Molte aziende utilizzano Microsoft Excel per monitorare i costi di reparto o dell'intera azienda. Attualmente Excel è diventato il programma predefinito nei computer con sistemi operativi Windows. Quindi puoi usare questo programma per monitorare le tue bollette. Esistono numerosi modelli (stampe) di Microsoft e altri siti che è possibile utilizzare per tenere traccia delle spese. Anche nelle ultime versioni di Excel, questi modelli sono già disponibili nel programma. Puoi anche creare i tuoi fogli di lavoro per monitorare le fatture in Excel. Questo articolo discuterà in entrambi i modi.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: utilizzo di un modello Excel
Passaggio 1. Seleziona il modello Excel predefinito
L'ultima versione di Excel include modelli per il monitoraggio delle spese personali e modelli per operazioni aziendali generali. Puoi accedere e utilizzare questo modello per monitorare le spese in Excel.
- In Excel 2003, seleziona "Nuovo" dal menu "File". Seleziona "Sul mio computer" dal riquadro attività "Nuova cartella di lavoro" per visualizzare la finestra di dialogo "Modelli".
- In Excel 2007, seleziona "Nuovo" dal menu "File" per visualizzare la finestra di dialogo "Nuova cartella di lavoro". Seleziona l'opzione "Modelli installati" dal menu "Modelli" nel riquadro di sinistra. Seleziona "Budget mensile personale" da "Modelli installati" nel riquadro centrale e fai clic su "Crea".
- In Excel 2010, fai clic sull'etichetta "File", quindi seleziona "Nuovo" dal menu "File". Seleziona "Modelli di esempio" nella parte superiore del pannello "Modelli disponibili", quindi seleziona "Budget mensile personale" dalla visualizzazione dei modelli di esempio e fai clic su "Crea".
Passaggio 2. Scegli un modello online
Se il modello di budget personale integrato di Microsoft Excel non è in grado di tenere traccia delle tue spese, prova a utilizzare i modelli disponibili su Internet. Puoi scaricare modelli da siti di terze parti o utilizzare Excel per connetterti a Microsoft Office Online.
- In Excel 2003 è possibile selezionare il modello appropriato dalla libreria di Microsoft Office Online all'indirizzo https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Qui puoi anche trovare modelli per versioni precedenti di Excel.)
- In Excel 2007, seleziona "Budget" dalla sezione Microsoft Office Online della finestra di dialogo "Nuova cartella di lavoro". È necessario disporre di una connessione Internet per connettersi alla raccolta di modelli di Office online.
- In Excel 2010, seleziona "Budget" dalla sezione Office.com del riquadro Modelli disponibili. È necessario disporre di una connessione Internet per connettersi alla raccolta di modelli di Office online.
Passaggio 3. Immettere le informazioni nelle celle appropriate
Le informazioni immesse dipendono dal modello di foglio di lavoro utilizzato.
Passaggio 4. Salva il tuo foglio di lavoro
È possibile utilizzare il nome del foglio di lavoro fornito dal modello o immettere un nome come desiderato. Oppure puoi semplicemente scrivere il nome e l'anno di produzione del documento di lavoro.
Metodo 2 di 2: Crea il tuo foglio di lavoro per monitorare le spese
Passaggio 1. Apri Excel
Passo 2. Immettere un nome per il foglio di lavoro nella cella A1
Usa un nome chiaro, come "Bilancio personale", "Monitoraggio della spesa personale" o qualcosa di simile. (Non usare le virgolette quando si scrivono i nomi. Qui, le virgolette sono usate per indicare gli esempi).
Passaggio 3. Immettere le intestazioni delle colonne della riga 2
Ecco alcuni nomi e sequenze che puoi utilizzare, "Data", "Pagato a", "Memo", "Spese", "Entrate" (o "Guadagno" o "Deposito") e "Saldo". Inserisci queste intestazioni nelle celle da A2 a G2 e regola la larghezza della colonna in modo che tutto il testo sia visibile.
Dopo aver impostato le intestazioni e le intestazioni delle colonne, utilizzare la funzione " Blocca riquadri " in modo che le intestazioni delle colonne siano in alto quando si scorre la pagina. L'opzione Blocca riquadri si trova nel menu "Visualizza" per Excel 2003 e versioni successive e nel gruppo "Finestra" nella barra multifunzione del menu "Visualizza" per Excel 2007 e 2010
Passaggio 4. Immettere la prima spesa nella riga della cella 3
Passaggio 5. Immettere la formula del saldo nella cella G3
Il saldo sarà determinato dalla differenza tra entrate e uscite poiché questa è la prima voce di saldo. Il modo in cui è impostato dipende dal tuo desiderio di vedere il budget dal lato delle spese o dal denaro che hai.
