L'organizzazione di una riunione efficace è necessaria per supportare il buon funzionamento delle attività dell'azienda o dell'organizzazione. Le riunioni sono un'opportunità per coordinare il lavoro, condividere informazioni, migliorare il lavoro di squadra e raggiungere gli obiettivi in modo efficiente. Riunioni efficaci richiedono una buona preparazione, leadership e delega dei compiti. Durante l'incontro cercate di aumentare la motivazione dei partecipanti e di coinvolgere tutto il team.
Fare un passo
Parte 1 di 3: tenere riunioni
Passaggio 1. Preparati per l'incontro nel miglior modo possibile
Prima di tutto, redigere un ordine del giorno della riunione contenente il programma e gli argomenti da discutere e determinare le cose importanti che devono essere ribadite prima della fine della riunione.
- Vieni in sala riunioni in tempo perché il luogo in cui lavori influenzerà il modo in cui le altre persone ti percepiscono. Aspettare in sala riunioni 15 minuti prima fa pensare agli altri che sei meno produttivo o che vuoi lasciare un altro lavoro con la scusa di andare a una riunione.
- Preparare una fotocopia dell'agenda. Sebbene sia possibile creare un'agenda digitale, preparare anche una fotocopia dell'agenda per facilitarne l'utilizzo.
Passaggio 2. Conduci la riunione
Quando conduci una riunione, assicurati di coprire tutti gli argomenti all'ordine del giorno e ascolta ciò che tutti i partecipanti hanno da dire nei seguenti modi:
- Diffondere l'elenco delle presenze. L'incontro è un mezzo di diffusione delle informazioni all'interno del team e diventa un'occasione di confronto affinché ognuno conosca le rispettive responsabilità in modo da poter fornire le prestazioni lavorative previste. Facendo circolare l'elenco delle presenze, sai chi non è arrivato in modo che possa essere contattato e partecipare alla riunione. Mostra anche che le informazioni che condividerai durante la riunione sono importanti.
- Usa l'agenda come guida per rendere più facile per ogni partecipante alla riunione concentrarsi e sapere cosa deve fare. I partecipanti alla riunione possono venire a turno. Quindi, preparare l'agenda prima della riunione ti rende più concentrato quando conduci la riunione.
Passaggio 3. Sviluppare un piano di lavoro
Il piano di lavoro è il riepilogo finale che conferma il lavoro da svolgere dopo la riunione ed è un piano continuo che ha un impatto su tutti i partecipanti alla riunione. Fare un piano di lavoro secondo le seguenti istruzioni:
- Designare qualcuno come responsabile di un obiettivo specifico. La persona designata non deve raggiungere l'obiettivo personalmente perché sarà il project manager incaricato di collegare i membri del team che devono essere coinvolti e preparare le risorse necessarie.
- Richiedere relazioni sullo stato di avanzamento in modo formale e informale in modo che il personale designato riporti il lavoro svolto entro un certo lasso di tempo.
Passaggio 4. Concentrarsi sull'argomento in base all'agenda della riunione
Dopo aver discusso un argomento all'ordine del giorno e aver condotto le discussioni necessarie, presentare una sintesi dei risultati della discussione, fornire l'opportunità di porre domande, quindi continuare la riunione discutendo l'argomento successivo.
Passaggio 5. Determinare il programma per la riunione imminente
Annuncia il programma della prossima riunione quando tutti sono riuniti per facilitare loro la pianificazione. In questo modo, hai informato il programma della riunione in anticipo per evitare collisioni di programmi.
Chiedi ai membri del team di suggerire via e-mail quali argomenti devono essere all'ordine del giorno. Al termine della riunione, informali che utilizzerai la stessa agenda per la riunione successiva e chiedi ai partecipanti alla riunione di inviare suggerimenti sugli argomenti che supportano il raggiungimento degli obiettivi aziendali/organizzativi
Parte 2 di 3: Preparazione per l'incontro
Passaggio 1. Decidere chi presiederà la riunione
Questo ruolo viene in genere assegnato a un manager, ma è possibile offrire ai membri del team l'opportunità di condurre riunioni di reparto in modo che possano in seguito presiedere le riunioni a un livello superiore.
Passaggio 2. Invita relatori
Un relatore è una persona che è invitata a partecipare a una riunione per un motivo specifico perché ha esperienza nella gestione delle risorse umane e di altre risorse in modo che i membri del team possano ottenere le migliori prestazioni, inclusa la spiegazione efficace dei processi di lavoro e dei risultati. Inoltre, è anche in grado di fornire consulenza per anticipare circostanze impreviste e aumentare le risorse secondo necessità.
