Questo articolo spiega come creare un database utilizzando i dati dei fogli di calcolo di Microsoft Excel importandoli direttamente in Access, il programma di gestione dei database di Microsoft. È inoltre possibile esportare i dati di Excel in un formato che può essere aperto dai programmi di database. Microsoft Access è un programma della suite di programmi Microsoft Office ed è disponibile solo per computer Windows.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: utilizzo di Microsoft Access
Passaggio 1. Aprire Microsoft Access
Questo programma è contrassegnato da un'icona rossa con la lettera “ UN Successivamente, si aprirà la pagina del modello di accesso.
Access è progettato per funzionare con Excel ed è incluso in Excel nei piani Microsoft Office Professional ed è disponibile solo per computer Windows
Passaggio 2. Fare clic su Database vuoto
Si trova nell'angolo in alto a sinistra della finestra del programma.
Se desideri utilizzare un modello diverso per il database di Access, seleziona il modello desiderato
Passaggio 3. Fare clic su Crea quando richiesto
Si trova nell'angolo in basso a destra della finestra pop-up. Successivamente, verrà aperto il database di Access.
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda Dati esterni
Questa scheda si trova nella barra dei menu nella parte superiore della finestra di accesso.
Passaggio 5. Fare clic su Nuova origine dati
È all'estrema sinistra della barra degli strumenti " Dati esterni " Successivamente, verrà visualizzato un menu a discesa.
Passaggio 6. Selezionare File
Questa opzione si trova nel menu a discesa. Successivamente, verrà visualizzato un menu a comparsa.
Passaggio 7. Fare clic su Excel
È nel menu a comparsa. Successivamente, verrà aperta la finestra di importazione.
Passaggio 8. Fare clic su Sfoglia
Si trova nell'angolo in alto a destra della finestra.
Passaggio 9. Seleziona un foglio di calcolo Excel
Vai alla cartella di archiviazione del foglio di calcolo di Excel e fai clic sul foglio di calcolo che desideri aprire.
Passaggio 10. Fare clic su Apri
Si trova nell'angolo inferiore destro della finestra.
Passaggio 11. Determinare il metodo di trasferimento dei dati
Fare clic sul pulsante di opzione a sinistra di una delle seguenti opzioni:
- “ Importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente ” – Selezionare questa opzione se si sta creando un nuovo database senza tabelle o se si desidera aggiungere una nuova tabella a un database esistente. Creando una nuova tabella, è possibile modificare le informazioni tramite Access.
- “ Aggiungi una copia dei record alla tabella ” – Selezionare questa opzione se si utilizza un database esistente e si desidera aggiungere dati a una delle tabelle nel database. Aggiungendo una tabella esistente, puoi modificare le informazioni tramite Access.
- “ Collegamento all'origine dati creando una tabella collegata ” – Selezionare questa opzione per creare un collegamento nel database che aprirà il database in Excel. Con questa opzione, non puoi modificare le informazioni tramite Access.
Passaggio 12. Fare clic su OK
È in fondo alla finestra.
Passaggio 13. Selezionare un foglio di lavoro
Nella parte superiore della finestra, fai clic sul nome del foglio di lavoro che desideri importare dal documento Excel selezionato.
- Per impostazione predefinita, Excel crea un foglio di lavoro con tre fogli di lavoro etichettati "Foglio 1", "Foglio 2" e "Foglio 3". Puoi inviare un solo foglio di lavoro per un processo. Se memorizzi le informazioni su tutti e tre i fogli, dovrai completare il processo di trasferimento del primo foglio, quindi tornare alla scheda "Dati esterni" e ripetere tutti i passaggi per gli altri fogli.
- È possibile eliminare, aggiungere e modificare i nomi dei fogli in Excel e tutte le modifiche apportate vengono visualizzate nel database di Access.
Passaggio 14. Fare clic su Avanti
Si trova nell'angolo inferiore destro della finestra.
Passaggio 15. Abilita le intestazioni di colonna
Fare clic sulla casella "La prima riga contiene intestazioni di colonna" se il foglio Excel ha le proprie intestazioni di colonna nella riga superiore (ad es. riga " UN ”).
