I colleghi non verranno se invitati a una riunione senza uno scopo chiaro. Se sei incaricato di stabilire l'ordine del giorno della riunione, evitalo specificando gli argomenti da discutere nella riunione e il tempo necessario per coprire ciascun argomento. Pianificandolo ed eseguendolo al meglio delle tue capacità, puoi ottenere risultati migliori e i partecipanti alla riunione non si sentono svantaggiati dal tempo perso.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Prepararsi
Passaggio 1. Chiedi informazioni ai colleghi
I partecipanti alla riunione si sentiranno più coinvolti se sono coinvolti nella definizione dell'agenda della riunione. Chiedi loro di suggerire un argomento che vogliono discutere e poi mettilo all'ordine del giorno.
- Invia una mail o incontra un collega che sarà invitato qualche giorno prima dell'incontro.
- Fai questo passaggio con almeno 6-7 giorni di anticipo in modo che abbiano ancora tempo per contribuire. Assicurati che l'agenda della riunione sia definitiva 3-4 giorni prima della data della riunione.
Passaggio 2. Determinare l'obiettivo principale o più obiettivi da raggiungere
Assicurati che la riunione si tenga con uno scopo specifico, ad esempio per prendere decisioni, condividere informazioni, fare piani di lavoro o riferire sull'avanzamento del completamento delle attività. Non hai bisogno di tenere una riunione se non hai uno scopo.
Le riunioni possono essere tenute per diversi scopi, ad esempio per riferire sullo stato di avanzamento dei lavori come base per prendere decisioni a lungo termine
Passaggio 3. Concentrati su argomenti che interessano molte persone
Gli argomenti con una discussione sufficiente che coinvolgono 2 persone non dovrebbero essere inclusi nell'ordine del giorno. Prenditi il tempo necessario per trovare soluzioni che richiedono il coinvolgimento di molte persone.
- Ad esempio, tieni una riunione separata (al di fuori della riunione) se tu e un collega volete discutere di un nuovo incarico.
- Se stai tenendo una riunione per discutere un problema che solo poche persone possono risolvere, i partecipanti alla riunione che non sono coinvolti nella discussione dell'argomento dovrebbero essere in grado di continuare a lavorare. Questo li fa sentire delusi perché il loro tempo di lavoro è sprecato. Approfittate quindi al meglio di questa opportunità perché tenere un incontro che coinvolga tante persone non è facile.
Passaggio 4. Organizzare l'agenda della riunione determinando in modo selettivo gli argomenti che si desidera discutere
Dai priorità agli argomenti importanti che devono essere discussi nella riunione perché non puoi mettere tutti gli argomenti all'ordine del giorno.
- Ad esempio, potresti voler elencare "negoziazioni sulla scadenza del progetto", "presentazioni di rapporti sui progressi", "nuovi piani di progetto" e "suggerimenti". Per motivi di tempo, non hai incluso la sessione di brainstorming nell'agenda della riunione.
- Considera se è necessario tenere una riunione con più persone per discutere l'agenda principale in preparazione della riunione plenaria.
Passaggio 5. Elenca prima gli argomenti più importanti
Quando si pianifica una riunione, è buona norma mettere gli argomenti più importanti all'inizio della riunione. In questo modo, tutti i partecipanti sono in grado di discutere argomenti importanti mentre le loro menti sono chiare e fisicamente in forma quando inizia la riunione.
- Ad esempio, pianifica il "processo decisionale" e poi la "presentazione del rapporto sullo stato di avanzamento" (a meno che non sia necessario un rapporto sullo stato di avanzamento per il processo decisionale).
- Inoltre, sono stati discussi gli argomenti più importanti nel caso in cui la riunione debba terminare in anticipo o alcuni partecipanti alla riunione debbano abbandonare la riunione prima della fine della riunione.
Passaggio 6. Stimare quanto tempo ci vorrà per trattare ciascun argomento
Anche se non puoi essere sicuro di quanto tempo ci vorrà per trattare ogni argomento, fai una stima. Considera quanto durerà l'incontro e quanti argomenti saranno trattati. Dedica più tempo agli argomenti più importanti.
