L'analisi dei costi è uno dei quattro tipi di valutazione economica (oltre all'analisi costi-benefici, analisi dell'efficacia dei costi e analisi dell'utilità dei costi). Come suggerisce il nome, l'analisi dei costi si concentra sui costi di attuazione di un programma indipendentemente dal risultato primario. L'analisi dei costi è un primo passo importante prima di intraprendere qualsiasi altra valutazione economica per determinare l'idoneità o l'affidabilità di un progetto.
Fare un passo
Parte 1 di 3: definizione di obiettivi e ambito
Passaggio 1. Sapere perché è necessaria un'analisi dei costi
L'ambito dell'analisi dei costi dipenderà da questi motivi, quindi prima di considerare l'ambito dell'analisi, è necessario assicurarsi che i risultati dell'analisi dei costi rispondano alla domanda principale.
- Se stai facendo un'analisi dei costi solo per preparare un budget o un piano per il futuro, l'ambito di solito è solo a livello organizzativo.
- D'altra parte, per uno scopo più ristretto e specifico, come determinare la fattibilità e il costo di un particolare servizio, può richiedere un'analisi dei costi più ristretta che sia rivolta solo a determinati servizi.
Passaggio 2. Identifica il tuo punto di vista dell'analisi dei costi
Oltre al motivo per cui hai bisogno di un'analisi dei costi, devi anche sapere "di chi" i costi devono essere analizzati. Questo determina i dati da raccogliere e come classificarli.
- Ad esempio, potresti voler calcolare il costo dell'offerta di un particolare servizio a un cliente. Se è così, guarda i costi dal suo punto di vista e considera l'importo delle commissioni di servizio addebitate (o saranno fatturate), il trasporto fino alla posizione e altri costi.
- Se vuoi solo conoscere il costo di un programma, generalmente guarderai alle spese aziendali. Potresti anche considerare i costi di opportunità, ad esempio se offrire un programma ti impedisce di offrirne un altro.
Passaggio 3. Diversificare i programmi offerti
Il modo in cui descrivi il programma determinerà come verrà analizzata l'allocazione dei costi. Se l'organizzazione esegue programmi facilmente distinguibili, la divisione può essere chiaramente vista. Per programmi sovrapposti o programmi che condividono le stesse risorse, determinare come separarli.
- I programmi sovrapposti possono essere raggruppati in una certa misura, invece di essere valutati separatamente. Scegli il modo più logico in base alle operazioni dell'organizzazione e cerca di lavorare nel modo più efficiente possibile.
- Per determinare se i programmi devono essere disaggregati, esaminare i servizi offerti da ciascun programma, le risorse necessarie per fornire i servizi e a chi vengono forniti i servizi. Se 2 su 3 di questi fattori sono gli stessi nei due programmi correlati, puoi combinarli in un'analisi dei costi.
Passaggio 4. Determinare il periodo di tempo che si desidera valutare
La modalità di classificazione e calcolo dei costi dipende dal periodo di tempo per il quale vengono analizzati i costi, ad esempio a lungo termine (diversi mesi o anni) oa breve termine (diverse settimane o solo una volta).
- Ad esempio, se stai cercando di determinare la fattibilità di un particolare servizio, determina prima quanto costerebbe produrre quel servizio. Eseguirai un'analisi dei costi a lungo termine per determinare se l'organizzazione può permettersi i costi del servizio.
- Di solito è meglio scegliere un periodo di tempo che ti permetta di ottenere dati accurati sulle entrate, piuttosto che solo stime. Ciò è utile se si prevede di utilizzare l'analisi dei costi come base per un'ulteriore valutazione economica.
Parte 2 di 3: Classificazione dei costi
Passaggio 1. Rivedere i precedenti rapporti di analisi dei costi, se possibile
Se l'organizzazione ha già condotto un'analisi dei costi, applicare lo stesso metodo o un metodo simile per classificare i costi. In questo modo è possibile confrontare i due report, rendendoli più utili nel tempo.
Potresti anche provare a guardare le analisi dei costi che organizzazioni simili fanno o offrono gli stessi servizi
Passaggio 2. Elencare tutti i costi diretti del programma in fase di valutazione
I costi diretti includono stipendi e benefici per i membri del team, materie prime e forniture e qualsiasi arredo o attrezzatura necessaria. A seconda del tipo di programma o servizio offerto, potresti anche incorrere in spese di contratto, licenza o assicurazione.
- I costi diretti sono i costi specificamente sostenuti per programmi o servizi che vengono valutati in un'analisi dei costi. Questa commissione non è condivisa con altri programmi.
- I costi generali, come le utenze (inclusi acqua ed elettricità), possono essere costi diretti se il programma o il servizio ha una propria sede.
