Un piano di lavoro è un insieme di obiettivi e processi che possono aiutare un team e/o una persona a raggiungere tale obiettivo. Leggendo un piano di lavoro, puoi capire meglio la portata di un progetto. Che siano utilizzati sul posto di lavoro o nel mondo accademico, i piani di lavoro ti aiutano a mantenere i progetti organizzati. Attraverso un piano di lavoro, suddividi il processo in compiti piccoli e leggeri pur sapendo cosa vuoi ottenere. Scopri come creare un piano di lavoro in modo da essere meglio preparato per il tuo prossimo progetto.
Fare un passo
Passaggio 1. Decidi a cosa serve il tuo piano di lavoro
Ci sono molte ragioni per cui sviluppiamo un piano di lavoro. Stabilisci questo obiettivo in anticipo in modo da poterti preparare bene per il progetto. Ricorda, la maggior parte dei piani di lavoro sono validi per un certo periodo di tempo, ad esempio 6 mesi o 1 anno.
- In ufficio un piano di lavoro aiuta il tuo capo a sapere a quali progetti lavorerai nei prossimi mesi. Il tuo capo ha bisogno di queste informazioni di solito dopo una revisione annuale delle prestazioni o quando il tuo team sta lavorando a un progetto importante. Un piano di lavoro può anche essere il risultato di una sessione di pianificazione strategica che l'azienda effettua all'inizio di un nuovo calendario o anno fiscale.
- Nel mondo accademico, i piani di lavoro sono adatti per essere utilizzati dagli studenti per lavorare su progetti di grandi dimensioni o dai docenti per progettare un programma semestrale.
- Per i progetti personali, un piano di lavoro ti dà un'idea di cosa intendi fare, come lo farai e quando prevedi di completarlo.
Passaggio 2. Scrivi un'introduzione e un background
Per un piano di lavoro professionale, dovresti scrivere un'introduzione e un background. Il tuo capo o manager otterrà le informazioni di cui ha bisogno per comprendere il piano di lavoro. D'altra parte, i piani di lavoro accademici di solito non hanno bisogno di un'introduzione e di un background.
- L'introduzione dovrebbe essere breve e interessante. Ricorda al tuo capo perché hai fatto quel piano di lavoro. Presentagli un progetto a cui lavorerai durante un certo periodo di tempo.
- Lo sfondo dovrebbe evidenziare il motivo per cui hai creato il piano di lavoro. Puoi farlo, ad esempio, presentando dettagli o statistiche dell'ultimo rapporto, identificando i problemi che devono essere affrontati o altri motivi basati sull'input e il feedback che hai ricevuto mentre lavoravi a progetti precedenti.
Passaggio 3. Definire obiettivi e target
Obiettivi e traguardi sono due cose interconnesse. Nel piano di lavoro, entrambi portano al raggiungimento dei risultati. La differenza è che gli obiettivi sono generali, mentre gli obiettivi sono più specifici.
- Gli obiettivi sono il quadro generale del tuo progetto. Annota quali risultati finali desideri dal piano di lavoro. Assicurati che la copertura sia ampia. Ad esempio, supponiamo che tu voglia completare un documento di ricerca o imparare a scrivere.
- Gli obiettivi dovrebbero essere specifici e tangibili. In altre parole, dovresti essere in grado di depennare i passaggi dall'elenco degli obiettivi una volta completati. Trovare fonti intervistabili per il tuo documento di ricerca è un buon esempio di obiettivo.
- Se gli obiettivi esistenti sono troppo diversi, puoi suddividerli a lungo termine breve, periodo medioe termine lungo. Ad esempio, l'obiettivo a breve termine dell'azienda di aumentare il numero di audience del 30% in tre mesi è diverso dall'obiettivo a lungo termine di rafforzare la visibilità del marchio sui social media per un anno.
- Gli obiettivi sono solitamente scritti in frasi attive utilizzando verbi di azione con significati specifici. Ad esempio, "pianifica", "scrivi", "migliora" e "misura". Evita i verbi con significati vaghi come "imparare", "capire" e "sapere".
Passaggio 4. Sviluppare un piano di lavoro con obiettivi "SMART"
SMART è un acronimo comunemente usato per cercare risultati più tangibili e realizzabili nei piani di lavoro.
- Specifica significa dettagliato. Cosa faremo esattamente per chi? Descrivi la popolazione che servirai e qualsiasi azione specifica che utilizzerai per aiutarla.
