Capire come scrivere una buona lettera è una delle competenze di base che possono essere applicate in vari campi, sia in ambito aziendale, accademico, sia nelle relazioni personali. Come già saprai, le lettere sono un metodo di comunicazione comune utilizzato per trasmettere informazioni, buona volontà o semplicemente l'affetto del mittente per il destinatario della lettera. Per scoprire come scrivere una lettera buona e corretta, prova a leggere questo articolo!
Fare un passo
Metodo 1 di 2: scrivere una lettera formale
Passaggio 1. Capire il momento giusto per scrivere una lettera formale o formale
In genere, le lettere formali sono indirizzate a persone con cui si hanno solo rapporti professionali, come soci in affari o determinati dipartimenti governativi, piuttosto che a persone con cui si hanno rapporti personali.
- Quindi, la lettera ufficiale può essere digitata utilizzando un software di elaborazione testi, come Microsoft Word, OpenOffice o Text Edit, e quindi stampata prima dell'invio. Se la lettera deve essere ricevuta immediatamente o se il destinatario preferisce ricevere l'e-mail, consigliamo di inviare la lettera tramite e-mail.
- Se il destinatario è il tuo attuale capo o collega, potresti voler utilizzare un formato meno rigido. Generalmente, tali lettere possono essere inviate via e-mail e non devono essere accompagnate da un indirizzo nella parte superiore della lettera.
Passaggio 2. Scrivi il tuo indirizzo e la data in cui è stata scritta la lettera nella parte superiore della lettera
In particolare, includi il tuo nome e indirizzo nell'angolo sinistro della lettera. Se si tratta di una lettera commerciale ufficiale, includi il nome e l'indirizzo dell'azienda o semplicemente applica la carta intestata dell'azienda nello stesso punto. Dopodiché, lascia uno spazio di due righe prima di scrivere la data di scrittura della lettera.
- Includi la data completa nel formato corretto, ad esempio 19 settembre 2021. È meglio evitare un formato meno formale come 19-settembre-2021 o 19/9/21.
- Non è necessario includere la data sulla lettera inviata via e-mail.
Passaggio 3. Immettere il nome e l'indirizzo del destinatario della lettera
Se la lettera non è stata inviata via e-mail, lascia un'interruzione di due righe e includi le informazioni di contatto del destinatario nello spazio vuoto. In particolare, elenca ciascuna di queste informazioni su una riga separata:
- Nome completo e titolo del destinatario della lettera
- Nome dell'organizzazione e della società, se presente
- Indirizzo completo del destinatario della lettera (aggiungere due o più righe extra, se necessario)
Passaggio 4. Includi un saluto
Metti in pausa una riga, quindi includi un saluto come "Caro", seguito dal tuo nome come destinatario della lettera. Se lo desideri, puoi includere il tuo nome completo, cognome o solo il nome. Se necessario, includi anche l'indirizzo o il titolo ufficiale della persona.
- Se conosci solo la posizione della persona in ufficio, ma non conosci il suo nome, sentiti libero di scrivere "Gentile Direttore Sanitario:" o una frase simile. Tuttavia, generalmente il nome della persona che ha ricoperto la posizione può essere cercato online, quindi puoi provarlo.
- Se davvero non conosci il destinatario della lettera, né conosci la sua posizione, scrivi semplicemente "Gentile signore/signora:" o semplicemente "Caro:". e dovrebbe essere evitato, se possibile..
Passaggio 5. Scrivi la tua lettera
Le lettere formali dovrebbero aprirsi con una chiara dichiarazione di intenti (SOP). In particolare, evita le abbreviazioni e usa domande formali, come "Sei interessato a…" invece di "Sei interessato a…?" Quindi, rileggi il corpo della lettera, con o senza l'aiuto di un'altra persona, per assicurarti che non contenga errori di ortografia o grammatica.
