Le tavole rotonde sono scambi pubblici di idee che consentono agli esperti e al pubblico di discutere argomenti specifici. Si tengono spesso tavole rotonde per discutere di situazioni politiche, questioni che interessano la società e argomenti accademici. Se possibile, inizia prendendo accordi con qualche settimana di anticipo in modo da poter reclutare partecipanti e organizzare l'evento.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: assemblaggio del pannello
Passaggio 1. Scegli un argomento
Idealmente, l'argomento di discussione dovrebbe essere importante per un numero sufficiente di persone in modo da poter coinvolgere persone con background e interessi diversi. Tuttavia, evita le insidie di rendere gli argomenti così generici o vaghi da rendere la discussione sfocata.
Se hai difficoltà a bilanciare questi obiettivi, ricorda che l'argomento non deve essere un dibattito. Alcuni pannelli sono istituiti per offrire consigli o informazioni e questi non mostrano necessariamente punti competitivi
Passaggio 2. Cerca partecipanti diversi
I panel da tre a cinque persone di solito creano discussioni molto interessanti. Cerca persone esperte di diversa provenienza. Ad esempio, un membro del pubblico coinvolto in un problema, qualcuno che ha esperienza di lavoro con il problema in un'azienda o senza scopo di lucro e un accademico che ha studiato il problema. La forma di un singolo pannello varia anche per età, genere ed etnia, poiché il background personale di una persona può avere un'influenza significativa sulle sue opinioni.
- Invitare almeno quattro persone è probabilmente più sicuro, nel caso in cui qualcuno cancelli all'ultimo minuto.
- Invita queste persone con almeno qualche settimana di anticipo, per dare loro tutto il tempo per prepararsi e per darti il tempo di cercare alternative se uno di loro rifiuta l'invito.
Passaggio 3. Invita un moderatore
Seleziona un'altra persona che non ha preso parte alla discussione del panel come moderatore. Idealmente, questa persona dovrebbe avere esperienza come moderatore del panel. Scegli qualcuno che abbia una comprensione sufficientemente buona dell'argomento da poter partecipare alla discussione e che abbia abilità nelle situazioni sociali. Il ruolo principale del moderatore è quello di mantenere i relatori concentrati sul pubblico, mantenere la discussione senza intoppi e aiutare i relatori quando si bloccano.
Passaggio 4. Pianifica la disposizione fisica
I posti individuali faranno apparire i partecipanti più vicini al pubblico rispetto ai tavoli pieni, incoraggiando così la partecipazione del pubblico. Disporre le sedie in un cerchio che sia ancora rivolto verso il pubblico può aiutare i relatori a discutere gli argomenti tra loro. Includere un tavolino o una cabina per prendere appunti e avere un bicchiere d'acqua pronto per tutti i partecipanti e un microfono personale per il moderatore.
Considera la possibilità di posizionare un moderatore nel mezzo del panel per aiutarlo a nominare e guidare i panelisti in modo efficiente. Posizionare i moderatori sul podio su lati separati renderà il compito più difficile
Metodo 2 di 3: Pianificazione di una tavola rotonda
Passaggio 1. Impostare la destinazione del pannello
Assicurati che tutti i partecipanti sappiano bene perché il panel è stato formato con largo anticipo, in modo che abbiano il tempo di prepararsi. Il tuo panel potrebbe cercare di presentare una soluzione pratica a un problema, facilitare discussioni astratte e complesse o fornire informazioni su un argomento. Spiega ai relatori se il panel è un'introduzione di base a un argomento o se si troveranno di fronte a un pubblico che ha una buona conoscenza dell'argomento e sta cercando ulteriori consigli o una prospettiva diversa.
Passaggio 2. Decidi quanto durerà il pannello
Per la maggior parte dei panel, specialmente quelli tenuti in occasione di conferenze o eventi più grandi, il tempo consigliato è di 45-60 minuti. Se il panel è un evento a sé stante o quando tratta un argomento molto importante e popolare, un panel di 90 minuti potrebbe essere un buon momento.
Se possibile, chiedi ai partecipanti di rimanere sul posto per un po' di tempo dopo la sessione di discussione, in modo che il pubblico possa parlare in privato
Passaggio 3. Considera di iniziare il panel con una breve lezione (opzionale)
L'obiettivo principale del panel dovrebbe sempre essere la discussione. Tuttavia, se uno degli obiettivi del panel è fornire informazioni, è un modo utile per avviare una discussione. Chiedi a ciascun relatore di fornire una spiegazione dell'argomento, o la sua argomentazione sull'argomento, per non più di 10 minuti a persona.
Questo metodo può richiedere più tempo di preparazione per i relatori come gruppo, perché ogni relatore deve passare dall'argomento precedente e non discutere la stessa cosa
Passaggio 4. Cerca di evitare presentazioni visive
A meno che non sia assolutamente necessario sull'argomento, evita presentazioni e diapositive di PowerPoint. Le presentazioni tendono a rallentare la discussione, ridurre il coinvolgimento del pubblico e spesso annoiano gli ascoltatori. Utilizzare poche diapositive e solo quando le informazioni oi diagrammi da presentare sono difficili da spiegare a parole.
Se un relatore chiede il permesso di fare una presentazione, suggeriscigli di portare elementi che possono essere mostrati e spiegati al pubblico, non solo mostrati durante la discussione
Passaggio 5. Scrivere domande per i relatori
Prova a formulare domande aperte, dove i relatori possono prendere la direzione migliore in base all'andamento della discussione e alla loro area di competenza. Sono accettabili anche alcune domande più specifiche rivolte ai singoli relatori, ma cerca di suddividere queste domande tra ciascun relatore in modo abbastanza uniforme. Prepara anche le domande che gli spettatori potrebbero voler porre e aggiungile al tuo elenco di domande. Disponi queste domande in modo approssimativo, dalla più importante alla meno importante, poiché dovrai porre più domande di quante ti aspetti per continuare la discussione. Ma mantieni ogni domanda collegata alla precedente, per evitare cambi di argomento improvvisi.
