Insegnanti, dirigenti aziendali, scienziati ed esperti di varie professioni devono imparare a condurre seminari. Dopo un workshop di successo, tutti i partecipanti avranno nuove competenze, saranno informati e cresceranno. Idealmente, ogni partecipante dovrebbe avere l'opportunità di interagire e apprendere attivamente durante il workshop.
Fare un passo
Parte 1 di 4: Preparazione per il workshop
Passaggio 1. Determinare lo scopo del workshop
Annota l'obiettivo del workshop che vuoi raggiungere, ad esempio: insegnare abilità, fornire informazioni o sensibilizzare. Cosa vuoi insegnare ai partecipanti? Forse vuoi insegnare un'abilità specifica, trattare un argomento nella vita di tutti i giorni o condividere un'esperienza per ispirare i partecipanti. Considera l'obiettivo che vuoi raggiungere e perché. Puoi tenere workshop per:
- Insegna a scrivere una lettera di presentazione convincente.
- Insegna come trasmettere cattive notizie ai pazienti.
- Insegna 5 tecniche in modo che gli studenti silenziosi vogliano chiedere/dare opinioni in classe.
- Insegna come preparare materiali di presentazione efficaci utilizzando Powerpoint.
Passaggio 2. Decidi chi parteciperà al workshop
I partecipanti devono conoscersi o no? I partecipanti hanno capito l'argomento da trattare o non lo sapevano affatto? I partecipanti hanno frequentato il workshop di propria iniziativa o per soddisfare i requisiti per il superamento del tirocinio? Le risposte a queste domande influenzeranno la preparazione del workshop.
Ad esempio: se i partecipanti si conoscono già, puoi iniziare subito un'attività di gruppo. Se non si conoscono ancora, organizza attività per riscaldare l'atmosfera e dai ai partecipanti l'opportunità di presentarsi
Passaggio 3. Tenere un seminario al mattino o al pomeriggio
Scegli il momento giusto in modo che i partecipanti non siano assonnati e siano in grado di concentrarsi durante il workshop. Non tenere seminari la sera dopo l'orario di lavoro perché i partecipanti di solito sono stanchi e tendono ad annoiarsi rapidamente.
Passaggio 4. Distribuire l'annuncio del workshop
Distribuisci volantini, affiggi poster o contatta le aziende per attirare più partecipanti interessati al workshop. Determina il giusto titolo del workshop, crea un design pubblicitario accattivante. Fornisci una breve spiegazione del motivo per cui le persone hanno bisogno di partecipare ai workshop e quali sono i vantaggi. Crea un volantino illustrato con parole accattivanti.
Passaggio 5. Trova 8-15 partecipanti
I workshop non sono lezioni a cui di solito partecipano molti studenti. Il numero di partecipanti non dovrebbe essere troppo grande da consentire loro di porre domande, mettere in pratica le abilità e lavorare insieme, ma dovrebbe essere abbastanza grande da rendere piacevole il workshop. Il numero di partecipanti dovrebbe essere di 8-15 persone.
In alcuni casi, non è possibile determinare il numero di partecipanti. Se ci sono molti partecipanti, pensa a modi creativi in modo da non lasciarti sopraffare. Ad esempio: un workshop a cui partecipano 40 partecipanti può essere suddiviso in 5 gruppi con 8 membri/gruppo. Coinvolgere diversi facilitatori o altri relatori per supportare l'organizzazione di un workshop con un gran numero di partecipanti
Passaggio 6. Preparare i partecipanti prima che prendano parte al workshop
Alcuni workshop possono essere frequentati se i partecipanti hanno già svolto incarichi, ad esempio: studiare articoli di riviste, scrivere racconti o leggere gli scritti di altre persone. Se i partecipanti devono svolgere compiti prima di partecipare al seminario, informarli in anticipo.
