Un comunicato stampa è una dichiarazione scritta ai media. Può contenere una serie di notizie, tra cui programma di attività, promozioni, premi, nuovi prodotti e servizi, risultati di vendita, ecc. I comunicati stampa possono essere utilizzati anche per creare storie speciali. I giornalisti di solito prendono in considerazione un'idea di notizie di più se ricevono prima un comunicato stampa. Questo è uno strumento di pubbliche relazioni molto semplice, che chiunque voglia usarlo può usare nel formato giusto. Ti mostreremo come.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: creazione di un comunicato stampa interessante da guardare
Passaggio 1. Scrivi un titolo originale
Il titolo dovrebbe essere breve, chiaro e al punto; in altre parole, una versione molto condensata del punto principale del comunicato stampa. Molti esperti di pubbliche relazioni suggeriscono che il titolo dovrebbe essere scritto per ultimo, dopo che tutti gli altri contenuti sono stati scritti. Se segui queste istruzioni, continua a scrivere il comunicato stampa e scrivi il titolo dopo di esso. Il titolo attira l'attenzione ed è una parte molto importante di un comunicato stampa.
-
wikiHow è conosciuta come la fonte di informazioni più popolare.
L'hai visto vero? Ora vuoi saperne di più sulle novità! Il titolo deve essere in grado di attirare l'attenzione dei giornalisti, così come il titolo di un giornale attira i lettori. Il titolo può descrivere i recenti risultati di un'organizzazione, un evento che vale la pena segnalare o un nuovo prodotto o servizio.
-
Il titolo deve essere scritto in grassetto!
Un titolo è solitamente scritto in grassetto e utilizza una dimensione del carattere più grande del corpo del manoscritto.
- La prima lettera è maiuscola. E anche tutti i nomi che devono essere in maiuscolo. La maggior parte delle parole nel titolo sono in minuscolo, anche se l'uso di "minuscole" può renderlo visivamente più accattivante. Non mettere in maiuscolo parole intere.
- Usa parole chiave importanti. Il modo più semplice per creare un titolo per un comunicato stampa è prendere le parole chiave più importanti nel tuo comunicato stampa. Da queste parole chiave, cerca di formare una dichiarazione logica e che attiri l'attenzione. Se includi una frase riassuntiva dopo il titolo, puoi utilizzare lo stesso metodo. L'utilizzo di parole chiave in primo piano renderà la tua pagina più facile da trovare nei motori di ricerca e sarà più facile per giornalisti e lettori raccogliere idee dal contenuto del tuo comunicato stampa. Dai un'occhiata all'intera spiegazione in questo primo passaggio e nota che possono essere tutti titoli di comunicati stampa.
Passaggio 2. Scrivi il corpo dello script
I comunicati stampa dovrebbero essere scritti nel modo in cui vuoi che siano nelle notizie. E ricorda questo: la maggior parte dei giornalisti è molto impegnata e non ha tempo per ricercare gli annunci della tua azienda, quindi ciò che scrivi per i tuoi comunicati stampa verrà utilizzato dai giornalisti per scrivere dei tuoi grandi eventi. Qualunque cosa tu voglia che dicano, mettila qui.
- Inizia con la data e la città in cui è stato scritto il comunicato stampa. Questa città può essere eliminata se i risultati sono confusi, ad esempio se il comunicato è scritto in Bandung, ma descrive le attività nella filiale di Jogjakarta.
- La prima frase dovrebbe essere in grado di catturare l'attenzione del lettore e affermare chiaramente il tuo punto. Ad esempio, se il titolo è "Carpren Publishing pubblica un nuovo romanzo sulla seconda guerra mondiale", la prima frase potrebbe essere qualcosa del tipo "Carpen Publishing, Ltd., ha pubblicato oggi il suo romanzo sulla seconda guerra mondiale del famoso autore Arcy Kay". Questo espande il titolo abbastanza da fornire un po' di dettagli e mantiene il lettore interessato alla tua storia ancora di più. Il prossimo paragrafo o due dovrebbero espandersi sulla prima frase.
- Il corpo dello script del comunicato stampa dovrebbe essere solido. Evita di usare frasi e paragrafi lunghi. Evita la ripetizione e l'uso eccessivo di gergo o linguaggio fantasioso. Mantieni la tua scrittura semplice ed evita di sprecare parole.
- Il primo paragrafo (da due a tre frasi) dovrebbe concludere l'intero comunicato stampa e il contenuto aggiuntivo dovrebbe spiegarlo ulteriormente. In un mondo frenetico, nessun giornalista o altro lettore leggerà un intero comunicato stampa se l'inizio dell'articolo non è interessante.
