Portare seminari è una buona opportunità per condividere conoscenze ed esperienze con gli altri. Molte persone si sentono nervose e ansiose quando si tratta di parlare di fronte a un pubblico, ma questo può essere superato con molta pratica e quanta più preparazione possibile. Affinché il seminario si svolga bene, è necessario contattare l'organizzatore per conoscere la durata del seminario e gli argomenti da trattare. Preparare i materiali del seminario sotto forma di diapositive contenenti una serie di informazioni. Visualizza anche una presentazione con foto o grafica. Quando appari di fronte a un pubblico come oratore, dimostra sicurezza guardandolo negli occhi, usando un linguaggio del corpo appropriato e parlando con un'articolazione chiara.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: fare i preparativi iniziali
Passaggio 1. Scopri lo svolgimento del seminario
Come prima preparazione, discutere con gli organizzatori varie questioni relative allo svolgimento del seminario e agli argomenti da trattare. Cerca di scoprire quali sono le aspettative degli organizzatori perché i seminari possono essere tenuti in vari modi, ad esempio: ti viene chiesto di discutere un documento che è stato distribuito prima dell'inizio del seminario o di fare una presentazione senza molta interazione con il pubblico.
Chiedi all'organizzatore: "Il seminario si terrà come una conferenza incentrata sulla spiegazione dei risultati della ricerca o interagirà maggiormente con il pubblico?"
Passaggio 2. Considera chi sarà il pubblico per il seminario
Preparare i materiali del seminario in base agli interessi e alle esigenze del pubblico scoprendo chi parteciperà al seminario. Se non conosci ancora il tuo pubblico, chiedi agli organizzatori informazioni sulla loro formazione ed esperienza. Se hai già lavorato con il pubblico, usa ciò che sai per preparare i materiali e adattare il tuo stile di presentazione a loro vantaggio, soprattutto per la preparazione.
- Ad esempio: quando si tiene un seminario di scienze davanti a specialisti, non è necessario utilizzare il gergo perché è possibile discutere direttamente il materiale in modo più approfondito e dettagliato.
- A seconda di chi è presente, puoi discutere di argomenti controversi o chiedere al pubblico la loro opinione.
- Arriva presto alla sede del seminario in modo da poter ancora chattare con alcuni dei partecipanti e osservare la situazione nella stanza prima dell'inizio del seminario. Chiedi a uno dei partecipanti: "Perché vuoi partecipare a questo seminario?"
Passaggio 3. Scopri quali strumenti di presentazione sono disponibili e quali strumenti devi configurare
Assicurati di essere in grado di far funzionare i dispositivi nella stanza, ad esempio: avere una buona padronanza del programma PowerPoint e sapere come impostare le diapositive in modo che cambino automaticamente senza fare clic sul pulsante della tastiera o del mouse. Se vuoi usare un microfono, impara prima come usarlo e regola il volume.
Ad esempio: per poter mostrare una presentazione durante una presentazione, assicurati che nella stanza ci sia un proiettore correttamente funzionante
Passaggio 4. Prepara diapositive e immagini che attirino l'attenzione del pubblico
Prima di compilare il materiale di presentazione, immagina come sarà un display visivo che sia facile da capire per il pubblico. Se vuoi mostrare una diapositiva, preparane una informativa con immagini chiare e scritte di facile lettura. Usa caratteri grandi e forme chiare. Non includere troppi elementi grafici e scrivi meno testo possibile.
- Tieni presente che il pubblico ha bisogno di 1-2 minuti per leggere ogni diapositiva fino al completamento. Quindi non preparare così tante diapositive da non poter finire la presentazione. Invece, presenta immagini per supportare le informazioni che stai trasmettendo verbalmente al tuo pubblico.
- Utilizza altri display visivi, ad esempio: modelli, poster, volantini o brochure. Invece di fissarti solo sulle diapositive, canalizza la tua creatività utilizzando queste strutture e adattandole alla gestione del seminario.
Passaggio 5. Distribuire i materiali di presentazione prima del seminario, se necessario
Se vuoi ospitare un seminario incentrato sulla discussione dei paper, suggerisci agli organizzatori che ogni partecipante ha ricevuto un paper con qualche giorno di anticipo. In questo modo, possono preparare domande e commenti. Inoltre, puoi passare direttamente a materiale più complesso supponendo che il tuo pubblico abbia un certo livello di comprensione.
Se il documento distribuito è ancora in corso, includerlo nella bozza del documento e trasmettere nuovamente le informazioni all'inizio del seminario. In questo modo, il tuo pubblico sa che sei pronto ad accettare critiche e input costruttivi
Passaggio 6. Esercitati a tenere il seminario secondo la struttura del materiale
Quando hai finito di tracciare la struttura e le diapositive, esercitati in anticipo. Chiedi ad amici e familiari di fingere di partecipare al seminario come una simulazione. Fai una registrazione video della tua pratica di presentazione e poi riproducila di nuovo in modo da poter determinare cosa necessita ancora di miglioramenti. Esercitati il più spesso possibile finché non padroneggi bene il materiale di presentazione e sei davvero pronto per tenere il seminario.
Ogni volta che finisci di esercitarti, prendi nota delle cose che sono andate bene e di quelle che devono essere migliorate
Passaggio 7. Arriva presto alla sede del seminario
Dedica del tempo in modo da arrivare presto alla sede del seminario per vedere la disposizione della stanza. Prenditi il tempo necessario per caricare materiali di presentazione e distribuire fotocopie di documenti o opuscoli. Inoltre, prenditi il tempo per incontrare gli organizzatori del seminario per coordinarti.
