Un modo per le aziende di rimanere competitive è migliorare i propri processi aziendali, sia dal punto di vista operativo che finanziario. Per fare ciò è necessario un modo per misurare l'avanzamento di un processo specifico. "Ciò che non può essere misurato non può essere gestito." Un'azienda non può gestire un processo se non dispone di un metodo di misurazione appropriato. Pertanto, le metriche (dettagli misurabili del processo) vengono utilizzate per raccogliere dati prima e dopo l'implementazione delle modifiche. L'analisi di queste metriche fornisce dati che comunicano la quantità di miglioramento dovuto alle modifiche al processo. Per iniziare, devi prima selezionare una metrica che si adatti al processo che stai misurando.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Impostazione del sistema di miglioramento dei processi
Passaggio 1. Determinare ciò che deve essere misurato
Cioè, cosa intendi per "miglioramento". Vuoi un processo più affidabile, più veloce, efficiente o migliore in qualcos'altro? Questo chiarirà il tuo progetto. Assicurati che il tuo processo produca un output misurabile.
Ad esempio, un'azienda che desidera aumentare la velocità di consegna del prodotto misurerà i tempi di consegna. Le aziende di digitalizzazione dei dati potrebbero voler misurare la percentuale di errori di carattere in un batch o elaborare l'output
Passaggio 2. Assicurati che il vocabolario del tuo progetto sia coerente
Utilizzare termini comunemente compresi per garantire l'accuratezza e la coerenza delle misurazioni. Ciò garantisce l'affidabilità delle informazioni condivise con altre parti da luoghi e strutture diverse. Ciò eviterà fraintendimenti e chiarirà le definizioni di tutte le variabili misurate.
Ad esempio, l'azienda misura il tempo in giorni. Altri rami della stessa azienda possono avere interpretazioni diverse della parola "un giorno". Forse, lo considerano una giornata lavorativa di 8 ore e non 24 ore. Cose del genere possono portare a malintesi tra le filiali dell'azienda
Passaggio 3. Decidi come verranno raccolti i dati
I dati dovrebbero essere raccolti allo stesso modo in tutta l'azienda. Ad esempio, se un dipartimento utilizza un campione casuale per raccogliere dati, tutti i dipartimenti dovrebbero seguire l'esempio. In caso contrario, i dati non saranno comparabili. Inoltre, anche le unità di misura devono essere le stesse. Assicurarsi che le unità di misura utilizzate siano tutte uguali quando si misura l'uscita.
Ad esempio, la velocità di consegna potrebbe essere misurata in minuti o ore. La conversione da un'unità all'altra è solo una perdita di tempo
Passaggio 4. Determinare lo standard di precisione del calcolo
Ciò significa che un reparto non deve arrotondare i numeri finché non ci sono virgole e un altro reparto deve arrotondare a due cifre dopo la virgola. La differenza nel livello di dettaglio nei numeri rovinerà i risultati. Non dimenticare che le unità più piccole tendono a fornire risultati più accurati.
Ad esempio, tutti i reparti devono concordare su come arrotondare i numeri
Parte 2 di 3: determinazione delle metriche appropriate per il progetto
Passaggio 1. Scegli una metrica principale
Le metriche chiave definiscono gli output o gli obiettivi del miglioramento del processo. Ad esempio, un produttore di automobili potrebbe misurare il numero di automobili prodotte all'ora. Prima che venga effettuato il miglioramento del processo, viene prima presa la base di misurazione. Alla fine del progetto, il processo viene rimisurato. Quindi, viene eseguito il calcolo del numero di miglioramenti nel processo.
Passaggio 2. Collega le metriche chiave con le metriche aziendali
Le metriche aziendali misurano il modo in cui i miglioramenti dei processi operativi raggiungono uno degli obiettivi dell'azienda. Ad esempio, se la metrica principale è accelerare la produzione del prodotto, la metrica aziendale può aumentare i profitti o ridurre i costi fissi. Esiste una relazione causa-effetto tra le metriche chiave e le metriche aziendali. Questa discrepanza spiega il motivo per cui i miglioramenti nelle metriche chiave migliorano anche le prestazioni dell'azienda.
Passaggio 3. Considera possibili esiti imprevisti
Carichi imprevisti possono sorgere a seguito di progetti di miglioramento dei processi. Se la metrica primaria misura ciò che dovrebbe essere migliorato, ci saranno altre metriche consequenziali per misurare ciò che non dovrebbe cambiare. I dati metrici consequenziali dovrebbero essere ottenuti prima, durante e dopo il progetto. Delle molte possibili metriche consequenziali in un progetto, solo alcune hanno un impatto importante sulla qualità dell'output e dovrebbero essere prese in considerazione.
Ad esempio, un'azienda che cerca di aumentare la velocità di consegna non dovrebbe subire un aumento dei costi a causa di una cattiva gestione e del danneggiamento del prodotto. In questo caso, la proporzione dei difetti del prodotto è una metrica consequenziale
Passaggio 4. Definire le metriche finanziarie
Risparmiare denaro non è necessariamente la metrica principale dell'azienda. Tuttavia, le aziende devono monitorare i risultati finanziari dei miglioramenti dei processi. Questo non deve essere confuso con i costi contabili del progetto. Le metriche finanziarie dovrebbero essere uno strumento per analizzare i benefici finanziari dei progetti intrapresi. Molte aziende continuano a monitorare le metriche finanziarie fino a un anno dopo il completamento del progetto.
