La scrittura di una proposta alla direzione può essere eseguita quando si desidera proporre miglioramenti alle procedure di lavoro, suggerire modi per risparmiare, fornire informazioni su opportunità di profitto o suggerire modifiche. Se vuoi scrivere una proposta per la gestione aziendale, prenditi il tempo necessario per raccogliere le informazioni necessarie. Discutete le idee con i colleghi per scoprire cosa ne pensano e trattate con astuzia il management.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Progettazione di una proposta
Passaggio 1. Definire l'idea o il problema da affrontare nella proposta, ad esempio migliorare il flusso di lavoro o ridurre i costi
In generale, puoi visualizzare chiaramente le idee. Tuttavia, se vuoi risolvere un problema o fare una proposta per qualcosa di importante, presta molta attenzione a tutto ciò che è correlato.
Passaggio 2. Fai la tua ricerca e controlla la situazione attuale prima di scrivere una proposta
Discutere con le parti interessate, come colleghi, manager o clienti. Cerca informazioni sui concorrenti e guarda come funzionano.
Ad esempio, se pensi che il servizio di ristorazione in ufficio debba essere cambiato, parlane prima con il personale di cucina. Hanno lavorato altrove, con diversi fornitori di catering? Cosa ne pensano i tuoi colleghi? Potrebbe essere che la tua insoddisfazione non sia un problema di qualità, ma solo una questione di gusti
Passaggio 3. Scrivi una descrizione del problema
Inizia la proposta spiegando le condizioni attuali. Includere tutti i fatti rilevanti, come l'autore, la data e il luogo. Quando scrivi una proposta di apertura, non esprimere giudizi. Spiega le condizioni secondo la realtà.
Ad esempio, "PT Sukses Maju utilizza i servizi di ristorazione della signora Nyengir da 7 anni. Tuttavia, il menu principale disponibile sta gradualmente diminuendo, passando da cinque menu a due. Anche la disponibilità di menu vegetariani ne risente. Infatti, in determinati giorni, menu vegetariani non disponibili. disponibili."
Passaggio 4. Dopo aver descritto il problema, annota la soluzione che vuoi proporre e i passaggi per implementarla
Inizia scrivendo il succo della soluzione e descrivi cosa hai trovato in base alle tue osservazioni.
Ad esempio, "Secondo me, PT Sukses Maju dovrebbe cercare un nuovo fornitore di servizi di catering. PT Fast Bangkrut utilizza diversi altri servizi di catering. Catering La signora Sisca Soewitomo e il signor Rudi Chaeruddin offrono più menu a prezzi competitivi. Inoltre, perché il catering Il Sig. Rudi Chaeruddin propone tutti i giorni menù vegetariani, vegani e senza glutine, la ristorazione è più in linea con le esigenze dell'azienda. Si intravede anche il Catering per la Sig.ra Sisca Soewitomo, anche se il menù vegetariano al catering non è tanto vario quanto quello del catering del signor Rudi Chaeruddin. Secondo un sondaggio tra i dipendenti del 2011, il 40% dei dipendenti di PT Sukses Maju è vegetariano, il 10% è vegano e il 2% deve seguire una dieta priva di glutine"
Passaggio 5. Creare un piano di implementazione
Spiegare ogni passo da compiere e il tempo e il costo coinvolti. Scrivi ciò che sai e ciò che devi ancora imparare. Prendi in considerazione la possibilità di scrivere i passaggi sotto forma di elenco, quindi spiegarli in dettaglio. Non esagerare con le modifiche. Tuttavia, non dimenticare di spiegare i possibili risultati di questi cambiamenti.
Ad esempio, "Per utilizzare un altro servizio di catering, l'azienda deve: 1. Rescindere il contratto con la signora Nyengir. 2. Chiedere alla ristoratrice, signora Sisca Soewitomo e signor Rudi Chaeruddin, di fare un test di assaggio. 3. Scegliere uno dei i ristoratori 4. Firmare un contratto con il ristoratore prescelto Le spese di ristorazione richieste non sono molto diverse dalle spese di ristorazione della signora Nyengir Finché l'azienda adempie ai suoi obblighi contrattuali con la signora Nyengir, l'azienda non sarà penalizzata. Inoltre, se i dipendenti preferiscono il cibo offerto, saranno più soddisfatti delle condizioni di lavoro"
Passaggio 6. Annota la possibile resistenza al tuo piano
Il tuo piano verrà rifiutato da alcuni dipendenti? In questo caso, ad alcuni dipendenti potrebbe piacere il gusto della cucina della signora Nyengir. Oppure, se proponi un'idea di prodotto, puoi convincere i funzionari dell'agenzia competente che il nuovo prodotto è sicuro da usare? Annota i passaggi che puoi intraprendere per convincere gli altri del tuo progetto.
Passaggio 7. Dopo aver scritto i passaggi, annotare i materiali richiesti o le risorse umane, se presenti
Inoltre, annota il tempo necessario per implementare le modifiche, perché il tempo è denaro. Crea una semplice lista di controllo. Nel caso dell'esempio sopra, potresti creare un elenco come segue:
Risorse necessarie: sottocommissione per la valutazione della ristorazione (4 persone di diverse sezioni), 2 ore per la degustazione e 3 ore per la stesura del rapporto
Passaggio 8. Concludi la proposta riscrivendo le modifiche che desideri apportare e i loro principali vantaggi
Riscrivi i tuoi tre punti principali, quindi fai una frase di chiusura. Pensa alla fine della proposta come a un sommario esecutivo. Per esempio:
- "Come spiegato in precedenza, il catering della signora Nyengir ha gradualmente ridotto il menu principale disponibile negli ultimi 7 anni. Il catering La signora Sisca Soewitomo e il signor Rudi Chaeruddin offrono un menu più vario a prezzi competitivi. Pertanto, suggerisco a PT Sukses Maju di fare questo. Prova il gusto e seleziona un nuovo ristoratore per l'azienda. Con questo nuovo ristoratore, la soddisfazione dei dipendenti dovrebbe aumentare e i dipendenti avranno maggiori probabilità di rimanere ".
- Indicare i benefici quantitativi o finanziari del cambiamento, se del caso.
- Spiegare i vantaggi qualitativi del cambiamento. A volte, i benefici del cambiamento non possono essere misurati da numeri o fatti. Se la modifica proposta riguarda la felicità dei dipendenti, spiegala. Il cambiamento qualitativo può essere prezioso quanto il cambiamento quantitativo.
Metodo 2 di 2: Condivisione della Proposta
Passaggio 1. Chiedi a un collega di leggere e fornire un feedback sulla tua proposta
Potrebbe o meno essere d'accordo con le modifiche proposte. Se non è d'accordo, considera il motivo. Se le ragioni sono valide e influiscono sulla tua proposta, preparati a rivederla. Puoi anche aggiungere il disaccordo del tuo partner nella colonna "Disaccordo", se capisci il pensiero ma non sei d'accordo.
Passaggio 2. Dopo aver creato una proposta e chiesto feedback ai colleghi, rivedere il flusso, la grammatica, l'accuratezza e il conteggio delle parole della proposta
Non fare una proposta troppo lunga in modo che la tua proposta venga notata dal manager. Se possibile, fai una proposta lunga 1-2 pagine.
Passaggio 3. Una volta che la proposta è pronta, sapere a chi dovrebbe essere presentata e quindi inviare la proposta
In alcune aziende i decisori sono chiari, ma altre hanno una struttura più fluida che rende difficile sapere a chi rivolgersi. Guarda lo sfondo dell'azienda per scoprire a chi dovresti inviare una proposta.
