Sei appena stato eletto o nominato segretario del comitato di cui fai parte. Sicuro! Sai come creare, preparare e presentare verbali? Sia che si seguano le "Regole dell'ordine di Robert" del legislatore o che si raccolgano verbali in un ambiente meno formale, ecco alcuni metodi importanti da seguire.
Fare un passo
Parte 1 di 4: preparazione iniziale
Passaggio 1. Comprendere i criteri di riunione della propria organizzazione
Se ci si aspetta che la segretaria prenda verbali formali, chiedi se il gruppo segue le Regole degli ordini di Robert o altre linee guida. In un ambiente più informale, chiedi cosa deve essere incluso nei verbali o come verranno utilizzati.
- In qualità di chi prende appunti, non è necessario che tu conosca l'intera pagina Regole dell'ordine. Tuttavia, ottenere una copia del libro (o prenderlo in prestito dal presidente) può essere utile per rispondere a domande specifiche.
- Comprendi bene il tuo ruolo. Alcuni segretari che hanno redatto il verbale non hanno partecipato alla riunione, mentre altri hanno redatto il verbale e hanno anch'essi contribuito alla discussione. In entrambi i casi, il segretario non dovrebbe essere qualcuno che ha un altro ruolo primario, come leader della riunione o facilitatore.
Passaggio 2. Preparare il modello in anticipo
Ogni verbale di riunione conterrà gran parte delle stesse informazioni. I modelli creano un formato coerente per un facile riferimento. Includere spazi per le seguenti informazioni.
- Nome dell'organizzazione.
- Tipo di riunione. Si tratta di una riunione settimanale o annuale, una riunione di un comitato più piccolo o una riunione tenuta per uno scopo speciale?
- Data, ora e luogo. Fare spazio all'inizio e alla fine della riunione (apertura e scioglimento).
- Nome del presidente o del presidente della riunione e il nome del segretario (o del suo successore).
- Elenco dei "partecipanti" e delle "scuse per l'assenza". Questo è un termine di fantasia per gli elenchi delle presenze. Notare se è stato raggiunto il quorum (numero di persone sufficiente per la votazione).
- Fai spazio alla tua firma. In qualità di chi prende appunti, dovresti sempre firmare i tuoi appunti. Potrebbero essere necessarie firme aggiuntive quando i verbali vengono approvati, in base alle politiche dell'organizzazione.
- Un'agenda, se disponibile. Se il presidente o il facilitatore della riunione non ti chiede di redigere un ordine del giorno, dovrebbe essere disponibile su richiesta. Avere un'agenda di riferimento ti aiuterà a organizzare i verbali delle riunioni.
Passaggio 3. Porta con te il tuo notebook o laptop
Assicurati che qualunque cosa porti sia comoda per te. Se prendi spesso appunti, tieni un taccuino per questo scopo o crea una cartella sul tuo computer.
- Se prendi dei verbali per una riunione precedente che non è stata approvata, portali con te.
- Sebbene un registratore audio possa aiutarti a trascrivere i minuti dopo, non sostituiscono i minuti. Se stai registrando una riunione, assicurati che tutti i presenti siano d'accordo e non cedere alla tentazione di fare una trascrizione parola per parola.
- Imparare la stenografia velocizzerà il prendere appunti, ma non devi scrivere ogni parola per prendere appunti. In effetti, dovresti evitarlo.
- Se ti viene chiesto di redigere verbali pubblicamente durante una riunione, usa un OHP o una scheda di presentazione. Assicurati di poter prendere appunti in seguito a casa senza sbiadire l'inchiostro in modo da poter utilizzare la digitazione stenografica per digitare le note.
Parte 2 di 4: creazione di verbali di riunione
Passaggio 1. Condividi l'elenco delle presenze
Non appena tutti sono presenti, distribuisci un pezzo di carta (più per riunioni più grandi) con spazio sufficiente per consentire alle persone di scrivere i loro nomi e le informazioni di contatto. Puoi utilizzare questo documento dopo la riunione per compilare la sezione dell'elenco dei partecipanti del tuo modello o incollare questo elenco nei minuti conclusi.
Se non hai familiarità con il gran numero di persone presenti, abbozza una tabella dei posti a sedere e compilala quando chiedi a tutti di presentarsi. Tieni pronto questo foglio mentre scrivi i tuoi verbali in modo da poter nominare le persone per nome quando possibile (come discusso di seguito)
Passaggio 2. Compila il più possibile i modelli disponibili
In attesa dell'inizio della riunione, annotare il nome dell'organizzazione, la data e il luogo della riunione e il tipo di riunione (consiglio settimanale, commissione speciale, ecc.). Quando inizia la riunione, annotare l'ora di inizio.