- Lavora con i fatti: attività, prodotti, servizi, persone, obiettivi, obiettivi, piani o progetti. Cerca di massimizzare l'uso dei fatti. Questa è una notizia. Un modo semplice per creare un comunicato stampa efficace è utilizzare il seguente elenco di chiarimenti: chi, cosa, dove, quando, perché e come.
Passaggio 3. Pronuncia chiaramente "5W" e "1H"
Chi (chi), cosa (cosa), quando (quando), dove (dove), perché (perché) e come (come) possono fornire ai lettori tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Presta attenzione ai punti seguenti, utilizzeremo l'esempio sopra per creare il nostro comunicato stampa:
- Chi sono gli attori principali? Edizioni Carpren.
- Qual è la storia principale? Carpren Publishing pubblica il libro.
- Quando è successo? Domani.
- Dove si svolge questa attività? In tutti i grandi magazzini.
- Perché questo è nelle notizie? Perché il libro è stato scritto dal famoso autore, Arcy Kay.
-
Come si è svolta questa attività? L'attività principale è un libro autografo a Chicago, seguito da un tour del libro in tutta la metropoli.
- Con le informazioni di base definite, integrale con informazioni su persone, prodotti, merci, date e altre cose relative alle notizie.
- Se la tua azienda non è l'argomento principale delle notizie, ma è una fonte di comunicati stampa, spiegalo nel corpo del testo.
- Mantieni la sceneggiatura breve e al punto. Se stai inviando un modulo stampato, il testo deve essere a spaziatura doppia.
- Più il tuo comunicato stampa è convincente, più è probabile che venga coperto dai giornalisti. Scopri cosa è "interessante" per un particolare mercato e usa questa conoscenza per attirare editori e giornalisti.
Passaggio 4. Crea un comunicato stampa chiaro, nitido e appropriato per i tuoi lettori
È probabile che, ovunque invii i tuoi comunicati stampa, ci siano già dozzine di comunicati stampa simili accatastati e pronti per essere scaricati. Se vuoi che il tuo comunicato stampa venga votato, deve essere buono. Non solo deve essere buono, ma deve essere molto "pronto per la pubblicazione".
- Quando un editore vedrà la tua scrittura, penserà, quanto tempo ci vorrà per stampare il tuo comunicato stampa. Se la tua scrittura è piena di errori, ha pochi contenuti o ha bisogno di molte revisioni, non perderanno il loro tempo. Quindi assicurati di scriverlo con una buona grammatica, con tutte le basi e un contenuto di scrittura completo.
-
Perché queste persone dovrebbero preoccuparsi di quello che dici? Se lo invii ai lettori giusti, questa domanda ha una risposta molto chiara. Se no, perché stai perdendo tempo? Dai alle persone giuste le notizie giuste (notizie, non pubblicità) e sei sulla strada giusta.
Lo apprezzeranno di più se lo invii al mattino. Questo dà loro il tempo di aggiungere la tua scrittura a ciò su cui stanno lavorando. Considera che
Passaggio 5. Connettiti con altre cose
Fornisci collegamenti a informazioni aggiuntive che supportano il tuo comunicato stampa. L'azienda di cui scrivi ha informazioni aggiuntive su Internet che i lettori potrebbero trovare utili? Bene. Aggiungilo.
Se hai dei dubbi su ciò che hai, fai qualche ricerca su ciò che viene comunemente pubblicato. Qualcuno potrebbe aver scritto un'attività come hai scritto tu. PR Web e PR Newswire sono ottimi punti di partenza
Metodo 2 di 2: Formato di mastering
Passaggio 1. Impara la struttura di base
OK, ora che sai cosa devi scrivere, come lo metti su carta? Per cominciare, mantieni il tuo comunicato stampa il più breve possibile, una pagina al massimo. Nessuno vuole perdere tempo a leggere cinque paragrafi a meno che tu non stia scrivendo sulla Terza Guerra Mondiale. Ecco di cosa avrai bisogno (alcuni dei quali sono già stati menzionati):
-
PER PUBBLICAZIONE IMMEDIATA va scritto in alto a sinistra della pagina.
Se vuoi che la pubblicazione venga posticipata, scrivi "EMBARGOED FINO A…" e la data in cui vuoi che sia. Le pubblicazioni non accompagnate da una data di emissione saranno considerate emesse immediatamente
-
Il titolo, solitamente in grassetto, è posto sotto di esso e centrato sulla pagina.
Se vuoi, aggiungi un sottotitolo in corsivo (spiegando brevemente il titolo)
- Primo paragrafo: le informazioni più importanti. Può essere scritto come una notizia, che inizia con la data o la fonte della notizia.
