Hai bisogno di scrivere una buona lettera professionale impeccabile? La maggior parte delle lettere commerciali segue un formato fisso e di facile apprendimento che puoi applicare a qualsiasi tipo di contenuto. Le lettere commerciali dovrebbero sempre contenere la data, le informazioni sul mittente e il destinatario e alcuni paragrafi del corpo. Segui i passaggi seguenti e apporta le modifiche in base agli standard della tua azienda.
Fare un passo
Parte 1 di 4: iniziare una lettera
Passaggio 1. Conoscere il formato
Qualunque sia il contenuto della tua lettera, ci sono alcune presentazioni di lettere commerciali standard da seguire. Le lettere commerciali devono essere digitate e redatte con un carattere comune, come Arial o Times New Roman. Usa i paragrafi di blocco. Cioè, inizi un nuovo paragrafo premendo due volte Invio. Nei paragrafi di blocco, non fare il rientro della prima riga.
- Usa un margine di 2,54 cm su tutti i lati.
- Anche le lettere commerciali inviate via e-mail devono essere digitate con un carattere comune. Non utilizzare script o colori diversi dal bianco e nero nelle e-mail aziendali.
Passaggio 2. Scegli il tipo di carta giusto
Le lettere devono essere stampate su carta A4 di 21 x 29,7 cm o A4 di 21,5 x 29,7 cm. Diverse lettere lunghe o contratti possono essere stampati su carta F4 o Folio 21 x 33 cm.
Se la lettera verrà spedita per posta, valuta la possibilità di stamparla su carta intestata dell'azienda. L'uso della carta intestata rafforzerà un'impressione professionale e fornirà il logo dell'azienda e le informazioni di contatto
Passaggio 3. Includi informazioni sulla tua azienda
Digitare il nome e l'indirizzo dell'azienda e utilizzare una nuova riga per contrassegnare ogni parte dell'indirizzo. Se sei un lavoratore autonomo o un appaltatore indipendente, metti il tuo nome al posto del nome dell'azienda o sopra il nome della tua azienda
- Se la tua azienda ha già carta intestata, puoi usarla invece di dover digitare il nome e l'indirizzo dell'azienda.
- Se l'indirizzo deve essere digitato, dovrebbe essere allineato a destra oa sinistra della parte superiore della pagina, a seconda delle tue preferenze e di quelle dell'azienda.
- Se la lettera viene inviata all'estero, digita il nome del tuo paese in lettere maiuscole.
Passaggio 4. Immettere la data
Annotare la data completa è l'opzione più professionale. Ad esempio, scrivi "1 aprile 2012". La data dovrebbe essere lasciata allineata, poche righe sopra le informazioni del destinatario.
Se stai scrivendo la lettera per più giorni, usa la data in cui l'hai completata
Passaggio 5. Aggiungi le informazioni sul destinatario
Scrivi le informazioni sul destinatario nel seguente ordine: nome completo, titolo (se presente), nome dell'azienda e indirizzo. Usa una nuova riga per ogni informazione. Se necessario, includere un numero di riferimento. Le informazioni sul destinatario devono essere lasciate allineate, poche righe sotto la data.
Ti consigliamo di indirizzare la lettera a una persona specifica. In questo modo, la persona interessata potrà rispondere alla tua lettera. Se non conosci il nome della persona a cui ti stai rivolgendo, fai una piccola ricerca. Chiama il numero di telefono dell'azienda ricevente per il loro nome e titolo
Passaggio 6. Scegli un saluto
Un saluto è un importante indicatore di rispetto e il saluto che usi dipenderà da chi lo riceve, se conosci bene il destinatario e anche quanto formale è il tuo rapporto con loro. Considera le seguenti opzioni:
- Usa "A chi può interessare", solo se non sai esattamente a chi ti stai rivolgendo.
- Se non conosci il destinatario, "Gentile signore/signora" è un'opzione sicura.
