I registratori di cassa vengono utilizzati per registrare i dati di pagamento e archiviare i contanti ricevuti durante la giornata lavorativa. Esistono diversi tipi di registratori di cassa, inclusi registratori di cassa elettronici, registratori di cassa Square iPad e vari registratori di cassa basati su computer. Ogni tipo ha le sue specialità e somiglianze tra loro.
Fare un passo
Parte 1 di 4: Impostazione del registratore di cassa
Passaggio 1. Posare il registratore di cassa e collegarlo all'alimentazione di rete
Posizionalo su una superficie dura e piana. Idealmente, il registratore di cassa viene posizionato su un registratore di cassa sufficientemente ampio da consentire all'acquirente di posizionare i prodotti per i quali pagherà. Collegare il registratore di cassa direttamente a una fonte di alimentazione (non utilizzare un cavo di alimentazione aggiuntivo).
Passaggio 2. Installare la batteria del motore
La batteria fornisce memoria di backup per il registratore di cassa in caso di interruzione di corrente, quindi deve essere installata prima di eseguire qualsiasi programma sul registratore di cassa. Apri il coperchio della carta della ricevuta di pagamento e trova il vano batteria. Potrebbe essere necessario un piccolo cacciavite per aprire il coperchio del vano batteria. Quindi installare la batteria nella direzione indicata sulla macchina. Quindi, richiudere il vano batteria.
- Su alcuni tipi di registratori di cassa, il vano batteria si trova sotto il portacarta per ricevute.
- Sostituisci la batteria una volta all'anno per assicurarti che il registratore di cassa funzioni sempre correttamente.
Passaggio 3. Installare la carta della ricevuta di pagamento
Aprire il coperchio del portacarte della ricevuta di pagamento. Assicurati che le estremità del rotolo di carta siano tagliate dritte in modo che possano inserirsi facilmente nei rulli. Inserisci il rotolo di carta nel rullo in modo che arrivi fino alla parte anteriore del registratore di cassa, in modo da poter strappare la ricevuta di pagamento da consegnare al cliente. Premere il pulsante FEED per consentire alla macchina di aspirare la carta ed eseguire il processo di arrotolamento.
Passaggio 4. Sblocca il cassetto contanti di pagamento
Questo cassetto dei contanti di solito ha una serratura che protegge i soldi pagati dall'acquirente. Fare attenzione a non perdere questa chiave. Puoi mettere questa chiave nel cassetto dei contanti quando è sbloccato, così puoi trovarla facilmente quando devi chiuderla.
Passaggio 5. Accendi il registratore di cassa
Su alcuni registratori di cassa, l'interruttore ON/OFF si trova sul retro o sul lato della macchina. Su altri tipi di registratori di cassa, questo pulsante si trova nella parte anteriore superiore della macchina. Avviare il motore o girare la chiave in posizione REG (registro).
I nuovi tipi di registratori di cassa non hanno un pulsante fisico, ma hanno un pulsante MODE. Premere il pulsante MODE e trovare le opzioni REG o modalità operativa
Passaggio 6. Imposta il programma sul tuo registratore di cassa
La maggior parte dei registratori di cassa dispone di pulsanti che possono essere programmati per raggruppare dettagli simili in categorie. Questi gruppi o categorie possono essere determinati in base al fatto che i dettagli siano tassati o meno. È inoltre possibile impostare le impostazioni di visualizzazione della data e dell'ora.
- Normalmente è possibile accedere alle funzioni di programmazione ruotando la manopola sull'opzione PRG o P, oppure premendo la manopola di selezione verso PROGRAM. Alcuni registratori di cassa hanno una leva manuale situata sotto il coperchio della carta di ricevuta di pagamento. Questa leva può essere spostata nelle opzioni del programma.
- La maggior parte dei registratori di cassa ha almeno 4 pulsanti fiscali. Questi pulsanti possono essere programmati per varie aliquote fiscali, a seconda che tu sia soggetto a un'aliquota fiscale forfettaria (come in alcuni luoghi) o che sia soggetto a un'aliquota fiscale specifica del sistema (ad esempio, GST, PST, o IVA, a seconda della località).
- Segui le istruzioni specifiche del manuale del tuo registratore di cassa per programmare le varie funzioni.
Parte 2 di 4: fare vendite
Passaggio 1. Immettere il codice di sicurezza o la password per iniziare a utilizzare il registratore di cassa
Molti registratori di cassa richiedono un codice registratore di cassa o un altro tipo di codice di sicurezza prima di poter essere utilizzati. Il codice cassiere è utile per fornire informazioni su chi gestisce ogni transazione di pagamento. Con questo codice, puoi tenere traccia di ogni transazione di vendita e gestire eventuali errori che si verificano.
- Se lavori in un ristorante, potresti dover inserire il codice dipendente insieme al numero del tavolo e al numero di ospiti al tavolo.
- I tipi più recenti di registratori di cassa (ad esempio, i registratori di cassa Square) potrebbero richiedere l'accesso con il tuo indirizzo e-mail e la password.
