Per loro natura, l'e-mail non è formale come una lettera scritta. Tuttavia, ci sono momenti in cui è necessario utilizzare un tono più formale quando si scrivono e-mail. Considera chi è il destinatario, quindi scegli il saluto giusto. Dopodiché, puoi pensare a un formato di saluto e scrivere una frase di apertura.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Considerazione dei destinatari
Passaggio 1. Decidi quanto devi essere formale
Anche se scrivi un'e-mail “formale”, il livello di formalità dipende dalla persona che la riceve. Ad esempio, il livello di formalità di un'e-mail a un docente non è lo stesso di un'e-mail per una domanda di lavoro.
Al primo contatto, per sicurezza, usate un tono più formale
Passaggio 2. Trova il nome del destinatario
Fai qualche ricerca per trovare destinatari che non conosci. Conoscere il nome renderà il saluto più personale anche se usi una tecnica formale.
Passaggio 3. Segui l'esempio del destinatario
Se il destinatario ti invia prima un'email, puoi copiare il saluto che usa. Ad esempio, se usa "Ciao" e il tuo nome, puoi rispondere con lo stesso stile, usando "Ciao" e il suo nome.
Parte 2 di 3: scelta dei saluti
Passaggio 1. Usa "Caro"
Saluti "Caro". (seguito dal nome del destinatario) è molto comunemente usato per qualche motivo. Questo saluto è formale senza essere invadente, e così familiare che non riceve molta attenzione, e va bene. Non vuoi un saluto che risalti perché è fuori posto.
Passaggio 2. Prova "Cordiali saluti" se non conosci il nome del destinatario
Questo saluto è relativamente formale utilizzato nelle e-mail aziendali, soprattutto se non si conosce il nome del destinatario. Tuttavia, è una buona idea cercare prima il nome, se possibile.
Puoi anche usare "A chi può interessare" se l'e-mail è molto formale e non conosci il nome del destinatario. Tuttavia, questo saluto a volte fa offendere le persone perché non è personale
Passaggio 3. Considera "Ciao" o "Ciao" in un'e-mail meno formale
Le e-mail tendono a sembrare meno formali delle lettere in generale. Quindi, puoi usare un saluto come "Ciao" in un'e-mail piuttosto formale. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a un docente, specialmente a uno che conosci, è comunque appropriato salutarlo.
Passaggio 4. Non utilizzare "Ehi"
Mentre "Ciao" è accettabile nelle e-mail semi-formali, "Ehi" è una storia diversa. Questo saluto è molto casuale, anche nel discorso diretto. Quindi dovresti evitarlo. Anche se conosci bene il tuo capo, evita di usare "Ehi" nelle e-mail indirizzate a lui o lei.
Passaggio 5. Se necessario, utilizzare il titolo anziché il nome
A volte, quando scrivi un'email a qualcuno, conosci solo la sua posizione nell'azienda o nell'organizzazione. In questo caso, usa semplicemente il titolo invece del nome, ad esempio "Caro. Responsabile delle risorse umane, "Caro. Comitato per il reclutamento” o “Gentile. Professoressa".
Passaggio 6. Aggiungi un saluto per rendere l'e-mail più formale
Se possibile, aggiungi "Signore", "Padre", "Madre", "Dottore". o "Professore" prima del nome del destinatario per un'impressione più formale. Inoltre, usa il tuo cognome o nome completo, non solo il tuo nome.
Parte 3 di 3: componi e avvia un'e-mail
Passaggio 1. Posiziona il saluto nella prima riga
La riga superiore è occupata dal saluto selezionato, seguito dal nome del destinatario. Usa un titolo o un titolo, se possibile, come "Signor", "Madre" o "Dottore", seguito dal tuo nome e cognome.
Passaggio 2. Utilizzare le virgole
In genere, dovresti usare una virgola dopo il saluto. In una lettera formale, puoi usare i due punti, ma di solito è troppo formale per un'e-mail. Una virgola sarà sufficiente, ma puoi usare i due punti se stai scrivendo una lettera di apertura in un'e-mail.
Passaggio 3. Continua alla riga successiva
Salam ha il suo posto in cima. Successivamente, premi il tasto Invio per continuare con la riga successiva. Se stai usando spazi per i nuovi paragrafi invece di far rientrare le frasi, inserisci una riga vuota tra il saluto e il primo paragrafo.
Passaggio 4. Presentati nella frase di apertura, se necessario
Per la prima email, presentati anche se conosci il destinatario nella vita reale. Fornendo informazioni personali, i destinatari saranno incoraggiati a leggere la tua email.
- Ad esempio, "Mi chiamo Jessica Hartono e sono il direttore del marketing di ABC Company". Puoi anche presentarti al destinatario, ad esempio "Mi chiamo Rama Susanto e frequento il tuo corso di marketing (Marketing 101 ogni martedì e giovedì pomeriggio)."
- Se conosci già il destinatario e gli hai inviato un'e-mail, sentiti libero di usare la prima frase come saluto. Ad esempio, "Grazie per una risposta così rapida" o "Ti auguro buona salute".
Passaggio 5. Scrivi il corpo dell'email
La maggior parte delle e-mail formali va dritta al cuore della questione. Ciò significa che la prima e la seconda frase dovrebbero indicare il motivo per cui stai scrivendo al destinatario. Ricorda, sii il più breve possibile riguardo al tuo obiettivo.
