Come suggerisce il nome, una lettera di risposta è una lettera fatta per rispondere alla domanda o alla richiesta di qualcuno, che generalmente viene anche consegnata per iscritto per lettera ed è comunemente usata come mezzo per lo scambio di informazioni nel mondo degli affari. Per produrre la lettera di risposta perfetta, la prima cosa da fare è rivedere il contenuto della lettera contenente la domanda o la richiesta che hai ricevuto. Quindi, cerca eventuali informazioni aggiuntive necessarie per rispondere alla lettera. Dopo aver fatto entrambe le cose, inizia a scrivere una lettera di risposta con frasi che siano educate, dirette, chiare e in grado di rispondere a tutte le domande o richieste elencate nella lettera originale. Inoltre, assicurati che il tono della tua frase sia anche amichevole e informativo per garantire che la lettera sia in grado di soddisfare la soddisfazione del destinatario.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: revisione del contenuto della lettera originale
Passaggio 1. Identificare le informazioni richieste o messe in discussione dal mittente della lettera
Poiché le lettere di risposta sono lì per fornire tutto ciò che il mittente ha bisogno di sapere, prenditi sempre il tempo necessario per esaminare attentamente il contenuto della lettera. In particolare, comprendi la necessità per il mittente della lettera di sapere quali informazioni puoi fornirgli.
- A volte, determinare il significato di una lettera non è facile come girare il palmo della mano, soprattutto se lo stile di scrittura di chi scrive non è chiaro. Pertanto, prenditi sempre il tempo necessario per comprendere le esigenze del mittente della lettera prima di redigere una lettera di risposta.
- Se necessario, annota alcune delle cose importanti che trovi nella lettera per comprendere meglio l'intento del mittente. In particolare, riepiloga ciò che il mittente ha chiesto e progetta la tua risposta a ciascuna domanda o richiesta.
Passaggio 2. Scopri di più sulle informazioni richieste dal mittente della lettera
Se il mittente della lettera chiede informazioni su qualcosa, è probabile che tu lo sappia già e possa rispondere subito, o viceversa. Se non comprendi le informazioni richieste, prenditi tutto il tempo possibile per raccogliere informazioni prima di rispondere alla lettera.
Ad esempio, il mittente della lettera potrebbe voler confermare lo stato della sua domanda di lavoro presso la tua azienda. Se l'assunzione di un nuovo dipendente non è la tua area di competenza, contatta un dipendente del dipartimento delle risorse umane per verificare lo stato della domanda del mittente prima di inviare una risposta
Passaggio 3. Inoltra la lettera a un'altra persona che è più in grado di rispondere alla domanda posta
Soprattutto nel mondo degli affari, a volte i clienti inviano una lettera all'indirizzo di un'azienda o al numero di contatto dell'azienda che trovano su Internet. Pertanto, se ricevi una lettera ma ritieni di non essere qualificato per rispondere alle domande in essa contenute, inoltrala alla persona appropriata. Fallo per assicurarti che il mittente della lettera possa ricevere la risposta più accurata e utile.
Se la persona impiega molto tempo per rispondere, prova a far sapere al mittente che hai inoltrato la lettera a qualcuno con più capacità di rispondere alle sue domande. Almeno, il mittente della lettera sa che la lettera che ha inviato è stata ricevuta ed elaborata
Metodo 2 di 3: compilazione delle risposte
Passaggio 1. Indirizzare la lettera alla persona che chiede informazioni o pone domande nella lettera originale
Inizia sempre una lettera con un saluto educato, come "Caro", seguito dal nome del destinatario della lettera, invece di utilizzare una frase di apertura troppo generica, come "Al destinatario di questa lettera". Oltre a sembrare impersonale, la frase dà l'impressione che la lettera di risposta sia stata scritta da un computer. Pertanto, saluta sempre il destinatario per nome per dimostrare che la tua lettera di risposta è stata scritta con grande cura e apprezzamento.
- Se non conosci personalmente il mittente della lettera, usa il saluto Mr o Mrs seguito dal suo cognome. Tuttavia, se il mittente della lettera ha un titolo specifico, usa quel titolo invece di Mr o Mrs.
- Se davvero non conosci il mittente della lettera o non conosci il sesso, usa semplicemente il suo nome.
- In generale, puoi utilizzare il nome del mittente indicato nella lettera originale. Ad esempio, se il mittente della lettera riporta il nome “Dr. Johnson" nella sua lettera, per favore apri la tua lettera di risposta con il saluto "Caro. Dott. Johnson."
Passaggio 2. Fai notare che questa lettera è stata scritta in risposta a una lettera originale che ha inviato
All'inizio della lettera, non dimenticare di trasmettere al lettore lo scopo della tua lettera, che è rispondere alla lettera. In questo modo, il destinatario della lettera saprà che la lettera è stata letta ed elaborata, nonché l'intenzione alla base della lettera che hai inviato.
- Una semplice frase, "Questa lettera è in risposta alla lettera che hai inviato il 13 giugno" è perfetta per aprire una lettera di risposta.