- Se non disponi di un modello, annota queste informazioni nella parte superiore della nota.
- Se la riunione si tiene per uno scopo o un evento speciale, salvare le notifiche inviate per informare i membri. Dovrai incollarlo nella nota dopo che è stato copiato.
Passaggio 3. Registrare i risultati del primo movimento
La maggior parte delle riunioni formali inizierà con una mozione per adottare un ordine del giorno, quindi questo passaggio verrà utilizzato come esempio. Se la riunione inizia con una mozione diversa, assicurati di registrare tutte le informazioni pertinenti:
- La formulazione appropriata per l'inizio della mozione è "Faccio una proposta". Questo è generalmente per frasi come "Propongo l'adozione di questo ordine del giorno".
- Nome del proponente (chi presenta la mozione).
- Risultati delle votazioni. Se il voto va a buon fine, scrivi "mozione accettata". Se fallisce, scrivi "movimento rifiutato".
- È possibile inviare una mozione lunga per iscritto se non è possibile registrarla con precisione. Se ciò si ripete, chiedere a margine della riunione se la presentazione delle mozioni in questo documento può essere resa politica ufficiale per le mozioni con un certo numero di parole.
- Se redige l'ordine del giorno, puoi essere il proponente di questa mozione nonché segretario del verbale. Si può fare; fintanto che rimani obiettivo non dovrebbero esserci problemi a registrare le tue acrobazie.
Passaggio 4. Registrare altri movimenti durante la riunione
Ascolta attentamente l'intera discussione, ma (se non diversamente indicato!) non registrarla. Quando viene effettuato un nuovo movimento, registrare le informazioni pertinenti.
- Ricorda, ogni mozione deve includere l'esatta formulazione della mozione, il nome del proponente e il risultato della votazione.
- Alcune mozioni richiedono proponenti di proposte prima di andare al ballottaggio. Se qualcuno dice "Appoggio questa mozione" o parole simili, annota il nome di quella persona come sostenitore.
- Se non conosci il nome del proponente o hai bisogno di ripetere la mozione, interrompi educatamente l'incontro. La registrazione accurata delle informazioni è importante per giustificare piccole interruzioni.
- Se una mozione viene corretta, cambia semplicemente la formulazione della mozione nelle tue note. A meno che il cambiamento non sia controverso e scateni una lunga discussione, non è necessario notare che il cambiamento è avvenuto durante la riunione.
Passaggio 5. Ascolta il rapporto e ottieni una copia del rapporto
Ogni volta che si legge ad alta voce un rapporto, un notiziario o un articolo simile, annotare il titolo del rapporto e la persona che lo ha letto (o il nome della sottocommissione che lo ha redatto). Se è allegato un movimento, registralo come faresti con qualsiasi altro movimento.
- È più pratico ottenere una copia della relazione alla fine della riunione. Prendere nota per richiedere una copia al lettore o al leader della riunione (presidente o presidente) dopo la riunione. Allegherai una copia di ogni rapporto fino al verbale precedentemente copiato.
- Se una copia non è disponibile, prendere nota di dove è memorizzato l'originale. Potrebbe essere necessario richiedere queste informazioni dopo la riunione.
- Se i membri stanno facendo una relazione orale (e non stanno leggendo da un documento), scrivi una sintesi breve e oggettiva della relazione. Non includere dettagli speciali o citazioni del relatore alla lettera.
Passaggio 6. Registrare le azioni intraprese o impartite
Ciò include il "controllo" rispetto alle attività nelle riunioni passate, nonché le nuove azioni. Qualcuno è stato incaricato di scrivere una lettera? Scrivi i loro nomi e le istruzioni.
- A seconda di quanto sia formale il tuo incontro, molte di queste azioni rientrano nella categoria "mozioni". Per riunioni meno formali, potresti dover tenere d'occhio le decisioni che non sono molto chiare.
- Includere una breve mozione di motivazioni alla base di una decisione, se presente.
Passaggio 7. Registrare tutte le istruzioni e i punti decisionali
Ogni volta che un'obiezione è inserita nella procedura, registrare l'obiezione e la sua base, nonché la decisione completa data dal presidente.
