Puoi scrivere una lettera di candidatura se hai bisogno di uno sponsor per supportare le tue attività pianificate o altre esigenze. Scrivi una lettera di candidatura che possa convincere lo sponsor che vale la pena sostenere il tuo piano. Inoltre, spiega anche a grandi linee quali benefici riceverà. Imparando a scrivere una buona lettera, puoi vedere la differenza tra una domanda approvata e una domanda respinta.
Fare un passo
Parte 1 di 3: preparazione della lettera di candidatura
Passaggio 1. Definire gli obiettivi
Cosa vuoi guadagnare nello specifico cercando sponsor? Cosa fare se si è disposti a diventare sponsor? Cosa stai facendo e perché hai bisogno di sponsor? Dovresti essere in grado di rispondere a tutte queste domande prima di scrivere una lettera di candidatura.
- La lettera di candidatura deve essere scritta in modo specifico e ha uno scopo specifico. Non ha senso scrivere una lettera in cui non è chiaro o non sai cosa vuoi e perché.
- Trova le risposte al motivo per cui devi pianificare. Le domande di sponsorizzazione presentate perché vogliono raggiungere determinati obiettivi o sogni sono generalmente più facili da raggiungere. Cerca di instillare una convinzione sul motivo per cui qualcuno ha bisogno di sostenere la tua causa dando tempo o denaro spiegando come il suo aiuto aiuterà una persona o una comunità.
Passaggio 2. Crea un elenco di aziende
Chi verrà spostato per supportare il tuo piano? I proprietari di aziende hanno motivi personali per sostenere il tuo piano? Oppure, c'è un'organizzazione no profit che vuole essere sponsor perché ha la stessa missione. Chi ha sponsorizzato la stessa attività? Prova a trovare più informazioni.
- Annota i nomi delle aziende o delle persone che conosci personalmente, comprese le persone con cui lavori. Non trascurare mai i rapporti personali.
- Non sottovalutare le piccole imprese o gli imprenditori che non hanno sbocchi. Forse vogliono dare anche loro. Tieni presente che puoi anche esplorare le aziende locali. Le aziende nell'ambiente circostante di solito vedranno il rapporto che è stato stabilito con la comunità come qualcosa di utile.
- Se lavori in una squadra, dividi l'azienda che hai elencato in gruppi, quindi chiedi a ciascun membro di contattare l'azienda in modo che ognuno faccia le proprie cose.
Passaggio 3. Determina cosa stai cercando
Esistono molte forme di lettere di richiesta di sponsorizzazione. Decidi cosa stai chiedendo prima di scrivere una lettera di candidatura.
- Le donazioni possono essere in denaro o in beni. Regalare oggetti in donazione significa regalare materiali o prodotti che possono essere utilizzati durante l'evento, invece di regalare solo denaro. A volte, le donazioni vengono date sotto forma di servizi e non sotto forma di beni.
- Forse hai bisogno di volontari, non di prodotti. In ogni caso, sii specifico su ciò di cui hai bisogno.
Passaggio 4. Decidi le opzioni che desideri offrire
In una lettera di richiesta di sponsorizzazione, puoi offrire diverse forme di supporto tra cui scegliere. In questo modo, fornisci opzioni sia alle piccole che alle grandi aziende per fornire supporto con i loro mezzi.
- Determinare l'importo del sostegno e dei benefici. Devi spiegare quali benefici riceveranno in base all'importo del sostegno fornito. Le persone che danno di più dovrebbero ottenere maggiori benefici.
- Puoi offrire pubblicità, annunci pubblici sulla tua azienda o sponsorizzazione e loghi su siti Web o in materiali/programmi promozionali.
Passaggio 5. Determinare il nome della persona che riceverà la lettera
Non inviare mai una lettera indirizzata in genere scrivendo "agli interessati" perché sembra meno personale.
- Di norma, tale lettera deve essere indirizzata al responsabile dell'Ufficio del personale o all'amministratore delegato. Prova a chiamare l'azienda oa cercare sul sito web chi si occupa della sponsorizzazione. Non ripensarci su questo argomento. Per avere successo, una lettera di richiesta di sponsorizzazione deve essere indirizzata alla persona giusta. Scrivi il nome e il titolo con l'ortografia corretta.
- Scopri anche se questa azienda/organizzazione ha una politica di donazione in modo da non perdere tempo e puoi fare una richiesta secondo la politica dell'azienda.
Parte 2 di 3: Capire i formati delle lettere
Passaggio 1. Studiare gli esempi di lettere di candidatura dello sponsor
Puoi vedere esempi di questa lettera su Internet, alcuni sono a pagamento, ma alcuni sono gratuiti. Leggi questi esempi in modo da poter comprendere il formato e il contenuto.
- Tuttavia, non copiare l'intera lettera di esempio. Cerca di organizzare tu stesso le parole in modo che la tua lettera sembri personale e di facile lettura.