- Se non sei il destinatario della prima lettera, fornisci l'identità della persona che ti ha consegnato la lettera. Ad esempio, potresti scrivere: "Uno del nostro personale del servizio clienti, Michelle Harris, ha inoltrato la lettera che mi hai inviato".
Passaggio 3. Rispondi immediatamente alle domande del mittente
Dopo aver scritto il saluto, passa subito al cuore della lettera. Al centro della lettera, rispondi a qualsiasi domanda e/o reclamo elencato nella lettera originale nel modo più completo possibile. Assicurati che non manchi nulla in modo che il destinatario della lettera possa sentirsi soddisfatto durante la lettura.
- Nella tua risposta, ripeti brevemente il contenuto della lettera originale. Ad esempio, potresti dire: "In risposta alla tua richiesta relativa al personale della nostra azienda che ha un contatto diretto con i media, vorremmo informarti che il nome del personale è Janet Walters. Ecco il suo indirizzo e-mail e il numero di telefono".
- Per rispondere a domande più lunghe, usa un sistema di numerazione per rispondere a ciascuna domanda in modo più specifico. Oltre ad essere più facile da leggere, questo metodo renderà il lettore più soddisfatto perché sentirà che a tutte le domande è stata data una risposta dettagliata.
- Fornisci le informazioni più complete possibili in frasi non troppo lunghe. In generale, si può dire che rispondere a una domanda in poche frasi brevi è una buona risposta.
Passaggio 4. Sii onesto su tutte le richieste che non puoi soddisfare
A volte, ci sono domande a cui non puoi rispondere o richieste che non puoi soddisfare. Di fronte a una situazione del genere, dai sempre una risposta onesta. In altre parole, non usare frasi contorte solo per sopprimere le opinioni negative del mittente della lettera. Credimi, il mittente della lettera apprezzerà molto di più una risposta diretta e chiara. Soprattutto, assicurati che le informazioni siano sempre trasmesse in modo educato e precedute da scuse in modo che il mittente della lettera non si senta offeso.
- Usa sempre un tono fermo, ma comprensivo, quando rifiuti una richiesta del mittente della lettera. Ad esempio, potresti dire: "Purtroppo non possiamo accogliere la tua richiesta. Al momento, non abbiamo le informazioni di cui hai bisogno e non possiamo dirti quando saranno disponibili".
- Se ti senti in grado di fornire informazioni più dettagliate, prova a dire: "Prima di rispondere alla tua domanda, ci sono alcune cose che devo confermare. Se il tempo lo consente, si prega di fornire la data di presentazione della domanda, insieme al nome del funzionario contattato. Al termine della procedura di conferma, ti ricontatterò immediatamente."
Passaggio 5. Grazie per la lettera inviata
Indipendentemente dal fatto che tu sia in grado di soddisfare o meno una richiesta o di rispondere alla domanda di una lettera, mostra sempre il tuo apprezzamento ringraziandolo. Dai l'impressione che apprezzi la loro attenzione e che desideri mantenere un rapporto positivo con loro.
Alcune persone preferiscono aprire la loro lettera con un ringraziamento. Il posizionamento del discorso non è molto importante. Soprattutto, assicurati di pronunciarlo a un certo punto
Passaggio 6. Termina la lettera scrivendo il tuo nome completo e titolo
Chiudi la lettera con un saluto formale di chiusura come "Cordiali saluti", seguito dal tuo nome completo. Se la lettera è intesa per scopi commerciali, elenca anche la tua posizione con il tuo nome completo.
Che si tratti di una lettera dattiloscritta o scritta manualmente, lascia sempre spazio per la tua firma dopo aver incluso il tuo nome completo. Tuttavia, se la lettera viene inviata via e-mail, è generalmente sufficiente includere il tuo nome completo senza una firma
Passaggio 7. Rileggi il corpo della tua lettera di risposta per assicurarti che tutte le domande abbiano ricevuto risposta
Ricorda, il destinatario della lettera può irritarsi o frustrarsi se riceve una risposta che non risponde alla sua domanda. Inoltre, il malcontento corre il rischio di inviargli una lettera di follow-up e finire per aggiungere al tuo lavoro! Per garantire la soddisfazione del lettore, assicurati di rispondere a tutte le domande o richieste nel modo più completo possibile. Prima di inviare, rileggi la tua lettera per assicurarti che nessuna richiesta o domanda sia stata persa.
Se necessario, chiedi l'aiuto di un amico o di un collega per leggere la lettera. In particolare, chiedi loro di mettersi nei panni del destinatario e misurare la loro soddisfazione dopo aver letto la tua lettera
Metodo 3 di 3: utilizzo di un tono professionale
Passaggio 1. Utilizzare un formato di lettera commerciale standard
Comprendere i diversi tipi di lettere di risposta utilizzate come mezzo di comunicazione aziendale. Quindi, segui il formato che ritieni più appropriato per scrivere una lettera di risposta dal suono professionale.
- Nell'angolo in alto a sinistra della lettera, elenca il tuo nome, titolo, nome dell'azienda (se applicabile) e l'indirizzo della tua azienda. Di seguito, includi la data in cui è stata scritta la lettera seguita dal nome completo e dall'indirizzo del destinatario della lettera.
