La ricevuta è una dichiarazione scritta resa come prova della ricezione di contanti o di pagamento con altri mezzi. Quando conducono transazioni commerciali o vendite, i venditori e gli acquirenti di solito fanno ricevute per gli interessi reciproci, ad esempio per la contabilità o la documentazione. La ricevuta è un documento che dimostra l'esistenza di un accordo reciproco tra il venditore e l'acquirente come base per la registrazione della transazione di ricezione o erogazione di denaro.
Fare un passo
Parte 1 di 2: creazione di ricevute
Passaggio 1. Preparare un modulo di ricevuta che fornisca un foglio carbone come copia
Se desideri generare ricevute manualmente, prepara un modulo di ricevuta carbonizzato. In questo modo, devi solo scrivere una volta e ottenere immediatamente due ricevute, una per te e una per la parte che effettua il pagamento.
Le ricevute di carbonio vengono solitamente stampate in un determinato formato come prova di vendita e ricevuta di denaro, ad esempio: un foglio sotto forma di modulo che ha stampato il nome dell'azienda e vengono stampate poche parole o solo poche righe da compilare informazioni corrette e chiare
Passaggio 2. Utilizzare una penna a sfera nera
La scrittura delle ricevute con inchiostro nero è necessaria per garantire la validità delle ricevute. Non scrivere ricevute con matite o inchiostro di colore chiaro perché le ricevute servono come prova della contabilità a lungo termine.
Le ricevute generate manualmente devono essere compilate in caratteri grandi e chiari in modo che siano di facile lettura. Se stai usando una ricevuta carbonizzata, dovrai premere mentre scrivi in modo che appaia sul secondo o terzo foglio come copia
Passaggio 3. Utilizzare un timbro dell'azienda o una ricevuta stampata con il nome dell'azienda
Per fare una ricevuta legalmente valida, è necessario apporre il timbro dell'azienda sulla parte superiore o inferiore della ricevuta in conformità con le leggi applicabili. Inoltre, puoi utilizzare ricevute stampate che hanno già il nome e il logo dell'azienda. Ciò dimostra all'acquirente che il prodotto scambiato proviene dalla tua azienda o azienda e questo documento sarà un riferimento in un secondo momento, se necessario.
Passaggio 4. Includi tutte le informazioni richieste nella ricevuta
Quando si generano ricevute manualmente o si utilizzano moduli scaricabili da un programma per computer, è necessario includere quanto segue:
- Dati dettagliati del venditore.
- Dati dettagliati dell'acquirente.
- Data della transazione.
- Dati dettagliati del prodotto.
- Somma di denaro.
- Metodo di pagamento.
- Firma del venditore e dell'acquirente.
Passaggio 5. Includere tutte le informazioni richieste durante la creazione di una ricevuta di noleggio
Le ricevute dell'affitto sono richieste dagli inquilini che pagano in contanti o utilizzano assegni per registrare gli esborsi in contanti. Le ricevute sono inoltre richieste dal locatore come prova che il canone di locazione è stato ricevuto e conforme alla legge che richiede al locatore di fornire una ricevuta al locatario. Le ricevute rilasciate come prova della ricezione dei pagamenti di noleggio devono includere quanto segue:
- L'importo dell'affitto pagato.
- Data di pagamento.
- Nome completo dell'inquilino.
- Il nome completo del locatore.
- Indirizzo completo della proprietà in affitto.
- Periodo di noleggio pagato.
- Modalità di pagamento dell'affitto (contanti, assegno, ecc.)
- Firme del locatore e del locatario.
Passaggio 6. Scarica gratuitamente il modulo di ricevuta online (online)
Se desideri utilizzare le ricevute stampate per la tua attività o azienda, approfitta dei moduli di ricevuta che possono essere scaricati gratuitamente via Internet. Dopo che il modulo di ricevuta è stato stampato, apporre il timbro dell'azienda su di esso in modo che sia pronto per essere utilizzato per le transazioni quotidiane.
Parte 2 di 2: Conoscere lo scopo e le ragioni delle ricevute
Passaggio 1. Conoscere lo scopo della ricevuta
Le ricevute sono un documento importante per la registrazione del reddito e sono necessarie quando si dichiarano le imposte. Conserva tutte le ricevute di pagamento perché questi documenti di solito devono essere allegati come prova delle spese nel rendiconto fiscale. Come uomo d'affari, sei obbligato a fornire una ricevuta all'acquirente quando ricevi il pagamento. Dopo che l'acquirente ha effettuato un pagamento, il venditore di solito fornisce una ricevuta per il pagamento.