- Ad esempio, se sai che il direttore dell'azienda ha un background relativo ai tuoi piani, scrivigli una lettera personale. Cerca di scoprire il background della persona o dell'azienda a cui stai scrivendo e struttura il contenuto per farlo sembrare più personale.
Passaggio 2. Scegli lo stile linguistico giusto in base al pubblico
Tuttavia, dovresti scrivere una lettera di candidatura professionale e non usare parole che vengono utilizzate nella conversazione quotidiana.
- Scrivi una lettera su carta intestata con il tuo logo e il nome della tua organizzazione. Ciò renderà la tua applicazione più professionale. Se stai richiedendo una sponsorizzazione per te stesso, crea una carta intestata con il tuo nome nel carattere corretto per farlo sembrare professionale.
- Se stai scrivendo una lettera per un'azienda o un'organizzazione, più è formale, meglio è. Se è indirizzata a un familiare o un amico, scrivi una lettera che non sia troppo formale, ma non troppo casuale da sembrare scortese. Le richieste di sponsorizzazione inviate tramite indirizzi e-mail informali di solito hanno meno successo.
Passaggio 3. Utilizzare il formato di lettera commerciale standard
La lettera di richiesta di sponsorizzazione deve utilizzare il formato della lettera commerciale. Usa caratteri appropriati per renderlo professionale.
- Inizia a scrivere la lettera includendo la data, il nome dello sponsor e l'indirizzo.
- Salta una riga vuota, quindi scrivi: Gentile (nome) e termina con una virgola.
- Scrivi una breve lettera. È sufficiente scrivere una lettera di candidatura per uno sponsor per una pagina in modo che non occupi troppo tempo del lettore. Le persone commosse ti daranno un minuto per leggere la tua lettera. Pertanto, scrivi una lettera breve e chiara su una pagina.
- Invia la lettera tramite l'ufficio postale o il corriere perché la richiesta inviata via e-mail sembra poco importante.
Passaggio 4. Termina la lettera con una nota di ringraziamento
Alla fine della lettera, ringraziali per l'attenzione. Salta una riga alla fine del paragrafo e lascia uno spazio vuoto per la tua firma.
- Termina la lettera rivolgendo un saluto professionale e rispettoso, ad esempio: Cordiali saluti. Scrivi il tuo nome e titolo, quindi firmalo.
- Allega altri materiali. Invia anche volantini insieme alla lettera per dare una panoramica delle tue attività o della tua azienda. Questo può aumentare la tua credibilità e far sentire il destinatario più a suo agio nel supportarti.
- Se la tua organizzazione è stata coperta, includi anche articoli o notizie su ciò che hai fatto.
Parte 3 di 3: perfezionare il contenuto della lettera
Passaggio 1. Scrivi una buona introduzione
Nel paragrafo di apertura della lettera, dovresti presentare te stesso, il nome dell'azienda e descrivere i tuoi piani in modo specifico. Non scrivere cose che non sono necessarie in modo che il lettore si senta immediatamente interessato al contenuto della tua lettera.
- Non dare per scontato che le persone sappiano già chi sei o cosa fa la tua organizzazione. Fornisci una spiegazione sull'azienda (se indirizzata a un'azienda) o su di te (se indirizzata a qualcuno). Ad esempio: _ è un'organizzazione senza scopo di lucro impegnata nella riabilitazione di _ ecc.
- Enfatizza i successi che hai avuto per dimostrare che non c'è alcun rischio nell'essere uno sponsor. Spiega anche come utilizzerai specificamente i soldi dello sponsor.
- Nel secondo o nel primo paragrafo, dovresti candidarti immediatamente e spiegare perché lo stai chiedendo.
Passaggio 2. Annota i vantaggi di essere uno sponsor
Per diventare uno sponsor, devi essere in grado di convincere l'azienda o la persona dei benefici che riceverà dalla sponsorizzazione. Pertanto, spiega nel mezzo della lettera quali saranno i benefici per loro, non per te.
- Esempio: spiega che il vantaggio di essere uno sponsor è ottenere una buona pubblicità. Sii più specifico: questa attività sarà coperta dalla TV? Quante persone verranno? Ci sono ospiti VIP? Se ci sono altre grandi aziende o concorrenti che li sponsorizzano, verranno elencati anche loro?
- Dai una scelta. Le aziende o le persone che cercano di diventare sponsor di solito preferiscono se c'è un'opzione che si adatta alle loro esigenze o al loro budget.
Passaggio 3. Fornire prove convincenti a sostegno
Includi alcuni numeri, come il numero di segmenti di pubblico o dati demografici che possono raggiungere.
- Inoltre, non dimenticare di parlare dell'impatto emotivo della sponsorizzazione. Ad esempio: una breve storia su qualcuno che sarà aiutato può essere molto influente.
- Spiega come riconosci la sponsorizzazione. Forse lo sponsor riceverà uno stand gratuito durante l'evento in cambio della sponsorizzazione.
