Le politiche e le procedure scritte delineano le linee guida, le regole, gli obiettivi ei principi dell'organizzazione. In genere, le politiche e le procedure sono incluse nei manuali creati per i dipendenti. Come scrivere politiche e procedure aziendali dipende dagli obiettivi dell'azienda stessa.
Fare un passo
Parte 1 di 5: delineare gli obiettivi aziendali
Passaggio 1. Crea un elenco di obiettivi
In qualità di manager o imprenditore, conosci gli obiettivi dell'azienda. Considera cose come gli obiettivi di vendita, gli obiettivi dei dipendenti e del management e la posizione aziendale che ti aspetti di essere nei prossimi anni.
- Cerca di fissare obiettivi che non siano solo specifici, ma anche raggiungibili e per i quali valga la pena lottare. Ad esempio, imposta obiettivi finanziari che sono alla portata e imposta obiettivi per le prestazioni dei dipendenti che possono essere raggiunti seguendo le politiche e le procedure che imposterai.
- Una volta stabiliti i tuoi obiettivi, assicurati di essere pronto a impegnarti come imprenditore o manager. La definizione degli obiettivi è un primo passo importante nello sviluppo di politiche e procedure. Quindi, non meno importante è rispettare.
Passaggio 2. Annotare un elenco di lavori e procedure
Pensa agli eventi e alle attività quotidiane della tua attività. Annota ogni lavoro che deve essere completato ogni giorno in modo che l'attività funzioni senza intoppi.
Considera quanto segue: quali compiti richiedono una descrizione formale o una direzione? Quali procedure devono essere eseguite coerentemente allo stesso modo? Invece di concentrarti sul lavoro manuale che non richiede molte istruzioni, concentrati su compiti più grandi
Passaggio 3. Elenca possibili problemi e soluzioni
Vengono stabilite politiche per garantire che tutto funzioni senza intoppi e che dipendenti e manager abbiano standard di prestazione. Pensa ai problemi che potrebbero sorgere in assenza di una politica. In questo modo, puoi pensare alle politiche di cui hai bisogno.
Quando pensi a un potenziale problema, cerca una rapida panoramica su come risolvere o risolvere il problema. Pensa ai problemi relativi alle attività aziendali quotidiane, come le finanze, le interazioni tra dipendenti e clienti e il comportamento e gli atteggiamenti dei dipendenti
Parte 2 di 5: scrittura di politiche aziendali
Passaggio 1. Elenca le categorie di criteri
Dopo aver considerato i vari possibili problemi che devono essere risolti con la politica, pensare alle categorie di ciascuno. Ad esempio, utilizzare categorie come sicurezza, pianificazione, comportamento, retribuzione, benefici, ferie o ferie e discriminazione.
Successivamente, durante la compilazione del manuale, le politiche già separate in categorie ti aiuteranno a organizzare il manuale e le sue sezioni. Le categorie ti aiutano anche a decidere cosa è più importante e possono suddividerle in modo più dettagliato
Passaggio 2. Utilizzare il formato struttura per suddividere le varie politiche in ciascuna categoria
Il modello ti consente di approfondire gli aspetti di ciascuna politica o categoria e aggiungere termini e specifiche man mano che procedi. Usa i numeri per ordinare ogni sezione o categoria.
Inizia con un breve schema. Quindi, dopo aver annotato tutte le idee iniziali, puoi tornare allo schema e aggiungere o estendere man mano che cambi
Passaggio 3. Pensa alle conseguenze appropriate per le violazioni delle norme
Le politiche consentono alle aziende di funzionare correttamente e fungono anche da standard a cui i dipendenti e la direzione devono aderire. Le politiche servono anche come documenti scritti che delineano come affrontare i problemi o le violazioni delle politiche. Ciò è particolarmente importante quando e se è necessaria un'azione per risolvere il problema.
Se scritte in documenti ufficiali, le polizze possono coprire i diritti e gli obblighi legali dei dipendenti e dell'azienda. La politica include informazioni sui diritti del lavoro per le persone con disabilità, tasse e divieti di discriminazione e molestie sul posto di lavoro. Assicurati di inserire le informazioni secondo la legge applicabile
Passaggio 4. Stabilire una politica chiara sul licenziamento
Se devi licenziare un dipendente per aver violato una politica, è questa politica scritta che servirà come prova se il dipendente crede di essere stato licenziato ingiustamente. Assicurati di dedicare una sezione alla discussione delle regole per il licenziamento.
Dovresti anche creare una politica di assunzione. Ad esempio, controlli dei precedenti prima dell'assunzione di un candidato o un periodo di prova dopo l'assunzione di un dipendente e prima che diventi un dipendente a tempo indeterminato. Assicurati di creare e delineare termini chiari
Passaggio 5. Utilizzare un linguaggio attivo chiaro
Scrivere tutte le politiche in modo chiaro in modo tale da non essere fraintese o fraintese. Se c'è un'altra interpretazione, considera di riscriverla in un'altra lingua.
