Il lavoro e gli affari, soprattutto in un ambiente d'ufficio, richiedono un certo livello di collaborazione. Ad esempio, le decisioni importanti spesso richiedono di più dal punto di vista di un individuo e generalmente il successo di un lavoro importante richiede l'esperienza di più persone. Le riunioni sono un modo per creare una collaborazione strutturata e organizzata, ma senza uno scopo o un controllo, le riunioni possono facilmente diventare troppo lunghe e inefficienti. Sapere come pianificare, preparare e condurre riunioni può fare la differenza tra una riunione efficace e una che fa perdere tempo.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Preparazione per l'incontro
Passaggio 1. Discutere la riunione imminente con i partecipanti
Quando scopri che presiederai una riunione imminente, una delle prime cose che dovresti fare è dedicare un po' di tempo a parlare con le persone che prenderanno parte (soprattutto persone importanti e di alto livello). Chiedi se c'è qualcosa in particolare di cui vorrebbero discutere durante la riunione. Registra le loro risposte e usale come guida mentre scrivi la tua agenda.
Chiedere ai partecipanti di cosa vorrebbero discutere è una mossa intelligente, non solo per semplificare la stesura dell'agenda, ma anche per coinvolgerli nel processo della riunione anche prima dell'inizio della riunione. È più probabile che le persone partecipino e prestino attenzione durante le riunioni quando sanno che verranno discusse questioni per loro importanti
Passaggio 2. Scrivi e condividi un'agenda
L'agenda della riunione non è utile solo per il leader della riunione, ma anche per gli ospiti presenti. L'ordine del giorno include informazioni utili sulla riunione come quando, dove e chi parteciperà. Soprattutto, l'ordine del giorno delinea anche gli argomenti di discussione da discutere, in modo che tutti possano prepararsi. Invia l'agenda prima della riunione stessa: più importante è la riunione, prima dovresti inviare l'agenda.
Una cosa che dovrebbe essere messa all'ordine del giorno è il limite di tempo stimato per ogni discussione. Avere un programma approssimativo delineato in precedenza può semplificare l'impostazione della riunione in pista. Mentre alcuni degli eventi nella tua agenda richiederanno più tempo (e altri più velocemente), il programma ti renderà più facile organizzare e regolare il tempo complessivo
Passaggio 3. Fare qualche ricerca sull'argomento delle discussioni e degli incontri precedenti
Le persone che partecipano alla riunione potrebbero non conoscere tutte le informazioni sull'argomento che si intende discutere: alcune potrebbero non aver partecipato all'ultima riunione, mentre altre potrebbero averlo dimenticato. È una buona idea per te, in qualità di presidente della riunione, conoscere la storia della discussione finora. Prova a parlare con le persone che hanno partecipato a riunioni importanti prima per scoprire eventuali problemi irrisolti in modo da poterli discutere durante la riunione. Dovrai anche ottenere i verbali dell'ultima riunione dal funzionario che conserva le note per aiutarti a organizzare i tuoi piani.
I verbali delle riunioni precedenti possono essere una risorsa importante per te come leader. I verbali riassumono le discussioni e le decisioni avvenute durante l'ultima riunione, in modo da poter trovare tutte le informazioni importanti in modo relativamente rapido e semplice. Potrebbe essere necessario condividere importanti verbali della riunione con i partecipanti insieme a un ordine del giorno
Passaggio 4. Preparare in anticipo il luogo dell'incontro
Il giorno della riunione, è necessario assicurarsi che la stanza o il luogo che verrà utilizzato sia pulito, ordinato e pronto ad accogliere i partecipanti alla riunione. È necessario assicurarsi che tutti i componenti della tecnologia per riunioni (come presentazioni, proiettori, dispositivi visivi, ecc.) funzionino correttamente e siano pronti per l'uso: il disordine tecnico può far perdere tempo prezioso e interrompere il regolare svolgimento di una riunione.