- Fornisci loro le informazioni importanti di cui hanno bisogno per prendere una decisione su questa sponsorizzazione. Non dimenticare di includere le tue informazioni di contatto e la data di ricezione della risposta desiderata. Allega anche una busta vuota affrancata con il tuo indirizzo scritto su di essa per facilitare l'invio delle risposte da parte degli sponsor.
- Chiedi agli sponsor quale riconoscimento desiderano. Ad esempio, come vogliono che assomigli al loro nome e vogliono che venga riconosciuto? Chiedi, offri opportunità e non dare per scontato.
Passaggio 4. Spiegare lo sfondo di questa attività
È necessario descrivere in dettaglio le attività concrete per supportare l'organizzazione e le attività che si desidera intraprendere.
- Ad esempio, se desideri scrivere una lettera per richiedere la sponsorizzazione di un ente di beneficenza, spiega il background della raccolta fondi, ad esempio quando è stata fondata la tua organizzazione, chi ne è responsabile, chi ha ricevuto i fondi e qualsiasi premio o risultato che sono stati raggiunti.
- Mostra, non limitarti a parlare. Non parlare solo di gruppi o attività che sono utili o che vale la pena sostenere. Fornire prove di supporto dettagliate che siano in grado di convincere che questo gruppo o attività è veramente buono e merita di essere sostenuto. Le prove sono di solito più persuasive dei superlativi.
Passaggio 5. Follow-up personalmente
L'invio di lettere non è il modo migliore per costruire una relazione personale. Sebbene sia una buona idea inviare una lettera di richiesta di sponsorizzazione, è necessario seguire personalmente questa lettera.
- Prova a chiamare o a venire di persona, se non hai ricevuto risposta entro 10 giorni. Tuttavia, tieni presente che molti registi sono molto impegnati e lo troveranno fastidioso. Ti consigliamo di fissare un appuntamento o di telefonare in anticipo.
- Dimostra che sei molto soddisfatto di questo piano di attività. Evita i discorsi negativi. Non dare l'impressione che stai implorando o provocando sensi di colpa per convincerli a donare.
- Se la risposta è "forse", non esitare a continuare. Basta non avere fretta o esagerare perché possono distrarsi.
- Non aspettarti troppo. Non dare per scontato che ti inviteranno a una riunione o che vogliano essere uno sponsor. Ringraziateli per la loro attenzione.
- Invia un biglietto di ringraziamento se la tua richiesta viene accolta.
Passaggio 6. Controlla la tua posta
Le opportunità di ottenere sponsor andranno perse se non controlli la lettera che stai per inviare. Una lettera con molti errori ortografici o grammaticali non è una lettera professionale. Perché inserire il nome di una persona/azienda in un'attività che non è stata preparata professionalmente?
- Controlla la punteggiatura. Molte persone non sanno come usare correttamente le virgole o altri segni di punteggiatura. Piccole cose come questa sono molto importanti qui.
- Stampa la tua lettera, lasciala stare e poi leggila qualche ora dopo. A volte i nostri occhi sono così fiduciosi di scrivere sullo schermo di un computer che è facile trascurare gli errori di battitura.
- Invia la lettera in una busta dall'aspetto professionale con affrancatura sufficiente o utilizza un buon servizio di corriere.
Passaggio 7. Lettera di esempio:
Carta intestata (se presente) Data:_
Indirizzo: _
_
_
Cara. Signore e signori _
Di recente, sono stata invitata a partecipare al concorso mondiale per reginette di bellezza che si terrà negli Stati Uniti nel 2016. Attualmente, sono stata selezionata come Puteri Indonesia e voglio partecipare a un concorso internazionale il prossimo anno.
Attraverso questa lettera, consentimi di richiedere una sponsorizzazione in modo da poter partecipare al concorso con più di 100 concorrenti provenienti da vari paesi. L'evento sarà trasmesso in televisione a livello internazionale e dovrebbe attirare 300.000 persone. I nomi degli sponsor verranno visualizzati in questo concorso e sul sito web dell'organizzatore del concorso.
Il sostegno finanziario può essere fornito secondo le seguenti opzioni:
Rp_ – Nome, descrizione e logo
Rp_ – Nome e descrizione
Rp_ – Nome e logo
Rp_ – Nome
Se sei disposto a diventare uno sponsor, attendo notizie entro e non oltre _.
Grazie per l'attenzione che avete dedicato a questa applicazione.
Distinti saluti, firma
Nome e cognome
Suggerimenti
- Fai richieste educatamente, non pretendere.
- Cerca informazioni chi colui che prende decisioni che puoi chiamare, al posto di una segretaria o di una terza persona.
- Digita la tua lettera, a meno che la tua calligrafia non sia molto bella, per renderla più professionale.
- Stampa lettere su carta di alta qualità per risultati migliori.
- Alle aziende viene quasi sempre chiesto di essere sponsor. Pertanto, spiega perché una determinata azienda è quella giusta per supportare le tue attività.
- Allega un modulo di sponsorizzazione in modo che qualcuno dell'azienda a cui stai inviando la posta possa compilarlo.
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