- Se vuoi scrivere una lettera di risposta, usa sempre un margine di 2,5 cm su ogni lato del foglio. Assicurati anche che la lettera sia scritta con 1 spazio tra le righe e 2 spazi tra i paragrafi.
- Se la lettera di risposta viene digitata anziché scritta manualmente, utilizzare sempre il carattere e il formato di scrittura standard a 12 punti. Tuttavia, se la lettera è scritta manualmente, assicurati che la calligrafia utilizzata sia ordinata e facile da leggere.
Passaggio 2. Dai l'impressione che la richiesta o la domanda inviata ti renda felice
Questo metodo è particolarmente obbligatorio per gli uomini d'affari oi fornitori di servizi basati sui clienti. Ricorda, il cliente è re. Ciò significa che devi mostrare apprezzamento per il tempo e il pensiero che hanno impiegato per scrivere la lettera. Pertanto, non dimenticare di ringraziarli per le loro richieste o domande e usa sempre frasi calde e amichevoli nelle lettere di risposta.
- Una frase semplice come "Grazie per averci contattato. Apprezziamo davvero il tuo feedback", può cambiare significativamente il tono della lettera in una direzione più positiva! Pertanto, cerca di prendere l'abitudine di includere sempre tali frasi nelle tue lettere di risposta.
- Non dare l'impressione che la sua richiesta o domanda ti irriti e ti infastidisca. Fidati di me, è meglio essere eccessivamente amichevoli che far credere al destinatario che sei arrabbiato o arrabbiato con lui.
Passaggio 3. Non è necessario scrivere una lettera troppo lunga in modo che il destinatario possa leggerla rapidamente
Apprezzo il tempo libero! Non inviare una lettera di 3 pagine se in effetti è possibile rispondere alla domanda o alla richiesta in 1 paragrafo. Pertanto, fornire risposte adeguate, quindi inviare immediatamente la lettera. Non aggiungere altre informazioni che non ha davvero bisogno di sapere.
- Questo metodo è importante da implementare, soprattutto se la lettera di risposta è destinata a rispondere alle domande dei clienti o dei soci in affari. Certo, non vuoi frustrare il cliente dovendo passare ore a leggere una risposta che avrebbe dovuto essere tagliata a metà, giusto?
- D'altra parte, non scrivere così breve da non essere in grado di rispondere alla richiesta o alla domanda elencata nella lettera originale. Se è necessario rispondere alla domanda con una lunga spiegazione, non esitare a fornirla. Ancora più importante, assicurati che tutte le informazioni fornite siano davvero importanti per i lettori.
Passaggio 4. Scrivi il più chiaramente possibile in modo che il destinatario della lettera possa capire la tua risposta
Non usare frasi troppo lunghe o complicate! Invece, scrivi usando una dizione che sia diretta, chiara e non abbia il potenziale per confondere il lettore. Più corta e densa sarà la tua scrittura, migliori saranno i risultati.
Immagina che il destinatario della lettera non abbia abbastanza tempo per leggere in dettaglio il contenuto della tua lettera. Anche se avesse solo scansionato il contenuto della lettera, sarebbe in grado di capire cosa intendi? In caso contrario, correggi la dizione che usi per chiarire il punto
Passaggio 5. Evita di utilizzare termini tecnici e gergali difficili da comprendere per i lettori
Questo aspetto deve essere soddisfatto per massimizzare il livello di leggibilità e chiarezza dei contenuti della tua lettera. Pertanto, se il destinatario della lettera non è un professionista in grado di comprendere termini tecnici, non utilizzarla. Invece, prova a sostituire il gergo o i termini tecnici con altre dizioni che anche i profani possono capire.
Per modificare una lettera, poni la seguente domanda: "Qualcuno che non capisce il mio lavoro può capire di cosa tratta la mia lettera?" In caso contrario, cambia la lingua utilizzata nella lettera in modo che la maggior parte delle persone possa capirla. In effetti, è un modo potente per ridurre l'uso del gergo tecnico nelle tue lettere
Passaggio 6. Rileggi il corpo della tua lettera
Per evitare errori di scrittura che possono rendere la tua lettera meno professionale, non dimenticare di rileggere la lettera e correggere gli errori di ortografia, grammatica, formattazione e flusso. Fidati di me, dedicare solo pochi minuti a controllare il contenuto della lettera può fare molto per rendere la lettera più professionale.
- Non affidarti solo a un programma per computer per verificare la presenza di errori nella tua posta. In genere, tali programmi sono in grado di rilevare solo errori di ortografia e punteggiatura, non errori grammaticali. Pertanto, rileggi ogni parola scritta nella tua lettera per trovare errori che il computer non è in grado di rilevare.
- Se il contenuto della tua lettera è molto importante, ad esempio quando una lettera è indirizzata a un partner commerciale, chiedi a qualcun altro di leggerla. A volte, altre persone possono trovare difetti di cui prima non eri a conoscenza.
