Ci sono momenti in cui devi fare una telefonata importante, magari per chiedere a qualcuno di incontrarsi o di vendere qualcosa. Se non sei abituato a parlare al telefono, può essere difficile iniziare una conversazione. La chiave per una conversazione telefonica di successo è assicurarsi che entrambe le parti si sentano a proprio agio per avere una discussione facile.
Fare un passo
Parte 1 di 3: fare un piano
Passaggio 1. Determina qual è il tuo obiettivo
Prima di prendere in mano il ricevitore, devi sapere a cosa serve. Ad esempio, se chiami qualcuno che ti piace, l'obiettivo potrebbe essere quello di chiedergli di incontrarti. Nella telefonia aziendale, l'obiettivo è vendere beni o servizi. Pensa a cosa ti aspetti dalla conversazione.
- Cerca di mantenere i tuoi obiettivi specifici. Questo ti renderà più preparato.
- In alcuni casi, lo scopo di una conversazione telefonica può essere più generale. Ad esempio, chiamando un'azienda per chiedere informazioni sui loro servizi senza sapere a cosa sei veramente interessato. Le informazioni che ottieni in seguito aiutano a determinare ciò di cui hai bisogno o desideri.
Passaggio 2. Sapere con chi parlerai
Quando chiami una persona specifica che non conosci, cerca prima di scoprire il suo background. In questo modo, sai più o meno cosa aspettarti dalla conversazione. Ad esempio, se vuoi parlare con l'amministratore delegato di un'azienda, potrebbe essere molto impegnato e non avere molto tempo. Se stai chiamando qualcuno che è timido, potresti dover parlare di più.
- Per un telefono aziendale, visitare il sito Web dell'azienda in cui lavora la persona che si desidera chiamare. Troverai il titolo e magari una biografia che ti darà una piccola idea.
- Per le chiamate private, chiedi le informazioni della persona a un amico che la conosce.
Passaggio 3. Annota alcuni punti di conversazione
Una volta che sai cosa vuoi e chi chiamerai, è una buona idea prendere appunti. Puoi scrivere punti elenco che assicurano che la tua domanda venga posta. Con una lista, non dimentichi mai qualcosa di importante.
- Potrebbe anche essere necessario delineare la conversazione. Potrebbe essere necessario adattare lo schema alla risposta dell'altra persona, ma è fondamentalmente una guida se sei nervoso.
- Pensa a quanto tempo parlerai. È meglio presumere che il tempo non sia lungo. Quindi, concentrati sull'argomento importante di cui vuoi parlare.
Parte 2 di 3: iniziare una conversazione
Passaggio 1. Saluta e presentati
Innanzitutto, devi dire un saluto, ad esempio "ciao" o "ciao". Molte persone oggi usano ricevitori automatici, ma dovresti comunque presentarti a meno che l'altra persona dall'altra parte non ti saluti per nome. Se stai chiamando qualcuno che conosci bene, è sufficiente menzionare il nome. In altre situazioni, fornisci maggiori informazioni in modo che l'altra persona possa identificarti.
- Per i saluti, puoi anche usare "Buongiorno", "Buon pomeriggio" o "Buona sera".
- Su un telefono aziendale, indica anche il nome della tua azienda. Ad esempio, "Buongiorno, sono Anisa Dewi di Mahkota Advertising".
- Per le chiamate private alla persona che ti piace, potresti dover menzionare dove l'hai incontrata. Ad esempio, "Ciao, sono Mahesa. Ci siamo incontrati in palestra la scorsa settimana".
- Se stai chiamando un amico di un amico, indica il nome di quell'amico. Ad esempio, "Ciao, sono Lisa. Sono un amico di Erik. Penso che abbia già detto che avrei chiamato".
- Se chiami per chiedere informazioni su un'apertura di lavoro, indica da dove hai ottenuto le informazioni. Ad esempio, "Ciao, mi chiamo Nurani Rahman. Vorrei chiedere informazioni sul lavoro che è stato pubblicizzato sul giornale di ieri”.
- Se vuoi solo chiedere a un'azienda informazioni generali, non è necessario fare nomi. Puoi semplicemente dire "Ciao, sono interessato al servizio di archiviazione che offri".
Passaggio 2. Chiedi se è il momento giusto per parlare
Se vuoi che la conversazione telefonica abbia successo, assicurati che l'altra persona sia concentrata quanto te. Ecco perché devi chiedere se ha tempo prima di iniziare la conversazione. Se la risposta è sì, inizia a parlare. Se la risposta è occupata o sta per andarsene, trova un altro momento.
- Se non è pronto a parlare quando viene chiamato, fissa un altro orario prima di riagganciare. Puoi dire: "Posso richiamare questo pomeriggio? alle 3, forse?"
