I costi generali sono i costi che paghi per mantenere in funzione la tua attività, indipendentemente dal fatto che la domanda per il tuo prodotto sia elevata o quando stai producendo a malapena. Avere un record affidabile delle spese generali ti aiuterà a stabilire un prezzo migliore per il tuo prodotto o servizio, mostra dove puoi risparmiare denaro e semplificare il tuo modello di business. Ma questi vantaggi derivano solo da un'attenta presa di appunti, quindi continua a leggere per trovare il modo migliore per calcolare i costi generali della tua attività.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: trovare i costi generali
Passaggio 1. Comprendere che i costi generali sono costi non direttamente correlati al prodotto
Questi costi sono noti anche come costi indiretti. I costi indiretti come affitto, personale amministrativo, riparazioni, macchinari e costi di marketing sono essenziali per le operazioni aziendali e devono essere pagati regolarmente.
In questo esempio, i costi indiretti come l'affrancatura e l'assicurazione devono essere pagati per la gestione dell'attività, ma non per la realizzazione del prodotto
Passaggio 2. Comprendere che i costi diretti sono i costi di creazione di un prodotto o servizio
Questa commissione cambierà in base alla domanda del tuo prodotto e al prezzo del materiale sul mercato. Se gestisci un panificio, i costi diretti sono il costo del lavoro e gli ingredienti del pane. Se gestisci una clinica sanitaria, i costi diretti sono gli stipendi dei medici lì, gli stetoscopi, ecc.
- Come descritto sopra, i costi diretti più frequenti sono salari e materiali.
- In poche parole, i costi diretti pagano per qualsiasi cosa sulla catena di montaggio, mentre i costi indiretti pagano per la catena di montaggio effettiva.
Passaggio 3. Elenca ogni spesa per un mese, un trimestre o un anno
Sebbene tu possa scegliere qualsiasi periodo di tempo che desideri, la maggior parte delle aziende analizza le note spese su base mensile.
- Sii coerente con quel lasso di tempo. Se calcoli i costi indiretti su base mensile, calcola anche i costi diretti su base mensile.
- L'utilizzo di un programma per computer come QuickBooks, Excel o FreshBooks aiuterà con l'organizzazione e un facile accesso agli elenchi.
- Non preoccuparti dei dettagli di ogni tariffa. Hai bisogno di un quadro completo delle tue spese prima di poter calcolare i costi generali.
Passaggio 4. Elenca tutti i costi generali (indiretti) comuni
Ogni azienda ha costi inevitabili, tra cui tasse, affitto, assicurazione, diritti di licenza, utenze, contabilità e team legali, personale amministrativo, manutenzione delle strutture, ecc. Scrivi tutto quello che ti viene in mente!
- Guarda le note spese e ricevute passate per assicurarti di non aver perso nulla.
- Non dimenticare i costi ricorrenti, come le tasse di rinnovo della licenza o le richieste di licenza non frequenti. Questi costi sono ancora considerati costi generali.
Passaggio 5. Utilizzare vecchi costi o stime se non si conosce il costo
Se hai appena iniziato a lavorare, fai una ricerca approfondita sui costi di inventario, manodopera e altri potenziali costi generali.
- Se hai a disposizione vecchi libri contabili, puoi usarli per pianificare le tue spese per il prossimo anno. Questi costi sono generalmente di importo simile, a meno che non si stiano apportando modifiche sostanziali al proprio piano aziendale.
- Costi vecchi medi negli ultimi 3-4 mesi per correggere eventuali anomalie statistiche.
Passaggio 6. Dividi la tua lista in costi diretti e indiretti in base al tuo modello di business
Ogni attività è diversa e puoi fare una valutazione di determinati costi. Ad esempio, sebbene le spese legali siano generalmente generali, contribuiscono direttamente alla produzione se gestisci uno studio legale.
- Se sei ancora confuso, pensa ai costi generali come ai costi che pagheresti comunque se interrompessi del tutto la produzione. Cosa fa funzionare la tua attività ogni giorno?
- Aggiorna questo elenco ogni volta che ci sono nuovi addebiti.
Passaggio 7. Sommare tutti i costi indiretti per ottenere i costi generali totali
Questa è la quantità di denaro necessaria per rimanere in attività. Nell'esempio sopra, i nostri costi generali annuali sono $ 16.800. È importante conoscere l'importo quando si crea un piano aziendale.
