Le spese sostenute da una società (ma non ancora pagate) sono generalmente indicate come spese pagabili. Le spese pagabili sono classificate come obbligazioni di debito che devono essere rimborsate in bilancio. Imparare a riconoscere e registrare le spese del debito richiede una forte comprensione dei principi di base della contabilità, ma il processo e la pratica sono in realtà abbastanza semplici.
Fare un passo
Parte 1 di 2: sapere quali spese sono spese da pagare
Passaggio 1. Capire cos'è una spesa in sospeso
Le spese pagabili si verificano durante il periodo di chiusura del libro e ci sono esborsi di cassa non registrati e obbligazioni di debito non pagate. Ad esempio, gli stipendi dei dipendenti che sono stati pagati ma non ancora erogati possono essere indicati come spese per debiti. La società gestisce le spese da pagare adeguando i libri nel giornale generale.
Passaggio 2. Capire perché è necessario registrare le spese per competenza
La base di competenza della contabilità finanziaria (per tempo o evento) stabilisce che le entrate e le spese dovrebbero essere registrate quando si verificano le transazioni e non quando il denaro per tali transazioni viene ricevuto o pagato. Il principio relativo alla spesa è chiamato principio di corrispondenza.
- Il principio di corrispondenza afferma che i contabili devono registrare le spese quando si verificano e le spese corrispondono o bilanciano il reddito in entrata.
- L'implicazione di questo principio è che non è necessario attendere il pagamento in contanti per registrare le spese. Ad esempio, un'azienda ha una spesa sotto forma di stipendio che viene pagato bisettimanalmente per un importo di Rp.100.000.000,00, ma il periodo di pagamento effettuato è diviso equamente in 2 parti tra i 2 periodi contabili. Cioè, una parte dello stipendio è stata pagata alla fine del periodo contabile in corso. La contabilità delle spese, che è la metà della retribuzione totale da pagare (Rp 50.000.000,00), deve essere registrata nell'esercizio in corso, anche se le retribuzioni dei dipendenti non sono registrate fino all'esercizio successivo.
Passaggio 3. Determinare le spese che devono essere registrate in base alla competenza
In base a questo principio, le spese sostenute ma non ancora pagate devono essere iscritte per competenza in bilancio. Le seguenti sono le spese pagabili che si trovano spesso sui libri:
- Salario da pagare
- Interessi dovuti
- Tassa pagabile
Parte 2 di 2: registrazione dei conti da pagare
Passaggio 1. Calcolare i ratei registrati che sono stati distribuiti
Una volta individuata la spesa da pagare, l'importo totale deve essere calcolato destinando le quote delle spese totali che dovrebbero essere contabilizzate nell'esercizio in corso. Dopo aver determinato il calcolo e la somma di tutti i soldi, è il momento di registrare il rapporto nella contabilità generale.
Secondo l'esempio sopra, viene registrato il 50% dello stipendio totale perché il pagamento della metà dello stipendio cade nel periodo contabile
Passaggio 2. Prendere appunti di regolazione appropriati
La contabilità per competenza viene effettuata rettificando i rendiconti finanziari nella contabilità generale. Le rettifiche di bilancio avvengono nel periodo di chiusura e incidono sullo stato patrimoniale (sulle passività da pagare) e sul conto economico (sulle spese).
- L'adeguamento dei rendiconti finanziari dovrebbe essere effettuato nel modo seguente: calcolando la spesa appropriata come debito, quindi calcolando l'obbligazione da pagare come credito. Tieni presente che addebitare significa aumentare l'importo delle spese e credito significa aumentare l'importo della responsabilità.
- Utilizzando l'esempio precedente, l'implementazione è la seguente, calcolando le spese sotto forma di stipendi dei dipendenti di Rp. 50.000.000,00 come debito, quindi calcolando la spesa passiva di Rp. 50.000.000,00 come credito. È necessario capire che le spese sotto forma di stipendi sono solo spese, quindi poiché queste spese non sono state pagate, allora queste spese diventano l'onere degli obblighi di debito (stipendi pagabili). Pertanto, ciò che diventa effettivamente credito è l'obbligazione debitoria stessa.
- È necessario apportare modifiche alla contabilità, perché ignorandole l'azienda sottovaluterà il significato di responsabilità e considererà il reddito come tutto.
Passaggio 3. Preparare una registrazione di storno per il periodo contabile successivo
I reclami relativi alla registrazione della competenza arriveranno in tempo e verranno elaborati nell'ambito delle attività aziendali generali. Pertanto, per evitare di calcolare le spese due volte, i record finanziari iniziali devono essere registrati nel giornale di storno per il periodo contabile successivo.
La maggior parte dei programmi per computer per la contabilità consente all'utente di impostare facilmente una data di storno per i libri rettificati. Lo storno dei bilanci per la contabilità rettificata può essere effettuato anche manualmente con i giornali di storno
Suggerimenti
- I principi contabili basati sul principio di competenza hanno lo stesso principio di funzionamento in diversi paesi. Tuttavia, ogni paese ha il proprio processo dettagliato per la registrazione del debito in essere e dipende dagli standard contabili di ciascun paese. Gli Stati Uniti d'America hanno uno standard contabile chiamato U. S. GAAP (Generally Accepted Accounting Standards) mentre a livello globale vengono utilizzati gli IFRS (International Financial Reporting Standards). In Indonesia stessa ha uno standard contabile, vale a dire INA GAAP o PSAK (Statement of Financial Accounting Standards) che è realizzato utilizzando gli Stati Uniti. GAAP e IFRS come fonti principali. Gli esempi sopra elencati possono essere riportati in conformità con gli standard contabili in Indonesia.
- A volte, le spese maturate sono voci inesistenti, come bollette dell'elettricità e dell'acqua, costi assicurativi mensili o canoni di abbonamento. Nella registrazione dei ratei passivi, dovresti considerare il valore della registrazione dei ratei con il tempo e l'impegno necessari per calcolarlo e registrarlo. È possibile ignorare la registrazione dei ratei se il tempo necessario per il calcolo del rendiconto è più importante del valore del rateo spesa stesso.
- Per facilitare l'elaborazione più accurata della registrazione dei ratei, è una buona idea fornire i numeri appropriati nella sezione delle passività e nella sezione delle spese. Ad esempio, una società assegna un "2" alle sue passività e un "4" alle sue spese. L'azienda assegna quindi il numero "40121" per la retribuzione passiva dei dipendenti e il numero "20121" per la retribuzione passiva non corrisposta. In parole povere, il numero 4 è associato alle spese, il numero "2" è associato agli obblighi e "0121" è associato allo stipendio. Ciò può aiutare a ridurre gli errori che possono essere commessi nel processo di calcolo e nel giornale di storno.