Deseleziona la casella se desideri che Access crei intestazioni di colonna
Passaggio 16. Fare clic su Avanti
Passaggio 17. Modificare le colonne e le celle del foglio di calcolo, se necessario
Se desideri importare tutte le celle da un foglio di calcolo senza modifiche, salta questo passaggio:
- Per modificare le celle, fai clic sulle intestazioni di colonna che desideri modificare, quindi modifica il nome della cella, il tipo di dati e/o se la cella è indicizzata o meno.
- Se non desideri importare celle, seleziona la casella "Non importare campo (salta)".
Passaggio 18. Fare clic sul pulsante Avanti
Passaggio 19. Impostare una chiave primaria per il database
Per ottenere i migliori risultati, lasciare le impostazioni predefinite così come sono (per fare in modo che Access assegni le proprie chiavi).
Puoi impostare tu stesso la chiave selezionando la casella "Scegli la mia chiave primaria" e inserendo la chiave nel campo accanto all'opzione. Sebbene non consigliato, puoi anche scegliere "Nessuna chiave primaria"
Passaggio 20. Fare clic su Avanti
Passaggio 21. Aggiungi un nome
Digita il nome del foglio di calcolo nel campo "Importa nella tabella".
Saltare questo passaggio se si desidera visualizzare il database con il nome predefinito
Passaggio 22. Fare clic su Fine
Si trova nell'angolo inferiore destro della finestra.
Passaggio 23. Fare clic su Chiudi
Si trova nell'angolo inferiore destro della finestra. Successivamente, la finestra di importazione si chiuderà e verrà creato il database.
Puoi prima selezionare la casella "Salva passaggi di importazione" per assicurarti che il programma ricordi le impostazioni impostate per questo database
Metodo 2 di 2: utilizzo di un programma di database di terze parti
Passaggio 1. Aprire il documento Excel
Fare doppio clic sul documento Excel che si desidera convertire in un database.
Se non hai creato un documento, apri Excel, fai clic su " Cartella di lavoro vuota ”, e creare un documento prima di passare al passaggio successivo.
Passaggio 2. Fare clic su File
Si trova nella barra dei menu nella parte superiore della finestra di Excel (Windows) o nella parte superiore dello schermo (Mac).
Passaggio 3. Fare clic su Salva con nome
Questa opzione è nel menu File ”.
Passaggio 4. Fare doppio clic su Questo PC
È al centro della pagina.
Salta questo passaggio per gli utenti Mac
Passaggio 5. Scegli un formato di file
Fare clic sulla casella a discesa "Salva come" (Windows) o "Formato file" (Mac), quindi scegliere una delle seguenti opzioni:
- Se stai utilizzando un'applicazione di database basata su computer, fai clic su Formato " . CSV" (valori separati da virgola).
-
Se stai utilizzando un'applicazione di database basata sul Web, fai clic su Formato . XML ”.
Se il documento Excel non contiene dati XML, non è possibile selezionare il formato XML
Passaggio 6. Fare clic su Salva
È in fondo alla finestra. Successivamente, il documento verrà salvato con le preferenze impostate.
Passaggio 7. Creare un nuovo database sul programma di database utilizzato
Il processo sarà diverso, a seconda del programma utilizzato. Tuttavia, di solito è necessario aprire il programma, fare clic su " Nuovo " (o " File ” > “ Nuovo "), e seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo.
Passaggio 8. Cerca il pulsante Importa…
Questo pulsante viene solitamente visualizzato dopo aver fatto clic sul menu File ”, ma il programma di database utilizzato potrebbe avere le sue differenze.
Passaggio 9. Seleziona il file Excel
Trova e fai doppio clic sul file che hai esportato da Excel.
Passaggio 10. Seguire le istruzioni dell'applicazione database per importare i dati
Passaggio 11. Salvare il database
Di solito, puoi aprire il menu "Salva" premendo Ctrl+S (Windows) o Command+S (Mac).
