Questo articolo spiega come utilizzare la funzione "Stampa unione" in Microsoft Word. La funzione Stampa unione consente di utilizzare un foglio delle informazioni di contatto per assegnare automaticamente un indirizzo, un nome o un'informazione diversi a ciascuna copia di un documento. Questa funzione è utile quando devi personalizzare una newsletter o un affidavit perché non devi scrivere manualmente ogni nome o indirizzo diverso nella parte superiore di ogni documento.
Fare un passo
Parte 1 di 3: creazione di un provino a contatto
Passaggio 1. Aprire Microsoft Excel
L'icona dell'applicazione Microsoft Excel ha l'aspetto di una "X" bianca su sfondo bianco. Successivamente, verrà visualizzata la pagina "Nuovo".
Se hai già un foglio di contatto in Excel, passa alla fase di caricamento o importazione dei contatti Excel
Passaggio 2. Fare clic su Cartella di lavoro vuota
Si trova nell'angolo in alto a sinistra della pagina "Nuovo". Successivamente, verrà aperto un nuovo documento Excel.
Passaggio 3. Aggiungi l'intestazione del contatto
A partire dalla scatola" A1" verso destra, inserisci un'intestazione o un titolo come segue:
- " FirstName " - Il nome del contatto deve essere inserito in questo campo (casella " A1 ”).
- “Cognome” – Il cognome del contatto deve essere inserito in questo campo (casella “ B1 ”).
- “Tel” – Il numero di telefono del contatto verrà aggiunto in questo campo (casella “ do1 ”).
- “StreetAddress” – L'indirizzo di contatto deve essere inserito in questo campo (casella “ D1 ”).
- “Città” – La città/residenza del contatto deve essere aggiunta a questo contatto (casella “ mi1 ”).
- “Stato” – In questa colonna verrà aggiunta la provincia di provenienza del contatto (casella “ F1 ”).
- "ZIP" - Il codice postale in cui risiede il contatto deve essere aggiunto a questa colonna (colonna " G1 ”).
- “Email” – L'indirizzo email del contatto verrà inserito in questo campo (casella “ H1 ”).
Passaggio 4. Immettere le informazioni di contatto
A partire dalla colonna A della casella 2, inserisci le informazioni di contatto per ogni persona che desideri aggiungere allo strumento di stampa unione.
Assicurati che le informazioni inserite siano corrette prima di procedere al passaggio successivo
Passaggio 5. Salva il documento
Per salvarlo:
- Windows - Fare clic su " File ", scegliere " Salva come ", doppio click " Questo PC ”, selezionare una posizione di archiviazione file sul lato sinistro della finestra, digitare un nome di documento nel campo " Nome file " e fare clic su " Salva ”.
- Mac: fai clic su " File ", scegliere " Salva come… ”, inserisci il nome del documento nel campo "Salva con nome", seleziona una posizione di archiviazione facendo clic sulla casella "Dove" e selezionando una cartella, quindi fai clic su " Salva ”.
- Ricorda la posizione in cui salvare il file selezionato. Dovrai quindi individuare il foglio di contatto di Excel in quella posizione.
Passaggio 6. Chiudere la finestra di Excel
Fare clic sul pulsante " X" nell'angolo in alto a destra della finestra di Excel (Windows) o il cerchio rosso nell'angolo in alto a sinistra della finestra (Mac). Ora puoi creare o utilizzare la funzionalità di stampa unione in Microsoft Word.
Parte 2 di 3: importazione di contatti in Word
Passaggio 1. Apri Microsoft Word
L'icona dell'applicazione Microsoft Word ha l'aspetto di una "W" bianca su sfondo blu scuro. Come in Microsoft Excel, dopo l'apertura del programma verrà visualizzata la pagina "Nuovo".
Se hai già un documento Microsoft Word a cui vuoi aggiungere contatti da Excel, dovrai fare doppio clic sul documento per aprirlo. Salta il passaggio successivo se hai già un documento personalizzato
Passaggio 2. Fare clic su Documento vuoto
È una casella bianca nell'angolo in alto a sinistra della pagina. Successivamente, verrà visualizzato un documento Microsoft Word vuoto.