- Puoi anche utilizzare il nome completo e il titolo del destinatario, ad esempio "Caro Dr. Dewi Sari".
- Se conosci bene il destinatario e hai una relazione informale con il destinatario, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un nome, ad esempio "Cara Susanna".
- Se non sei sicuro di quale sia il sesso del destinatario, scrivi semplicemente il nome completo, ad esempio "Caro Kris Damanik"
- Non dimenticare di mettere una virgola dopo il saluto o un punto e virgola se usi "A chi può interessare".
Parte 2 di 4: Comporre il corpo della lettera
Passaggio 1. Usa il giusto stile di scrittura
Secondo il proverbio, il tempo è denaro e la maggior parte degli uomini d'affari non ama perdere tempo. Pertanto, il tuo stile di scrittura delle lettere dovrebbe essere conciso e professionale. Organizza la tua lettera in modo che possa essere letta rapidamente, dritta al punto e includa solo brevi commenti personali nel primo paragrafo. Ad esempio, potresti iniziare con "Riguardo a…" e continuare da lì.
- Non pensare troppo alle belle transizioni, alle parole difficili o alle frasi lunghe e tortuose. Lo scopo della tua lettera è comunicare ciò che deve essere detto il più rapidamente e chiaramente possibile.
- Usa un tono persuasivo. Molto probabilmente lo scopo della tua lettera è persuadere il lettore a fare qualcosa, come cambiare idea, risolvere un problema, inviare denaro o agire. Quindi, trasmetti la tua richiesta e le tue ragioni nel tono giusto.
Passaggio 2. Usa i pronomi personali
L'uso dei pronomi "io", "noi" e "tu" nelle lettere commerciali è perfettamente accettabile. Esprimi te stesso come "me" e il lettore come "tu".
Fai attenzione se scrivi una lettera per conto di un'organizzazione. Se stai cercando di trasmettere le opinioni dell'azienda, dovresti usare "noi" in modo che i lettori sappiano che l'azienda è dietro la tua dichiarazione. Se stai esprimendo un'opinione personale, usa "I"
Passaggio 3. Scrivi in modo chiaro e conciso
Assicurati che il lettore capisca veramente quello che stai scrivendo. I lettori risponderanno rapidamente solo se l'intento della tua lettera è chiaro. In particolare, se c'è un risultato o un'azione che vorresti che il lettore intraprendesse dopo aver ricevuto la lettera, chiariscilo. Descrivi la tua posizione con il minor numero di parole possibile.
Passaggio 4. Usa frasi attive
Quando descrivi una situazione o fai una richiesta, assicurati di scegliere la voce attiva, non la voce passiva. La voce passiva renderà la tua scrittura ambigua o generale. Inoltre, le frasi attive sono più efficienti e dritte al cuore del problema. Per esempio:
- Passivo: gli occhiali da sole non sono progettati o realizzati pensando alla durata.
- Attivo: la tua azienda progetta e produce occhiali da sole indipendentemente dalla loro durata,
Passaggio 5. Usa un linguaggio colloquiale se lo ritieni appropriato
Le lettere sono scritte da e per gli umani. Evita di copiare le lettere quando possibile. Non puoi costruire relazioni copiando lettere standard. Tuttavia, non utilizzare un linguaggio o un gergo non standard, come "sai", "voglio dire" o "voglio". Applica lo stile di scrittura di una lettera commerciale, ma scrivi parole amichevoli ed educate.
- Se conosci bene il destinatario, puoi aggiungere un saluto di una sola riga.
- Usa la tua intuizione per giudicare quanta personalità farà emergere la lettera. A volte un po' di umorismo può aiutare a livello aziendale, ma pensaci bene prima di usarlo.
Passaggio 6. Sii educato
Anche se invii una lettera di reclamo o reclamo, puoi comunque essere educato. Considera la posizione del destinatario e offri tutto l'aiuto possibile per far fronte alla situazione.
