Lo sviluppo di un efficace piano di gestione del rischio può impedire che i piccoli problemi diventino grandi. Diversi tipi di piani di gestione del rischio possono occuparsi del calcolo della probabilità di un evento, del suo impatto su di te, di quali rischi sono speculativi e di come mitigare i problemi associati a tali rischi. La pianificazione ti aiuterà ad affrontare e prevenire le situazioni difficili che si sono verificate o si presenteranno.
Fare un passo
Passaggio 1. Comprendere come funziona la gestione del rischio
Il rischio è l'effetto (positivo o negativo) dovuto a un evento o a una serie di eventi che si verificano in uno o più luoghi. Il rischio viene calcolato in base alla probabilità che un evento diventi un problema e all'impatto che ne deriva (Rischio = Contingenza X Impatto). Diversi fattori devono essere identificati per analizzare il rischio, tra cui:
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Evento: cosa potrebbe accadere?
Sviluppare un piano di gestione del rischio Fase 1Bullet1 -
Probabilità: quanto è probabile che l'evento si verifichi?
Sviluppare un piano di gestione del rischio Fase 1Bullet2 - Impatto: quanto grave sarà l'impatto se si verifica?
- Mitigazione: come (e di quanto) puoi ridurre la probabilità.
- Contingenza: come (e di quanto) puoi ridurre l'impatto?
- Riduzione = Mitigazione X Contingenza
- Esposizione = Rischio – Riduzione
- Una volta identificate le variabili di cui sopra, il risultato è Esposizione. Questa è la quantità di rischio che non può essere evitata. L'esposizione può anche essere chiamata Minaccia, Responsabilità o Gravità, ma si riferiscono tutti alla stessa cosa. L'esposizione verrà utilizzata per determinare se l'attività pianificata deve essere eseguita.
- Questa è spesso una formula costo vs beneficio. È possibile utilizzare questi elementi per determinare se il rischio di implementare una modifica è maggiore o minore rispetto al rischio di non implementare la modifica.
- Rischio assunto. Se decidi di continuare (a volte non hai scelta, ad esempio i regolamenti governativi) allora la tua Esposizione diventa un Rischio Presunto. In alcuni ambienti il Rischio Assunto viene tradotto in valori in rupie che vengono poi utilizzati per calcolare la redditività del prodotto finale.
Passaggio 2. Definisci il tuo progetto
In questo articolo, consideriamo te stesso responsabile di un sistema informatico che fornisce informazioni importanti (ma non critiche) a una vasta popolazione. Il computer principale che ospita questo sistema è vecchio e deve essere sostituito. Il tuo compito è sviluppare un piano di gestione del rischio per questa mossa. Questo piano verrà visualizzato in un modello semplificato in cui Rischio e Impatto saranno classificati come Alto, Medio o Basso (questo metodo è molto comune nel Project Management).
Passaggio 3. Ricevi input dagli altri
Rischi di brainstorming. Raccogli alcune persone che hanno molta familiarità con il progetto e chiedi un contributo su cosa accadrà, come prevenirlo e cosa deve essere fatto se dovesse accadere. Prendi molti appunti! Utilizzerai l'output di questa importante sessione più volte durante i passaggi seguenti. Siate aperti alle idee date. Il pensiero "fuori dagli schemi" va bene, ma mantieni il controllo della tua sessione per mantenerla focalizzata sull'obiettivo.
Passaggio 4. Identificare le conseguenze di ciascun rischio
Dalla tua sessione di brainstorming, sono state raccolte varie informazioni su cosa succede se il rischio diventa realtà. Associare ogni rischio alle conseguenze a cui si è accennato durante la sessione nel modo più specifico possibile. "Rinvio del progetto" dovrebbe essere suddiviso ad esempio in "Il progetto subirà un ritardo di 13 giorni". Se c'è un valore in rupia, menzionare semplicemente "Fuori budget" sarebbe troppo generico.
Passaggio 5. Elimina i problemi irrilevanti
Ad esempio, se sposti il sistema informatico di una concessionaria di auto, la guerra nucleare, la peste o gli asteroidi assassini non interferiranno con il tuo progetto. non c'è niente che tu possa fare per pianificare o ridurre l'impatto. Tuttavia, tieni presente che non includi questi eventi nella tua pianificazione del rischio.
Passaggio 6. Elencare tutti gli elementi di rischio identificati
Non è necessario metterli in ordine. Basta registrarli uno per uno.