Passaggio 3. Fare clic sulla scheda Lettere
Questa scheda si trova nella parte superiore della finestra di Microsoft Word. Successivamente, la barra degli strumenti apparirà appena sotto la riga di schede.
Passaggio 4. Fare clic su Seleziona destinatari
Si trova nella sezione "Avvia stampa unione" della barra degli strumenti " Mailing " Successivamente, verrà visualizzato un menu a discesa.
Passaggio 5. Fare clic su Usa un elenco esistente…
Questa opzione si trova nel menu a discesa. Successivamente, si aprirà una nuova finestra.
- Se desideri utilizzare i contatti di Outlook, puoi selezionare l'opzione " Scegli dai contatti di Outlook "dal menu a discesa.
- Puoi anche digitare un elenco temporaneo di informazioni di contatto in Word selezionando " Digita un nuovo elenco " Questa funzione è utile quando hai solo bisogno di creare alcune informazioni di contatto.
Passaggio 6. Selezionare il foglio di contatto di Microsoft Excel
Sul lato sinistro della finestra, fare clic sulla cartella che contiene il foglio di contatto di Excel. Successivamente, fai clic sul foglio Excel per selezionarlo.
Passaggio 7. Fare clic su Apri
Si trova nell'angolo inferiore destro della finestra.
Passaggio 8. Conferma la selezione
Fare clic sul nome del foglio Excel nella finestra a comparsa, quindi fare clic su ok ” che è sotto la finestra. Il tuo foglio Excel verrà selezionato come posizione di origine del contatto.
Assicurati che la casella di controllo " La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna " nella parte inferiore della finestra sia selezionata
Parte 3 di 3: utilizzo della funzione di stampa unione
Passaggio 1. Vai al luogo o al punto in cui desideri inserire le informazioni di contatto
Trova il punto in cui desideri aggiungere le informazioni di contatto (ad es. l'intestazione del documento) e fai clic su di esso per posizionare il cursore.
Passaggio 2. Fare clic su Inserisci campo unione
Questa opzione si trova nella sezione "Scrivi e inserisci campi" della scheda ". Mailing " Successivamente, verrà visualizzato un menu a discesa.
Potrebbe essere necessario fare clic sulla scheda " lettere ” ancora una volta prima di seguire questo passaggio.
Passaggio 3. Selezionare il tipo di informazioni
Nel menu a discesa, fare clic sul nome di una delle intestazioni o delle intestazioni delle informazioni dal documento Excel per inserirla nel documento Word.
Ad esempio, se desideri aggiungere l'etichetta del nome di un contatto, fai clic su " Nome di battesimo " nel menu a discesa.
Passaggio 4. Aggiungi altre informazioni se necessario
Queste informazioni includono indirizzo, cognome, numero di telefono di contatto, ecc.
Passaggio 5. Fare clic su Fine e unisci
Si trova all'estrema destra della barra degli strumenti della scheda. Mailing Successivamente, verrà visualizzato un menu a discesa.
Passaggio 6. Determinare le opzioni di fusione
Fare clic su una delle seguenti opzioni:
- “ Modifica documenti individuali ” – Questa opzione aprirà ogni documento destinatario in modo da poter regolare nuovamente il documento.
- “ Stampa documenti… ” – Questa opzione consente di stampare una copia del documento per ogni persona elencata nel provino.
- “ Invia messaggi e-mail… ” – Questa opzione consente di inviare il documento come e-mail. L'indirizzo e-mail del contatto verrà selezionato come indirizzo e-mail di destinazione.
Passaggio 7. Seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo
Potresti avere moduli aggiuntivi da rivedere, a seconda delle opzioni selezionate (ad esempio se selezioni " E-mail ”, è necessario inserire un titolo e fare clic su “ ok "). Successivamente, il processo di unione della posta è completo.
