga senza intoppi. Sviluppa capacità di parlare e ballare, ma allo stesso tempo delega i ruoli di gestione ad altri membri del team che possono prendere il tuo posto temporaneamente. L'obiettivo qui è assicurarsi che nessuno sia seduto fermo al tavolo.
