L'archiviazione alfabetica è un modo di organizzare documenti importanti sia nella vita personale che professionale. L'archiviazione alfabetica consente di trovare e ripristinare rapidamente singoli file. Ciò garantisce che tutti i documenti siano protetti e sempre a portata di mano. Esistono molte regole per l'archiviazione alfabetica in indonesiano per mantenere un sistema di archiviazione ragionevole.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Archiviazione in ordine alfabetico
Passaggio 1. Decidi quale sistema alfabetico utilizzare
Anche se può sembrare semplice, il sistema di archiviazione alfabetico ha diverse opzioni tra cui scegliere. Devi scegliere un sistema e applicarlo in modo coerente.
- L'archiviazione lettera per lettera si basa su ciascuna lettera di ogni parola nell'ordine in cui si verifica e ignora gli spazi tra le parole.
- L'archiviazione parola per parola viene eseguita ordinando ogni file in base alla prima lettera di ogni parola in una riga.
- L'archiviazione unità per unità prende in considerazione ogni parola, abbreviazione e iniziale e le ordina. Questo è il sistema che di solito si consiglia di implementare.
Passaggio 2. Raggruppa i file
Una volta che hai tutti i file che devi archiviare, decidi come raggrupparli tutti insieme. Puoi utilizzare un formato dizionario, in cui tutto è ordinato alfabeticamente, indipendentemente dal tipo di file o di file in esso contenuti. Puoi anche utilizzare il formato enciclopedia, in cui raggruppi i file per tipo o argomento e poi li ordini in ordine alfabetico.
Se hai vari tipi di file da archiviare (ricevute, bollettini fiscali, lettere, ecc.), ti consigliamo di utilizzare il formato enciclopedia. Raggruppa prima i file per tipo, quindi ordinali in ordine alfabetico. Usa un bordo o un codice colore per separare i documenti
Passaggio 3. Indicizzare i file archiviati
L'indicizzazione consiste nel raggruppare ogni sezione del titolo del file in unità appropriate. Per indicizzare i file prima che vengano archiviati, è necessario dividere gli elementi di ciascun nome file e creare un nuovo nome modificato in ordine alfabetico e diverso dal nome predefinito. Come esempio:
- Supponiamo che tu debba indicizzare e archiviare i seguenti file: un articolo sull'anoa intitolato "Anoa Eating Behavior", una biografia della principale esperta di anoa, Jasmin A. Dahlia, e una brochure promozionale per una mostra di anoa allo zoo di Jakarta.
- La biografia di Jasmin A. Dahlia è indicizzata come "Dahlia, Jasmin A.", perché nell'archiviazione il cognome deve essere il primo. Pertanto, i file vengono archiviati nel gruppo di lettere "D".
- Se scegli un metodo di classificazione come un dizionario, l'articolo "Anoa Eating Behavior" dovrebbe essere indicizzato di conseguenza. Di conseguenza, archivialo nel gruppo di lettere "P" (per "Comportamento").
- Altrimenti, puoi indicizzare "Anoa Eating Behaviors" come "Anoa, Eating Behaviors" se usi un raggruppamento formattato da un'enciclopedia, piuttosto che archiviare semplicemente i file relativi all'anoa. Questo file viene quindi archiviato nel gruppo di lettere "A".
- Una brochure promozionale potrebbe essere indicizzata come "Anoa, mostra (Zoo di Giacarta)" se prevedi che ci sarà molto materiale alla mostra di anoa. Ad esempio, puoi indicizzare un altro file come "Anoa, mostra (Zoo di Bandung).
- In caso contrario, la brochure promozionale può essere indicizzata come "Zoo di Jakarta, (Anoa Exhibition)" se si prevede di ricevere più file relativi allo Zoo di Jakarta o se si desidera utilizzare il formato enciclopedia raggruppando i file per posizione geografica.
Passaggio 4. Ordina i file in ordine alfabetico in base al nome dell'indice
La regola generale per l'archiviazione in ordine alfabetico è quella di disporre i file dalla A (primo) alla Z (ultimo). Utilizzare le informazioni speciali per definire la distinzione e l'ordine in modo da poter separare i file. Come esempio:
- L'ordine indicizzato nel passaggio precedente potrebbe essere qualcosa del genere (a seconda del sistema utilizzato): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" e "Anoa Eating Behavior" OPPURE "Anoa, mostra (Jakarta Zoo))", "Anoa, comportamento alimentare" e "Dahlia, Jasmin A.".