- Se vuole richiamare, fornisci un giorno e un'ora in cui puoi. Dì: "Posso parlare domani mattina. Forse verso le 10?"
Passaggio 3. Inizia con i convenevoli
Se chiami per chiedere o vendere qualcosa, non arrivare subito al punto. L'altra persona potrebbe presto perdere interesse. Invece, prova a iniziare con un'introduzione, ad esempio chiacchiere sul tempo.
- Tuttavia, non usare mezzi termini troppo a lungo. L'altra persona potrebbe diventare impaziente.
- Se conosci la persona con cui stai parlando, dì qualcosa di più personale su un argomento che le interessa. Ad esempio, se è un tifoso di calcio, digli: "Ieri sera c'è stata una partita di Persebaya, vero?"
- Se non lo conosci intimamente, opta per convenevoli generici. Ad esempio: “Fa molto caldo ultimamente. Sembra che l'anno scorso la stagione secca non fosse così calda come questa".
Passaggio 4. Discutere i punti della conversazione
Quando tu e l'altra persona siete più a vostro agio e rilassati, entrate nel vivo della conversazione. Parla in modo succinto e conciso perché sembrerai insicuro se divaghi.
- Mentre crei un'impressione di sicurezza, assicurati di essere educato quando chiedi qualcosa all'altra persona.
- Se parli troppo a lungo senza fermarti, l'altra persona potrebbe smettere di prestare attenzione. Quindi prenditi una pausa e chiedi un feedback se c'è qualcosa che devi dire.
- Non mangiare o masticare gomme mentre parli. Il suono che fa darà l'impressione che tu non sia serio.
Parte 3 di 3: effettuare le impostazioni
Passaggio 1. Trova un posto tranquillo
Ovviamente vuoi che la telefonata finisca bene. Quindi, crea un ambiente favorevole alla conversazione, in un luogo tranquillo. Riduci al minimo il rumore di fondo in modo da non dover chiedere all'altra persona di ripetere ciò che sta dicendo o urlare per farti sentire.
- Il posto migliore per chiamare è una stanza vuota con una porta chiusa. Hai la garanzia di poter parlare con calma.
- Se devi chiamare in un ufficio all'aperto e riesci a sentire le voci dei colleghi, prova a chiamare quando l'ufficio è un po' silenzioso. Ad esempio, durante una pausa pranzo o alla fine della giornata quando tutti gli altri sono tornati a casa.
- Quando possibile, evita le telefonate importanti in luoghi pubblici, come ristoranti o negozi. I luoghi pubblici sono solitamente pieni di distrazioni e troppo affollati. Se devi chiamare quando sei fuori, trova un posto tranquillo, come un vicolo fuori dal bagno di un ristorante o un corridoio vuoto in un negozio.
Passaggio 2. Controllare il segnale
Oggi molte persone usano i cellulari come telefono principale. In tal caso, assicurati che il segnale del tuo cellulare sia forte in modo da essere sicuro che la qualità del suono sarà buona. Cerca un luogo che offra un segnale forte. Se non c'è segnale, potrebbe essere necessario utilizzare una linea fissa.
- La qualità del suono dei telefoni fissi è generalmente migliore di quella dei telefoni cellulari. Quindi, se è assolutamente essenziale, usa un telefono fisso ogni volta che è possibile, soprattutto se chiamerai un genitore con problemi di udito.
- Se usi un telefono cellulare, tienilo in modo che il microfono integrato rilevi la tua voce senza difficoltà. Le chiamate importanti non devono utilizzare un altoparlante.
Passaggio 3. Assicurati di essere a tuo agio
Prima di iniziare a chiamare, assicurati di essere pronto a concentrarti completamente sulla conversazione. Ad esempio, preparati in modo da non dover andare in bagno e offri da bere in modo da non doverti alzare se hai sete. È una buona idea avere un fazzoletto a portata di mano nel caso in cui tu debba starnutire al telefono.
Decidi se ti senti più a tuo agio a parlare seduto o in piedi. Se sei nervoso, forse puoi calmarti facendo una piccola passeggiata
Suggerimenti
- Se sei nervoso, forse hai bisogno di un po' di pratica. Chiedi a un amico o un familiare di agire come la persona che stai chiamando.
- Se stai chiamando le persone in privato o a titolo sociale, potresti iniziare inviando un messaggio che dice "Puoi dedicare un minuto a parlare al telefono?" Potrebbe essere più ricettivo se sa che chiamerai.
- Cerca di creare un atteggiamento positivo. Anche se la persona con cui stai parlando non può vedere, sorridere mentre parli renderà la tua voce entusiasta e positiva.
- Pronuncia le parole correttamente. Cerca di far capire all'altra persona quello che stai dicendo senza difficoltà.
- Presta attenzione alla velocità del tuo discorso. Le parole troppo veloci a volte sono difficili da afferrare.