Stabilisci scadenze chiare se i partecipanti devono prima inviare i compiti. Informare su come i partecipanti presentano i loro compiti. Devono inviare i compiti in forma stampata o semplicemente inviarli via e-mail?
Passaggio 7. Dai priorità agli obiettivi del workshop
I workshop possono durare da 30 minuti a 3 giorni. Qualunque sia il tempo che hai a disposizione, potresti avere solo una quantità limitata di tempo per spiegare le tue conoscenze al tuo pubblico. Invece di fornire spiegazioni dettagliate in breve tempo, scegli argomenti utili ai partecipanti, ad esempio: abilità, tecniche e informazioni di cui i partecipanti hanno bisogno. Dai priorità a queste cose nel piano di lavoro.
Passaggio 8. Preparare i sussidi didattici
Il modo in cui gli adulti apprendono varia notevolmente. Ci sono persone che trovano più facile imparare con un approccio visivo, un approccio orale, facendo un praticantato o una combinazione. Preparare varie tecniche per fornire materiali di laboratorio per anticipare questo modo di apprendere, ad esempio: preparazione di documenti, apparecchiature audiovisive, materiali basati su computer e giochi di ruolo.
Passaggio 9. Preparare i materiali stampati
Considera se devi preparare in anticipo materiale di lettura, casi di studio, glossari di termini importanti e quiz in modo che ci sia ancora tempo per correggere se c'è un errore di battitura o del materiale che deve essere corretto. Scegli una dimensione del carattere abbastanza grande per una facile lettura. Fornire un titolo e una data per ogni documento in modo che i partecipanti possano utilizzare i materiali del workshop in un secondo momento.
- Se il materiale di lettura è un po' lungo, invialo prima ai partecipanti in modo che possano prepararsi prima di partecipare al workshop.
- Se hai intenzione di distribuire molti documenti, è una buona idea dare ai partecipanti una cartella in modo che possano archiviare i file in modo ordinato. Le dispense dovrebbero essere distribuite ai partecipanti dopo che sono state rilegate in forma di libro, soprattutto se si desidera tenere seminari su base regolare.
Passaggio 10. Preparare i materiali audiovisivi
È necessario preparare in anticipo materiali di presentazione sotto forma di diapositive, video o registrazioni audio. Innanzitutto, assicurati che tutto possa essere visualizzato correttamente e archiviato in un formato conforme alle strutture disponibili presso l'officina.
Prendetevi il tempo per consultarvi con il tecnico audiovisivo del workshop in modo che il materiale che preparate possa essere presentato correttamente. Tieni presente che il tuo computer potrebbe non essere compatibile con il proiettore in officina o potrebbero non essere disponibili altoparlanti. Assicurati che la stanza che utilizzerai durante il workshop sia in grado di ospitare l'attrezzatura che hai
Passaggio 11. Preparare materiali basati su computer
Se i partecipanti devono rispondere alle domande utilizzando un computer o condurre discussioni online, preparare il materiale il prima possibile. Considera se i partecipanti devono portare i propri computer o dispositivi. Se necessario, informarne i partecipanti.
Se i partecipanti devono svolgere attività online, consultare il piano con il tecnico presso il sito dell'officina per assicurarsi che sia disponibile una connessione Internet wireless e richiedere prima la password
Passaggio 12. Assumi esperti, relatori e assistenti
A seconda dell'argomento e del numero di partecipanti, potrebbe essere necessario coinvolgere qualcun altro come facilitatore. Ad esempio: gli esperti possono dimostrare nuove tecniche mediche, oratori umoristici possono spiegare i vantaggi dei workshop attraverso aneddoti e gli assistenti possono aiutarti a lavorare con grandi gruppi. Se hai bisogno del supporto di altre persone, assumi in anticipo. I workshop sarebbero ancora meglio se avessero abbastanza tempo per prepararsi.