Ad esempio, non scrivere "Un ulteriore congedo per malattia può essere concesso in determinate circostanze". Invece, scrivi "Il congedo per malattia aggiuntivo è approvato solo con l'esplicito permesso del manager di turno"
Parte 3 di 5: procedure di scrittura
Passaggio 1. Determinare quali lavori richiedono procedure dettagliate
Non tutti i lavori o gli incidenti richiedono istruzioni dettagliate. Dai priorità alle attività o alle procedure che devono essere eseguite in modo coerente, come il libro paga o la programmazione.
Quando si decide quali procedure richiedono dettagli, considerare le seguenti domande: La procedura è stata lunga o complicata? Quali sono le conseguenze in caso di errore di attuazione? Sono state implementate modifiche importanti di recente? Questa procedura richiede documenti importanti o estesi? I dipendenti sono spesso confusi dalla procedura?
Passaggio 2. Raccogliere le informazioni necessarie per ciascuna procedura
Prima di delineare la procedura, è necessario conoscere tutti i passaggi e i loro aspetti. Considera le domande dei dipendenti che sono emerse e gli eventuali problemi che potresti aver riscontrato.
Anche se disponi di tutte le informazioni, dovrai comunque attenerti alle basi della procedura stessa. Pensa a ciò che i lettori o i dipendenti devono comprendere ed eseguire la procedura
Passaggio 3. Utilizzare tutte le informazioni per scrivere una procedura chiara
Usa la lingua attiva. Cerca di evitare parole lunghe e ridondanti. Assicurati di non utilizzare un linguaggio difficile da capire, incluso un gergo che i dipendenti potrebbero non conoscere.
Ad esempio, invece di scrivere "Le ricevute del libro paga strappate del personale devono essere conservate nel file finanziario", utilizzare il seguente linguaggio, "Mantenere le ricevute del libro paga strappate nel file finanziario"
Parte 4 di 5: Capire la legalità
Passaggio 1. Immettere una sezione sulla politica antidiscriminazione
Tutti gli imprenditori devono rispettare le politiche antidiscriminazione stabilite dal governo. Assicurati di includere informazioni sulla politica insieme alle aspettative che tutti i dipendenti la rispettino.
La politica dovrebbe includere anche informazioni sulle pari opportunità di lavoro, nonché la legge sul diritto al lavoro per le persone con disabilità e la politica sulle molestie
Passaggio 2. Assicurati che la tua polizza sia legale
È necessario assicurarsi che tutte le politiche redatte siano eque e conformi alla legge. Ci sono molte risorse che puoi utilizzare per scoprire se la tua polizza è in linea con la legge applicabile.
Puoi anche chiedere a un consulente legale di studiare le politiche che hai redatto prima di applicarle ai dipendenti. Come imprenditore, avere un consulente legale che puoi consultare regolarmente è molto vantaggioso
Passaggio 3. Chiedi ai dipendenti di firmare bozze di politiche e procedure
Ai nuovi dipendenti dovrebbe essere chiesto di accettare e firmare la politica e i documenti della procedura e di riceverne una copia per riferimento. Inoltre, eventuali modifiche devono essere nuovamente sottoscritte da tutti i dipendenti. Questo per garantire che siano tutti vincolati dalla politica in caso di azioni legali da intraprendere da entrambe le parti in futuro.
I minori non possono legalmente stipulare contratti. Se assumi dipendenti di età inferiore ai 18 anni, assicurati che dispongano dell'autorizzazione scritta di un tutore per stipulare un contratto poiché il genitore o il tutore può legalmente annullare il contratto
Parte 5 di 5: compilazione del manuale
Passaggio 1. Disporre le informazioni in un ordine logico
Inizia con i punti più grandi, quindi segui quelli più piccoli. Ad esempio, invece di iniziare con la categoria di retribuzione, avviare il manuale con il processo di assunzione o la categoria di idoneità.
- Prendi in considerazione l'idea di aprire un manuale con una descrizione degli obiettivi dell'azienda come indicato in precedenza. Scrivi uno o due paragrafi chiari e unificati che riassumano il manuale, cosa possono aspettarsi i dipendenti dall'azienda e cosa si aspetta l'azienda dai dipendenti.
- Usa la struttura per creare sottocategorie nel manuale. Quando hai finito, crea un sommario in modo che ogni informazione sia facile da trovare.
Passaggio 2. Utilizzare un'immagine, un grafico o un diagramma
Ci sono persone che sono più visive, quindi i diagrammi, i grafici o le immagini nel manuale possono aiutare i diversi tipi di dipendenti a comprendere i concetti. Le immagini possono semplificare le procedure e le politiche.
Ad esempio, puoi creare un grafico o una tabella che elenchi vari titoli e i loro compiti. Puoi anche utilizzare una tabella di domande e risposte che i dipendenti possono utilizzare come riferimento, se necessario
Passaggio 3. Fornire manuali a tutti i dipendenti a cui accedere facilmente
Idealmente, i nuovi dipendenti ricevono una copia del manuale quando vengono assunti e i vecchi dipendenti ricevono una nuova copia in caso di revisione. Prendi in considerazione la possibilità di far firmare a tutti i dipendenti un contratto in cui dichiari di aver compreso tutti i punti delineati nel manuale e di accettarlo.