Dopo aver pagato beni o servizi relativamente costosi, fare una ricevuta è considerato un obbligo sia per l'acquirente che per il venditore. Questo documento deve essere preparato in previsione di una violazione della legge durante l'operazione di compravendita perché entrambe le parti possono utilizzare la ricevuta come prova in tribunale
Passaggio 2. Impara i quattro tipi di ricevute comunemente usati
In teoria, si possono effettuare ricevute per tutte le operazioni di pagamento, ad esempio: canoni di locazione, servizi di parrucchiere o spese per la progettazione di giardini. In generale, le ricevute sono divise in quattro gruppi e uno di questi può essere visualizzato quando si effettua una transazione di acquisto o vendita.
- Ricevuta d'acquisto. Dopo il pagamento, il venditore creerà una ricevuta di pagamento includendo il numero della ricevuta, la data della transazione e l'importo ricevuto. Se il pagamento viene effettuato in contanti, sullo scontrino deve essere presente la dicitura “contanti”. Se il pagamento viene effettuato tramite assegno o giroconto, la ricevuta deve includere un numero di assegno o un numero di deposito a vista. Se il pagamento viene effettuato con carta di credito, deve includere il nome della società emittente della carta di credito (esempio: Mastercard, Visa, American Express) e le ultime quattro cifre del numero della carta di credito.
- Ricevuta del trattamento. Questo documento viene rilasciato per il pagamento di prestazioni sanitarie, ad esempio per prestazioni mediche, acquisto di farmaci o utilizzo di strumenti chirurgici. La ricevuta deve includere il nome del paziente, il codice della diagnosi, il nome del medico, il nome del medicinale o del dispositivo medico pagato, la data del trattamento, le ore di consultazione e l'importo del pagamento.
- Nota di vendita. Nella maggior parte dei casi, riceverai una ricevuta di vendita quando fai acquisti. In qualità di imprenditore, è necessario fornire una ricevuta di vendita dopo aver inserito i dati sugli articoli venduti. Questo documento è una prova di vendita e deve includere l'importo del pagamento, la data di vendita, il nome e il prezzo della merce, il nome della persona che ha elaborato la transazione di vendita e ha ricevuto il pagamento.
- Ricevuta di pagamento dell'affitto. Tale ricevuta viene rilasciata dal proprietario dell'immobile locato come prova della ricezione del pagamento da parte dell'inquilino. La ricevuta di pagamento deve includere il nome del locatore, il nome dell'inquilino, l'indirizzo dell'immobile locato, il periodo di fatturazione, l'importo del canone di locazione, la data di inizio e fine del contratto di locazione.
- Gli autori di transazioni di acquisto o vendita via Internet riceveranno o forniranno ricevute elettroniche. Le informazioni contenute nella ricevuta elettronica sono le stesse delle altre ricevute di pagamento e servono come prova di acquisto in rete (online).
Passaggio 3. Conoscere le cose importanti su acquirenti e venditori che devono essere incluse nella ricevuta
Questo articolo si concentra sulla creazione di ricevute di pagamento tra acquirenti e venditori. La parte che vende i beni o servizi deve includere le seguenti informazioni sulla ricevuta:
- Dati dettagliati del venditore. Includi il nome della persona o dell'azienda che ha effettuato la vendita, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail nella parte superiore della ricevuta. Includere anche il nome del responsabile del negozio o del proprietario dell'azienda.
- Dati dettagliati dell'acquirente. Includere il nome completo dell'acquirente o della parte che ha effettuato la transazione di acquisto.
- Data della transazione. Includere la data, il mese e l'anno della transazione perché queste informazioni sono necessarie per dichiarare le imposte.
- Dati dettagliati del prodotto. Scrivi una breve descrizione per spiegare i beni o i servizi venduti, ad esempio: nome del prodotto, quantità, numero del prodotto e altre informazioni per identificare il prodotto. Questi dati saranno utili se hai bisogno di trovare informazioni sui prodotti che sono stati venduti.
- Prezzi di beni/servizi. Includere il prezzo dei beni/servizi in dettaglio a partire dal prezzo di vendita, tasse, imballaggio o spese di spedizione, sconti o abbuoni nel contesto dei programmi promozionali. Le transazioni di vendita saranno più valide e specifiche se i prezzi degli articoli sono scritti in dettaglio.
- Metodo di pagamento. Includi il modo in cui l'acquirente ha effettuato il pagamento, ad esempio: contanti, assegno, carta di credito o carta di debito.
- Firma del venditore e dell'acquirente. Dopo che la ricevuta è stata fatta o stampata e l'acquirente ha effettuato il pagamento, apporre il timbro "Paid" (se è stato saldato) in fondo alla ricevuta e poi firmato dal venditore. Puoi firmare una ricevuta per l'acquirente come documentazione.
Cose necessarie
- Ricevuta cartacea o in bianco
- penna a sfera
- Informazioni dettagliate sulle operazioni di acquisto