- Se desideri che un foglio di lavoro personalizzato mostri le spese, la formula del saldo è = E3-F3, dove E3 è la cella che contiene il saldo delle spese e F3 è la cella del saldo delle entrate. In questo modo, se le tue spese sono maggiori delle tue entrate, le tue spese totali avranno un numero positivo, rendendoti più facile da capire.
- Se vuoi che un foglio di lavoro personalizzato mostri i soldi che hai, la formula del saldo è = F3-E3. Pertanto, il documento di lavoro mostrerà un flusso di cassa positivo se la liquidità disponibile è superiore alle spese e negativo se le spese sono superiori alle entrate.
Passaggio 6. Immettere la seconda voce di costo nella riga 4 della cella
Passaggio 7. Immettere la formula del saldo nella cella G4
Poiché il saldo della seconda e delle successive voci registrerà il saldo corrente, è necessario aggiungere la differenza risultante tra spese e entrate al saldo della voce precedente.
- Se si desidera che il foglio di lavoro visualizzi le spese in modo specifico, la formula del saldo è = G3+ (E4-F4), ovvero G3 è la cella contenente il saldo precedente, E4 è la cella contenente le spese e F4 è la cella contenente le entrate.
- Se si desidera che il foglio di lavoro visualizzi l'importo in contanti, la formula del saldo è =G3+(F4-E4).
- Le parentesi nella formula che mostrano la differenza tra costi e ricavi non sono effettivamente necessarie. L'abbiamo scritto in modo che il concetto della formula diventasse più chiaro.
- Se è possibile lasciare vuota la cella del valore del saldo fino al completamento di tutte le voci, utilizzare la parola SE nella formula in modo che quando si immette la data, la cella del saldo non visualizzi il valore. La formula per questo metodo per la seconda voce è =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) se si desidera che il foglio di lavoro monitori il carico e =IF(A4="", "", G3+(F4-E4)) se si desidera un documento di lavoro per monitorare il flusso di cassa a portata di mano. (Le parentesi che circondano le spese e le entrate possono essere omesse, ma le parentesi esterne non possono essere omesse.)
Passaggio 8. Copiare la formula del saldo in un'altra cella nella colonna G (colonna Saldo)
Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella G3 e seleziona "Copia" dal menu a comparsa. Successivamente, scorri verso il basso fino alla cella sottostante. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella selezionata e seleziona "Incolla" dal menu a comparsa per incollare la formula nella cella selezionata (In Excel 2010, scegli l'opzione "Incolla" o "Incolla formule" nel menu a comparsa.) La formula aggiornerà automaticamente i riferimenti di cella per indicare i riferimenti di costo, entrate e data (se utilizzati) della riga corrente e il saldo di riferimento della riga sopra la riga corrente.
Passaggio 9. Salva il foglio di lavoro
Assegna al foglio di lavoro un nome chiaro, ad esempio "Cost Monitoring.xls" o "Personal Budget.xls". È possibile inserire il nome e l'anno del file, lo stesso del metodo per creare un foglio di lavoro con l'estensione. (Ancora una volta, non è necessario utilizzare le virgolette come le abbiamo scritte solo per chiarire i nomi dei file di esempio. Non è necessario digitare il tipo di estensione del file poiché Excel lo scriverà automaticamente.)
Excel 2003 e versioni precedenti salvano i fogli di lavoro nel formato ".xls", mentre Excel 2007 e 2010 salvano i fogli di lavoro nel formato più recente basato su XML ".xlsx". Tuttavia, l'ultimo Excel ha anche la possibilità di salvare i file nel formato ".xls". Se disponi di più computer e prevedi di salvare questo foglio di lavoro su tutti, utilizza il vecchio formato se il tuo computer ha Excel 2003 o versioni precedenti. Usa il formato più recente se tutti i tuoi computer hanno almeno Excel 2007
Suggerimenti
- Utilizzare "Completamento automatico" nelle categorie di spesa e di reddito in modo che l'ortografia inserita sia corretta.
- Puoi utilizzare il grassetto, il colore del testo o l'ombreggiatura della cella per distinguere tra costi non pagati, pagati e futuri.
- Per evitare che le formule o le intestazioni di colonna vengano modificate accidentalmente, è una buona idea proteggere le celle dalla modifica. Seleziona le celle che desideri sostituire (data, categoria del beneficiario, spese, entrate e promemoria) e sblocca quelle celle, quindi applica la protezione all'intero foglio di lavoro.
