Che tu sia un dirigente aziendale, un manager o un genitore casalingo, essere in grado di delegare le responsabilità è un'abilità importante per renderti più efficace. Tuttavia, delegare può essere complicato: devi essere risoluto, fidandoti della persona a cui stai delegando le tue responsabilità. Questo articolo ti aiuterà ad affrontare eventuali dubbi sulla delega, quindi ti guiderà attraverso l'effettivo processo di delega del lavoro con saggezza e rispetto.
Fare un passo
Parte 1 di 2: entra nella giusta mentalità
Passaggio 1. Metti da parte il tuo ego
Il più grande ostacolo alla delega è la frase "Se vuoi che qualcosa sia fatto bene, allora devi farlo da solo". Inoltre, non sei l'unica persona al mondo che può farlo bene. Potresti essere l'unica persona che può farlo bene a questo punto, ma se ti prendi il tempo per addestrare qualcuno, potrebbe anche farlo bene. Chissà, potrebbero essere in grado di farlo più velocemente o meglio di te e questo non è solo qualcosa che devi accettare, ma anche chiedere.
Pensa in modo logico e realistico: puoi fare questo lavoro da solo? Devi lavorare fino alla morte per bilanciare questo lavoro e le tue responsabilità? In tal caso, dovresti essere pronto a delegare parte del tuo lavoro. Non vergognarti o non sentirti inadeguato solo perché hai bisogno di aiuto per qualcosa: diventi effettivamente un lavoratore più efficace ricevendo aiuto quando ne hai bisogno
Passaggio 2. Smetti di aspettare che qualcuno si offra di aiutarti
Se sei riluttante a delegare il lavoro, potresti soffrire di una lieve sindrome del martire: potresti essere sopraffatto e spesso ti chiedi perché nessuno si offre di aiutarti. Sii onesto con te stesso: quando le persone si offrono di aiutare, le rifiuti solo per essere educato? Stai segretamente chiedendo perché non insistono? Credi che, se le tue posizioni fossero invertite, li aiuteresti con il cuore in gola? Se hai risposto "sì", devi esercitarti a "prendere il controllo" delle tue circostanze. Ottenere l'aiuto di cui hai bisogno – non aspettare che arrivi da te, perché potrebbe non succedere mai.
Molte persone dimenticano quello che stanno attraversando gli altri e non c'è niente che tu possa fare per cambiarli. Dimentica ogni possibile delusione per le persone che non si offrono di aiutare; per favore ricorda che è il tuo lavoro parlare di ciò di cui hai bisogno
Passaggio 3. Non guardare le richieste di aiuto in modo negativo
Molte persone si sentono a disagio nel chiedere aiuto. Potresti sentirti in colpa, come se stessi mettendo un peso su qualcun altro, o imbarazzato, perché pensi (per qualche motivo) che dovresti essere in grado di gestire tutto da solo. Potresti semplicemente sentirti orgoglioso della lotta e vederla come una prova che sei un essere umano nobile (un'altra manifestazione della sindrome del martire). Se vedi chiedere aiuto come una forma di debolezza, devi dimenticartene rapidamente D'altra parte: cercare di fare tutto da soli è un segno di debolezza, nel senso che indica che non hai una visione realistica delle tue capacità.
Passaggio 4. Impara a fidarti degli altri
Se hai paura di delegare perché non pensi che gli altri possano fare bene quanto te, tieni a mente due cose: primo, quasi chiunque può diventare bravo in qualcosa con abbastanza pratica, e secondo potresti non essere dotato in tutto. Quando deleghi il lavoro, non solo liberi del tempo per te stesso, ma dai anche al tuo aiutante l'opportunità di esercitare una nuova abilità o eseguire un nuovo compito. Sii paziente: nel tempo, il tuo aiutante sarà probabilmente in grado di svolgere il lavoro delegato bene quanto te. A meno che il lavoro che prevedi di delegare non sia molto importante, potrebbe essere utile per il tuo aiutante come farlo bene nel tempo. Se il lavoro è molto importante, pensaci due volte prima di delegarlo!
Anche se sei il migliore nel fare il lavoro che intendi delegare, renditi conto che delegare il lavoro ti consente di fare altre cose con il tuo tempo. Se sei il miglior impiegato dell'ufficio che svolge un lavoro di assemblaggio del disco rigido abbastanza monotono, ma hai una presentazione importante da preparare, allora va bene lasciare tale compito a una parte interna. È meglio dare la priorità ai compiti difficili: non sentirti in colpa a delegare compiti semplici e ripetitivi quando hai cose più importanti da fare
Parte 2 di 2: delegare in modo efficace
Passaggio 1. Avviare l'attività
Il primo passo è il più difficile, ma il più importante. Devi avere il coraggio di chiedere a qualcuno di aiutarti (o, se sei il capo, farti aiutare da qualcuno.) Non sentirti in colpa per questo, purché tu sia educato, gentile e amichevole, non sei scortese solo per aver chiesto aiuto a qualcun altro. Cerca di essere amichevole e gentile mantenendo la tua richiesta seria.
- Se non sei sicuro di come convincere qualcun altro a fare qualcosa per te, prova a mantenere le cose brevi e dolci. Dì qualcosa come: "Ehi, posso parlarti un minuto? Puoi aiutarmi a assemblare l'enorme pila di dischi rigidi appena arrivati. Non posso farlo da solo perché oggi sono fuori ufficio. Puoi aiutami?" fai pressione sulla persona, ma assicurati che sia necessario il suo aiuto.
- Chiedi e (probabilmente) riceverai. Non aver paura di delegare perché pensi che sembrerà scortese o impressionante. Guardala in questo modo: come ti senti quando le persone ti chiedono aiuto? Ti senti ferito e offeso? O (di solito) vuoi aiutare? Forse hai scelto la seconda!
