Un certificato di lavoro (o lettera di verifica dell'occupazione) è una corrispondenza formale solitamente scritta da un datore di lavoro alla parte richiedente, con l'obiettivo di convalidare la storia lavorativa del dipendente. Di solito è richiesto un certificato di lavoro per richiedere un prestito, affittare una proprietà, fare domanda per un nuovo lavoro o per altri motivi per verificare la storia lavorativa. Quando scrivi un certificato di lavoro, spiega chi sei, fornisci un riassunto onesto dei doveri del dipendente e verifica il lavoro. Questo certificato deve utilizzare carta intestata professionale e fornire informazioni di contatto e firma. Leggi le istruzioni di seguito per scoprire come creare un certificato di lavoro completo e accurato.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Prepararsi a scrivere un certificato di lavoro
Passaggio 1. Pensa al motivo per cui stai scrivendo un certificato di lavoro
Il contenuto e il tono della lingua della lettera dipendono dal destinatario. Per gli istituti finanziari, usa un tono di linguaggio professionale e includi informazioni finanziarie (ad es. stipendi, commissioni, aumenti e bonus). D'altra parte, se stai scrivendo un certificato di lavoro per un dipendente che sta facendo domanda per un nuovo lavoro, il tono della lingua potrebbe essere più informale e potresti non includere informazioni finanziarie.
Comprendendone lo scopo e la portata, puoi scrivere una lettera che si adatti alle esigenze del destinatario
Passaggio 2. Pensa a chi dovrebbe scriverlo
Normalmente, un certificato di lavoro è scritto da un supervisore. In questa situazione, il dipendente ti chiederà come datore di lavoro di scrivere una lettera di assunzione per scopi specifici. D'altra parte, i dipendenti possono scrivere da soli una lettera di attestato di lavoro. In questa situazione, tu come dipendente lo scriverai tu stesso e poi chiederai al capo di firmarlo o modificarlo secondo necessità. Quando possibile, il datore di lavoro dovrebbe scriverlo per conto del dipendente, non viceversa.
- Se sei il capo che scrive lettere ai dipendenti, puoi strutturarle secondo le tue specifiche e controllare i messaggi in esse contenuti. Inoltre, come datore di lavoro, la lettera che scrivi è considerata genuina e onesta. Tuttavia, l'ostacolo principale è il tempo necessario. Come capo, ovviamente, hai un programma fitto di appuntamenti, mentre la preparazione di questa lettera richiederà tempo. Per questo motivo, i certificati di lavoro sono generalmente brevi e concisi, quindi non perdere troppo tempo, soprattutto se lo hai già fatto.
- Se sei un dipendente che scrive da solo, puoi determinare quali informazioni trasmettere ai destinatari e non devi trovare il tempo per condividere idee con il tuo capo. Inoltre, anche il capo non è gravato dal tempo che deve essere fornito per scriverlo (se lo scrivi tu, il capo potrebbe essere contento perché non deve farlo da solo). Tuttavia, il capo deve sempre firmare e c'è la possibilità che sia riluttante a farlo dopo aver letto il contenuto della tua lettera. Se è così, dovresti riscriverlo o convincerlo a scriverlo da solo per te.
Passaggio 3. Raccogliere le informazioni necessarie
Una volta che conosci il destinatario e chi scriverà la lettera, devi raccogliere le informazioni richieste nella lettera.
- Se sei il capo, parla con il dipendente per vedere cosa vuole includere. Discuti chi è il destinatario, qual è lo scopo della lettera, quali specifiche devono essere incluse e quando dovrebbe essere inviata.
- Se sei un dipendente e scrivi tu stesso la lettera, tutte le informazioni necessarie sono già presenti, ma dovresti prima parlare con il tuo capo e chiedere che tipo di lettera si aspetta. Questo ti assicura di scrivere una lettera conforme alle specifiche del datore di lavoro e ottenere la sua firma.
Parte 2 di 2: scrittura del certificato di lavoro
Passaggio 1. Utilizzare la carta intestata dell'azienda
Scrivi un certificato di lavoro su carta intestata ufficiale dell'azienda. Se sei un capo, questo documento è gratuito. Se sei un dipendente, chiedi prima se puoi usarli. La carta intestata ufficiale della società certificherà la tua lettera e farà credere al destinatario nel suo contenuto.
Se non disponi di carta intestata ufficiale, puoi utilizzare un computer per creare le intestazioni delle lettere. L'intestazione deve contenere il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Fornisci anche informazioni sull'autore della lettera (e sul titolo) e la data in cui è stata scritta la lettera
Passaggio 2. Indirizza la lettera al destinatario nel modo più specifico possibile
Se conosci il nome del destinatario, indirizzalo direttamente alla persona interessata. Se non sai chi lo leggerà, indirizzalo all'organizzazione, con una riga dell'oggetto che descriva il contenuto della lettera.
- Ad esempio, se conosci l'indirizzo e il nome del destinatario, scrivilo subito sotto l'intestazione. Seguilo con un saluto appropriato, come "Caro [Mr. Sudirman]".
- Se non sai a chi è indirizzata la lettera, inviala al dipartimento appropriato con una riga dell'oggetto che descriva il contenuto della lettera. Ad esempio, per una lettera a un istituto finanziario con l'obiettivo di ottenere un prestito, è possibile inviare una lettera alla filiale locale con l'oggetto "Descrizione del dipendente per la domanda di prestito". Segui con un saluto come "A chi è interessato".