Assicurati di includere riferimenti alle Regole dell'ordine di Robert, alle regole organizzative interne o ai protocolli aziendali
Passaggio 8. Solo quando richiesto, registrare un riepilogo della discussione
Ufficialmente, i verbali sono una registrazione di ciò che è stato "fatto", non di ciò che è stato "detto".
- Quando registri le discussioni, sii il più obiettivo possibile. Includi punti concreti, non opinioni, e riduci al minimo l'uso di aggettivi e avverbi. La scrittura secca, fattuale e noiosa è il tuo obiettivo!
- Non menzionare le persone per nome nel riepilogo della discussione. Ciò è particolarmente importante nelle discussioni scottanti che possono causare problemi.
Passaggio 9. Chiudere alla fine della riunione
Registrare l'ora in cui la riunione è stata chiusa. Ricordati di chiedere una copia del rapporto o di ricordare a qualcuno di inviartelo.
Scansiona i tuoi appunti per vedere se ti sei perso qualcosa o se hai bisogno di chiarimenti. Se hai bisogno di fare una domanda a qualcuno, fallo ora prima che se ne vada
Parte 3 di 4: Copia dei verbali
Passaggio 1. Avvia questo processo il prima possibile
È meglio copiare i verbali ufficiali subito dopo la riunione, mentre gli eventi sono ancora freschi nella tua memoria.
Passaggio 2. Utilizzare un computer per digitare i verbali della riunione
Probabilmente l'hai fatto se usi il tuo laptop in una riunione. Salva le tue note e crea un nuovo documento per i minuti in modo da poter confrontare le tue note e le note fianco a fianco.
Passaggio 3. Formatta le tue note in paragrafi ordinati
Ogni nuova mozione, decisione o punto di istruzione deve essere inclusa in un paragrafo separato. Quando crei il formato, verifica di:
- Usa l'ortografia e la grammatica corrette. Se necessario, usa un correttore ortografico.
- Usa la stessa forma di linguaggio in tutto il rapporto. Usa il passato o il presente, ma non cambiarli mai nello stesso documento.
- Scrivi nel modo più obiettivo possibile. La tua opinione non dovrebbe essere desunta dal verbale. Stai cercando di creare un record obiettivo che tutti possano usare.
- Usa un linguaggio semplice e definito. Il linguaggio vago dovrebbe essere sostituito con parole definite. La descrizione floreale dovrebbe essere omessa del tutto.
- Basta elencare l'azione intrapresa, non la discussione. A meno che non ti venga chiesto di registrare una discussione, dovresti concentrarti su cosa fatto, non quello che disse.
- Fornire i numeri di pagina per un facile riferimento.
Passaggio 4. Condividi la tua bozza di verbale con i membri
Invia una copia a ciascun membro utilizzando le informazioni di contatto sulla lista delle presenze. Se non hai le loro informazioni di contatto, il leader della riunione dovrebbe essere in grado di contattarli.
Passaggio 5. Porta i tuoi minuti per l'approvazione
Potrebbe esserti chiesto di leggere i verbali ad alta voce durante la riunione successiva e di sottoporli all'approvazione. Se la mozione ha successo, segna che il verbale è accettato.
- Se il verbale è motivato prima di essere accettato, registrare le modifiche nel documento e indicare alla fine che il verbale è stato corretto. Non descrivere la correzione in modo specifico.
- Se viene presentata una mozione per correggere i verbali dopo che sono stati ricevuti, includere l'esatta formulazione della mozione nel relativo verbale e se la mozione è stata approvata o meno.
Parte 4 di 4: utilizzo dei modelli di verbali delle riunioni
Passaggio 1. Visita il sito dell'aggregatore di modelli di riunione
Questo modello già pronto ti aiuterà a risparmiare tempo nella preparazione dei verbali delle riunioni, evitando errori nel prendere appunti.
Passaggio 2. Prenditi del tempo per esplorare questi siti
Usa la funzione di ricerca ed esplora le opzioni disponibili per trovare quella migliore per te.
Se hai bisogno di un modello speciale, generale o standard per esempio, naviga nel sito per trovarne uno che soddisfi le tue esigenze specifiche, quindi scaricalo facendo clic sul pulsante "scarica" o "usa modello". Assicurati di tenerlo in un posto facile da trovare in modo da non perderlo
Passaggio 3. Aprire il file modello
Una volta scaricato, apri il file zip e poi aprilo con Microsoft Word o Excel. Per ottenere il modello della massima qualità e per renderlo più facile da usare, usa l'ultima versione di Microsoft Word. L'utilizzo dell'ultima versione renderà il tuo lavoro più semplice e ti consentirà di utilizzare nuove funzionalità.