Passaggio 2. Non prendere il rifiuto sul personale
A volte le persone non possono aiutarti, una cosa triste, ma vera. Ciò può essere dovuto a una serie di motivi: il più comune è che la persona a cui stai chiedendo aiuto è molto impegnata con il lavoro. Non prenderla troppo sul personale: solo perché qualcuno non può (o non vuole) fare qualcosa per te in quel momento non significa che ti odi. Di solito perché sono occupati o pigri, niente di più.
Se vieni rifiutato, considera le tue opzioni: di solito, puoi insistere educatamente che hai bisogno di aiuto da quella persona (di solito funziona se sei il capo o qualcuno con autorità), puoi provare a chiedere a qualcun altro o puoi fare il lavoro si. Se hai bisogno di aiuto, non aver paura di scegliere la prima opzione o entrambe
Passaggio 3. Delegare gli obiettivi, non le procedure
Questa è la chiave per non diventare l'incubo di un micro-manager. Stabilisci standard chiari per i risultati che desideri e mostra alla persona come, ma dì che può farlo come vuole, purché sia fatto bene e in tempo. Date loro il tempo sufficiente non solo per imparare, ma anche per sperimentare e innovare. Non addestrarli come un robot; addestrali come un essere umano, qualcuno che si adatta e migliora.
È anche intelligente perché richiederà tempo e ridurrà l'ansia. Vuoi usare il tempo libero per fare altre cose più importanti, non preoccuparti sempre dei progressi del tuo aiutante. Ricorda, deleghi il lavoro per ridurre lo stress, non per aggiungere stress
Passaggio 4. Preparati a formare il tuo aiutante
Dovresti sempre dedicare del tempo per insegnare al tuo aiutante come svolgere il compito delegato, anche se è una cosa facile. Ricorda che un processo che ti sembra diretto e semplice potrebbe non essere così semplice come per qualcuno che non l'ha mai fatto prima. Preparati non solo a portare il tuo aiutante attraverso il lavoro che hai delegato, ma anche a essere paziente con qualsiasi domanda che possa sorgere.
Considera il tempo che dedichi alla formazione dei soccorritori come un saggio investimento a lungo termine. Dedicando del tempo per insegnare correttamente al tuo aiutante, avrai tempo libero in futuro invece di passare il tempo a correggere i suoi errori
Passaggio 5. Allocare risorse sufficienti per completare l'attività
Potresti avere a disposizione le risorse necessarie per completare l'attività, ma la persona assegnata all'attività potrebbe non essere in grado di accedervi. Cose come dati protetti da password, strumenti speciali e determinati strumenti possono essere essenziali per portare a termine il lavoro, quindi assicurati che il tuo aiutante abbia le carte in regola per avere successo.
Passaggio 6. Comprendi che il tuo aiutante può fare solo una cosa alla volta
Quando il tuo aiutante ti sta aiutando, non sta facendo le sue normali responsabilità. Non dimenticare che, come te, il tuo aiutante potrebbe avere un programma fitto di appuntamenti. Chiediti: quale lavoro metterebbero da parte o delegherebbero per portare a termine il lavoro da te? Assicurati di conoscere la risposta la prossima volta che deleghi un compito a qualcuno.
Passaggio 7. Sii paziente
La persona che deleghi commetterà errori mentre impara a svolgere un nuovo incarico. Fa parte del processo di apprendimento. Pianificalo. Non delegare compiti presumendo che la persona lo farà perfettamente fino a quando non avrà un lavoro comprovato. Se un lavoro non va come previsto perché il tuo collega non è in grado di svolgere il compito perfettamente, allora è colpa tua, non di lui. Sii una risorsa per il tuo aiutante e il lavoro delegato può essere un'esperienza di apprendimento per lui, piuttosto che spaventare le persone.
Quando insegni a qualcuno a fare qualcosa, stai investendo. All'inizio ti rallenterà, ma alla lunga aumenterà la produttività, in base al tuo approccio a comportamenti positivi e realistici
Passaggio 8. Preparati per i guai
Prepara un piano di riserva e preparati ad agire se qualcosa va storto. Sapere cosa accadrà se un obiettivo o una scadenza viene mancato. Ostacoli e sfide imprevisti si presentano continuamente, che tu sia in ufficio oa casa: a volte la tecnologia può fallire. Lascia che il tuo aiutante creda che se succede qualcosa, lo capirai e lo aiuterai a rispettare la scadenza - non lasciarlo semplicemente in una posizione difficile.
Fare questo è anche intelligente in senso egoistico: se il tuo aiutante ha paura di essere incolpato, passerà più tempo a compensare le sue carenze che a fare il suo lavoro
Passaggio 9. Premia il tuo aiutante se ne vale la pena
Delegare compiti a qualcuno è importante se hai più responsabilità. Ma è controproducente quando deleghi un compito, lasci che il tuo aiutante lavori sodo per questo e poi ottieni il merito da solo. Apprezza e loda gli sforzi degli altri che stanno lavorando per tuo conto.
Assicurati che ogni volta che ricevi un complimento per il tuo lavoro che è stato aiutato da qualcun altro, menziona anche il nome della persona che ti ha aiutato
Passaggio 10. Dì "Grazie
Quando qualcuno fa qualcosa per te, è importante ringraziare quella persona, riconoscere l'importanza del suo aiuto e far sapere all'aiutante che è apprezzato. Altrimenti, sembrerai ingrato, anche se non lo fai. t. Ricorda che le persone non possono leggere la tua mente. Le persone saranno più che felici di offrire aiuto se si sentono apprezzate.
