Le lettere di presentazione sono più comunemente utilizzate nelle comunicazioni aziendali, per stabilire contatti, richiedere informazioni o creare una panoramica di un nuovo prodotto o servizio. In genere, scrivi una lettera di presentazione a qualcuno che non conosci personalmente, il che rende le cose un po' difficili in termini di sensazioni o stile. Tuttavia, puoi imparare alcuni suggerimenti rapidi per rendere la tua lettera concisa, leggibile ed efficace come l'introduzione desiderata.
Fare un passo
Parte 1 di 3: scrivere il preambolo
Passaggio 1. Indirizza la tua lettera a una persona specifica, quando possibile
Una lettera di presentazione dovrebbe essere indirizzata nel miglior modo possibile a qualcuno che la leggerà. Se stai inviando a un account generale o a una società di assunzione e non sei sicuro, allora va bene indirizzare la lettera a "Tutti gli interessati" o al responsabile delle assunzioni o al titolare del titolo specifico.
Inizia la tua lettera affermando la tua posizione, titolo o ruolo e il motivo per cui scrivi la lettera. Di solito non devi includere il tuo nome nella lettera perché il tuo nome sarà sulla firma
Passaggio 2. Indica chiaramente i tuoi obiettivi
Devi comunicare il motivo per cui hai scritto la lettera il prima possibile. Cosa vuoi? Perché hai scritto la lettera? Se questo tipo di domande viene mai nella mente di un capo o di un'azienda, è probabile che la tua lettera sia finita nella spazzatura invece di ricevere una chiamata per un colloquio.
Interrompi la caccia: "Sto scrivendo per chiedere informazioni su un nuovo posto vacante di supervisore finanziario" o "Sto scrivendo per descrivere una nuova funzionalità del prodotto che la mia azienda ha recentemente rilasciato" sono dichiarazioni di intenti davvero efficaci per essere una delle prime frasi. lettera
Passaggio 3. Crea una sensazione o uno stile appropriato per la lettera
Quando scrivi una lettera di presentazione, è meglio avere uno stile coerente e competente che suoni strano o troppo ampolloso o tecnico. Per una lettera di presentazione, la tua dovrebbe essere professionale, ma non fredda o rigida. È necessario includere un elemento di calore umano nella lettera mantenendo il contenuto generale professionale.
- Un errore comune che fanno gli scrittori inesperti è cercare disperatamente di evitare le abbreviazioni che danno l'impressione che la lettera sia una traduzione, non una lettera scritta. Usa abbreviazioni/contrazioni, lascia che sembri fluido come una conversazione, ma comunque professionale. Lascia che la lettera ti rappresenti.
- Non cercare di sembrare intelligente sostituendo le parole di uso comune con quelle del dizionario dei sinonimi. Questa non è una tesi di laurea, ma una lettera di presentazione. Usa parole precise e concise.
Passaggio 4. Crea una connessione personale
Spiega come hai scoperto il lavoro, il posto vacante o l'azienda che stai cercando e crea una connessione. Quando si legge una lettera di presentazione, il datore di lavoro o il coordinatore delle assunzioni dovrebbe avere un'immagine chiara di chi sei, perché vuoi il lavoro e se sei adatto o meno per il lavoro. Se questa connessione è abbastanza forte, sarai chiamato per un colloquio e questo ti darà l'opportunità di ottenere il lavoro.
Se hai contatti con qualcuno che lavora per l'azienda o sei stato anche segnalato per candidarti, o anche se conosci qualcuno che ha avuto assistenza dalla tua agenzia nel loro lavoro, è una buona idea presentarti all'interno della lettera. Questo può risvegliare la memoria di qualcuno ("Oh, questa è la persona di cui parlava Joko!"), o farglielo ricordare dall'inizio
Parte 2 di 3: scrivere il contenuto di una lettera
Passaggio 1. Collega le tue qualifiche con la posizione richiesta
Se stai cercando di descrivere le tue qualifiche, competenze o capacità di gestire un lavoro o un progetto, è una buona idea creare un collegamento chiaro in poche frasi e spiegare come la tua esperienza si collega alla tua capacità di farlo, se si tratta di un nuovo posizione, un trasferimento o un nuovo lavoro completamente nuovo.
- Descrivi la tua esperienza nel settore o nel settore come indicato nel riferimento nella lettera. Se hai indirizzato la tua lettera di presentazione come accennato in precedenza, si concentrerà su qualche tipo di campo professionale o industriale. È una buona idea includere competenze ed esperienze specifiche per rendere la lettera più efficace.
- Voler un lavoro non è la stessa cosa che avere le qualifiche per il lavoro. Se nella tua introduzione spieghi che vuoi essere chiamato per un colloquio di lavoro perché ti senti davvero a tuo agio, non è necessario ripeterlo cinquanta volte. Scrivere che "hai davvero bisogno di questo lavoro" non ti rende un candidato che attira l'attenzione.