Fase 13. Determinare le attività di gruppo da svolgere durante il workshop
L'interazione tra i partecipanti è un modo di apprendere nel workshop. Cerca informazioni sulle varie attività di gruppo in base all'argomento e allo scopo del workshop. Le attività possono essere svolte in coppia, in piccoli gruppi o in grandi gruppi coinvolgendo tutti i partecipanti. Assicurati di dare a tutti l'opportunità di partecipare attivamente. Le attività di gruppo possono essere:
- Discussione. Formare due gruppi che difenderanno l'opinione dell'altro.
- Condividi i risultati della discussione. Poni domande per la discussione e offri ai partecipanti l'opportunità di pensare alle proprie risposte. Dopodiché, chiedi ai partecipanti di scegliere un interlocutore, discuti le loro opinioni con i loro interlocutori e spiega le conclusioni del gruppo a tutti i partecipanti.
- Sessione di domande e risposte. Se presenterai molte informazioni, dai ai partecipanti l'opportunità di porre domande sul materiale del seminario. Puoi rispondere tu stesso o chiedere ad altri partecipanti di rispondere.
- Attività di gioco di ruolo. Assegna ai partecipanti un gioco di ruolo mettendo in pratica ciò che hanno appena imparato.
- Sessione di brainstorming. Chiedi ai partecipanti di condividere quante più idee possibili e poi scrivile tutte alla lavagna. Successivamente, invita i partecipanti a valutare tutte le idee che hanno presentato.
Passaggio 14. Prenditi del tempo per riposare
Le persone tendono a concentrarsi sui compiti e a ricordare le lezioni quando possono fare una pausa. Fai una pausa di almeno 5 minuti ogni 1 ora. Sebbene ciò riduca la durata del workshop, questo metodo fornisce risultati più utili.
Passaggio 15. Non esagerare con il materiale
In generale, le attività durante i workshop richiedono il 10-20% in più del tempo previsto. Una sessione di domande e risposte che si prevede durerà 10 minuti di solito termina dopo 12 minuti. Concedi tempo sufficiente per ogni attività principale o argomento importante da discutere. Per quanto possibile, non discutere eccessivamente del materiale perché i partecipanti si sentiranno stanchi e di fretta.
Se temi che il workshop finisca in anticipo, anticipalo preparando attività aggiuntive che supportino il processo di apprendimento. In questo modo sarai preparato nel caso in cui il workshop finisca in anticipo
Passaggio 16. Scegli un buon servizio di catering
Fornire cibo e bevande salutari ai partecipanti perché il workshop richiede molta energia. Idealmente, il costo del consumo è stato preso in considerazione nei costi del workshop in modo che i partecipanti non debbano spendere più soldi per pagare il consumo.
Non fornire cibo non nutriente perché fornisce energia solo per un momento, ma in seguito i partecipanti saranno assonnati, annoiati e stanchi rapidamente. Scegli cibi e snack sani che aumentano l'energia, come frutta, verdura e pane integrale
Parte 2 di 4: Preparazione per il workshop
Passaggio 1. Arriva presto
Prenditi il tempo necessario per organizzare la stanza e adattarti alla situazione nel sito del workshop. Incontra il tecnico audiovisivo, il fornitore di servizi di catering o il membro del team prima dell'inizio del workshop. Concedi abbastanza tempo per anticipare nel caso in cui si verifichino problemi o devi apportare modifiche al programma appena prima dell'inizio del workshop.
Passaggio 2. Preparare tutta l'attrezzatura prima dell'arrivo dei partecipanti
Assicurati che il tuo computer, laptop, proiettore e altoparlanti funzionino correttamente in modo da non dover effettuare riparazioni e che l'officina funzioni senza intoppi. Se necessario, chiedi aiuto a un tecnico durante la configurazione dell'attrezzatura audiovisiva perché le persone esperte in tecnologia possono preparare bene l'attrezzatura.
