Nel mondo degli affari, raggiungere gli obiettivi aziendali non significa rinunciare alla gentilezza o alla cordialità. In effetti, il buon comportamento è spesso accompagnato da pratiche commerciali sagge. Il riconoscimento è un buon esempio per illustrarlo; un buon comportamento è utile anche per rafforzare le relazioni, attirare l'attenzione e creare ricordi di te nel competitivo mondo degli affari. Tuttavia, bilanciare cordialità e professionalità non è sempre facile. I seguenti passaggi offrono un modo semplice per eseguire questo compito impegnativo (ma generalmente utile).
Fare un passo
Metodo 1 di 1: Scrivi il tuo grazie
Passaggio 1. Non ritardare
In quasi tutte le situazioni aziendali, il più grande vantaggio dell'invio di una nota di ringraziamento è che crea un'impressione positiva duratura nella mente di soci in affari, potenziali datori di lavoro, clienti o finanziatori. Più tempo ritarderai a inviare una nota di ringraziamento dopo un colloquio di lavoro, un contratto o una prestazione lavorativa, meno sarà efficace.
Passaggio 2. Scegli il formato giusto
In generale, la posta cartacea è migliore della posta elettronica. Se rappresenti un'azienda specifica, digitare una nota di ringraziamento utilizzando carta intestata ufficiale è l'opzione più professionale. Tuttavia, i biglietti scritti a mano danno un'impressione personale e possono essere una buona scelta in determinate situazioni, ad esempio se sei un piccolo imprenditore o quando ti ringraziamo per una grande donazione. Un saluto scritto a mano è anche una buona opzione per ringraziare un potenziale datore di lavoro dopo che sei stato intervistato per una posizione specifica. Se scegli di scrivere il saluto a mano:
- Scegli una carta semplice e moderna. Una carta bianca o avorio che dice "Grazie" sul davanti è generalmente una scelta sicura. Evita le carte con saluti stampati all'interno e le carte con disegni esagerati o "carini".
- Considera la tua calligrafia. Se non sei sicuro della qualità o della chiarezza della tua calligrafia, mostra a un amico o a un collega un esempio di scrittura. Se non riesci a scrivere in modo chiaro e pulito, fai pratica prima di scrivere sulla carta che stai inviando. Se necessario, puoi chiedere a qualcun altro di scrivere il tuo messaggio (non dimenticare di firmarlo tu stesso).
- Se non riesci a trovare un indirizzo fisico, l'e-mail o l'e-mail sono le tue uniche opzioni. La posta elettronica è una buona scelta quando, ad esempio, è stata utilizzata come linea di comunicazione principale tra te e la persona che stai ringraziando. Il principale svantaggio di un'e-mail di ringraziamento è che corre il rischio di non essere inviata o ignorata e possibilmente di non attirare l'attenzione. Tieni presente che alcune persone (in particolare i dirigenti aziendali) possono ricevere centinaia di e-mail in un giorno. Con questo in mente, potresti voler creare un'e-mail sorprendente o inviare una cartolina elettronica tramite un sito di terze parti. In breve, non farlo: le tue e-mail sembreranno pubblicità e aumenterà il rischio che vengano ignorate o scartate. Mantieni le tue e-mail brevi, semplici, discrete e, di nuovo, tempestive. È una buona idea scrivere un titolo dell'email che descriva informazioni specifiche sulla tua relazione d'affari o sull'oggetto del tuo ringraziamento, ad esempio "Grazie per aver preso in considerazione la mia domanda di lavoro".
Passaggio 3. Scegli il saluto giusto
Se c'è una persona specifica a cui ti stai rivolgendo, rivolgiti a quella persona con un titolo o un soprannome e un cognome appropriati, ad esempio "Caro signor Kinkaid". Quando vuoi ringraziare più di una persona, inserisci tutti i loro nomi e soprannomi o titoli nella riga di saluto. Evita i saluti comuni come "Alla tua attenzione signor/signora". Il grado di formalità della tua lettera dipende da quanto è intima la tua relazione e dalla natura degli affari che stai facendo con la persona.
Passaggio 4. Nella frase di apertura, dì grazie e indica chiaramente l'oggetto del tuo ringraziamento
Non è necessario fare la prefazione nella frase di apertura: evita aperture come "Sto scrivendo questa lettera per ringraziarti…" o "Voglio ringraziarti per…" e scegli frasi semplici e dirette, "Grazie per sostenere i nostri progetti di servizio alla comunità".