Passaggio 2. Sii il più specifico possibile
Stabilisci un orario in cui puoi incontrarti di persona o esprimi ciò che speri di vedere in seguito nella tua risposta alla tua lettera. Se vuoi parlare di più delle tue qualifiche in un colloquio, dillo e basta. Se vuoi davvero il lavoro, dillo e basta. Scopri tutto sul processo di assunzione o sul processo di candidatura che hai scritto, quindi chiedi informazioni sulla fase successiva del processo.
Concentra la tua lettera di presentazione su un livello di lavoro specifico. Il tipo di lavoro o posizione non deve essere dichiarato esplicitamente, ma tieni presente che tipo di risultati stai cercando per mantenere la lettera pertinente
Passaggio 3. Non includere informazioni già presenti nel tuo curriculum
È una cattiva idea inserire titoli, onorificenze e nomi famosi in una lettera. Ripetere informazioni facilmente visibili su un curriculum è sprecare spazio nella lettera. Non scrivere informazioni che possono essere raccolte rapidamente e facilmente altrove. Scrivi per venderti e creare opportunità.
Passaggio 4. Scrivi con l'obiettivo di ottenere una chiamata per un colloquio
Forse non otterrai un lavoro o altro solo grazie al potere di una lettera. Scrivere una lettera ti porterà a casa tua, un'opportunità per dimostrare a te stesso e alle tue capacità di essere la persona o il dipendente di cui il lettore di lettere ha bisogno. Per questo motivo, è una buona idea andare dritti al punto, concentrarsi sulle tue qualifiche e sulla tua connessione con la posizione e lavorare fino alla fase successiva del processo, che si tratti del colloquio o di un'altra fase di assunzione.
Ripetere le informazioni più importanti nella sezione di chiusura. Prima di chiudere la lettera con un saluto, è una buona idea ripetere brevemente ciò che vuoi direttamente
Parte 3 di 3: lettere di revisione e perfezionamento
Passaggio 1. Rivedi e correggi la tua lettera
Dopo aver scritto una bozza di lettera, è necessario rivisitare la tua lettera e migliorarla dalla struttura della frase e così via. Tutti i buoni scrittori sanno che un'opera non può dirsi finita finché non è stata rivista. Una volta che hai finito di scrivere la lettera, la parte più difficile è finita, ma c'è ancora tempo per perfezionarla e perfezionarla.
- La revisione è più che cancellare gli errori di battitura o correggere gli errori di ortografia. Guarda di nuovo la tua lettera e assicurati che ci sia una corrispondenza tra il soggetto e il verbo, il significato è chiaro e la tua lettera sta raggiungendo lo scopo previsto.
- Una volta che pensi che la tua scrittura sia terminata, puoi iniziare a controllare e cercare le "ultime cose importanti", le cose dell'ultimo minuto che includono la correzione di errori di battitura, errori di ortografia e formattazione della tua lettera.
Passaggio 2. Crea una lettera semplice e concisa
In generale, una lettera di presentazione non dovrebbe essere più lunga della parte anteriore della pagina o tra le 300 e le 400 parole. Qualunque sia la ragione, ci sono buone probabilità che tu stia scrivendo a qualcuno che ha a che fare con un sacco di carta in un dato giorno e non vuole vedere una lettera di presentazione lunga e ridondante. È un peccato che il tuo duro lavoro finisca nella spazzatura, quindi cerca di essere breve. Concentrati solo sul tentativo di trasmettere le informazioni più importanti nella tua lettera.
Passaggio 3. Formatta la lettera come dovrebbe essere
Le lettere dovrebbero essere correttamente orientate sulla pagina, con un'introduzione specifica, un paragrafo del corpo e una chiusura concisa. Se scrivi un breve paragrafo senza informazioni di contatto o saluti, non otterrai il lavoro o non arriverai alla presentazione.
- Includere un CV o curriculum adatto, come allegato alla lettera di presentazione. La lettera di presentazione dovrebbe essere la prima nel pacchetto dell'applicazione.
- Includi buone informazioni di contatto. Apporta le modifiche finali alla lettera di presentazione, assicurandoti di aver incluso importanti informazioni di contatto, solitamente posizionate nell'angolo in alto a destra della carta intestata. Includi un indirizzo e-mail, un numero di telefono e altre informazioni di contatto di base.
Passaggio 4. Considera l'inclusione di note
Alcuni insegnanti scrivono lettere commerciali ed esperti di comunicazione suggeriscono di aggiungere le informazioni più rilevanti o urgenti in una nota o in una nota nella lettera. Il motivo è che questo spesso funziona bene in termini di come le persone elaborano la comunicazione sotto forma di lettera. Invece di mettere informazioni importanti alla fine, una nota o una nota importante può essere più efficace. Anche se questo può sembrare informale per alcuni, può essere un modo efficace per enfatizzare informazioni importanti e far risaltare la tua lettera.