Passaggio 4. Aggiungi il logo dell'azienda e il marchio di copyright sulla testa del modello
Rimuovi il logo di esempio, ma assicurati di leggere i termini di utilizzo del sito di origine del modello. Non vorrai affrontare inutili problemi legali, vero?
Passaggio 5. Modificare il titolo
Nella sezione del titolo, evidenzia la parola "Riunione/Gruppo", quindi digita un titolo per i verbali della riunione.
Passaggio 6. Cambia il tema (opzionale)
Per rendere i verbali delle riunioni più belli e professionali, prendi in considerazione la possibilità di cambiare i colori o di scegliere un tema predefinito. Il trucco è semplice, cerca "Layout di pagina", quindi apri la sezione "Colori e temi". In questa sezione è possibile impostare l'aspetto del modello. Puoi persino personalizzare il colore in modo che corrisponda al colore del logo aziendale.
Passaggio 7. Assegna un nome alle parti del modello
Ci dovrebbero essere diverse sezioni nel modello. Potresti aver bisogno di più o di meno, o semplicemente non ti piace molto il nome. Puoi modificarlo in base alle tue specifiche esigenze di riunione.
Passaggio 8. Salva questo modello sul tuo laptop in modo da poterlo portare con te per prendere i verbali della riunione
Se stai ancora utilizzando Microsoft Office, questo lavoro sarà facile e veloce da fare. Dovresti anche essere in grado di partecipare alle riunioni con maggiore regolarità e precisione rispetto a prima. In alternativa, puoi anche stampare un modello e scrivere i verbali a mano. Tuttavia, assicurati di rendere le sezioni sufficientemente larghe da poter includere tutte le informazioni necessarie.
Passaggio 9. Controlla il tuo modello
Sicuro! Hai finito di creare il modello del verbale della riunione. La produttività e l'accuratezza del lavoro durante le riunioni dovrebbero migliorare notevolmente ora che si dispone di un modello guida per l'organizzazione delle note delle riunioni. Proprio come qualsiasi altro lavoro, leggi i dettagli sul modello per vedere se manca qualcosa o non è chiaro. Dopo esserti assicurato che tutto sia corretto, questo modello può essere utilizzato e sarai meglio preparato per la tua prossima riunione.
Suggerimenti
- Digita i tuoi verbali non appena la riunione è finita. È meglio farlo mentre gli eventi sono ancora freschi nella tua memoria. È importante che i partecipanti ricevano una copia dell'attività il prima possibile dopo la riunione.
- Siediti il più vicino possibile al leader della riunione. Questo ti permetterà di sentire tutto e chiedere chiarimenti senza dover alzare la voce.
- Chiedi alle persone di registrare i loro movimenti in modo da non dover registrare sul posto.
- Conserva i verbali in un file sicuro.
Non abbiate paura di interrompere e chiedere chiarimenti in qualsiasi momento.
- Le note sono molto importanti. Questi registri vengono conservati e possono essere utilizzati per riferimento futuro. Quando si tratta di questioni legali, ad esempio, la reputazione di qualcuno può dipendere dai tuoi minuti.
- Leggi le sezioni delle Regole dell'ordine di Robert, in particolare la sezione sulla professione di segretaria.
- Scrivi le cose importanti quando parlano. Se lo stesso argomento viene sollevato due volte, non raggrupparli insieme.
Avvertimento
- Non includere troppi dettagli nei verbali. Anche se ti viene chiesto di registrare una discussione, mantienila il più breve e diretta possibile. Limitati a registrare i punti importanti fatti o sarai sopraffatto riempiendo i minuti con dettagli inutili.
- Le interpretazioni ei sentimenti personali di chi prende appunti non devono essere inclusi nelle note.
- Se una parte della riunione rientra nella categoria della riservatezza avvocato-cliente, non registrare quella parte. Si noti che "L'avvocato informa che questa discussione include la riservatezza avvocato-cliente. Questa discussione non viene registrata".
- Se ti viene chiesto di registrare discussioni riservate, ad esempio tra avvocati e clienti, crea verbali "diversi" e tienili separati dai verbali normali. Contrassegna come riservato e chiarisci chi ha accesso al documento.