- Ad esempio, allocare 30 minuti per la segnalazione dei progressi, 10 minuti per la discussione e 10 minuti per l'impostazione di nuove scadenze.
- Spesso, gli ordini del giorno delle riunioni non possono essere completati perché non esiste un'allocazione del tempo per ciascun argomento. Fai una suddivisione del tempo prima che la riunione abbia luogo per assicurarti che tutti gli argomenti all'ordine del giorno possano essere discussi fino in fondo.
- Considerare il numero di partecipanti alla riunione invitati quando si calcola il tempo extra. Se all'incontro parteciperanno 15 persone e assegni 15 minuti per ogni argomento, questo significa che ogni persona ha a disposizione circa 1 minuto di tempo di parola per argomento. Sebbene non tutti parlassero, il tempo a disposizione era troppo breve.
Parte 2 di 3: preparazione dell'agenda della riunione
Passaggio 1. Scrivi il titolo dell'agenda della riunione
Utilizzare il titolo dell'agenda della riunione per far sapere al lettore che sta leggendo l'agenda contenente l'argomento da trattare. Dopo aver determinato il titolo, mettilo nella parte superiore del documento vuoto. Scegli un titolo che sia semplice e diretto.
- Esempi di titoli dell'agenda delle riunioni: "Agenda di luglio: discussione di nuove idee di progetto" o "Agenda di agosto 2018: estensione della scadenza del progetto".
- Digita l'agenda della riunione utilizzando un carattere aziendale, ad esempio Times New Roman o Calibri.
Passaggio 2. Prenditi del tempo per salutare e ringraziare i partecipanti per aver partecipato alla riunione
Cogli l'occasione per salutare i partecipanti. A questo punto, tu o un altro presidente della riunione potete aprire la riunione e spiegare i principali argomenti da discutere.
- Se molti dei partecipanti alla riunione non si conoscono, prenditi del tempo per alleggerire l'atmosfera.
- Se si desidera organizzare un'agenda per una riunione importante, ad esempio una conferenza, il tempo necessario per aprire la riunione è solitamente più lungo. Per le normali riunioni d'ufficio, la sessione di apertura di solito richiede solo pochi minuti.
- Lasciare il tempo per anticipare le modifiche all'ordine del giorno all'inizio della riunione.
Passaggio 3. Includere un'agenda della riunione sotto forma di domande per suscitare la curiosità dei partecipanti
Si chiederanno se formulerai un'agenda della riunione in poche parole. Le domande sono in grado di rivelare il contesto da discutere in modo che i partecipanti alla riunione abbiano l'opportunità di pensarci con largo anticipo rispetto alla riunione.
- Ad esempio, invece di scrivere, "Discussione delle scadenze del progetto", includi "Le scadenze del progetto devono essere prorogate all'aumentare della domanda?"
- Se necessario, fornire una breve spiegazione sotto la domanda.
Passaggio 4. Elenca il tempo stimato accanto a ciascun argomento
Sebbene le stime del tempo potrebbero non essere all'ordine del giorno, queste informazioni aiutano i colleghi a prepararsi o a richiedere tempo aggiuntivo se necessario.
Hanno anche avuto ancora tempo per abbreviare la relazione da presentare in base al tempo assegnato
Passaggio 5. Preparare un flusso di discussione per ogni argomento all'ordine del giorno
Il flusso di discussione è un metodo per discutere ogni argomento. Ad esempio, quando si discute di estendere la scadenza di un progetto, tutti discuteranno secondo un flusso predeterminato. Pertanto, tutti i partecipanti alla riunione avranno la stessa prospettiva.
Ad esempio, l'incontro discuterà l'estensione della scadenza del progetto per soddisfare la crescente domanda. Per questo, prepara un flusso di discussione composto da "10 minuti per discutere i progressi del lavoro fino ad oggi; 15 minuti per decidere come aumentare la produttività; 10 minuti per considerare gli aspetti positivi e negativi; 5 minuti per decidere se la scadenza è prorogata o meno"
Passaggio 6. Decidi chi condurrà la discussione su ciascun argomento
Metti il suo nome accanto all'argomento in modo che possa prepararsi. Conferma questo compito con la persona in questione qualche giorno prima dell'incontro e mettilo all'ordine del giorno.