- Secondo (ed eventualmente terzo) paragrafo: informazioni aggiuntive. È una buona idea includere fatti e citazioni.
- Informazioni sull'azienda: maggiori informazioni sulla tua azienda. Chi sei? Quali traguardi hai ottenuto? qual è la tua missione?
- Informazioni di contatto: maggiori informazioni sull'autore (forse tu!). Se attiri l'attenzione di qualcuno, potrebbe essere interessato a ottenere maggiori informazioni!
- Multimedia: in questa era moderna, dovresti avere un account Twitter per attività promozionali.
Passaggio 2. Scrivi le informazioni sull'azienda nel corpo del testo del comunicato stampa
Questo è il momento di includere informazioni sulla tua azienda. Quando un giornalista scrive il tuo comunicato stampa per la sua storia, dovrà menzionare la tua azienda lì. I giornalisti possono ottenere informazioni sull'azienda da questa sezione.
- Il titolo di questa sezione dovrebbe essere qualcosa del genere: "Informazioni su [AZIENDA_XYZ]".
- Dopo il titolo, scrivi uno o due paragrafi che descrivano la tua azienda in cinque o sei righe ciascuno. Il testo dovrebbe descrivere la tua azienda, la linea di business chiave e le politiche aziendali. Molte aziende hanno già opuscoli, presentazioni, piani aziendali, ecc. scritto professionalmente. Possono essere inclusi qui.
- Alla fine di questa sezione, scrivi il tuo sito web. Il collegamento deve essere nell'URL completo in modo che, una volta stampato, il collegamento rimanga ricercabile. Ad esempio: https://www.example.com invece di "Clicca qui per visitare il nostro sito Web!"
- Le aziende che hanno pagine multimediali separate sui loro siti Web devono includere un URL a quella pagina. Le pagine dei media di solito hanno informazioni di contatto e una cartella stampa.
Passaggio 3. Aggiungi le tue informazioni di contatto
Se il tuo comunicato stampa merita davvero una copertura, i giornalisti cercheranno sicuramente maggiori informazioni o intervisteranno le persone chiave ad esso associate. Se non ti dispiace che queste persone chiave vengano intervistate dai media, puoi fornire i loro dettagli di contatto nella pagina del comunicato stampa. Ad esempio, se stai scrivendo di innovazione, puoi fornire le informazioni di contatto del team di ricerca o di ingegneria per i media.
- In caso contrario, è necessario fornire i dettagli dalla sezione media/relazioni pubbliche nella sezione "Contatti". Se non hai un team dedicato per questo, dovresti nominare qualcuno che agisca da collegamento tra i media e la tua azienda.
-
I dettagli di contatto dovrebbero essere limitati e specifici per il relativo comunicato stampa. I dettagli di contatto devono includere:
- Nome ufficiale dell'azienda
- Nome e contatto ufficiali del dipartimento dei media
- Indirizzo dell'ufficio
- Numeri di telefono e fax con prefisso di città/paese e prefisso telefonico appropriati
- Numero di cellulare (opzionale)
- Tempo di disponibilità
- Indirizzo email
- Indirizzo Web
Passaggio 4. Se possibile, includere un collegamento a una copia online del comunicato stampa
Ti consigliamo di tenere tutti i registri dei comunicati stampa disponibili sul tuo sito web. Ciò può semplificare il processo di aggiunta di collegamenti e può essere utilizzato anche per scopi di cronologia aziendale.
Passaggio 5. Segna la fine del comunicato stampa con tre segni di cancelletto (#)
Posizionalo al centro della pagina appena sotto la linea alla fine del rilascio. Questo è lo standard del giornalismo. Può sembrare un'esagerazione, ma in realtà non lo è. Questo è il modo corretto di scrivere.
Suggerimenti
- Ricerca comunicati stampa su Internet per il tono, la lingua, la struttura e il formato giusti per i comunicati stampa.
- Fai ogni rilascio mirato a un mezzo specifico e invialo ai giornalisti che coprono questo tipo di notizie. Queste informazioni si trovano solitamente sul sito web dei media. L'invio di comunicati stampa identici a vari media e giornalisti in quei media è un segno che sei pigro e non ti rivolgi a un mercato specifico.
- Il tempismo per i comunicati stampa è molto importante. Le notizie devono essere pertinenti e nuove, non troppo vecchie e non troppo devianti dalle notizie attualmente popolari.