Ad esempio, ci si può aspettare che un aumento dei tempi di produzione aumenti le entrate dell'azienda. L'azienda monitorerà le entrate, insieme ad altri fattori come il profitto, dal momento dell'implementazione del cambiamento e misurerà come sarà l'impatto del cambiamento di processo
Parte 3 di 3: Raccolta dei dati
Passaggio 1. Misurare il tempo
Il tempo di processo misura la lunghezza dei passaggi nel processo di realizzazione di un prodotto o servizio. Altre metriche temporali misurano il tempo in cui un progetto aggiunge valore o il tempo necessario per rispondere a una richiesta del cliente. Il calcolo della metrica può essere una percentuale del tempo di consegna.
Le strategie per ridurre i tempi di processo hanno dimostrato di aumentare il business. Ciò può aumentare la produzione e la consegna più rapida di prodotti o servizi. Se il prezzo e la qualità di beni o servizi sono gli stessi di quelli dei concorrenti, i clienti sceglieranno di acquistare beni o servizi che vengono accettati più rapidamente. Se il tempo di elaborazione può essere ridotto, le possibilità di ricevere nuovi ordini e affari saranno maggiori
Passaggio 2. Misurare i costi
La metrica dei costi valuta il costo totale del processo di produzione. Questa metrica misura anche i costi operativi relativi ai livelli di produzione. Il costo per transazione misura il costo di produzione di un'unità. Il risparmio sui costi misura la riduzione dei costi per transazione. Il risparmio di lavoro misura la riduzione delle ore di lavoro necessarie per produrre beni o servizi.
Una strategia di riduzione dei costi diventa importante quando i ricavi aziendali iniziano a diminuire. Ad esempio, nel 2011 Bank of America ha registrato un calo dei ricavi da prestiti e scambi. Pertanto, ha ridotto la propria forza lavoro per continuare a pagare gli azionisti. Dirigenti e consulenti di banca hanno deciso di utilizzare le metriche dei costi per identificare i lavori che potrebbero essere cancellati per risparmiare denaro senza danneggiare l'azienda
Passaggio 3. Misurare la qualità
Le metriche di qualità misurano la soddisfazione del cliente. I dati sulla soddisfazione dei clienti possono essere ottenuti tramite sondaggi, reclami dei clienti e altri feedback. Le metriche di qualità valutano anche se un processo aggiunge valore al cliente. Questa metrica esamina anche la frequenza degli errori e delle rilavorazioni. La percentuale di errori si vedrà nel livello dei difetti del prodotto. La percentuale di completamento e il livello di accuratezza misurano la frequenza dei processi privi di difetti.
- Il settore sanitario si basa molto su parametri di qualità. Il miglioramento della qualità deve essere basato sui dati. Gli analisti esaminano i dati finanziari e clinici per determinare le variazioni nell'erogazione dell'assistenza sanitaria. Il processo di erogazione del servizio viene suddiviso e quindi ricercato aree dispendiose o ridondanti per creare un processo che fornisca risultati di alta qualità. La riduzione dei costi non aggiunge valore se non può migliorare o mantenere un determinato livello di qualità.
- La chiave per migliorare la qualità è aumentare l'efficienza senza ridurre l'efficacia. L'efficienza si riferisce alla quantità di risorse necessarie per fornire un prodotto o un servizio. L'efficacia si riferisce a quanto bene vengono raggiunti gli obiettivi del prodotto o del servizio.
Passaggio 4. Misurare l'uscita
Le metriche di output misurano la quantità di un prodotto o servizio fornito in un periodo di tempo. Gli obiettivi di produzione devono essere allineati alle richieste dei clienti. Le metriche di output esaminano anche l'arretrato e l'inventario in eccesso (la somma di entrambi dovrebbe essere minima). Infine, vengono misurati i lavori in corso per determinare il numero di prodotti o servizi in corso.
Una strategia per aumentare la produzione nel settore manifatturiero è il lavoro standardizzato. Ad esempio, nell'industria automobilistica, le case automobilistiche hanno metodi standard per l'installazione delle auto. I produttori possono stabilire standard di processo di produzione per aumentare la produzione. Le metriche possono aiutare ad analizzare quanto bene un processo sta migliorando l'output. Si dice che il processo ha successo se il prodotto viene realizzato entro un certo tempo con un nuovo processo standardizzato che aumenta di numero
Passaggio 5. Misurare la complessità del processo
Questa metrica misura il numero di passaggi del processo di produzione che devono essere superati. Questa metrica mostra anche la frequenza dei rallentamenti dei processi dovuti a cambi di mano o richieste di approvazione del supervisore. Il numero di passaggi del processo viene contato insieme ai passaggi del processo di aggiunta del valore. Questi passaggi rendono il prodotto o il servizio più prezioso. La metrica misura anche la frequenza dei resi dei prodotti per la riparazione dei difetti.