Passaggio 3. Disporre le sedie per i partecipanti
La disposizione dei posti è determinata dal numero dei partecipanti, dalla capienza della sala e dalle attività da svolgere. Idealmente, il numero di partecipanti dovrebbe essere limitato in modo che i posti possano essere disposti in cerchio o semicerchio. In questo modo si conosceranno e comunicheranno più facilmente. Se i partecipanti guarderanno un video o assisteranno a una dimostrazione, disponi le sedie in modo da formare un semicerchio o una linea retta.
Passaggio 4. Distribuire i materiali del workshop
Se devi distribuire libri o altri materiali, posizionali su un tavolo o una sedia prima che inizi il laboratorio per risparmiare tempo. Metti i documenti in ordine e includi titoli chiari. Altre cose che devono essere preparate nella stanza, ad esempio:
- Spuntini e bevande.
- ID e programma del workshop.
- Penna e matita.
Passaggio 5. Saluta ogni partecipante
Arrivare presto ti dà l'opportunità di prepararti e rinfrescarti. Inoltre, conoscerai e interagirai con ogni partecipante prima dell'inizio del workshop.
Parte 3 di 4: Conduzione del workshop
Passaggio 1. Presentati e apri un workshop
Dopo che tutti i partecipanti si sono seduti, dirigere la loro attenzione sul workshop. Dicci il tuo nome e il tuo nome. Spiega che hai esperienza sull'argomento del seminario e perché vorresti discuterne. Spiegare ai partecipanti lo scopo e i vantaggi del workshop. Informare il programma del workshop in modo che i partecipanti possano prepararsi. Consegna la spiegazione in pochi minuti.
- Sebbene l'argomento del seminario sia piuttosto serio, sii umoristico in modo che l'atmosfera sia più piacevole e i partecipanti si sentano più a loro agio.
- Racconta le cose che sono state fornite ai partecipanti nella stanza e cosa devono fare. Ad esempio: chiedi ai partecipanti di scrivere i loro nomi e indossare i badge, bere una tazza di caffè e condividere il materiale che è stato distribuito. Informare quando il materiale sarà discusso in modo che i partecipanti non debbano leggere o preparare immediatamente un laptop.
Passaggio 2. Inizia il workshop rompendo il ghiaccio
Chiedi ai partecipanti di presentarsi. Limita il tempo di presentazione chiedendo ai partecipanti di dire alcune cose, ad esempio: i loro nomi e cosa si aspettano dal seminario. Concedi a ogni partecipante il tempo sufficiente per sentirsi a proprio agio a parlare di fronte al gruppo, ma non troppo a lungo.
Per rendere l'atmosfera più intima, chiedi a ogni partecipante di rispondere a una domanda personale, ad esempio: "Qual è il tuo film preferito?" o "Quale canzone ti piace di più?"
Passaggio 3. Presentare un chiaro programma di attività
Devi spiegare il programma delle attività in modo che le cose che hai preparato possano essere svolte correttamente e che i partecipanti non facciano domande. Metti un programma sulla tua scrivania e gestisci il workshop nei tempi previsti. Apprezzeranno se hanno informazioni su cosa farai e perché. Ad esempio, spiega ai partecipanti quanto segue:
- “In primo luogo, esamineremo un caso di studio per assicurarci che tu capisca il problema. Successivamente, formeremo diversi piccoli gruppi per trovare la soluzione più appropriata al problema”.
- “Prima di iniziare a imparare un nuovo programma per computer, tratteremo alcuni termini che devi capire. Dopodiché, farai un test per assicurarti di aver compreso il termine. Successivamente, discuteremo varie cose attraverso sessioni di discussione”.
- “Presentati alla persona seduta accanto a te. Tra pochi minuti avremo un gioco di ruolo in coppia come consulente e interazione studentesca”.
