La stampa unione è una funzione comune nei programmi di Office per adattare un documento a più destinatari. Puoi organizzare e combinare tutti i tipi di documenti, incluse buste, etichette, lettere, e-mail, fax e coupon numerati. Leggi i passaggi seguenti per scoprire come utilizzare la stampa unione su un computer.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: Preparazione
Passaggio 1. Crea un file di dati
I dati possono essere file di fogli di calcolo (fogli di lavoro), file di database o anche documenti di testo in un formato appropriato. I file del foglio di lavoro sono i più utilizzati; Questa guida presuppone che tu stia utilizzando un foglio di lavoro.
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I dati del file devono includere tutte le informazioni che cambieranno su ogni copia. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera tipo, il file includerà i nomi e possibilmente gli indirizzi di tutte le persone a cui vuoi scrivere.
Inserisci un'informazione in ogni cella lungo la riga, in modo che ogni tipo di informazione (nome, cognome, titolo onorifico e così via) sia nella propria colonna
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Crea nomi di colonne ragionevoli. La stampa unione legge i dati in ogni colonna e presuppone che la prima voce in ogni colonna di informazioni sia il nome comune per quel tipo di informazioni, quindi usa un nome che abbia senso.
Ad esempio, inizia il campo del nome digitando "nome", quindi scrivi tutti i nomi sotto di esso. Quando ti viene chiesto di inserire una colonna di dati in una lettera, vedrai "nome" come opzione e ricorderai immediatamente cosa c'è in quella colonna
- Gli utenti di Microsoft Office che utilizzano Outlook come mezzo per inviare e-mail possono utilizzare la rubrica di Outlook come file di dati, se lo desiderano.
Passaggio 2. Salva il file di dati
Salva il file in modo da poterlo trovare facilmente. Dagli un nome che sarà facile da ricordare.
Passaggio 3. Scrivi il tuo documento principale
Questo documento includerà informazioni in esso. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera tipo, il documento principale è la lettera. Ogni elemento che deve essere contenuto per posta unione (come il nome) è attualmente lasciato vuoto.
Metodo 2 di 3: Stampa unione in MS Office
Passaggio 1. Aprire il riquadro attività Stampa unione
Dal documento principale, fare clic sul riquadro per aprirlo. Se non lo vedi, vai al menu Strumenti e seleziona Stampa unione dall'elenco.
Passaggio 2. Rispondi alle domande poste da MS Office
La funzionalità Stampa unione di Office include diversi passaggi progettati per semplificare la combinazione dei file in modo più intelligente e accurato.
- Inizia selezionando il tipo di documento che stai scrivendo. Fare clic su quello che si adatta meglio, quindi fare clic su Avanti.
- Seleziona il documento iniziale che desideri utilizzare. Se segui questi passaggi, puoi selezionare usa questo documento. Fare clic su Avanti.
Passaggio 3. Seleziona i file da unire
Questo è il file di dati che hai creato in precedenza. Selezionare il pulsante di opzione appropriato e quindi fare clic su Avanti per individuare il file e collegarlo al documento principale.
Se desideri utilizzare la rubrica di Outlook, fai clic su tale opzione
Passaggio 4. Scegli quali dati utilizzare
Office ti consente di selezionare o deselezionare le righe di informazioni che desideri. È possibile selezionare le informazioni nel file di dati che si desidera unire nel documento principale, in modo che il file di dati sia più utile in seguito se lo si utilizza per scopi diversi. Una volta soddisfatto, fai clic su Avanti.
I dati possono essere ordinati facendo clic sulle intestazioni delle colonne in ciascuna colonna. Questo può essere utile se vuoi cercare rapidamente molte informazioni
Passaggio 5. Immettere i campi dati
Nella pagina successiva del riquadro attività, ti verrà chiesto di scrivere un documento, se non lo hai già fatto, e ti verranno presentate varie opzioni per inserire i dati dal file nel documento.
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Immettere una colonna di dati posizionando il cursore in quella colonna di dati, quindi facendo clic sul pulsante appropriato sulla barra delle applicazioni per inserirlo lì.