- Chiedi a un moderatore oa un'altra persona che non è un membro del panel di rivedere la tua domanda e di suggerire correzioni o domande aggiuntive.
- Se hai problemi a creare domande, chiedi a ciascun membro del panel cosa vorrebbe chiedere agli altri membri del panel. Includi le migliori affermazioni nella tua lista.
Passaggio 6. Pianifica il resto dei pannelli
Determina quanto tempo dedicherai alle domande. Di solito, questa è la metà o più dell'intera lunghezza del pannello. Usa 20-10 minuti per il pubblico per porre domande e discutere, o 15 minuti se il tempo è breve o se il formato del tuo panel è più incentrato sulla lezione.
Passaggio 7. Presentare in anticipo ciascun membro del panel
Incontra i relatori di persona o partecipa a una teleconferenza insieme, una settimana circa prima del panel. Spiega loro il formato del panel e dai loro la possibilità di fare un breve discorso. Possono determinare a colpo d'occhio chi dovrebbe porre domande su quali argomenti, ma non dire loro domande specifiche prematuramente. Le discussioni devono essere originali, non provate.
Metodo 3 di 3: Moderazione della discussione del panel
Passaggio 1. Fai sedere le persone in prima fila
Più il panel è vicino al pubblico, più vivace e connessa sarà la discussione. Considera di offrire piccole "esche" quando le persone si spostano in prima fila, come uno spuntino o una caramella.
Passaggio 2. Presentare brevemente il panel e ciascun partecipante
Usa solo una o due frasi per introdurre l'argomento del panel, poiché la maggior parte del pubblico presente ha familiarità con le idee di base. Introduci brevemente ogni partecipante, menzionando solo alcuni fatti rilevanti sulla sua esperienza o coinvolgimento sull'argomento. Evita di fornire biografie complete, l'introduzione totale di tutti i partecipanti non dovrebbe superare i 10 minuti.
Passaggio 3. Coinvolgi il pubblico in anticipo
Invita gli spettatori al panel chiedendo il loro coinvolgimento immediato. Un modo semplice e veloce per farlo è chiedere un sondaggio approssimativo delle loro opinioni sull'argomento da discutere, con una alzata di mano o un applauso. Oppure, conduci un sondaggio in base al loro livello di conoscenza dell'argomento. I risultati ti aiuteranno a mantenere il panel focalizzato sugli argomenti più rilevanti per il tuo pubblico.
Passaggio 4. Poni ai relatori le domande che sono state preparate
Inizia con le domande in un ordine predeterminato, ma sentiti libero di cambiare questo ordine se la discussione si muove in una direzione diversa ma interessante. Dividere le domande tra i partecipanti, rivolgendo ogni domanda al relatore che conosce meglio l'argomento. Concedi agli altri relatori un po' di tempo per rispondere, quindi passa alla domanda successiva.
Non fare in modo che tutti i relatori diano la loro opinione su ogni domanda. Consenti ai relatori di rispondere in modo naturale quando hanno qualcosa da dire o chiedi a qualcuno esperto sull'argomento se la discussione si impantana
Passaggio 5. Segui ciascuna delle tue domande come richiesto
Puoi deviare dalle domande preparate ogni volta che ritieni che possano essere utili per la discussione. In particolare, fai pressione su un membro del panel con domande di follow-up se ritieni che le sue risposte non siano soddisfacenti. Prova a ripetere la domanda originale o, idealmente, poni una domanda leggermente diversa che si riferisca all'ultima risposta della discussione o dell'affermazione precedente.
Passaggio 6. Avere un timer
Puoi guardare l'orologio sulla parete fuori dal palco o sulla parete opposta, se riesci a vederlo chiaramente. Oppure, c'è qualcuno in piedi dietro le quinte con cartelli che dicono "10 minuti", "5 minuti" e "1 minuto", quando sei vicino alla fine di ogni segmento.
Passaggio 7. Mantenere i coordinatori attivi
Quando un relatore parla troppo a lungo o va fuori tema, riporta educatamente la discussione in carreggiata. Quando si fermò per riprendere fiato, entrò con la stessa frase di prima. Puoi scegliere di dire in anticipo ai relatori quale frase utilizzerai per rimetterli in carreggiata.
- "Hai un punto interessante, ma sentiamo parlare di _"
- "Vediamo cosa ne pensano (gli altri relatori) sull'argomento, soprattutto in relazione a _."
Passaggio 8. Raccogli le domande del pubblico
Spiega al pubblico come intendi raccogliere le domande, ad esempio alzando la mano o chiedendo loro di mettersi in coda per il microfono. Ascolta ogni domanda in successione, ripetendola chiaramente in modo che tutti nella stanza possano sentire, quindi puntala al relatore che sembra interessato.
- Avere alcune domande di riserva da porsi, o fare in modo che un assistente tra il pubblico chieda, nel caso in cui nessuno del pubblico sia abbastanza coraggioso da porre la prima domanda.
- Se uno spettatore passa troppo tempo a chiedere, interrompi educatamente con "Quindi la tua domanda è _, giusto?" o "Mi dispiace, dobbiamo andare avanti. Qual è la tua domanda?"
- Fammi sapere quando hai solo il tempo sufficiente per altre due o tre domande.
Passaggio 9. Ringrazia tutti coloro che sono coinvolti
Ringrazio i relatori, i presentatori e gli organizzatori dell'evento e il pubblico. Racconta al pubblico il luogo e l'argomento del prossimo evento, quando sei a un simposio oa una conferenza.
