Per loro natura, l'e-mail non è formale come una lettera scritta. Tuttavia, ci sono momenti in cui è necessario utilizzare un tono più formale quando si scrivono e-mail. Considera chi è il destinatario, quindi scegli il saluto giusto. Dopodiché, puoi pensare a un formato di saluto e scrivere una frase di apertura.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Considerazione dei destinatari
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Passaggio 1. Decidi quanto devi essere formale
Anche se scrivi un'e-mail “formale”, il livello di formalità dipende dalla persona che la riceve. Ad esempio, il livello di formalità di un'e-mail a un docente non è lo stesso di un'e-mail per una domanda di lavoro.
Al primo contatto, per sicurezza, usate un tono più formale
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Passaggio 2. Trova il nome del destinatario
Fai qualche ricerca per trovare destinatari che non conosci. Conoscere il nome renderà il saluto più personale anche se usi una tecnica formale.
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Passaggio 3. Segui l'esempio del destinatario
Se il destinatario ti invia prima un'email, puoi copiare il saluto che usa. Ad esempio, se usa "Ciao" e il tuo nome, puoi rispondere con lo stesso stile, usando "Ciao" e il suo nome.
Parte 2 di 3: scelta dei saluti
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Passaggio 1. Usa "Caro"
Saluti "Caro". (seguito dal nome del destinatario) è molto comunemente usato per qualche motivo. Questo saluto è formale senza essere invadente, e così familiare che non riceve molta attenzione, e va bene. Non vuoi un saluto che risalti perché è fuori posto.
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Passaggio 2. Prova "Cordiali saluti" se non conosci il nome del destinatario
Questo saluto è relativamente formale utilizzato nelle e-mail aziendali, soprattutto se non si conosce il nome del destinatario. Tuttavia, è una buona idea cercare prima il nome, se possibile.
Puoi anche usare "A chi può interessare" se l'e-mail è molto formale e non conosci il nome del destinatario. Tuttavia, questo saluto a volte fa offendere le persone perché non è personale
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Passaggio 3. Considera "Ciao" o "Ciao" in un'e-mail meno formale
Le e-mail tendono a sembrare meno formali delle lettere in generale. Quindi, puoi usare un saluto come "Ciao" in un'e-mail piuttosto formale. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a un docente, specialmente a uno che conosci, è comunque appropriato salutarlo.
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Passaggio 4. Non utilizzare "Ehi"
Mentre "Ciao" è accettabile nelle e-mail semi-formali, "Ehi" è una storia diversa. Questo saluto è molto casuale, anche nel discorso diretto. Quindi dovresti evitarlo. Anche se conosci bene il tuo capo, evita di usare "Ehi" nelle e-mail indirizzate a lui o lei.
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Passaggio 5. Se necessario, utilizzare il titolo anziché il nome
A volte, quando scrivi un'email a qualcuno, conosci solo la sua posizione nell'azienda o nell'organizzazione. In questo caso, usa semplicemente il titolo invece del nome, ad esempio "Caro. Responsabile delle risorse umane, "Caro. Comitato per il reclutamento” o “Gentile. Professoressa".
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Passaggio 6. Aggiungi un saluto per rendere l'e-mail più formale
Se possibile, aggiungi "Signore", "Padre", "Madre", "Dottore". o "Professore" prima del nome del destinatario per un'impressione più formale. Inoltre, usa il tuo cognome o nome completo, non solo il tuo nome.
Parte 3 di 3: componi e avvia un'e-mail
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Passaggio 1. Posiziona il saluto nella prima riga
La riga superiore è occupata dal saluto selezionato, seguito dal nome del destinatario. Usa un titolo o un titolo, se possibile, come "Signor", "Madre" o "Dottore", seguito dal tuo nome e cognome.
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Passaggio 2. Utilizzare le virgole
In genere, dovresti usare una virgola dopo il saluto. In una lettera formale, puoi usare i due punti, ma di solito è troppo formale per un'e-mail. Una virgola sarà sufficiente, ma puoi usare i due punti se stai scrivendo una lettera di apertura in un'e-mail.
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Passaggio 3. Continua alla riga successiva
Salam ha il suo posto in cima. Successivamente, premi il tasto Invio per continuare con la riga successiva. Se stai usando spazi per i nuovi paragrafi invece di far rientrare le frasi, inserisci una riga vuota tra il saluto e il primo paragrafo.
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Passaggio 4. Presentati nella frase di apertura, se necessario
Per la prima email, presentati anche se conosci il destinatario nella vita reale. Fornendo informazioni personali, i destinatari saranno incoraggiati a leggere la tua email.
- Ad esempio, "Mi chiamo Jessica Hartono e sono il direttore del marketing di ABC Company". Puoi anche presentarti al destinatario, ad esempio "Mi chiamo Rama Susanto e frequento il tuo corso di marketing (Marketing 101 ogni martedì e giovedì pomeriggio)."
- Se conosci già il destinatario e gli hai inviato un'e-mail, sentiti libero di usare la prima frase come saluto. Ad esempio, "Grazie per una risposta così rapida" o "Ti auguro buona salute".
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Passaggio 5. Scrivi il corpo dell'email
La maggior parte delle e-mail formali va dritta al cuore della questione. Ciò significa che la prima e la seconda frase dovrebbero indicare il motivo per cui stai scrivendo al destinatario. Ricorda, sii il più breve possibile riguardo al tuo obiettivo.