Esistono due tipi di piani di gestione del cambiamento. Il primo tipo di piano affronta l'impatto del cambiamento sull'organizzazione, che facilita la transizione. Il secondo tipo di piano monitora modifiche specifiche del progetto, il che si traduce in una chiara registrazione delle modifiche all'ambito del progetto. Entrambi i piani mirano a comunicare in modo chiaro e accurato ciò che deve essere fatto.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Scrivere un piano per gestire il cambiamento organizzativo
Passaggio 1. Mostra il motivo del cambiamento
Elenca i fattori che hanno portato alla decisione di cambiare, come scarse prestazioni, nuova tecnologia o un cambiamento nella missione dell'organizzazione.
Un approccio che può essere utilizzato è descrivere la situazione attuale e la situazione futura che l'organizzazione vuole creare
Passaggio 2. Definire il tipo e l'ambito della modifica
Descrivere brevemente la natura del progetto di cambiamento. Determinare se questa modifica influirà sul titolo del lavoro, sui processi aziendali, sulle modifiche alle politiche e/o sulla struttura organizzativa. Elenca i reparti, i gruppi di lavoro, i sistemi o altri componenti che subiranno modifiche.
Passaggio 3. Descrivi il supporto degli stakeholder
Elencare tutte le parti che saranno interessate dalla modifica proposta, ad esempio dirigenti senior, project manager, sponsor di progetto, utenti finali e/o dipendenti. Per ogni parte, scrivi se la parte supporta il cambiamento.
- Considera la creazione di un diagramma per comunicarlo in modo chiaro e conciso. Un esempio è elencare la consapevolezza, il livello di supporto e l'influenza di ciascuna parte classificata utilizzando una scala Alto/Medio/Basso.
- Se possibile, conduci un colloquio di persona per misurare il supporto.
Passaggio 4. Formare un team di gestione del cambiamento
Questo team è responsabile di fornire informazioni a tutte le parti, ascoltare le preoccupazioni e garantire che il processo di cambiamento sia il più agevole possibile. Scegli persone che abbiano credibilità all'interno dell'organizzazione e buone capacità di comunicazione.
Questa squadra dovrebbe anche avere membri del livello dirigenziale senior. Sottolinea che sono responsabili della promozione del cambiamento, non solo dell'approvazione
Passaggio 5. Sviluppare un approccio alla gestione
Il pieno supporto di persone importanti nell'organizzazione è molto importante per il successo del cambiamento. Offri ai dipendenti senior l'opportunità di fornire feedback e lavorare con loro per creare un ruolo attivo nel dimostrare e guidare il cambiamento.
Passaggio 6. Creare un piano per ogni parte interessata
Valutare i rischi e le preoccupazioni di tutte le parti, comprese quelle che sostengono il cambiamento. Assegnare il team di gestione per affrontare le preoccupazioni.
Passaggio 7. Creare un piano di comunicazione
La comunicazione è la componente più importante nella gestione del cambiamento. Comunicare regolarmente con le persone interessate dal cambiamento. Enfatizzare le ragioni del cambiamento e i benefici che si possono trarre dal cambiamento.
- Le parti interessate devono accettare comunicazioni personali bilaterali. Gli incontri faccia a faccia o faccia a faccia sono molto importanti.
- La comunicazione dovrebbe provenire da uno sponsor del cambiamento di alto livello, dal tuo supervisore immediato e da altri di cui si fidano le parti interessate. Tutte le comunicazioni devono trasmettere un messaggio coerente.
Passaggio 8. Monitora la partita
C'è sempre chi resiste al cambiamento. Questa partita è a livello individuale. Quindi, comunica con la persona per capire il suo ragionamento. Monitorare i reclami in modo che il team di gestione del cambiamento possa affrontarli. Le ragioni comuni per la resistenza includono:
- Nessuna motivazione per cambiare, nessun senso di urgenza
- Non avere alcuna comprensione della situazione generale o del motivo per cui è necessario un cambiamento
- Mancanza di input nel processo
- Incertezza sulla sicurezza del lavoro, sui ruoli futuri o sulle richieste e le competenze richieste per svolgere lavori futuri.