- Invia il tuo comunicato stampa via e-mail e utilizza i formati aggiuntivi con saggezza. Caratteri grandi e colori audaci non renderanno la tua storia più interessante, ma distrarranno i lettori. Inserisci il tuo comunicato stampa nel corpo dell'e-mail, non in un allegato. Se è necessario utilizzare gli allegati, utilizzare il formato testo normale o il formato Rich Text. I documenti di Word sono generalmente accettati sulla maggior parte dei supporti, ma se stai utilizzando la versione più recente (.docx), salva con una versione precedente (.doc). I giornali di solito hanno budget ristretti e molti non hanno aggiornato la loro versione di Word. Usa un file PDF solo se stai inviando un file con molte immagini. Non scrivere il tuo comunicato stampa su un altro pezzo di carta, quindi scansiona e invia per e-mail il file immagine: questo farà solo perdere tempo a te e all'editore. Digita il tuo comunicato stampa direttamente nell'e-mail.
- Evita di usare gergo o termini tecnici speciali. Se devi usarlo per rendere accurata la tua scrittura, spiega il termine.
- Includi ulteriori informazioni nel tuo comunicato stampa. Si tratta di informazioni su ciò che desideri dalle persone con le informazioni che pubblichi. Ad esempio, se desideri che i tuoi lettori acquistino un prodotto, includi dove puoi ottenere il prodotto. Se desideri che i lettori visitino il tuo sito web per partecipare a un concorso o per saperne di più sulla tua organizzazione, includi un indirizzo web o un numero di telefono.
- Non perdere tempo a scrivere il titolo prima che la pubblicazione sia completa. L'editor scriverà il titolo originale sul giornale o sulla rivista, ma è una buona idea scrivere un titolo accattivante per il tuo rilascio. Questo titolo potrebbe essere la tua unica possibilità. Rendilo preciso e breve. È meglio non scriverlo finché non hai completato il comunicato stampa. Non sai con certezza cosa dirai tu o la persona con cui stai intervistando. Quando hai finito di redigere il comunicato, puoi decidere se rivedere o meno il tuo paragrafo di apertura. Dopodiché, pensa al titolo.
- Usa il tuo titolo come oggetto dell'e-mail. Se scrivi un titolo molto accattivante, aiuterà a far risaltare il tuo messaggio nella casella di posta dell'editore.
- Includi il nome dell'azienda nel titolo, nel sottotitolo e nel corpo del manoscritto dal primo paragrafo per rendere la tua pubblicazione più facile da trovare nei motori di ricerca e più facile da leggere per i professionisti e altri lettori. Se stai inviando una versione stampata, puoi inserirla su carta intestata.
- Le chiamate di follow-up possono aiutare a trasformare un comunicato stampa in una storia completa.
Avvertimento
- Gli articoli dovrebbero essere scritti con un tono il più positivo possibile. Evita frasi come "dopo le dimissioni del precedente presidente" o "dopo un periodo di inattività". I giornalisti potrebbero decidere di informarsi e di non coprire quanto riportato nel comunicato e – anche se le circostanze non sono proprio negative, ad esempio il precedente presidente si è dimesso per grave malattia – i risultati potrebbero non essere quelli che ti aspettavi.
- Includi sempre una citazione, di solito di una persona importante coinvolta nell'idea principale del rilascio. Il testo non deve essere una citazione diretta, ma dovrebbe avere un senso. Assicurati sempre che la persona che viene citata sia soddisfatta della citazione. Le citazioni consentono ai giornalisti impegnati di preparare articoli completi senza dover condurre interviste di follow-up.
- Non includere i dettagli di contatto di altre persone senza il loro consenso. Inoltre, dovrebbero essere sempre disponibili in tempi ragionevoli alcuni giorni dopo la spedizione del rilascio.
- Quando si invia un comunicato stampa via e-mail, non inviarlo con oggetto "comunicato stampa". Questo farà solo affondare il tuo comunicato stampa tra gli altri comunicati stampa. Attira l'attenzione dell'editore includendo un titolo accattivante come oggetto della tua e-mail, ad esempio "Brand Co. ottiene un contratto aziendale di Rp. 300 miliardi".
- Ricorda sempre che molte redazioni hanno troppo carico di lavoro o troppo poco personale. Se riesci a rendere più facile il loro lavoro, il tuo comunicato stampa avrà maggiori probabilità di essere coperto. Se stai scrivendo un comunicato stampa simile a quello che pubblicherà l'editore, probabilmente il tuo comunicato stampa non avrà bisogno di tante modifiche. Tuttavia, se il tuo comunicato stampa è pieno di errori e non segue uno stile di scrittura standard, gli editori lo cancelleranno immediatamente. Tutti dicevano di essere al potere. Non sprecare il tempo dell'editore. Il posto dove inserire una descrizione dell'azienda è nella sezione delle informazioni sull'azienda del tuo comunicato stampa, ma rendilo accurato e fattuale.