Passaggio 4. Preparare attività alternative
Oltre a preparare il programma del workshop, anticipare preparando attività alternative nel caso in cui l'agenda debba essere modificata in base alle risposte e alle aspettative dei partecipanti. In questo modo, sei pronto se ci sono domande, suggerimenti e richieste da parte dei partecipanti. Prepara anche diverse scelte di attività che saranno determinate dal voto. In questo modo, puoi concentrarti sul materiale che conta davvero, anziché sul materiale che non è utile.
Passaggio 5. Utilizzare tecniche di interazione per trasmettere informazioni
Segui la consegna delle informazioni organizzando attività di gruppo in modo che i partecipanti comprendano meglio le informazioni che trasmetti. L'interazione in gruppo è un metodo molto efficace per insegnare tecniche di problem solving. La tecnica dei laboratori didattici è diversa dall'insegnamento delle lezioni frontali. Per far sentire i partecipanti più apprezzati, chiedi loro di contribuire con i loro pensieri e opinioni. Consenti ai partecipanti di insegnarsi a vicenda ciò che tu insegni loro, ad esempio:
- Presentare brevemente le informazioni e poi chiedere ai partecipanti di porre domande.
- Forma diversi gruppi e assegna compiti ai partecipanti. Dopodiché, chiedi a ciascun gruppo di presentare un rapporto di fronte a tutti i partecipanti.
- Riproduci il video e chiedi ai partecipanti di discutere le loro risposte in coppia.
- Dai consigli su come risolvere il problema e poi chiedi ad alcuni partecipanti di fare un gioco di ruolo.
- Invita un esperto a dimostrare una tecnica particolare e poi chiedi ai partecipanti di rispondere alle domande del quiz sulla tecnica.
Passaggio 6. Non parlare troppo
Non è necessario continuare a parlare e spiegare piccole cose durante il workshop perché i partecipanti si sentiranno annoiati e irritati. Ricorda che i workshop non sono lezioni o riunioni in quanto implicano più interazione, attività e lavoro di gruppo.
Passaggio 7. Fornire pause programmate
Una pausa è un'opportunità per assorbire informazioni e riflettere. Informa i partecipanti del programma delle pause prima dell'inizio del seminario in modo che possano determinare quando andare in bagno, effettuare chiamate e occuparsi di questioni personali. Non annullare il programma delle pause, anche se la disponibilità di tempo è molto limitata.
Passaggio 8. Cambia attività ogni 20-30 minuti
La capacità di concentrazione diminuirà dopo aver svolto la stessa attività per 20 minuti. Approfitta di questa condizione come un modo per aumentare la creatività, piuttosto che come un vincolo. Apporta modifiche svolgendo diverse attività, chiedendo ai partecipanti di riordinare le sedie o facendo delle pause ogni 20-30 minuti per mantenere tutti coinvolti e motivati.
Passaggio 9. Accendi l'atmosfera
Anche se stai discutendo un argomento serio, i partecipanti presteranno attenzione e sarà più facile per te comprendere le informazioni se condividi occasionalmente un aneddoto. Pensa a un modo etico e responsabile per raccontare l'umorismo quando fai presentazioni, conduci discussioni e attività. Mantiene anche i partecipanti rilassati, svegli e a loro agio.
Passaggio 10. Creare un'atmosfera di rispetto reciproco e democrazia
Tratta ogni partecipante in modo equo e rispettoso. Ogni partecipante deve avere la stessa opportunità, ad esempio di essere il leader di un gruppo di discussione. Incoraggia i partecipanti silenziosi o timidi a parlare. In questo modo tutti si sentiranno ascoltati e apprezzati. Non lasciare che i partecipanti o te stesso dominino la discussione.
Passaggio 11. Preparati all'imprevisto
I workshop di solito si svolgono senza intoppi presumendo che tutti i partecipanti vengano perché vogliono imparare. Tuttavia, potrebbero esserci partecipanti che non desiderano partecipare o disturbare gli altri partecipanti. Sii professionale in ogni situazione. Mostra un comportamento rispettabile in modo che gli altri ti rispettino. Spiega cosa ti aspetti dai partecipanti. Se un partecipante infastidisce o molesta un altro partecipante, chiedigli di parlare in privato. Sottolinea l'importanza di ciò che insegni e spiega che ti aspetti che i partecipanti siano maturi e professionali.