Un esempio di denuncia scortese: “Penso che i tuoi occhiali da sole facciano schifo e non comprerò mai più il tuo prodotto”. Un esempio di lamentela educata potrebbe essere: “Sono deluso dalla costruzione dei tuoi occhiali da sole, in futuro ho intenzione di acquistare un'altra marca di occhiali da sole”
Passaggio 7. Utilizzare una "seconda" carta intestata per pagine aggiuntive
La maggior parte delle lettere commerciali è abbastanza concisa da stare in una pagina. Tuttavia, se devi scrivere una lettera più lunga, come un contratto o una decisione legale, potrebbero essere necessarie pagine aggiuntive. Utilizzare una "seconda" carta intestata, che di solito contiene un indirizzo breve ed è fatta dello stesso tipo di carta della carta intestata principale.
Includi il numero di pagina nella seconda e nelle pagine successive, nella parte superiore della pagina. Dovrai anche includere il nome e la data del destinatario
Passaggio 8. Termina la tua lettera
Nell'ultimo paragrafo, riassumi i tuoi punti e sottolinea l'azione che farai o cosa ti aspetti dal destinatario. Tieni presente che il destinatario potrebbe contattarti per domande o dubbi riguardanti la lettera, quindi ringrazialo per l'attenzione prestata alla lettera che hai inviato.
Parte 3 di 4: Chiusura della lettera
Passaggio 1. Scegli un saluto di chiusura
Un saluto di chiusura, come un saluto di apertura, è un indicatore di rispetto e formalità. "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" sono i saluti di chiusura più sicuri. Potresti anche considerare "Cordiali saluti" o "Saluti". I saluti che non sono troppo formali ma hanno comunque un tono professionale sono "Saluti di successo", "Saluti" e "Grazie". Usa una virgola dopo il saluto di chiusura.
Passaggio 2. Metti la tua firma
Lascia quattro righe vuote per la tua firma. Firma dopo che la lettera è stata stampata, o se l'hai inviata via e-mail, scansiona l'immagine della tua firma e incollala nella sezione della firma. La scelta dell'inchiostro per la firma è blu o nero.
Se stai firmando una lettera per conto di qualcuno, scrivi "pp:" prima della tua firma. "pp" sta per per procurationem, che significa "rappresentante" o "per conto di"
Passaggio 3. Inserisci il tuo nome e le informazioni di contatto digitando
Sotto la tua firma, includi le tue informazioni tra cui nome, titolo, numero di telefono, indirizzo e-mail e altri mezzi di contatto appropriati. Usa una nuova riga per ogni tipo di informazione.
Passaggio 4. Aggiungi le iniziali del dattilografo
Se la persona che scrive la lettera e l'autore è una persona diversa, devi aggiungere le iniziali del dattilografo sotto il blocco della firma. A volte sono incluse anche le iniziali dell'autore della lettera. Quindi, chi ha lavorato alla lettera sarà chiaro.
- Se includi solo le iniziali del dattilografo, scrivile in minuscolo, ad esempio mj.
- Se includi anche le iniziali dell'autore, scrivile in maiuscolo con le iniziali del dattilografo in minuscolo, ad esempio RW:mj. Altri stili aggiungono una barra tra le iniziali, come RW/mj.
Passaggio 5. Includi le informazioni sull'allegato
Se stai allegando documenti aggiuntivi per la revisione del destinatario, prendi nota poche righe sotto le informazioni di contatto indicando il numero e il tipo di documenti allegati. Ad esempio, scrivi: "Appendice (2): curriculum, brochure". Oppure, nello stile tradizionale, scrivi la descrizione dell'allegato nella parte superiore della lettera, sotto la data.