Passaggio 7. Includere le probabilità
Per ogni elemento di rischio nel tuo elenco, determina se la probabilità che tali rischi si verifichino effettivamente è sufficientemente alta, media o bassa? Se è necessario utilizzare numeri, la scala Probabilità per Bassa è 0,01-0, 33, Media = 0,34-0, 66 e Alta = 0,67 – 1,00.
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Da notare, se la probabilità che l'evento diventi reale è zero, significa che il rischio non viene più considerato. Non ha senso considerare cosa non accadrà (un T-Rex arrabbiato mangia il suo computer).
Passaggio 8. Definire l'impatto
In generale, l'impatto è indicato come Alto, Medio o Basso in base a linee guida definite. Se devi usare numeri, significa che l'impatto va da 0,01 a 1,00, cioè da 0,01 a 0,33 = basso, 0,34 – 0,66 = medio, 0,67 – 1,00 = alto.
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Nota: se l'impatto di un evento è zero, non è necessario registrare il rischio. Non c'è motivo di considerare cose irrilevanti, qualunque siano le probabilità (il mio cane ha cenato).
Passaggio 9. Determinare il rischio dell'elemento
Le tabelle sono spesso utilizzate per questo. Se utilizzi i valori Alto, Medio e Basso, ti consigliamo di utilizzare la tabella in alto. Se stai usando valori numerici, dovrai considerare un sistema di punteggio leggermente più complicato simile alla seconda tabella qui. È importante notare che non esiste una formula universale per combinare Probabilità con Impatto e la formula varia a seconda della persona e del progetto. Le formule in questo articolo sono solo un esempio (anche se basato su una storia vera):
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Sii flessibile nell'analisi.
A volte, devi andare avanti e indietro tra il metodo T-S-R e il metodo numerico. Puoi utilizzare una tabella simile alla tabella seguente.
Passaggio 10. Ordina tutti i rischi
Elencare tutti gli elementi che sono stati identificati a partire dal rischio più alto al più basso.
Passaggio 11. Calcolare il rischio totale
Qui i numeri ti aiuteranno. nella tabella 6, hai 7 rischi con valori T, T, S, S, S, R e R. Questi valori possono essere modificati in 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 e 0, 2, dalla tabella 5. Il rischio totale medio è 0,5 o Moderato.
Passaggio 12. Sviluppare una strategia di mitigazione
La mitigazione è progettata per ridurre la probabilità che un rischio si manifesti. Di solito, dovrai farlo solo per gli elementi High e Medium. Puoi ridurre l'elemento Basso, ma metti prima gli altri. Ad esempio, se un elemento di rischio potrebbe ritardare la consegna di parti critiche, è possibile ridurre il rischio ordinandole all'inizio del progetto.
Passaggio 13. Sviluppare un piano di backup
Le contingenze sono generalmente progettate per ridurre l'impatto se il rischio non diventa evidente. Di nuovo, di solito svilupperai solo contingenze per elementi High e Medium. Ad esempio, se una parte importante di cui hai bisogno non arriva in tempo, potresti essere costretto a utilizzare le vecchie parti disponibili in attesa di nuove parti.
Passaggio 14. Analisi dell'efficacia della strategia
Quanta probabilità e impatto ridotti? Valuta la tua strategia di Contingenza e Mitigazione e riassegna la Valutazione Efficace ai tuoi rischi.
Passaggio 15. Calcola il tuo rischio effettivo
Ora, i tuoi sette rischi sono S, S, S, R, R, R e R, che si traduce in 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 e 0, 2. Pertanto, si ottiene un rischio medio di 0,329. Vedere la tabella 5 e troviamo che il rischio complessivo è classificato come Basso. Inizialmente il tuo rischio è moderato (0, 5). Dopo l'implementazione della strategia di gestione, la tua esposizione è bassa (0,329). Ciò significa che ottieni una riduzione del rischio del 34,2% attraverso la mitigazione e la contingenza. Sicuro!
Passaggio 16. Monitora il tuo rischio
Una volta che si conosce l'entità del rischio, è necessario determinare come sapere se il rischio è reale in modo da sapere quando e se è necessario creare un piano di backup. Questo viene fatto identificando i segnali di rischio. Fallo ad alto e medio rischio elementare. Quindi, man mano che il progetto procede, sarai in grado di determinare se l'elemento di rischio è diventato un problema. Se non conosci i segnali, ci sono buone probabilità che il rischio diventi reale senza che nessuno se ne accorga e influisca sul progetto, anche se hai un buon piano di riserva in atto.