- Misurabile significa misurabile. Il target è quantitativo e misurabile? Riesci a calcolare il risultato? Ha pianificato il lavoro in modo che "i livelli di salute in Sud Africa migliorino nel 2012"? Oppure la strutturate in modo che "il numero di casi di infezione da HIV/AIDS tra i neonati in Sud Africa scenda del 20% entro il 2020"?
- realizzabile significa realizzabile. Puoi completarlo entro il tempo assegnato con le risorse a tua disposizione? Dati tutti i limiti esistenti, il tuo obiettivo deve essere realistico. Aumentare le vendite del 500% ha senso se la tua azienda è piccola. Aumentare le vendite del 500% è un obiettivo quasi impossibile per un'azienda che ha dominato il mercato.
- Pertinente è legato agli interessi. L'obiettivo avrà un impatto sull'obiettivo o sulla strategia desiderati? Sebbene sia importante per la salute generale, è vero che misurare l'altezza e il peso degli studenti delle scuole superiori può portare direttamente a cambiamenti nelle procedure di salute mentale? Assicurati che i tuoi obiettivi e i tuoi metodi di lavoro abbiano un collegamento chiaro e intuitivo.
- Limitato nel tempo è vincolato al tempo. Quando è stato raggiunto l'obiettivo e/o quando hai saputo di averlo raggiunto? Determinare la data di fine del progetto. Indica anche, se del caso, quale tipo di risultato finale potrebbe aver causato la fine anticipata del tuo progetto, con tutti i risultati raggiunti.
Ricorda, è necessario specificare un numero di base per calcolare la modifica. Se non sai quanti neonati in Sudafrica sono stati contagiati dall'HIV/AIDS, come puoi garantire che il numero di casi si riduca del 20%?
In determinate situazioni, potrebbe essere necessario consultare un esperto per assicurarsi che gli obiettivi del piano di lavoro siano raggiungibili
Passaggio 5. Elenca le risorse di cui disponi
In questo elenco scrivi tutto ciò di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi e traguardi. Le risorse assumono varie forme, a seconda dello scopo del tuo piano di lavoro.
- Le risorse in ufficio includono budget finanziari, dipendenti, consulenti, edifici o stanze e libri. Puoi allegare un budget dettagliato se il piano di lavoro è più formale.
- Le risorse nel mondo accademico includono l'accesso alle biblioteche; materiali di ricerca come libri, giornali e riviste; computer e accesso a Internet; così come professori o altre persone che possono aiutarti quando hai domande.
Passaggio 6. Riconoscere le limitazioni esistenti
I confini sono ostacoli che possono ostacolare i tuoi sforzi per raggiungere i tuoi obiettivi. Ad esempio, quando svolgi compiti di ricerca a scuola o all'università, il tuo programma risulta essere troppo stretto, quindi non puoi ricercare e scrivere bene. Pertanto, il tuo limite è un programma frenetico. Prova a eliminare altri impegni durante il semestre in modo da poter completare il tuo piano di lavoro in modo efficace.
Passaggio 7. Chi è responsabile?
La responsabilità è un elemento essenziale di un buon piano. Chi è responsabile del completamento di ogni attività? Anche se c'è un team che lavora su un'attività, una persona deve essere responsabile di garantire che l'attività sia completata in tempo.
Passaggio 8. Scrivi una strategia
Osserva il tuo piano di lavoro, quindi decidi come utilizzerai le tue risorse superando i vincoli per raggiungere i tuoi obiettivi e traguardi.
- Scrivi un elenco dettagliato di azioni. Identifica cosa deve accadere ogni giorno o ogni settimana per raggiungere i tuoi obiettivi. Elenca anche le azioni che dovrebbero intraprendere gli altri membri del team. È possibile utilizzare un software di gestione dei progetti o un calendario personale per organizzare queste informazioni.
- Fai un programma. Sebbene tu possa fare un programma di lavoro provvisorio, di tanto in tanto possono sorgere eventi o situazioni imprevisti. Pertanto, fai spazio nel tuo programma per evitare ritardi.
Suggerimenti
- Definisci le pietre miliari se il tuo progetto è grande. Le pietre miliari sono punti lungo un progetto che evidenziano il raggiungimento di determinati obiettivi. Puoi anche considerarlo un punto di riflessione, quando osservi quanto è progredito il processo e allo stesso tempo ti assicuri che non si discosti dal piano di lavoro.
- Crea un piano di lavoro che funzioni per te. Può essere dettagliato, può essere esteso, a seconda dei tuoi desideri o delle tue esigenze. Puoi scrivere su un pezzo di carta o con un software professionale, usando immagini e colori. Usa tutto ciò che è più naturale ed efficace per te.