Se stai scrivendo una lettera commerciale formale, assicurati che il corpo della lettera sia sempre breve e preciso. Nel frattempo, se la lettera è indirizzata a un parente o un amico intimo per motivi di scambio di notizie, usa una frase più rilassata e/o scorrevole. Tuttavia, è una buona idea assicurarsi che la tua lettera non superi una pagina di lunghezza
Passaggio 6. Includere un saluto di chiusura
Un saluto di chiusura è generalmente incluso per concludere la lettera in modo positivo e per costruire una connessione più profonda con il destinatario della lettera. Pertanto, dopo aver scritto l'ultimo paragrafo, includi un saluto di chiusura che si adatti al tipo di lettera. Per una lettera formale, prova a includere un saluto di chiusura come "Cordiali saluti", "Saluti" o "Buona fortuna".
- Per le lettere digitate formalmente, lascia circa quattro spazi tra il saluto di chiusura e il tuo nome completo. Quindi, stampa la lettera e apponi la tua firma con inchiostro blu o nero nello spazio vuoto.
- Nelle e-mail formali, includi il tuo nome completo appena sotto il saluto di chiusura.
- Se lo desideri, puoi inserire il saluto davanti al tuo nome, soprattutto in una lettera formale. Ad esempio, se sei sposato, includi il nome "Bu Amanda Surya" sotto il saluto di chiusura.
Passaggio 7. Piega la lettera (opzionale)
Se la lettera è nella posta, prova a piegarla in tre parti. Il trucco è piegare la metà inferiore al centro fino a coprire i 2/3 dell'area delle lettere, quindi piegare la metà superiore al centro finché non c'è più l'area delle lettere aperta. In questo modo, il formato della lettera si adatterà alla maggior parte delle buste disponibili sul mercato.
Passaggio 8. Scrivi l'indirizzo del destinatario sulla parte anteriore della busta (facoltativo)
Trova il centro della busta, quindi scrivi l'indirizzo completo del destinatario, in questo modo:
- Mr Joko Susilo
- Jl. ABC n. 123
- Giacarta, 12345
Passaggio 9. Scrivi l'indirizzo per la restituzione sul retro della busta (opzionale)
Utilizzando questo metodo, l'ufficio postale può restituire la posta che non può inviare, per qualsiasi motivo, al tuo indirizzo senza costi aggiuntivi. Usa lo stesso metodo di quando hai scritto l'indirizzo del destinatario della lettera, ma includi solo un soprannome invece del tuo nome completo.
Metodo 2 di 2: scrivere lettere informali
Passaggio 1. Identificare il livello ufficiale della lettera
Fondamentalmente, il tono della lettera dipenderà dal livello di vicinanza del tuo rapporto con il destinatario della lettera. Per identificare la formalità della tua lettera, prova a seguire queste linee guida:
- Se la lettera è indirizzata a un lontano parente, parente anziano o partner sociale, prova a usare un tono semi-formale. Se la persona ti ha già inviato un'e-mail, inviale un'e-mail. In caso contrario, scrivere lettere manualmente è l'opzione più sicura da fare.
- Se la lettera è indirizzata a un caro amico o parente, scrivila manualmente o inviala via e-mail.
Passaggio 2. Inizia la lettera con un saluto
Il saluto utilizzato dipende molto dalla stretta relazione tra te e il destinatario della lettera, nonché dal livello di formalità della lettera. Alcune possibilità che puoi considerare:
- Se la lettera è semi-formale, sentiti libero di usare un saluto come "Ciao". Quindi, segui il saluto con il soprannome del destinatario se non siete troppo distanti per età, o il nome del destinatario che inizia con un saluto come "Signore" o "Signora" se il destinatario è molto più vecchio di te.
- Se la lettera è informale, puoi anche utilizzare un saluto come "Ciao" o un saluto più informale come "Ciao" o "Ciao". Segui il saluto con il nome del destinatario.
