Indipendentemente dal tipo di attività che svolgi, ringraziare i tuoi clienti è un modo infallibile per rafforzare le relazioni e farli tornare. Ogni lettera di ringraziamento che scrivi dovrebbe essere unica, non ci sono esempi esatti, ma ci sono linee guida che possono aiutarti ad arrivare al punto. Se vuoi sapere come scrivere una lettera di ringraziamento come espressione di apprezzamento per un cliente, continua a leggere questo articolo.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Comporre lettere
Passaggio 1. Scrivi correttamente il nome del cliente nella sezione di apertura
Molti studi rivelano che la maggior parte dei messaggi ai clienti sono inefficaci se il nome del cliente non è scritto correttamente. Assicurati di scrivere il nome del cliente nella parte superiore della lettera di ringraziamento secondo l'ortografia che il cliente ha scritto per il suo nome.
Passaggio 2. Determinare il motivo della nota di ringraziamento
Rendilo il più chiaro possibile. Va bene dire qualcosa di generico come "grazie per lo shopping", ma è meglio menzionare cosa ha acquistato il cliente e come è stato consegnato. Questo ricorda ai clienti il loro rapporto unico con il tuo negozio.
- Questa è la tua occasione per ringraziarti sinceramente. L'aggiunta di alcune citazioni sulle tue conversazioni con i clienti va bene.
- Cerca il più possibile di non ripetere la stessa cosa in ogni lettera o sembrerà un ringraziamento inviato a tutti.
Passaggio 3. Includi domande di feedback
Le lettere di ringraziamento sono un ottimo modo per porre domande di feedback per assicurarsi che i clienti si sentano ben serviti. Una buona gestione del follow-up spesso fa tornare i clienti e questo è positivo per la tua attività. Non è necessario reagire in modo eccessivo a questo, ma prestare attenzione alle esigenze del cliente è una parte importante del servizio.
- Esprimi la tua aspettativa che i clienti apprezzeranno la merce acquistata e sei pronto a servire se hanno domande o reclami.
- Chiedi se c'è qualcosa che puoi fare per far sentire il cliente più soddisfatto.
Passaggio 4. Includi il marchio del tuo prodotto
È meglio se il nome della tua azienda, il logo o altre informazioni relative al tuo marchio sono stampate su cancelleria. Questo è utile per dare una buona immagine della tua attività.
- Se stai scrivendo una nota di ringraziamento su un biglietto, assicurati di menzionare il nome del tuo negozio.
- Se si utilizza la cancelleria aziendale con il logo aziendale stampato in modo chiaro, non è necessario menzionare il nome del negozio nella lettera.
- Se il ringraziamento viene inviato tramite e-mail, il nome e il logo dell'azienda devono essere inclusi sotto la tua firma.
Passaggio 5. Scegli il saluto di chiusura corretto
Questa sezione dovrebbe essere in linea con il rapporto che hai con i tuoi clienti e l'impressione che vuoi dare alla tua attività. Ad esempio, "sinceramente" a volte è troppo formale per essere sostituito con "saluti" o altre espressioni informali appropriate. Vengono spesso utilizzati anche altri saluti di chiusura che sono personali nello stile ma sono comunemente usati nel mondo degli affari.
Passaggio 6. Firma la lettera a mano
Cerca sempre di mettere una firma su ogni lettera. Le grandi aziende di solito hanno difficoltà a visualizzare lettere che sembrano personali. Anche una firma generata dal computer è ancora meglio di un nome digitato, perché fa sembrare che la lettera sia stata inviata personalmente.
Parte 2 di 3: usare lo stile giusto
Passaggio 1. Non essere tentato di evidenziare nuovamente il tuo prodotto
Stai scrivendo per ringraziare un cliente per aver fatto acquisti con te, quindi non è più necessario promuovere. Supponi di essere riuscito in questo. Far sentire i clienti parte dell'azienda.
- Frasi come "speriamo che tu faccia di nuovo acquisti nel prossimo futuro" sono fin troppo comuni; meglio sbarazzarsi di questa espressione. Non dire qualcosa che non diresti ai tuoi amici.
- Non menzionare i vantaggi di beni, programmi promozionali o altre cose simili a pubblicità.
Passaggio 2. Invia la lettera utilizzando un francobollo
Anche se invii centinaia di lettere, è meglio non utilizzare i timbri in abbonamento. Farà sapere al cliente che hai inviato molte lettere di ringraziamento e lo farà sentire meno speciale. La realtà è che la tua lettera di ringraziamento può finire in una pila di lettere inosservate.
Passaggio 3. Scrivi l'indirizzo a mano quando possibile
Ancora una volta, più personale sarai con la tua lettera di ringraziamento, migliore sarà l'impressione che farà. Se non puoi scriverlo da solo, fallo scrivere a qualcun altro. Anche se non scrivi l'indirizzo, i clienti rimarranno impressionati dalla calligrafia.
Passaggio 4. Includi i tuoi dettagli di contatto e sii aperto alla comunicazione
Assicurati che il tuo numero di telefono e indirizzo siano elencati nella posta e invita i clienti a chiamare se hanno domande. Se ti chiamano, preparati a rispondere subito.
Parte 3 di 3: utilizzo del formato giusto
Passaggio 1. Scrivi la lettera a mano
Stampare una lettera in un formato standard è come inviare una brochure a un cliente. Invece di far sentire i clienti speciali e apprezzati, fa il contrario e fa sentire le persone infastidite. Prendi in considerazione la possibilità di scrivere una nota di ringraziamento personale e scritta a mano.
- Se hai molte note di ringraziamento da scrivere, chiedi al personale di aiutarti. Questo aiuta davvero a risparmiare tempo.
- Se non puoi preparare un saluto scritto a mano, dovrai trovare un modo per rendere la lettera più personale. Almeno il nome del cliente e la tua vera firma devono essere inclusi in ogni lettera.
- In alcuni casi va bene inviare una nota di ringraziamento via e-mail invece di inviare una lettera. Questo può essere fatto se hai un buon rapporto con il cliente. La chiave è assicurarsi che l'e-mail sia scritta personalmente e sinceramente. Se c'è la possibilità che la tua email possa essere interpretata come una pubblicità, è meglio inviarla a mano.
Passaggio 2. Scegli una buona carta da lettere su cui scrivere una nota di ringraziamento
Sia i biglietti di auguri che la carta da lettere possono essere utilizzati per scrivere note di ringraziamento in un ambiente aziendale. Se hai poco di cui scrivere, un ottimo biglietto di auguri ampiamente disponibile nelle cartolerie può far sentire speciali i tuoi clienti. Altrimenti, usa una bella carta spessa con il logo della tua azienda sulla carta intestata.
- Evita i soliti tipi di carta per scrivere note di ringraziamento.
- Scegli un biglietto di auguri adatto per qualsiasi evento aziendale. Se la tua attività è unica e casual, va bene utilizzare carte colorate che riflettano l'anima della tua azienda. Non scegliere biglietti con immagini o messaggi troppo personali.
Passaggio 3. Considera l'invio di un regalo
Se vuoi dare più apprezzamento, puoi inviare un regalo con un piccolo saluto. Questo non deve essere sempre fatto, ma può essere fornito per clienti speciali. I regali dovrebbero essere piccoli e utili. Fornisci un articolo che rappresenti la tua azienda o qualcosa di completamente estraneo ma appropriato.
- Piccoli regali come segnalibri, calamite, caramelle, magliette o buoni regalo.
- I premi vanno da IDR 250.000 a IDR 500.000. Si prega di notare che alcune aziende ora hanno una regola senza regali.