Puoi eliminare i campi dati smarriti o duplicati premendo il tasto Canc, proprio come le lettere o i numeri normali
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Le opzioni preimpostate cambieranno leggermente a seconda del tipo di documento selezionato. Office fa del suo meglio per inserire le informazioni appropriate in base ai dati forniti. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera di tipo commerciale, potresti vedere un'opzione per inserire un blocco di indirizzi che includa il nome, il cognome e l'indirizzo completo di ciascun destinatario disposti ordinatamente su più righe.
- Alcune opzioni preimpostate apriranno finestre aggiuntive in cui inserire le informazioni appropriate. È tutto più o meno semplice e di facile comprensione.
- Se utilizzi le opzioni preimpostate e non riesci a trovare le informazioni appropriate, fai clic sul pulsante Abbina campi per definire il nome della colonna di dati che corrisponda al nome predefinito. Ad esempio, è possibile specificare la categoria "Cognome" in un file di dati per popolare i dati "Cognome" nel blocco indirizzi.
- Per utilizzare la tua colonna, fai clic su Altre opzioni. Sarai in grado di vedere i nomi che hai dato a ciascuna colonna e usarli al loro posto.
Passaggio 6. Controlla la posta
La stampa unione non visualizzerà informazioni specifiche nei campi che applichi al documento principale finché non lo stampi, ma Office offre una funzione di anteprima che ti consente di controllare e assicurarti che le informazioni visualizzate corrispondano alle colonne desiderate in il documento. Si prega di utilizzarli fino a quando non si è soddisfatti dell'ordine mostrato.
Passaggio 7. Completa l'unione
La schermata finale del riquadro attività di stampa unione ti farà sapere che tutto è in ordine e pronto per stampare il documento. Ciascuna serie di informazioni apparirà in ogni documento stampato e il programma stamperà tante copie quante sono le informazioni disponibili.
Se desideri modificare tu stesso lettere specifiche, puoi farlo anche da questa schermata della barra delle applicazioni facendo prima clic su "modifica singole lettere"
Metodo 3 di 3: Stampa unione su OpenOffice.org
Passaggio 1. Creare un database
Passaggio 2. Immettere i campi dati
Ora hai collegato le tue informazioni a un database che OpenOffice.org può comprendere e utilizzare il database per unire la posta è facile se sai dove cercare.
- Dal menu Inserisci, seleziona i campi, quindi altro… dal sottomenu. In alternativa, puoi premere Ctrl+F2.
- Nella finestra che appare, fai clic sulla scheda Database.
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Fare clic sul pulsante Sfoglia in basso a destra nella finestra e trovare il file di database appena creato.
Una volta selezionato, il database apparirà in un elenco intitolato Selezione database sul lato destro della finestra
- Dall'elenco dei tipi sul lato sinistro della finestra, seleziona i campi di stampa unione.
- Fare clic sul "+" accanto al database e sotto di esso verrà visualizzato un file di foglio di lavoro. Fare clic su "+" accanto a leie vedrai il nome della colonna di dati che hai selezionato quando hai creato il foglio di lavoro.
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Seleziona la colonna di dati che desideri inserire, quindi fai clic su Inserisci per posizionare la colonna di dati nel documento principale.
- Ricordati di posizionare il cursore dove vuoi inserire la colonna di dati prima di cliccare su Inserisci, altrimenti dovrai spostarla nella posizione corretta.
- Proprio come in Office, i campi di testo sono trattati come caratteri alfanumerici nel documento principale. Puoi spostarlo usando la barra spaziatrice ed eliminarlo con il tasto Canc.
Passaggio 3. Completa l'unione
Controlla il posizionamento di ogni colonna di dati. Una volta fatto, stampa il tuo documento principale. La stampa unione stamperà una copia per ogni set di voci nel file unito al documento.
Suggerimenti
- I programmi di elaborazione testi di solito dispongono di modelli che è possibile utilizzare per creare il documento principale.
- Assicurati di suddividere le colonne nelle parole chiave più specifiche. Ad esempio, è possibile utilizzare soprannomi (Mr., Mrs., Miss), nome e cognome per i nomi. Utilizzare tre colonne separate per il nome con un tipo di colonna dati in ciascuna colonna.