Se presiedi la riunione dall'inizio alla fine, elencalo sotto il titolo dell'agenda della riunione
Passaggio 7. Allocare tempo se ci sono relatori ospiti nella riunione
Se la riunione prevede diversi oratori ospiti che discutono di un argomento importante, sarà necessario dedicare loro parte del tempo della riunione. Imposta un programma nell'agenda in modo che ogni ospite abbia la possibilità di parlare anche se desidera discutere di più argomenti. Pertanto, possono preparare il materiale da consegnare nel miglior modo possibile.
Pochi giorni prima della riunione, chiama l'oratore ospite per chiedere il tempo necessario per discutere l'argomento che vuoi trattare. Questo ti aiuterà a organizzare il tuo programma in modo che non si scontrino tra loro
Passaggio 8. Prenditi del tempo per discutere di altre questioni
Pianifica questa sessione alla fine della riunione. Approfitta di questa sessione per chiedere a tutti i partecipanti se c'è qualcos'altro di cui vorrebbero discutere prima della chiusura della riunione. Inoltre, possono ancora trasmettere cose che sono state perse o non sono state discusse.
- Includendo questa sessione nell'ordine del giorno, l'invitato sa che può contribuire anche se ciò che vuole trasmettere non è incluso nell'ordine del giorno della riunione.
- Concedi del tempo per domande e risposte in questa sessione.
Parte 3 di 3: finalizzazione dell'agenda della riunione
Passaggio 1. Elencare i dettagli relativi allo svolgimento della riunione
Scrivi l'ora, la data e il luogo della riunione nell'agenda insieme ai nomi dei partecipanti che possono partecipare alla riunione. In questo modo, sanno già chi incontreranno alla riunione quando ricevono l'invito.
- È una buona idea includere i nomi dei partecipanti che di solito partecipano alla riunione, ma che non possono partecipare questa volta. Informare chiaramente che il nominativo non può partecipare alla riunione.
- Allega una mappa della posizione per le persone che non sanno dove si terrà la riunione.
Passaggio 2. Racconta le cose che devono essere preparate prima della riunione
Informare i colleghi invitati se ci sono cose che devono preparare in anticipo, come leggere rapporti, raccogliere informazioni per determinare soluzioni o identificare problemi.
Includere queste informazioni in fondo all'agenda della riunione utilizzando lettere in grassetto o colorate per renderla chiara e di facile lettura per tutti i partecipanti alla riunione
Passaggio 3. Controllare attentamente l'agenda della riunione prima di distribuirla in modo che non ci siano errori
L'agenda della riunione è importante per le persone invitate. Prima di distribuire, controlla l'ordine del giorno della riunione per assicurarti che le informazioni siano state scritte in modo completo e corretto e che non ci siano errori di battitura. Oltre a dimostrare un'elevata etica del lavoro, questo modo riflette che presti attenzione ai dettagli e li valorizzi.
Passaggio 4. Distribuire l'agenda 3-4 giorni prima della riunione
I colleghi che ricevono l'invito hanno ancora tempo per prepararsi se hanno letto l'ordine del giorno dell'incontro qualche giorno prima, ma non inviatelo troppo presto perché c'è la possibilità che venga ignorato.
Se vuoi tenere un incontro importante durante una conferenza, prepara l'agenda con diversi mesi di anticipo
Suggerimenti
- Utilizzare il formato dell'agenda della riunione disponibile nel programma Word. Molti programmi per la creazione di documenti, come Microsoft Office, Pages per Mac, ecc. che fornisce formati di documenti personali e professionali, ad esempio per organizzare rapidamente e facilmente le agende delle riunioni.
- Se nella tua azienda esiste un formato standard per l'agenda delle riunioni, utilizza tale formato.
- Assicurati che la riunione si svolga secondo un programma predeterminato, ma sii flessibile. È necessario tenere traccia della riunione controllando frequentemente l'orologio. Se la discussione del primo ordine del giorno è stata completata, invitare i partecipanti a continuare la riunione discutendo l'ordine del giorno successivo. Puoi dire educatamente: "Tratteremo il prossimo argomento in modo che la riunione termini nei tempi previsti".