- I file per "Kangaroo" sono ordinati dopo i file per "Elephant". I file per "Giraffe" saranno nel mezzo e i file per "Anoa" sono ordinati prima di "Bear" e "Sheep". Quindi, l'ordine è: "Anoa", "Orso", "Pecora", "Elefante", "Giraffa", "Canguro".
- Se in seguito aggiungi i file "Armadillo", saranno dopo "Anoa". Poiché entrambi iniziano con la lettera "A", dovrai guardare la lettera dopo la A ("N" per anoa e "R" per "armadillo") per determinare l'ordine. Quindi, il nuovo ordine è: "Anoa", "Armadillo", "Orso", "Pecora", "Elefante", "Giraffa", "Canguro".
Passaggio 5. Etichetta la cartella dei file
Per facilitarne la ricerca, etichetta ogni cartella di archivio con il nome dell'indice corrispondente al file in essa contenuto. Questo metodo semplifica anche l'archiviazione di nuovi file in ordine.
- Metti l'archivio nella sua cartella.
- Sarebbe più semplice codificare la cartella con un colore per aumentarne l'usabilità. Ad esempio, se si utilizza il raggruppamento in formato enciclopedia, a ciascun gruppo viene assegnato il proprio colore e ciascun file in ciascun gruppo viene etichettato in base al proprio colore.
Passaggio 6. Documentare il sistema di indicizzazione e archiviazione
Il tuo sistema di indicizzazione e archiviazione deve essere implementato in modo coerente. Assicurati che tutti coloro che hanno accesso al file conoscano il sistema su cui è in esecuzione. Ad esempio, puoi creare o condividere un documento che contiene i dettagli delle regole del tuo sistema di archiviazione. Ciò consentirà a tutti di utilizzare il sistema di archiviazione in modo efficiente.
Passaggio 7. Archivia correttamente il nuovo file
Metti i file nell'armadio in base al nome dell'indice e all'ordine alfabetico, in base al tuo sistema. Se necessario, sposta il file corrente per includere il nuovo file nella posizione corretta.
Parte 2 di 2: gestione di casi speciali
Passaggio 1. Archivia i file in base a termini significativi
A volte è più facile archiviare i file per parola chiave, piuttosto che per titolo o nome elencati lì. Ciò garantisce che i file possano essere indicizzati e ricercati utilizzando i termini più logici. Come esempio:
"The First Bank in Jakarta" può essere indicizzata e archiviata come "Jakarta, First Bank". "Jakarta" è il termine chiave in questa voce, invece di "First" o "Bank", specialmente se hai altri file con un nome simile, come "First Bank in Bandung" o "First Bank in Medan"
Passaggio 2. Ordina i nomi per cognome
L'archivio standard consiglia di indicizzare per primi i cognomi delle persone in quanto considerati termini significativi.
- Pertanto, "Jasmin A. Dahlia" è indicizzato e archiviato come "Dahlia, Jasmin A.".
- Includere il titolo (Dr., Ir, ecc.) alla fine. Ad esempio, “Dott. Jasmin A. Dahlia” è indicizzato e archiviato come “Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Di solito, i nomi sono ordinati in base alla loro ortografia lettera per lettera. Ad esempio, "MacDonald" sarà prima di "McDonald". Pertanto, “D'”, “L'”, “Le”, “de”, ecc. considerato come parte del nome e non come unità separata. Questo di solito è applicato ai nomi stranieri. Ad esempio, i file “Heinlein”, “Le Guin”, “L'Engle” e “Wolfe”, sono stati ordinati correttamente (NON “L'Engle, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe”).
- Un'eccezione a questa regola di solito si applica quando il nome di una persona fa parte del nome di un'impresa o di un'organizzazione. In questo caso, tratta il nome della persona come un'unità nella ragione sociale. Ad esempio, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" è archiviato sotto il gruppo di lettere "J" e NON è indicizzato come "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Passaggio 3. Ignora articoli, congiunzioni e preposizioni
Articoli (es. “a”, “an” e “the” in inglese), congiunzioni (es. “and”, “but” e “or”) e preposizioni (es. “with”, “from” e “to”) viene solitamente saltato nell'indicizzazione e nell'archiviazione alfabetica perché non è considerato un termine significativo. Questo è vero anche se articoli, congiunzioni o preposizioni compongono il nome del file. Come esempio:
- Il file intitolato "An Investigation of Emu Feeding Practices" è archiviato nel gruppo della lettera "E", per "Emu" (una parola significativa nel titolo del file), invece della lettera "A" da "an" poiché si tratta di un Articolo in inglese.