Se stai utilizzando una presentazione elettronica (come PowerPoint, ecc.), prenditi il tempo necessario per familiarizzare con il telecomando o il clicker che verrà utilizzato nella presentazione. Certamente non vorrai perdere tempo ad armeggiare con quei controller mentre discuti di questioni importanti
Parte 2 di 3: agire come leader durante le riunioni
Passaggio 1. Aprire ufficialmente la riunione
Quando il tempo programmato è scaduto e tutti i partecipanti (o almeno tutti i partecipanti importanti) sono presenti, richiama l'attenzione su tutti i presenti. Presentati come leader e qual è lo scopo dell'incontro. Imposta un intervallo di tempo indicando quando termina la riunione pianificata: puoi avere una riunione lunga o breve, ma indicare un limite di tempo in anticipo ti aiuterà a mantenere la riunione in orario. Se alcuni dei partecipanti non si conoscono, prenditi del tempo per leggere brevemente i nomi dei partecipanti e presentare i partecipanti importanti.
Va notato che alcune aziende e organizzazioni hanno procedure rigorose e regolari per l'apertura e lo svolgimento delle riunioni. Ad esempio, ci sono alcune organizzazioni che aprono le riunioni a colpi di martello
Passaggio 2. Fornire riepiloghi pertinenti delle riunioni precedenti
All'inizio di una riunione che fa parte di un lungo progetto in corso, è necessario fornire brevi informazioni sul progetto fornendo un rapido riepilogo degli eventi o delle decisioni della riunione precedente. Non tutti i partecipanti conoscono l'argomento della discussione quanto te, quindi questo passaggio può essere utile per rendere la riunione efficace ed efficiente.
- Invece di riassumere da soli i risultati delle riunioni precedenti, potresti chiedere al segretario della riunione o al funzionario che tiene gli appunti di leggere i verbali delle riunioni precedenti per dare al riassunto un aspetto formale.
- Dovresti anche considerare di leggere la corrispondenza o le comunicazioni importanti che si sono verificate dopo l'incontro precedente.
- Si noti che se si forniscono ai partecipanti copie del verbale/corrispondenza, la loro lettura potrebbe non essere necessaria.
Passaggio 3. Consentire ai partecipanti importanti di riferire sulla situazione generale
Quindi, invita le persone con conoscenze pertinenti a informarti dei nuovi sviluppi che si sono verificati dall'ultima riunione. Questo può essere qualsiasi cosa, ad esempio nuovi problemi che devono affrontare l'azienda o l'organizzazione, cambiamenti nel personale, sviluppi del progetto e cambiamenti nella strategia che possono essere discussi qui. I partecipanti alla riunione vogliono anche conoscere i risultati di azioni specifiche intraprese a seguito di riunioni precedenti.
Passaggio 4. Completa tutte le attività incompiute
Se ci sono questioni irrisolte e decisioni che non sono state prese dall'ultima riunione, prova a risolverle prima di discutere di nuove questioni. Più a lungo il problema precedente viene messo in attesa, meno i partecipanti vorranno assumersene la responsabilità, quindi cerca di definire e risolvere eventuali questioni in sospeso durante la riunione. Di solito, le questioni in sospeso sono specificamente contrassegnate come "indecise" o "sottoposte a ulteriore discussione" nel verbale della riunione precedente.
- A seconda della cultura e delle normative in cui lavori, la tua azienda o organizzazione potrebbe avere procedure specifiche per prendere decisioni: ad esempio, i partecipanti alla riunione potrebbero aver bisogno solo di raggiungere un consenso di maggioranza, o forse un gruppo di persone di alto livello ha il compito di prendere tutte le decisioni decisione.
- Tieni presente che alcune cose sono troppo grandi per essere completate durante una riunione. Non devi pensare ai progressi a lungo termine dei progetti incompiuti. Tuttavia, è necessario sollevare una decisione o un progetto che richiede un'azione in questo momento.
Passaggio 5. Discutere la nuova attività
Quindi, presenta eventuali nuovi problemi, preoccupazioni e problemi che devono essere discussi. Sono cose che derivano naturalmente dagli sviluppi avvenuti tra gli incontri precedenti e quelli in corso. Cerca di ottenere decisioni concrete e definite dai partecipanti: più cose lasci senza risposta, più questioni irrisolte porterai alla tua prossima riunione.
Passaggio 6. Leggi la conclusione della riunione
Dopo aver risolto tutti i problemi vecchi e attuali, dedica del tempo a leggere la conclusione della riunione per tutti i presenti. Elenca tutte le decisioni che sono state prese individualmente e, se necessario, descrivi le azioni specifiche che i partecipanti dovrebbero intraprendere prima della riunione successiva.