Passaggio 3. Inizia a scrivere il corpo della lettera
Passa alla riga successiva e inizia a scrivere. Se la lettera è intesa come mezzo di comunicazione personale, prova a iniziare confermando le informazioni del destinatario. Ad esempio, puoi usare frasi formali come "Spero che tu stia bene" o frasi informali come "Come stai?" In particolare, usa le parole che diresti se il destinatario della lettera fosse di fronte a tu.
Passaggio 4. Elenca le cose che devono essere comunicate
Poiché il ruolo principale della lettera è come mezzo di comunicazione, includi le cose che ritieni che il destinatario della lettera debba sapere, come i dettagli di eventi che si sono verificati nella tua vita. Ad esempio, se la lettera è per tua nonna, non limitarti a scrivere "Grazie per il regalo!" Invece, mostra quanto significa per te il regalo, ad esempio dicendo: "Ieri notte io e i miei amici non siamo riusciti a dormire perché abbiamo giocato al gioco che ha mandato la nonna. Grazie!" Qualunque sia l'oggetto della lettera, l'obiettivo principale dovrebbe essere il desiderio di condividere le informazioni.
Comprendere le informazioni che non dovrebbero essere incluse. In sostanza, una lettera scritta come espressione di rabbia o tentativo di implorare pietà non dovrebbe essere inviata. Se hai già scritto una lettera del genere ma non sei sicuro se inviarla, lasciala riposare per alcuni giorni. Forse, quei pochi giorni possono cambiare la tua decisione
Passaggio 5. Termina la lettera
Per concludere una lettera informale, usa un saluto di chiusura che rifletta la vicinanza del tuo rapporto con il destinatario. Se la lettera è indirizzata a un coniuge, un amico o un parente stretto, usa un saluto di chiusura come "Saluti", "Saluti d'amore" o semplicemente "Caro". Nel frattempo, per una lettera semi-formale, sentiti libero di usare un saluto di chiusura caloroso, ma comunque abbastanza formale, come "Saluti" o "Saluti".
- Hai mai sentito parlare del termine "congedo"? In effetti, l'addio è un'espressione formale in inglese che era comunemente usata nei tempi antichi come saluto di chiusura della lettera. Se stai scrivendo una lettera in inglese a un amico e vuoi chiuderla in uno stile sciocco, sentiti libero di usare questo metodo. Ad esempio, metti un saluto di chiusura sotto forma di commiato come "Rimango, come sempre, il tuo servitore devoto", terminando con il tuo nome.
- Se vuoi aggiungere informazioni dopo che la lettera è stata scritta, usa la didascalia P. S, che in inglese significa Postscript ("dopo aver scritto").
Passaggio 6. Invia la lettera
Metti la lettera in una busta, metti un francobollo, includi l'indirizzo del destinatario, quindi spediscila immediatamente tramite l'ufficio postale.
Suggerimenti
- Cerca di concentrare il corpo della lettera su un argomento che interesserà il destinatario.
- In genere, i saluti sono sempre seguiti da una virgola. Tuttavia, nelle lettere formali, la punteggiatura utilizzata è di solito i due punti invece della virgola.
- Usa sempre un linguaggio educato e argomentazioni valide quando scrivi una lettera di reclamo. In questo modo aumenterai le tue possibilità di ottenere una risposta positiva.
- Se desideri stampare una lettera molto formale, ti consigliamo di utilizzare carta leggermente più pesante della carta per fotocopie standard.
- Se desideri inviare un'e-mail formale o semi-formale, usa sempre un indirizzo e-mail dal suono professionale. Le email inviate da "sweetstar189" non saranno certamente prese sul serio come le email inviate da "jeni.sandra", giusto?
- Scrivi sempre le lettere usando una penna a inchiostro blu o nero.
- Assicurati che l'indirizzo indicato sia corretto.
- Inizia sempre un paragrafo con una frase scritta o digitata con rientro.
- Ricontrolla il contenuto della tua lettera, almeno due volte.
- Se la lettera è scritta manualmente, assicurati di utilizzare sempre una penna a sfera che non perda inchiostro.