Passaggio 3. Descrivi chi sei
Nel primo paragrafo del corpo, spiega chi sei e lo scopo di scrivere la lettera. Indica la tua posizione, l'anzianità di servizio e da quanto tempo conosci il dipendente che ha richiesto il certificato. Se sei un dipendente che scrive da solo, continua a scrivere come se la lettera provenisse dal tuo capo perché sarà lui a firmarla.
Ad esempio, "Mi chiamo Budi Jatmiko e sono il vicedirettore del marketing e delle vendite di PT. ABC. Lavoro in PT. ABC da 12 anni e conosco questo dipendente da sette anni. Negli ultimi tre anni ho è stato il diretto superiore del dipendente»
Passaggio 4. Fornire la verifica
Il paragrafo successivo del contenuto riassume il lavoro del dipendente, inclusa la data di inizio del rapporto di lavoro, il titolo, se il lavoro è temporaneo o permanente e se il dipendente sta ancora lavorando lì. Questo paragrafo fornisce informazioni finanziarie sui dipendenti, se necessario.
- Ad esempio, "Questa lettera è una conferma che il dipendente lavora davvero qui. Ha lavorato presso PT. ABC per sette anni, dal 7 settembre 2003. Ricopre la posizione di vicedirettore delle vendite, che è una posizione permanente presso PT. ABC. Fino al 7 gennaio 2011, sta ancora lavorando con quella posizione in PT. ABC."
- Un altro esempio: "Questa lettera conferma che il dipendente ha lavorato presso PT. ABC per sette anni. La persona interessata ha lavorato presso PT. ABC dal 7 settembre 2003 al 7 gennaio 2011. Ha ricoperto la carica di vicedirettore delle vendite presso PT. ABC. Ha lavorato come dipendente a tempo indeterminato per sette anni presso PT ABC con uno stipendio di 35 milioni di IDR al mese."
Passaggio 5. Riassumere i doveri del dipendente
Questo paragrafo descrive i doveri del dipendente, che sono molto necessari nel certificato di lavoro per i dipendenti che si candidano per altri lavori. Anche se il certificato di lavoro non è una lettera di raccomandazione, non c'è niente di sbagliato nell'includere una valutazione positiva del dipendente. Queste informazioni aggiuntive miglioreranno la tua reputazione come datore di lavoro e aiuteranno i dipendenti a trovare nuovi posti di lavoro, proprietà o prestiti.
Ad esempio, "I compiti di un dipendente di PT. ABC sono i seguenti: Responsabile della vendita di radiatori nell'area di Bogor e dintorni. Ricopre una posizione manageriale ed è responsabile della motivazione di un team di sette-nove persone. Deve garantire soddisfazione del cliente, risolvere i reclami dei clienti e segnalare l'andamento delle vendite ogni tre mesi alla sede centrale."
Passaggio 6. Evitare informazioni sensibili o illegali sui dipendenti
Ci sono disposizioni su ciò che può essere incluso nelle referenze di lavoro e in altre dichiarazioni ai potenziali datori di lavoro. Esiste una clausola che consente di includere le informazioni sui dipendenti solo con l'autorizzazione pertinente. Esiste anche una regola secondo cui è possibile divulgare qualsiasi informazione sul dipendente in questione purché sia onesta e in buona fede. Prima di divulgare informazioni sensibili, assicurati di controllare ciò che è accettabile e appropriato includere, in base all'appropriatezza sociale e alla legge applicabile.
Passaggio 7. Fornisci le tue informazioni di contatto
L'ultimo paragrafo dovrebbe includere le tue informazioni di contatto (datore di lavoro). Queste informazioni sono necessarie se il destinatario ha domande. Assicurati di indicare che il destinatario può contattarti.
Ad esempio, "Se hai domande o hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattarmi allo (021) 21215555 o all'indirizzo [email protected]."
Passaggio 8. Firma e invia
Una volta che la lettera è stata scritta, terminala con un saluto di chiusura, firmala e consegnala al dipendente che l'ha richiesta o spediscila tu stesso al destinatario.
- Chiudi la lettera con il saluto "Cordiali saluti".
- Metti la tua firma, insieme al tuo nome completo e alla posizione.
- Aggiungi un timbro ufficiale o di verifica che viene solitamente utilizzato dalle aziende per questo tipo di lettera.
Suggerimenti
- Alcuni processi di richiesta del visto richiedono di annotare la posizione che ricoprirà il dipendente, se viene concesso un visto. Potrebbe essere necessario spiegare l'importanza del lavoro del dipendente che richiede il visto.
- Alcuni datori di lavoro chiedono al dipendente di redigere una lettera, che poi firmerà. Se chiedi ai dipendenti di scrivere i propri, assicurati di leggerli attentamente prima di firmare.
- Alcune aziende hanno una persona specifica assegnata per eseguire la verifica del lavoro e ci sono anche aziende che hanno un modello specifico. In caso di dubbio, verificare con il dipartimento delle risorse umane.
Avvertimento
- Inserisci le informazioni finanziarie solo quando il dipendente le richiede. Se sei un dipendente e scrivi tu stesso la lettera, puoi inserire tutte le informazioni necessarie.
- Non inserire informazioni personali sui dipendenti a meno che non lo consentano.
- Se il dipendente che ha richiesto il certificato di lavoro non lavora più con te, non motivare l'uscita anche se non ci sono casi o problemi.