Passaggio 2. Immettere il primo numero di prezzo del prodotto
Utilizzare i tasti numerici per digitare il prezzo di questo prodotto. Di solito non è necessario inserire un numero decimale, poiché il registratore di cassa lo inserirà automaticamente.
Alcuni registratori di cassa hanno una funzione di scansione (scanner), quindi non è necessario inserire manualmente i numeri di prezzo. Questo scanner leggerà il codice a barre e inserirà automaticamente le informazioni sul prodotto. Se il tuo registratore di cassa è di questo tipo, non è necessario premere i pulsanti di categoria o reparto nel passaggio successivo
Passaggio 3. Premere il pulsante categoria/dipartimento corrispondente
La maggior parte dei registratori di cassa richiede di premere un pulsante dopo aver inserito il numero del prezzo, per determinare a quale categoria appartiene ogni prodotto venduto (es. abbigliamento, cibo, ecc.).
- I pulsanti di categoria/reparto possono essere programmati in base al fatto che la vendita sia tassata o meno. Studia il manuale del tuo registratore di cassa per imparare a programmare le aliquote fiscali per i pulsanti.
- Osservare la carta della ricevuta di pagamento: premere la freccia o il pulsante FEED per far arrotolare la carta dalla macchina, in modo da poter leggere il numero totale di transazioni registrate sulla carta.
- Ogni prodotto che aggiungi verrà anche aggiunto a un totale crescente, che di solito viene mostrato nella schermata del registratore di cassa.
Passaggio 4. Se necessario, aggiungere uno sconto al prezzo di vendita indicato
Se un prodotto è in saldo, potrebbe essere necessario inserire il numero della percentuale di sconto. Digitare il prezzo del prodotto, premere il pulsante categoria/reparto, digitare il numero della percentuale di sconto (digitare 15 per inserire uno sconto del 15%, ad esempio), quindi premere il pulsante percentuale (%). Questo tasto si trova solitamente in un gruppo di tasti a sinistra del tastierino numerico.
Passaggio 5. Digitare il prezzo degli altri prodotti
Utilizzare i pulsanti numerici per inserire il prezzo per ogni prodotto che non è stato elencato. Assicurati di premere il pulsante categoria/reparto corrispondente per ciascuno di questi prodotti.
Se si desidera inserire più volte lo stesso prodotto, premere il numero del prodotto, quindi premere il pulsante QTY, inserire il prezzo unitario del prodotto, quindi premere il pulsante categoria/reparto. Ad esempio, se desideri includere 2 libri per Rp. 70.000, premere il numero 2, quindi premere QTY, quindi premere 70000, quindi premere il pulsante categoria/reparto corrispondente
Passaggio 6. Premere il pulsante subtotale
Questo pulsante mostrerà i prodotti totali inclusi in quella vendita. A tale importo si aggiungeranno anche le tasse applicabili ove necessario, secondo la programmazione che è stata effettuata in ogni pulsante di categoria/reparto.
Passaggio 7. Determinare il tipo di pagamento che deve essere effettuato dall'acquirente
Gli acquirenti possono pagare in contanti, con carta di credito o con altri mezzi. Puoi anche accettare pagamenti sotto forma di carte o buoni di pagamento, che di solito sono trattati come pagamenti in contanti.
- Contanti: digita il numero di contanti che l'acquirente ha pagato e premi il pulsante CASH/AMT TND (di solito questo è il pulsante più grande situato nella parte inferiore destra della tastiera del registratore di cassa). Molti registratori di cassa mostreranno immediatamente il numero di resto che devi dare all'acquirente. Tuttavia, alcuni registratori di cassa non funzionano in questo modo e dovrai fare i conti a memoria. Una volta aperto il cassetto contanti, inserisci il pagamento e prendi l'importo del resto di cui hai bisogno.
- Carta di credito: premere il pulsante CREDIT o CR e utilizzare la macchina per carte di credito per strisciare la carta di credito dell'acquirente.
- Assegni: digitare l'importo del pagamento indicato sull'assegno dell'acquirente, premere il pulsante CK o CHECK, quindi inserire il foglio degli assegni nel cassetto contanti.
- Per aprire il cassetto contanti quando non c'è vendita, puoi premere il pulsante NESSUNA VENDITA o NS. Questa funzione può essere protetta e può essere svolta solo dal gestore. Il manager potrebbe dover utilizzare un tasto per spostare le impostazioni della macchina in una modalità diversa in modo che la funzione NON VENDITA possa essere eseguita.
Passaggio 8. Chiudere il cassetto contanti
Richiudere sempre il cassetto contanti subito dopo averlo utilizzato, in modo che non venga lasciato aperto e si corra il rischio di furto o rapina.
Svuotare o rimuovere sempre il cassetto contanti alla fine della giornata lavorativa e riporlo in un luogo completamente sicuro
Parte 3 di 4: correzione degli errori
Passaggio 1. Annulla la vendita
Se inserisci accidentalmente un numero di prezzo errato per un prodotto o se un acquirente annulla l'acquisto di un prodotto dopo che hai inserito il prezzo, potresti dover annullare il prodotto o la vendita. L'annullamento comporterà una riduzione del numero parziale.