Passaggio 3. Determinare il giusto programma delle riunioni
Quando si imposta un programma, considerare la disponibilità di tempo e le limitazioni dei partecipanti. Ad esempio: tutti i partecipanti possono partecipare alla riunione del venerdì pomeriggio, ma non è il momento giusto per discutere di grandi questioni.
- In modo che tutti i membri del team possano partecipare alla riunione imminente, chiedi prima al responsabile del progetto il programma e poi chiedi a tutti i partecipanti di organizzare i rispettivi programmi in base al piano.
- Determinare chi redige il verbale e assicurarsi che le informazioni sui risultati della riunione vengano inviate anche ai partecipanti assenti.
Passaggio 4. Preparare l'agenda della riunione
L'agenda della riunione dovrebbe contenere almeno un elenco di argomenti da discutere, delega dei compiti di presentazione e assegnazione del tempo per la discussione di ciascun argomento. È possibile organizzare l'agenda della riunione secondo i seguenti suggerimenti:
- Cerca input da tutti i partecipanti alla riunione inviando un'e-mail almeno 2 giorni prima della riunione. L'e-mail è lo strumento migliore per questo perché riceverai richieste per iscritto.
- Crea un'agenda della riunione del tavolo per registrare tutti gli argomenti da discutere, i relatori e l'assegnazione del tempo. Se c'è una richiesta per un argomento che si discosta dal tema generale, contattare l'interessato e chiedergli di fare una richiesta specifica da discutere nel prossimo incontro.
- Fai un programma realistico. Spiegazioni e discussioni che richiedono 30 minuti non dovrebbero essere forzate a finire in 15 minuti. Stabilire un programma secondo necessità e terminare la riunione in anticipo quando tutti gli argomenti sono stati discussi.
Passaggio 5. Proporre le regole della riunione
Non è necessario fare regole formali o imporre sanzioni, ma l'attuazione delle regole fa sì che l'incontro si svolga senza intoppi e tutti possano esprimere bene la propria opinione.
Stabilire le regole all'apertura della riunione dicendo: "Per risparmiare tempo, i partecipanti possono porre domande e rispondere dopo che l'oratore ha terminato la presentazione. Se hai ancora feedback dopo che il tempo di discussione è terminato, inviami un'e-mail in modo che possiamo discuterne ulteriormente."
Passaggio 6. Determinare la divisione del tempo
Stabilisci l'ordine del giorno della riunione determinando quanto tempo avrà bisogno ogni oratore e discutendo ogni argomento.
- Informare la divisione del tempo prima dell'inizio della riunione in modo che tutti i partecipanti sappiano quando possono contribuire ed evitare discussioni casuali o distorte.
- Come guida, concedi un minimo di 10 minuti per discutere dopo che sono stati discussi determinati argomenti.
Passaggio 7. Invia l'ordine del giorno della riunione
Il giorno prima dell'incontro, inviare l'agenda dell'incontro a tutti i partecipanti in modo che tutti abbiano una fotocopia del programma e conoscano lo scopo dell'incontro. Inoltre, possono anche farti sapere se ci sono informazioni errate nell'agenda.
Passaggio 8. Invia un promemoria
Prima di iniziare una riunione per la prima volta o non di routine, invia un promemoria con un'ora di anticipo in modo che tutti i partecipanti siano puntuali.
Parte 3 di 3: diventare un leader di riunione efficace
Passaggio 1. Sii un buon leader di riunione
Cerca di comunicare con tutti i partecipanti durante l'incontro in modo da raggiungere gli obiettivi dell'incontro. Delegare la responsabilità di presiedere le riunioni ai relatori invitati per discutere argomenti specifici. Tu stesso devi partecipare attivamente durante la discussione.
Fase 2. Informare gli obiettivi di lavoro che sono stati e non sono stati raggiunti
Se lo scopo dell'incontro è discutere diversi obiettivi, informare i progressi che sono stati raggiunti e chi è responsabile del raggiungimento.
- Se c'è un piano di lavoro che non è progredito dall'ultima riunione, chiedi perché.
- Se ciò è dovuto a mancanza di tempo o di altre risorse, discutete la soluzione con la persona nominata responsabile del progetto o discutete la questione in dettaglio al di fuori della riunione.