Questo passaggio è cruciale: è la tua ultima possibilità per assicurarti che tutti lascino la riunione sapendo esattamente a che punto è il progetto e cosa ci si aspetta da loro
Passaggio 7. Concludi esponendo le basi per la prossima riunione
Infine, indica ciò che verrà discusso nella riunione successiva e, quando hai iniziato a pianificare, indica quando e dove si terrà la riunione. Ciò aiuta i partecipanti a creare un senso di continuità da un progetto o una decisione importante all'altro e dà loro un lasso di tempo per continuare o completare l'attività loro assegnata.
Vale la pena notare che non è necessario pianificare un altro incontro se sono stati trattati tutti i problemi vecchi e nuovi durante l'incontro in corso. Tuttavia, se ci sono abbastanza problemi irrisolti che richiedono ulteriori discussioni o se vuoi vedere i progressi su un particolare progetto, un altro incontro potrebbe essere una buona idea
Parte 3 di 3: condurre riunioni in modo efficace
Passaggio 1. Guida la discussione, ma non dominarla
Uno dei tuoi ruoli come leader della riunione è quello di mantenere la discussione senza intoppi. Il tuo ruolo non è quello di offrire un'opinione su tutte le questioni o di assicurarti che la discussione si svolga su un programma fisso. Devi avere flessibilità. Consentire agli altri partecipanti di parlare liberamente e far emergere nuovi argomenti di discussione anche se non sono all'ordine del giorno. Potrebbe essere necessario terminare un argomento in modo sottile o modificare un determinato argomento di discussione per mantenere la discussione in linea, ma non dovresti sentirti come se dovessi controllare tutti gli aspetti della riunione. Dopotutto, le riunioni sono un processo collaborativo.
Durante la riunione, presta attenzione alla tua agenda. Se una riunione non è in agenda, potrebbe essere necessario saltare determinati argomenti di discussione o posticiparli per dopo. Non abbiate paura di farlo se l'argomento in discussione è molto importante
Passaggio 2. Incoraggia tutti i partecipanti a partecipare
In qualità di leader della riunione, il tuo compito è garantire un incontro aperto e produttivo. Se noti che alcuni partecipanti che hanno conoscenze rilevanti per l'argomento in discussione non sono aperti al gruppo, incoraggiali a parlare. Non è necessario sfidarli o chiamarli direttamente: basta dire qualcosa come "Penso che l'esperienza della signora Mitha sarà utile qui", e questo è un ottimo modo per coinvolgere i membri meno attivi nella riunione.
Passaggio 3. Assicurati che tutti capiscano di cosa si sta discutendo
È difficile ricordare che tutti coloro che partecipano a una riunione hanno la stessa esperienza o conoscenza dell'argomento di discussione. Per assicurarti che i partecipanti trascorrano saggiamente il loro tempo durante la riunione, potresti cogliere l'occasione per semplificare brevemente un problema o un argomento complesso. I partecipanti che non conoscono queste informazioni lo apprezzeranno sicuramente.
Passaggio 4. Non ignorare le domande difficili o imbarazzanti
Se tali domande non sono controllate da un leader competente, l'incontro sarà improduttivo. Cerca di assicurarti che tutte le questioni importanti che vuoi discutere siano discusse durante la riunione. Non consentire ai partecipanti di trasferire la colpa o fornire scuse vaghe per problemi irrisolti. Cerca di chiarire e ottenere risposte a questioni che nessuno vuole discutere. Anche se i partecipanti potrebbero non volerlo, sono le domande a cui è necessario rispondere affinché la riunione sia efficace.
Assicurati che tutte le decisioni importanti siano registrate (se hai un funzionario o un addetto alle note, delega loro questo compito). Se devi affrontare il problema di porre una domanda difficile, assicurati che le tue risposte siano ben documentate
Passaggio 5. Guarda il tuo tempo
C'è un motivo per cui le riunioni hanno una cattiva reputazione: per la maggior parte delle persone, le riunioni sono un'attività che richiede tempo. Per evitare che una riunione duri troppo a lungo, usa il tuo potere di leader per mantenere viva la discussione. Non aver paura di rimandare alcune questioni o conversazioni non importanti alla discussione successiva se sembra che la riunione durerà più a lungo del previsto. Devi essere preparato e disposto a modificare il programma per assicurarti che il tempo di nessun partecipante venga sprecato.