- Digitare il numero specifico che si desidera cancellare, premere il pulsante categoria/reparto, premere il pulsante VOID o VD per farlo sottrarre dal numero totale. È necessario annullare un prodotto prima di inserire i dati del prezzo per il prodotto successivo. In caso contrario, dovrai sommare i subtotali di tutti i prodotti, quindi premere il pulsante VOID, quindi premere il numero del prezzo che desideri annullare e premere il pulsante categoria/reparto. Questo sottrarrà il numero errato dal numero del subtotale.
- Se devi annullare un'intera vendita composta da più prodotti, fallo annullando ciascun prodotto singolarmente.
Passaggio 2. Rimborsa il pagamento
Se un acquirente desidera restituire un prodotto, è necessario tenerne conto nel numero totale di giorni in questione prima di concedere il rimborso all'acquirente. Per effettuare il rimborso di questo pagamento, premere il pulsante REF, digitare il numero del prezzo del prodotto da restituire e premere il pulsante della categoria/reparto corrispondente. Premere il pulsante del subtotale quindi il pulsante CASH/AMT TND. Il cassetto dei contanti si aprirà e potrai rimborsare l'acquirente.
- Alcuni pulsanti e funzioni come i pagamenti dei rimborsi possono essere protetti e possono essere utilizzati solo dai gestori. Ciò potrebbe significare che il gestore dovrà utilizzare una chiave per passare al registratore di cassa in una modalità diversa al fine di effettuare un annullamento o un rimborso delle vendite.
- Verificare con il proprio supervisore le politiche corrette per la gestione dei resi e dei pagamenti dei prodotti.
Passaggio 3. Interrompere il suono di errore
Alcuni tipi di registratori di cassa emetteranno un certo suono quando si verifica un errore perché si premono i pulsanti nell'ordine o nella combinazione sbagliata. Per interrompere questo suono di errore, premere il pulsante CLEAR o C.
Passaggio 4. Elimina i numeri sbagliati
Se è stato premuto il numero sbagliato e non è stato premuto il tasto categoria/reparto, premere il tasto CANCELLA o C per cancellare il numero sbagliato. Se in precedenza hai premuto il pulsante categoria/reparto, devi annullare la transazione.
Parte 4 di 4: ottenere rapporti sulle vendite e informazioni sul saldo del registratore di cassa
Passaggio 1. Leggere il totale giornaliero in aumento
Alcuni manager potrebbero voler conoscere i dati di vendita totali in qualsiasi momento della giornata. Per trovare questo totale temporaneo, ruota il pettine in posizione X o premi il pulsante modalità e seleziona X. Premi il pulsante CASH/AMT TND. I dati di vendita totali giornalieri nel frattempo verranno stampati anche sulla carta della ricevuta di pagamento.
È importante tenere a mente che X rappresenta un totale temporaneo che continuerà a salire, mentre Z riporterà il totale temporaneo a zero
Passaggio 2. Eseguire la funzione di report sulle vendite giornaliere
Per lo meno, questo rapporto ti mostrerà i dati di vendita totali per quel giorno. Molti tipi di registratori di cassa possono anche mostrare i dati di vendita totali per ora, per cassiere, per categoria o con altri mezzi. Per ottenere questo rapporto, premere il pulsante MODE e selezionare la modalità Z oppure ruotare la chiave in posizione Z.
Tieni presente che Z restituirà il numero totale di vendite per il giorno a zero
Passaggio 3. Conoscere il saldo del registratore di cassa
Dopo aver eseguito la funzione di resoconto giornaliero delle vendite, conta i soldi nel cassetto contanti. Se è presente un foglio di pagamento con assegno o carta di credito, aggiungere il numero al totale. La maggior parte delle macchine per carte di credito può anche mostrarti le vendite totali giornaliere, quindi puoi facilmente abbinarle alle vendite totali che ottieni dal registratore di cassa. Sottrai questo totale dal numero di soldi che hai usato prima di iniziare a fare trading per il giorno.
- Metti tutti i contanti, i pagamenti con carta di credito e gli assegni ricevuti in una borsa e porta la borsa in banca.
- Tieni traccia di contanti, carte di credito e assegni. Questo ti aiuterà nel processo di contabilità generale.
- Metti dei soldi nel cassetto della cassa ogni volta prima di iniziare una giornata lavorativa. Assicurati di conservare i tuoi soldi in un posto davvero sicuro quando non è un giorno feriale.
Suggerimenti
- Trova il manuale del tuo registratore di cassa su Internet utilizzando un motore di ricerca online. Inserisci la marca e il tipo del tuo registratore di cassa nel motore di ricerca.
- Se utilizzi un registratore di cassa di tipo quadrato, puoi applicare la maggior parte delle istruzioni che si applicano a un normale registratore di cassa. Fare riferimento al manuale del registratore di cassa Square per ulteriori informazioni.