- "Dahlia e Soetono, servizi di controllo dei parassiti" sono elencati dopo "Dahlia, Jasmin A". I nomi degli indici iniziano entrambi con le lettere "Dahlia" in modo che la determinazione dell'ordine venga spostata al termine significativo successivo (in questo caso, "Soetono" e "Jasmin") per determinare l'ordine di archiviazione. Ignora la parola "e" perché non è significativa.
Passaggio 4. Gestire le abbreviazioni come se fossero pronunciate
Nel deposito, potresti incontrare abbreviazioni come "Tbk". (abbreviazione di "Aperto"). In genere, si indicizzano e si archiviano i file come una parola, anziché solo una stringa di lettere.
Ad esempio, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" viene archiviato dopo "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Passaggio 5. Archivia i numeri come al solito
Quando archivi i file in ordine alfabetico, vedrai i file che hanno numeri. Di solito, questi file vengono archiviati come al solito, piuttosto che come se fossero enunciati. I numeri vengono archiviati anche prima delle lettere.
- Ad esempio, "3 Days Forever" verrà archiviato prima di "100 Business Tips" (perché "3" viene prima di "100").
- "Suggerimenti commerciali" e "Suggerimenti per giocare in borsa" verranno archiviati dopo "100 consigli commerciali" perché i numeri vengono ordinati prima delle lettere.
- I numeri scritti vengono trattati come parole anziché come numeri. Ad esempio, i file "100 grandi leader nel mondo degli affari", "Duecento potenti suggerimenti per fare affari" e "Suggerimenti per fare affari" sono in ordine.
- Tuttavia, se ti semplifica l'archiviazione, sentiti libero di fare un'eccezione e di ordinare sempre i numeri come se fossero stati scritti.
Passaggio 6. Gestire i caratteri speciali
Tutti i caratteri non alfabetici o non numerici incontrati durante l'indicizzazione dovrebbero essere presi in considerazione. Tuttavia, la gestione dei caratteri correlati dipende dal tipo:
- I segni di punteggiatura (come apostrofi, punti e virgole) vengono generalmente ignorati. Ad esempio, i file "Washington's Best Coffee" e "Washington State Fair" vengono archiviati in ordine.
- Di solito, i segni diacritici vengono ignorati e considerati lettere correlate. Ad esempio, "clair" viene archiviato come "Eclair" e "ber" come "Uber". Tuttavia, il metodo non si applica se si archivia il file in ordine alfabetico in una lingua che utilizza segni diacritici in modo da rispettare il normale ordine alfabetico di tale lingua.
Passaggio 7. Se necessario, utilizzare la regola "niente prima di qualcosa"
In genere, gli spazi (compresa la punteggiatura e altri elementi che vengono saltati) vengono ignorati durante l'archiviazione in ordine alfabetico. Tuttavia, se incontri file che iniziano in modo simile, usa uno spazio o la regola "niente prima di qualcosa" per specificare l'ordine nell'archivio.
- Ad esempio, i file "Bank Jakarta", "Bank Bandung" e "Bank Medan" vengono archiviati in questo ordine.
- Così, il file "Dahlia, Jasmin A." era prima di "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Passaggio 8. Se necessario, distinguere il file con informazioni più dettagliate
In rari casi, le informazioni alfabetiche non sono sufficienti per determinare l'ordine dei file. Se è così. Utilizza più informazioni per indicizzare e archiviare i file. Contrassegnare le informazioni aggiuntive su ciascun file in modo che possano essere distinte. Come esempio:
- Se hai file per due persone di nome Jasmin A. Dahlia, ordinali per data di nascita. Il file "Dahlia, Jasmin A. (nato nel 1853)" viene prima di "Dahlia, Jasmin A. (nato nel 1967).
- Puoi anche ordinare i file per posizione geografica. Se hai file da tre banche diverse da tre posizioni diverse e ogni banca ha il nome "Bank Mandiri", ordinali come nell'esempio seguente: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" e "Bank Mandiri (Medan)".
- Pertanto, se si dispone di due file sugli orsi o sui tipi di orsi, differenziarli ulteriormente per specie, posizione geografica e così via. Ad esempio i file per “Bear, Chocolate” e “Bear, Polar” (in ordine), oppure i file per “Bear (Europa)” e “Bear (Nord America)” (in ordine).
Passaggio 9. Notifica tutte le eccezioni e le regole speciali
Assicurati che tutti coloro che utilizzano i tuoi file siano a conoscenza di eventuali eccezioni alle linee guida standard del sistema di archiviazione. Ciò contribuirà a garantire che tutti utilizzino il sistema di archiviazione in modo corretto ed efficiente.