Se arrivi 15-30 minuti in anticipo, c'è ancora abbastanza tempo per fare le cose che devono essere fatte prima di iniziare il seminario
Metodo 2 di 3: Consegna dei materiali del seminario
Passaggio 1. Presentati al pubblico
Apri il seminario salendo sul podio o davanti alla sala e presentati. Descrivi brevemente la tua esperienza professionale e perché vorresti presentare un seminario sull'argomento da trattare. Ciò può aumentare l'interesse del pubblico ad ascoltarti mentre parli e favorire la fiducia reciproca tra l'oratore e il pubblico.
Se qualcun altro ti ha presentato, spiega brevemente perché ti sei sentito così entusiasta di ospitare questo seminario e ringrazia gli organizzatori per averti dato l'opportunità di parlare di fronte a un pubblico
Passaggio 2. Fare una presentazione in base al materiale che è stato preparato
Presentare il materiale in ordine basato sul pensiero logico. Anche se hai memorizzato tutto il materiale, scrivi brevemente le informazioni importanti su carta o bigliettini da portare con te alla presentazione. Puoi usare queste note per impostare il tempo del tuo discorso. Usa queste linee guida quando tieni i seminari: "Dì al pubblico ciò che vuoi dire, spiega ciò che hai spiegato, dì ciò che hai spiegato".
Ad esempio: quando tieni un seminario con un argomento che viene discusso cronologicamente, ad esempio: la storia dello scoppio della seconda guerra mondiale, assicurati di aver fornito molte informazioni prima di fornire una spiegazione in ordine cronologico
Passaggio 3. Presentare il materiale senza guardare i mezzi visivi
Tenere seminari sarà più facile se si leggono le diapositive. Utilizzare invece una diapositiva per supportare le informazioni importanti che vengono spiegate. Se ti eserciti molto, l'uso delle diapositive può mostrare se stai tenendo un buon seminario.
Ad esempio: quando mostri una foto di Lincoln, usa la diapositiva come supporto mentre spieghi lo sfondo della vita professionale e personale di Lincoln. Queste informazioni non devono essere scritte accanto alla foto
Passaggio 4. Portare il seminario secondo un programma predeterminato
Una volta che hai espresso la tua volontà di ospitare un seminario, scopri quanto tempo hai per parlare e poi prepara il materiale in base al tempo assegnato. Termina la presentazione in tempo o con un massimo di 5 minuti di ritardo, non di più. Quando il tempo è scaduto, arriva immediatamente a una conclusione e dì che spiegherai ulteriormente nella sessione di domande e risposte.
Ad esempio: dì al pubblico: "Devo terminare la presentazione perché il tempo stringe, ma continuerò a discutere di questo argomento in una sessione di domande e risposte"
Passaggio 5. Rispondi alle domande nel miglior modo possibile
Inizia a rispondere ripetendo la domanda posta in modo che l'intero pubblico ascolti il problema che vuoi discutere. Prima di parlare, pensa alla risposta mentre costruisci una frase. Per quanto possibile, fornisci risposte che siano supportate dal materiale che hai appena descritto e aggiungi informazioni che non hai avuto il tempo di trasmettere a causa di vincoli di tempo o altre condizioni.
- Dopo aver risposto, ringraziare l'interrogante per la domanda posta. Se un partecipante domina la sessione di domande e risposte, digli che può parlare di nuovo con te dopo la chiusura del seminario.
- Se non puoi rispondere a una domanda, dì: "Questa domanda è molto buona, ma non posso ancora rispondere".
Metodo 3 di 3: Dimostrare abilità e sicurezza
Passaggio 1. Stabilisci un buon contatto visivo
Mentre parli, guardati intorno nella stanza mentre stabilisci un contatto visivo con l'intero pubblico durante la presentazione. Se noti che stai guardando solo in una direzione, guarda altrove. Non concentrarti esclusivamente sul pubblico seduto dietro o davanti. Invece, guarda tutti i partecipanti al seminario in modo da poter cogliere la loro risposta a ciò che hai da dire.
Passaggio 2. Parla in modo chiaro e carismatico
Usa i video degli esercizi per scoprire se la tua voce vibra o non è abbastanza alta. Parla ad alta voce in modo da non dover usare il microfono. Inoltre, mantieni la tua presentazione calma e pronuncia ogni parola chiaramente in modo che tutti possano capire quello che stai dicendo.
Scrivi: "Parla chiaramente" ai margini delle note di struttura per ricordarti di mantenere la qualità del suono durante la presentazione
Passaggio 3. Calmati se qualcosa va storto
Se trasmetti le informazioni sbagliate, il pubblico potrebbe non saperlo. Per liberarti di ogni preoccupazione, ammetti di essere stato male informato prima di continuare con la tua presentazione per ripristinare la fiducia del pubblico in te.
Ad esempio: dire al pubblico: “Mi dispiace, non ho aggiornato i dati nella colonna 3 in base alla posizione odierna. Un numero più preciso sarebbe…"
Passaggio 4. Usa un buon linguaggio del corpo
Controlla le dita e gli avambracci in modo da non sembrare nervoso perché giochi costantemente con una penna a sfera o un altro oggetto. Presta attenzione a come cammini di tanto in tanto, ma non fare movimenti che distraggono il tuo pubblico. Quando pratichi il linguaggio del corpo, pensa se i tuoi movimenti distrarranno il pubblico dal materiale di presentazione. In tal caso, prova a ridurre o evitare il movimento.