Suggerimenti
- In situazioni in cui il Project Manager ha troppe funzioni di Risk Management, l'analisi può essere limitata al percorso critico del progetto. In tali casi, è consigliabile calcolare più percorsi critici con, forse, un tempo di ritardo aggiuntivo per identificare in modo più proattivo le attività che potrebbero trovarsi sul percorso critico. Ciò è particolarmente appropriato quando un Project Manager controlla più progetti, ma non mette in ombra altre funzioni di pianificazione e controllo (vedi Avvertenze).
- Riduzione = Rischio – Esposizione. In questo esempio (e supponendo un progetto da $ 1000000) il tuo rischio è 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR) e la tua esposizione è 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR) che significa che il valore di riduzione = IDR 171.000.000. utilizzarlo come indicazione dell'importo della spesa ragionevole per gestire il rischio, che dovrebbe far parte della stima del progetto rivista (come l'assicurazione).
- Modifiche al piano. La gestione del rischio è un processo incerto perché il rischio è in continua evoluzione. Oggi è possibile assegnare più rischi con alta probabilità e impatto. Il giorno successivo, la probabilità o l'impatto potrebbero cambiare. Inoltre, alcuni rischi possono scomparire completamente mentre altri emergono.
- Puoi usare l'Esposizione per aiutare a determinare la fattibilità del progetto. Se il progetto totale stimato è $ 1000000 e la tua esposizione è 0,329, la regola generale è che il progetto ha il potenziale per superare la stima di $ 329.000. Puoi preventivare qualche soldo in più, per ogni evenienza? Altrimenti, forse riconsidera l'ambito del tuo progetto.
- Utilizzare documenti di lavoro per monitorare la pianificazione del rischio su base continuativa. I rischi cambiano continuamente, i vecchi rischi possono andare persi e nuovi rischi vengono messi a fuoco.
- I segnali di allerta precoce fanno parte di una buona pianificazione del backup. se i risultati dei test indicano la necessità di un piano di backup, assicurarsi di accelerare i risultati del test. Se non c'è un buon segnale di avvertimento, prova a crearne uno tuo.
- Fai sempre un'indagine. Cosa ti sei perso? Cosa potrebbe succedere che non hai considerato? Questa è una delle cose più difficili e importanti da fare. Fai una lista e controlla ripetutamente.
- Se sei un project manager con esperienza minima, o un piccolo progetto, considera di risparmiare tempo saltando passaggi che non funzionano o hanno scarso impatto sul progetto, salta la valutazione formale di Probabilità e Impatto, fai un "calcolo mentale" e salta proprio dentro e guardare il progetto. Ad esempio, se è necessario eseguire la manutenzione del circuito elettrico e questa attività "spegnerà" il server, il rischio di spostare il server su un nuovo circuito è maggiore rispetto all'attesa del completamento della manutenzione per riattivare il server. In entrambi i casi, il server si spegnerà, ma puoi specificare quale azione è meno rischiosa per il progetto.
Avvertimento
- Non lascia che la politica interferisca con il tuo giudizio. questo accade spesso. Le persone non vogliono credere che ciò su cui hanno il controllo possa essere problematico e discutere contro il tuo livello di rischio. Forse, anzi il rischio può non accadere, ma c'è la possibilità che la persona stia seguendo il proprio ego.
- Non ignorare completamente gli elementi a basso rischio, ma non perdere tempo nemmeno su di essi. Le misure Alta, Media e Bassa indicano quanto impegno sarà dedicato al monitoraggio di ciascun rischio.
- Considera cosa può succedere se due o tre problemi si verificano insieme. La probabilità è molto bassa, ma l'impatto sarà enorme. Quasi tutti i principali disastri comportano vari errori.
- Non complicare eccessivamente il progetto. La gestione del rischio è una parte importante del progetto. Tuttavia, non lasciare che il lavoro effettivo del tuo progetto sia ostacolato. Se non stai attento, potresti finire per inseguire rischi irrilevanti e sovraccaricare i tuoi piani con informazioni inutili.
- Non dare per scontato che tutti i rischi siano stati identificati. La natura del rischio è imprevedibile.