Puoi anche abbreviare "Allegato" con "Lampada"
Passaggio 6. Includere una copia delle informazioni
Se stai inviando una copia della lettera a qualcun altro, devi includerla nella lettera. Lo si afferma digitando “cc:” o “Copia” sotto la riga “Allegato”, insieme al nome e titolo del destinatario della copia (“cc” sta per copia di cortesia, ma in passato significava copia per conoscenza quando le lettere venivano ancora digitate su una macchina da scrivere e copiate con carta carbone).
- Ad esempio, scrivi: “cc: Mari Santi, Vice Direttore Marketing”
- Se aggiungi più di un nome, allinea il secondo nome sotto il primo, ma senza "cc:"
Parte 4 di 4: Completare le lettere
Passaggio 1. Apporta le modifiche
La presentazione è un elemento chiave della professionalità. Assicurati che il destinatario possa facilmente considerarti una persona capace e responsabile modificando la tua lettera e controllando gli errori. Usa il correttore ortografico nel tuo elaboratore di testi, ma non dimenticare di leggerlo attentamente prima di inviare.
- Chiediti, la lettera è chiara e concisa? Ci sono paragrafi più lunghi di 3-4 frasi? In tal caso, determinare se è possibile rimuovere le istruzioni non necessarie.
- Se la lettera è molto importante, potresti aver bisogno di farla leggere a un amico o un collega. A volte altre persone possono aiutarti a individuare errori linguistici o imbarazzo di cui potresti non essere a conoscenza.
Passaggio 2. Non tenere le pagine insieme con una pinzatrice
Se la tua lettera è composta da più pagine, non dovresti usare una pinzatrice. Se vuoi assicurarti che le pagine siano in ordine, agganciale insieme con una graffetta nell'angolo in alto a sinistra.
Passaggio 3. Invia
Se stai inviando la lettera per posta, usa una busta commerciale. Se disponibile, usa una busta con il logo della tua azienda. Scrivi l'indirizzo di ritorno e l'indirizzo del destinatario in modo ordinato. Piega la lettera in tre in modo che il destinatario apra prima la parte superiore prima di aprire la parte inferiore. Assicurati di attaccare abbastanza francobolli, quindi invialo.
- Se ritieni che la tua calligrafia non sia eccezionale e non corrisponda alla tua personalità professionale, digita l'indirizzo nel tuo elaboratore di testi e stampalo sulla busta.
- Se la lettera è urgente e/o frettolosa, valuta di inviarla tramite corriere.
- Se vuoi inviarlo via e-mail, convertilo prima in HTML o salvalo come PDF in modo che il formato non cambi. Tuttavia, sarebbe bello se la lettera fosse inviata fisicamente.
Suggerimenti
- Usa una penna di qualità per firmare le lettere.
- Rispondi rapidamente alle lettere. Se non riesci a rispondere entro una settimana, passalo al destinatario e digli quando può aspettare la tua risposta.
- Sottolinea il lato positivo. Parla di ciò che puoi fare, non di ciò che non puoi. Ad esempio, se un prodotto non è disponibile, non dire al cliente che non puoi evadere l'ordine. Invece, dì che il prodotto è molto popolare ed è esaurito. Poi digli quando puoi evadere il loro ordine.
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Se stai scrivendo una lettera complessa, scrivi prima lo schema.
- Annota qualsiasi argomento tu voglia trattare, non c'è bisogno di pensare all'ordine.
- Per ogni argomento, crea un elenco di parole chiave, esempi, argomenti e fatti.
- Annotare la pertinenza di ciascun argomento nell'elenco rispetto allo scopo e al destinatario della lettera.
- Scartare le parti che non sono necessarie.
- Ordina le informazioni nell'ordine migliore per il lettore.
Avvertimento
- Non usare un linguaggio lusinghiero. Una lode sincera è accettabile, ma troppa lode significa che sul lavoro dipendi dalla lode, non dalla competenza.
- Non usare un linguaggio schietto o invadente. Ricorda, stai cercando di riparare o avviare una relazione d'affari attraverso questa lettera.
