Archiviazione e Archiviazione automatica sono funzionalità di Office 2007 che consentono di spostare i vecchi file in una posizione di archivio entro un periodo di tempo specificato. In genere, Outlook 2007 archivia i file automaticamente ogni 14 giorni, ma è possibile archiviare i file manualmente o impostare l'archiviazione automatica per archiviare i file in base a una pianificazione.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Archiviazione manuale
Passaggio 1. Fare clic su File nella parte superiore della finestra di Outlook 2007, quindi selezionare Archivio
Apparirà una finestra di dialogo per l'archivio.
Passaggio 2. Selezionare il pulsante Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle.
Passaggio 3. Fare clic sul menu accanto a Archivia elementi più vecchi di, quindi selezionare la data desiderata
Passaggio 4. Fare clic su Sfoglia, quindi selezionare una posizione in cui salvare il file di archivio
Passaggio 5. Fare clic su OK
Tutti i file in Outlook più vecchi della data selezionata verranno archiviati.
Metodo 2 di 2: personalizzazione dell'archiviazione automatica
Passo 1. Fare clic su Strumenti nella parte superiore della finestra di Outlook 2007, quindi selezionare Opzioni
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni.
Passaggio 2. Fare clic sulla scheda Altro, quindi su Archiviazione automatica.
Passaggio 3. Selezionare la casella di controllo Esegui archiviazione automatica ogni, quindi selezionare la frequenza di scansione dal menu disponibile
Generalmente, Outlook 2007 esegue la scansione dei vecchi file ogni 14 giorni.
Passaggio 4. Seleziona una o più delle opzioni seguenti in base alle esigenze:
- Richiedi prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica: questa funzione visualizzerà un messaggio di promemoria prima del processo di archiviazione, quindi è possibile annullare la sessione di archiviazione automatica se lo si desidera.
- Elimina elementi scaduti: questa funzione consente a Outlook di eliminare i file una volta che sono abbastanza vecchi.
- Archivia o elimina vecchi elementi: questa funzione ti consente di archiviare o eliminare determinati file una volta che sono abbastanza vecchi.
- Mostra cartella di archivio nell'elenco delle cartelle: quando questa funzione è attiva, la directory di archivio verrà visualizzata nel riquadro di navigazione di Outlook, in modo da poter sfogliare facilmente i file archiviati.
- Elimina elementi più vecchi di: questa impostazione consente di specificare l'età dei file da archiviare, da 1 giorno a 60 mesi.
- Sposta i vecchi elementi in: questa funzione ti consente di scegliere dove salvare i file archiviati.
- Elimina definitivamente gli elementi: questa funzione consente a Outlook di eliminare direttamente i vecchi file senza prima archiviarli.
Passaggio 5. Fare clic su OK. Le tue impostazioni di Archiviazione automatica verranno salvate e attive.