- Incapacità della direzione di soddisfare le aspettative relative all'implementazione o alla comunicazione del cambiamento
Passaggio 9. Superare gli ostacoli
Molti reclami dovrebbero essere risolti migliorando le comunicazioni o modificando le strategie di comunicazione per affrontare problemi specifici. Alcuni reclami richiedono un approccio aggiuntivo che potresti essere in grado di includere come parte del piano o puoi delegare al team di gestione in modo che possano fare ciò che è necessario. Considera quali passaggi sono appropriati nella tua organizzazione:
- Per cambiare ruolo o processi di lavoro, dai priorità alla formazione dei dipendenti.
- Se prevedi un morale basso o un periodo di transizione stressante, affronta gli eventi aziendali o i benefici per i dipendenti.
- Se le parti interessate non sono motivate al cambiamento, incentiva.
- Se le parti interessate non si sentono coinvolte nel processo di cambiamento, convocare un incontro per raccogliere feedback e considerare la modifica dei piani.
Metodo 2 di 2: Monitoraggio delle modifiche al progetto
Passaggio 1. Definire il ruolo di gestione delle modifiche
Fai un elenco di posizioni da nominare per questo progetto. Descrivere le responsabilità e le competenze richieste per ogni posizione. Includere come minimo un project manager per apportare modifiche quotidiane e uno sponsor del progetto per monitorare i progressi generali e prendere decisioni importanti sui cambiamenti.
Per un progetto ampio in una grande organizzazione, dividere il ruolo di gestione del progetto in diverse persone con conoscenze specialistiche
Passaggio 2. Considerare la creazione di una scheda di controllo delle modifiche
I progetti di sviluppo software hanno generalmente un comitato di controllo delle modifiche composto da rappresentanti di ciascuno dei gruppi interessati. È questo consiglio che approva le richieste di modifica, non il project manager e comunica le decisioni alle parti interessate. Questo approccio funziona bene per i progetti che coinvolgono più gruppi e progetti il cui ambito e obiettivi minimi spesso richiedono una rivalutazione.
Passaggio 3. Creare un processo per la realizzazione delle richieste di modifica
Una volta che qualcuno nel team del cambiamento ha capito il passo successivo, come si trasforma un'idea in realtà? Descrivere questo processo con l'accordo del team. Esempio:
- I membri del team compilano un modulo di richiesta di modifica e lo inviano al project manager.
- Il project manager inserisce il modulo nel record della richiesta di modifica e modifica questo record man mano che le modifiche vengono implementate o rifiutate.
- Il manager chiede ai membri del team di scrivere un piano specifico e stimare lo sforzo richiesto.
- Il project manager invia il piano allo sponsor del progetto per l'approvazione o il rifiuto.
- Implementare le modifiche. Le parti interessate sono regolarmente informate degli sviluppi.
Passaggio 4. Creare un modulo di richiesta di modifica
I dati seguenti devono essere inclusi ogni volta che viene effettuata una richiesta di modifica e inseriti nel registro delle modifiche:
- Modifica data richiesta
- Modificare il numero di richiesta assegnato dal project manager
- Titolo e spiegazione
- Nome, indirizzo e-mail e numero di telefono del richiedente
- Priorità (Alta, Media o Bassa). I piani di gestione del cambiamento di emergenza possono richiedere scadenze specifiche.
- Prodotto e numero di versione (per progetti software)
Passaggio 5. Immettere ulteriori informazioni nelle note di modifica
I record di modifica dovrebbero registrare le decisioni e l'implementazione. Oltre alle informazioni copiate dal modulo di richiesta di modifica, è necessario preparare un luogo per scrivere quanto segue:
- Segno di approvazione o rifiuto
- La firma di chi approva o respinge la richiesta
- Modifica scadenza implementazione
- Modifica data di completamento
Passaggio 6. Monitorare le decisioni importanti
Oltre alle note quotidiane, tenere traccia delle decisioni importanti sarà vantaggioso per il progetto. Questi record ti renderanno più facile monitorare progetti a lungo termine o progetti che stanno subendo un cambiamento nella leadership. Questi record possono anche guidare la comunicazione con i clienti o il senior management. Per eventuali modifiche alle scadenze, all'ambito o ai requisiti del progetto, al livello di priorità o alla strategia, includere le seguenti informazioni:
- Persone che prendono decisioni
- Data della decisione
- Sintesi delle motivazioni alla base della decisione e del processo decisionale. Includere documenti relativi a questo processo.