È importante menzionare l'oggetto del ringraziamento, ma evita di menzionare direttamente il denaro se l'oggetto del ringraziamento è una donazione. Cambia la denominazione in contanti con eufemismi come "la tua generosità", "la tua gentilezza" o "la tua donazione"
Passaggio 5. Discutere l'effetto immediato o il significato dell'oggetto dei tuoi ringraziamenti
- Quando comunichi con i finanziatori, indica cosa può ottenere la tua azienda utilizzando la sovvenzione.
- Quando comunichi con potenziali datori di lavoro dopo il colloquio, potresti voler cogliere l'occasione per trasmettere il tuo interesse per la posizione che stai cercando. Tuttavia, non usare una nota di ringraziamento come scusa per enfatizzare il motivo per cui sei "la scelta giusta per il lavoro". Usa un approccio appropriato come "Sono lieto di conoscerti e sono molto interessato a questo lavoro".
- Quando comunichi con un partner commerciale o un consulente, dire qualcosa come "È stato un piacere lavorare con te" o "i tuoi suggerimenti ci hanno aiutato a raggiungere gli obiettivi di performance annuali del nostro dipartimento" può favorire relazioni positive e indicare il desiderio di continuare a lavorare insieme.
Passaggio 6. Lodare, ma non esagerare
Questa parte a volte è molto difficile da fare quando si scrive una nota di ringraziamento e non è sempre corretta o necessaria. Usa frasi generiche di lode, ad esempio "Hai fatto un ottimo lavoro" o "Hai competenze molto elevate nella gestione degli account".
Passaggio 7. Parla del futuro
Qui puoi esprimere il tuo desiderio di continuare il rapporto d'affari o stabilire un rapporto di lavoro a lungo termine. Quando parli con potenziali datori di lavoro, questa è una buona opportunità per esprimere la tua fiducia nelle decisioni che l'azienda prenderà. Puoi dire "Non vedo l'ora di ricevere una tua risposta".
Passaggio 8. Ripeti la nota di ringraziamento
Usa frasi semplici per ripetere i ringraziamenti che hai detto prima (ma usa parole diverse). Dì solo "Grazie ancora per…".
Passaggio 9. Chiudi con un saluto e una firma
In generale, sarebbe appropriato usare "sinceramente" o una frase equivalente per chiudere il tuo ringraziamento. Anche se il tuo biglietto di ringraziamento è stato digitato, firmalo sempre con una penna. Per determinate situazioni, scrivi il tuo titolo o titolo e il nome della società sotto il tuo nome.
Passaggio 10. Controlla e rivedi la tua nota di ringraziamento
A seconda della situazione, questo discorso dovrebbe essere breve e relativamente semplice (circa mezza pagina quando viene digitato). Se sembra lungo, controlla se stai usando parole non necessarie, tranne la frase "grazie", non ripetere nient'altro. Assicurati che la tua intonazione sia coerente. Chiedi a una o due persone di controllare le tue frasi e l'ortografia, poiché anche i più piccoli errori possono lasciare un'impressione negativa.
Passaggio 11. Quando sei sicuro del tuo ringraziamento, invialo immediatamente
Ancora una volta, il tempo è essenziale: prima invii una nota di ringraziamento, più profonda sarà la tua impressione.
Suggerimenti
- Non includere: informazioni personali o notizie sulla tua attività. Ricorda, lo scopo di questo saluto è trasmettere apprezzamento e gratitudine, non lusingare i tuoi successi. Inoltre, non utilizzare una nota di ringraziamento come un'opportunità per pubblicizzare te stesso o l'azienda. Se scrivi "Se ti piace il nostro prodotto X, potresti essere interessato anche al prodotto Y e Z (attualmente in promozione!)," il tuo ringraziamento suonerà non sincero.
- Potresti voler includere un biglietto da visita con il tuo saluto, ma questo non è necessario se conosci già bene la persona o hai già dato il tuo biglietto da visita. A volte è appropriato includere un biglietto da visita quando comunichi con potenziali datori di lavoro, ma ci sono buone probabilità che ti sembri pretenzioso. Se non sei sicuro, non farlo: il tuo nome, titolo e informazioni di contatto dovrebbero essere già disponibili. Se la tua nota di ringraziamento viene digitata, puoi inserire queste informazioni nell'intestazione della lettera, sul lato sinistro della pagina, seguita dal nome e dall'indirizzo del destinatario due spazi sottostanti.