Metodo 2 di 3: Comprensione dei costi generali aziendali
Passaggio 1. Trova la tua percentuale di spese generali
La percentuale di spese generali ti dice quanto lavoro hai speso per le spese generali e quanto è stato speso per realizzare il prodotto. Per conoscere la percentuale di spese generali:
- Dividere i costi indiretti per i costi diretti. Nell'esempio sopra, la nostra percentuale di costi generali è 16.800/48.000 = 0,35.
- Moltiplica questo numero per 100 per ottenere la percentuale di sovraccarico. Ad esempio qui: 35%.
- Ciò significa che la tua azienda spende il 35% del denaro disponibile in spese legali, personale amministrativo, affitto, ecc. per ogni prodotto realizzato.
- Più bassa è la percentuale di spese generali, maggiore è il profitto che guadagni. Una bassa percentuale di spese generali è buona!
Passaggio 2. Usa la tua percentuale di spese generali per confrontarti con altre attività simili
Supponendo che tutte le attività simili paghino all'incirca gli stessi costi diretti, l'azienda con la percentuale inferiore di spese generali realizzate farà più soldi vendendo il prodotto. Riducendo la percentuale di spese generali, puoi vendere il tuo prodotto a un prezzo più competitivo e/o guadagnare un profitto maggiore.
Metodo 3 di 3: utilizzo delle spese generali per un business migliore
Passaggio 1. Dividere le spese generali per i costi del lavoro per vedere l'efficienza con cui si utilizzano le risorse
Moltiplica questo per 100 per ottenere la percentuale di spese generali utilizzata da ciascun lavoratore.
- Se questo numero è basso, significa che la tua azienda sta spendendo i tuoi costi generali in modo efficiente.
- Se questo numero è troppo alto, potresti assumere troppe persone.
Passaggio 2. Moltiplica per quale percentuale del tuo reddito paghi per le spese generali
Dividi le spese generali per l'importo della vendita, quindi moltiplica per 100 per ottenere la percentuale. Questo semplice metodo viene utilizzato per vedere se stai vendendo abbastanza beni/servizi per assicurarti di rimanere in attività.
- Esempio: se la tua attività di sapone vende $ 100.000 al mese e devi pagare $ 10.000 di spese per gestire l'ufficio, spendi il 10% del tuo reddito in spese generali.
- Maggiore è questa percentuale, minore sarà il tuo margine di profitto.
Passaggio 3. Taglia o gestisci il tuo sovraccarico se questi numeri sono troppo alti
Chiedi perché non stai facendo grandi profitti? Potresti pagare troppo affitto o dover vendere più prodotti per coprire i costi generali. Forse hai assunto troppi lavoratori e non li hai pagati con saggezza. Usa queste percentuali per dare un'occhiata più da vicino al tuo modello di business e apportare le modifiche di conseguenza.
- Tutte le aziende pagano i costi generali, ma le aziende che gestiscono saggiamente i costi generali genereranno profitti più elevati.
- Tuttavia, i bassi costi generali non sono tutto. Se spendi soldi per una buona attrezzatura o per mantenere i tuoi dipendenti soddisfatti, ad esempio, il risultato potrebbe essere una maggiore produttività e maggiori profitti.
Suggerimenti
- Se si calcolano costi generali per un periodo passato, è possibile utilizzare dati e cifre effettivi dai record dell'azienda per i calcoli. Se stai stimando i costi generali per periodi futuri, usa la media per stimare tali costi. Per calcolare i costi indiretti futuri, ad esempio, è necessario esaminare diversi periodi nel passato per calcolare il costo medio per ogni costo indiretto che verrà applicato alla propria attività nel periodo di tempo futuro previsto. Come per i costi diretti futuri, puoi stimare i costi medi in base ai dati passati e ai dati attuali. Ad esempio, il lavoro diretto può essere calcolato moltiplicando il salario orario medio del lavoro diretto per il numero medio di ore lavorate dal lavoro diretto in un dato periodo di tempo. La cifra risultante potrebbe non corrispondere esattamente alla cifra pagata entro quel periodo di tempo, ma è abbastanza vicina.
- Tieni traccia delle percentuali generali nel tempo, ad esempio mensilmente, trimestralmente e annualmente per aiutare a normalizzare le differenze causate da considerazioni stagionali, modelli di acquisto dei consumatori e disponibilità/costi delle materie prime.