Passaggio 12. Concludi il workshop riassumendo il materiale presentato
Spiega brevemente tutto il materiale trattato durante il workshop in modo che i partecipanti sappiano cosa hanno imparato e quali abilità hanno acquisito. Ribadisci gli obiettivi del workshop che hai spiegato nelle tue osservazioni di apertura e afferma che si spera che i partecipanti abbiano raggiunto questi obiettivi. Congratulazioni a tutti i partecipanti per il loro duro lavoro e le nuove conoscenze acquisite.
Parte 4 di 4: Follow-up dopo il workshop
Passaggio 1. Chiedi un feedback prima della fine del workshop
Preparare un modulo di valutazione e chiedere ai partecipanti di compilarlo pochi minuti prima della chiusura del workshop. Concedi loro abbastanza tempo per commentare e rispondere bene alle domande. Il feedback diretto è utile per migliorare la qualità del workshop e sviluppare le conoscenze da insegnare. Poni ai partecipanti le seguenti domande:
- Qual è lo scopo di questo workshop? Questo obiettivo è stato raggiunto?
- Quali attività sono state più utili durante lo studio dei materiali del workshop? Quali attività non sono utili durante i tuoi workshop?
- La durata del workshop è sufficiente?
- Tra i vari materiali di laboratorio (documenti, articoli, quiz, ecc.), quali sono i più utili e quali no?
- Cosa hai imparato o sviluppato attraverso questo workshop?
- Cosa hanno imparato o sviluppato i tuoi colleghi durante questo workshop?
- C'è qualcosa che deve essere cambiato o migliorato da questo workshop? In tal caso, fornire suggerimenti per il miglioramento.
- Ci sono altri argomenti del workshop a cui ti piacerebbe prendere parte?
Passaggio 2. Contatta i partecipanti alcuni giorni o settimane dopo il workshop come follow-up
Chiedi ai partecipanti se puoi contattarli per un input sullo svolgimento del workshop. Alcune persone hanno bisogno di tempo per riflettere sulle loro esperienze durante il workshop. Potresti ottenere nuove informazioni dopo aver contattato i partecipanti alcuni giorni o settimane dopo ponendo le seguenti domande:
- Quanto bene ricordi le informazioni che hai appreso durante il workshop?
- Stai ancora pensando alle cose che hai ricevuto durante il workshop?
- Quali sono i vantaggi di un workshop che ti aiuta nel lavoro? C'è un altro modo più utile?
- Dopo aver frequentato il workshop, che materiali usi ancora? Quale materiale hai scartato o ignorato?
Passaggio 3. Pianifica seminari di follow-up, se necessario
Se un numero sufficiente di partecipanti è interessato al seminario di follow-up, prendere in considerazione la possibilità di organizzare un seminario di livello 2. Utilizzare questo seminario per rispondere a più domande, discutere argomenti in modo più approfondito o sviluppare tecniche insegnate nei seminari di livello 1. sono stati discussi e sono adatti ai partecipanti con competenze superiori.
Suggerimenti
- Pianifica nel miglior modo possibile, ma preparati se il piano deve essere modificato durante il workshop.
- Prestare attenzione alle risposte dei partecipanti durante il workshop. Se hai dei dubbi sul fatto che i partecipanti rispondano bene a una particolare attività, fai domande e chiedi feedback.
- Stabilisci obiettivi chiari e come raggiungerli attraverso varie attività.
- Gli strumenti tecnologici sono molto utili, ma assicurati di poterli utilizzare correttamente! Se non capisci come usare un computer per fare una presentazione, chiedi aiuto o usa un altro metodo.