Passaggio 3. Costi indiretti
I costi indiretti includono le spese amministrative generali o gli stipendi e le indennità di gestione, le strutture, le attrezzature e qualsiasi altra cosa a cui contribuisce un altro programma o servizio. Ciò che è classificato come costo indiretto dipenderà da come separerai i programmi o i servizi offerti dall'organizzazione.
In particolare, quando si calcola un programma o un servizio separato, è necessario allocare questi costi indiretti
Passaggio 4. Organizzare i costi in modo che riflettano lo scopo dell'analisi
Il rapporto di analisi dei costi dovrebbe in definitiva essere utile per l'organizzazione. Invece di fare affidamento su ampie categorie finanziarie, scegli categorie che riflettano accuratamente gli obiettivi dell'analisi dei costi.
Le categorie standard possono essere costi del personale, costi operativi e costi di avviamento. All'interno di ciascuna categoria, identificare quali costi sono classificati come costi diretti e indiretti
Parte 3 di 3: Calcolo dei costi
Passaggio 1. Raccogli informazioni e rapporti finanziari
Per ogni tipo di costo che si prevede di includere nell'analisi, annotare le fonti di dati necessarie per poter calcolare i costi associati. Se si desidera stimare i costi, creare un elenco di report che contengano le informazioni necessarie in modo da poter effettuare stime affidabili.
- Utilizza il più possibile le informazioni sui costi effettivi. Ciò aumenterà l'affidabilità e l'utilità della vostra analisi dei costi.
- Per le stime, cerca fonti affidabili che possano essere applicate nel modo più restrittivo possibile. Ad esempio, se è necessario stimare la retribuzione, utilizzare la tariffa media per i dipendenti all'interno di una città, anziché quella nazionale.
Passaggio 2. Sommare i costi diretti del programma
Utilizzando le informazioni raccolte, sommare le spese per stipendi, attrezzature, materie prime e altri costi direttamente correlati al programma in esame. Estendere questi costi nel periodo di tempo analizzato.
- Se stai effettuando un'analisi dei costi a lungo termine, calcola prima i costi diretti su base settimanale o mensile, quindi estendili.
- Quando si calcolano i costi del personale, assicurarsi di includere il costo (o il valore) dei benefici forniti ai dipendenti che lavorano nel relativo programma.
Passaggio 3. Assegnare i costi indiretti al programma analizzato
Per allocare i costi indiretti, determinare come ogni costo può essere suddiviso tra più programmi. Successivamente, calcola la proporzione dei costi nei programmi correlati.
Ad esempio, supponiamo che assegni lo stipendio del direttore delle risorse umane. Poiché questo direttore è responsabile del personale del programma, è naturale che il suo stipendio sia diviso in base al numero di dipendenti dello staff. Se si dispone di un totale di 10 dipendenti e 2 sono delegati al programma o al servizio in esame, è possibile destinare al programma il 20% dello stipendio del direttore in un'analisi dei costi
Passaggio 4. Calcolare l'ammortamento del bene
Se i beni capitali dell'organizzazione, inclusi mobili o attrezzature, devono essere utilizzati per implementare il programma o fornire il servizio oggetto di valutazione, l'ammortamento del bene deve essere incluso nel costo totale del programma o del servizio.
Il calcolo dell'ammortamento può essere difficile. Se non hai esperienza nell'ammortamento dei beni, ti consigliamo di utilizzare i servizi di un contabile
Passaggio 5. Considera i costi nascosti
A seconda dell'organizzazione e del programma valutati, potrebbero esserci costi aggiuntivi che non compaiono nel budget o nella cronologia finanziaria. Includere queste stime dei costi nell'analisi in modo che i risultati siano più credibili.
- Ad esempio, se stai eseguendo un'analisi dei costi del programma per una fondazione, i costi nascosti potrebbero includere il valore stimato delle ore lavorate dai volontari, delle materie prime donate o dello spazio donato.
- I costi nascosti possono includere anche i costi opportunità. Ad esempio, l'avvio di un programma può influire sulla capacità di un'organizzazione di offrire altri programmi.
Passaggio 6. Trai conclusioni in base ai risultati
Torna al tuo obiettivo di condurre un'analisi dei costi e determinare l'azione che deve essere intrapresa. È inoltre possibile includere proiezioni o stime dei costi futuri associati al programma o servizio.
- Come minimo, l'analisi dei costi fornirà una cifra reale per il costo di esecuzione di un particolare programma o servizio.
- La tua analisi dei costi può anche sollevare nuove domande, indicando che sono necessarie ulteriori analisi prima di prendere una decisione definitiva.