Passaggio 3. Rifocalizzare se la discussione si discosta dall'argomento
A volte, la discussione si perde a causa dell'entusiasmo o del disappunto dei partecipanti. Focalizza l'attenzione e reindirizza le discussioni vaganti nei seguenti modi:
- Pensa all'incontro come a una missione di raccolta dei fatti. Dai a ogni partecipante la possibilità di parlare in modo da poter raccogliere quante più informazioni possibili. Questo metodo fa parlare a turno anche i partecipanti alla riunione, compresi quelli a cui piace dominare la riunione.
- Usa Cyberstorming, un programma di comunicazione elettronica per condividere idee in gruppi e può essere utilizzato per riunioni informali. Questo metodo impedisce la competizione tra i membri del team per voler essere ascoltati perché tutti i membri del gruppo possono vedere l'input degli altri membri.
- Sii neutrale se qualcuno durante la riunione discute un argomento fuori dall'agenda, ad esempio dicendo: “Idea interessante, Bob! Ne possiamo parlare dopo». Molte persone non si rendono conto che stanno discutendo di cose che deviano dall'agenda della riunione, ma verranno da te per una discussione se la questione è davvero importante.
- Controlla la direzione della discussione. Oltre ai partecipanti che parlano troppo a lungo, possono verificarsi problemi durante la riunione perché qualcuno continua a discutere argomenti che sono fuori dall'agenda. Per superare questo problema, ascolta prima ciò che ha da dire e poi suggerisci che la questione venga discussa ulteriormente nella prossima riunione. Sottolineare che l'incontro continuerà a trattare gli argomenti elencati all'ordine del giorno.
- Avere una conversazione privata con la persona che domina l'incontro e chiedere perché. Mostra preoccupazione, invece di essere infastidito. Concentrati su ciò che hai osservato durante l'incontro e permettigli di spiegare il suo comportamento. Offriti di aiutarlo a smettere di dominare l'incontro.
Passaggio 4. Passa all'argomento successivo nei tempi previsti
Esercitati a gestire il tempo essendo assertivo, non essere scortese. L'impostazione corretta dell'ora fa sapere a ciascun partecipante che la riunione è ancora in corso e che le discussioni non correlate alla riunione possono essere continuate dopo che la riunione è terminata.
Non avere fretta. Anche se devi prendere il controllo della situazione, l'incontro sarà meno utile se la discussione si accorcia. Prima che la riunione riprenda, dai ai partecipanti l'opportunità di porre domande o fornire input. Assicurati che tutti i membri del team si sentano inclusi, invece di sentirsi trascurati
Passaggio 5. Enfatizzare l'argomento importante
Enfatizzare i principali obiettivi da raggiungere e la loro relazione con altri obiettivi che supportano il raggiungimento degli obiettivi principali.
Spiegare ai partecipanti all'incontro in modo che comprendano l'ambito del progetto su cui stanno lavorando e i rispettivi ruoli come parte importante di un'unità
Passaggio 6. Se necessario, aiuta a prendere appunti
Prima dell'inizio della riunione, decidi chi redigerà il verbale. Se è sopraffatto, dagli una mano o prendi appunti tu stesso.
Passaggio 7. Chiarire in caso di malinteso
Dopo che tutti gli argomenti sono stati discussi, il leader della riunione farà un riepilogo in modo che i partecipanti conoscano i risultati della riunione e facciano domande se ci sono ancora cose che non sono chiare.
In qualità di leader della riunione, fornisci spiegazioni dettagliate in modo che tutti i partecipanti comprendano i risultati della riunione
Passaggio 8. Prima di chiudere la riunione, fornire un riepilogo completo
I leader fermi nel prendere decisioni eviteranno la stagnazione e l'indecisione, faranno lavorare i dipendenti con diligenza e motivazione, saranno reattivi ai cambiamenti e alle nuove informazioni. Questo si può vedere dalle seguenti caratteristiche:
- Avere obiettivi chiari per garantire l'allineamento tra le decisioni con gli obiettivi aziendali/organizzativi e l'etica.
- Cura dimostrandosi esemplare nel vivere la vita e rispettando l'etica del lavoro come base per un processo decisionale efficace ed efficiente.
- Dimostrare trasparenza, ovvero altruismo, dimostrando che le decisioni vantaggiose per l'azienda danno a tutti l'opportunità di svilupparsi.
- Vedere il fallimento come un'opportunità di apprendimento che sarà un trampolino di lancio per poter prendere decisioni migliori. Quando qualcosa va storto, un leader deciso è in grado di capire la situazione.
- Comunicare in modo aperto ed efficace nel rispetto della cultura aziendale/organizzativa per prevenire incongruenze o contraddizioni nella comunicazione con i subordinati o i superiori.
