Varie cose a volte ti obbligano a cancellare un appuntamento, ad esempio perché stai affrontando un'emergenza, bloccato nel traffico o gestendo male il tuo programma. Potresti sentirti preoccupato quando pensi a come notificare la cancellazione, ma le persone che non sono state trovate possono capire se glielo comunichi il prima possibile. Imposta un nuovo programma di riunioni quando lo contatti o quando si presenta l'opportunità. Per farlo sentire a suo agio, offriti di incontrarlo in un luogo vicino a casa sua o al suo ufficio.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Annullare educatamente gli appuntamenti
Passaggio 1. Contatta la persona scomparsa il prima possibile
Stai infastidendo le altre persone se rimandi l'annullamento dell'appuntamento fino all'ultimo minuto. Dirglielo in anticipo dimostra che lo rispetti e apprezzi il tempo che ha preparato per te.
Passaggio 2. Avvisare personalmente per telefono se si annulla un appuntamento molto vicino
Devi chiamare per avvisare di persona se annulli l'appuntamento lo stesso giorno. Annullare un appuntamento all'improvviso in modo che l'altra persona si senta infastidita può sembrare scortese se glielo comunichi via e-mail, messaggio di testo o qualcun altro.
Passaggio 3. Offri delle scuse sincere
Anche se glielo dici in anticipo, assicurati che sappiano che ti dispiace di aver dovuto annullare l'appuntamento. Forse è deluso che tu abbia cancellato il tuo appuntamento, anche se ha già cancellato altri programmi per vederti.
- Esprimi delle scuse brevi e dirette, ad esempio "Scusa, non posso venire domani".
- Non usare parole ambigue o dire che "potresti" non mantenere la tua promessa. Racconta la notizia in modo onesto e diretto.
Passaggio 4. Fornisci una breve spiegazione del motivo per cui hai annullato l'appuntamento
Se il motivo è logico, ad esempio perché il veicolo si è rotto o sei malato, fagli sapere di cosa si tratta. Se il motivo è difficile da accettare, ad esempio perché hai dimenticato di prendere un appuntamento o hai accidentalmente programmato due volte, fornisci un motivo generale, ad esempio "Scusa, ho un'urgenza".
- Non è necessario fornire motivazioni dettagliate anche se dici la verità. Spiegare a lungo fa sembrare che tu voglia coprire qualcosa.
- Non dire: "Ho cose più importanti da fare" o altre scuse simili.
- Non mentire perché la relazione sarà nei guai se viene rivelato che non sei onesto.
Passaggio 5. Assicurati che sappia che apprezzi il suo tempo
Metti in chiaro che apprezzi la sua disponibilità a dedicarti del tempo e che sei veramente dispiaciuto che abbia dovuto annullare l'appuntamento perché capisci che è impegnato e ha trovato il tempo per incontrarti.
Questo è particolarmente importante se stai fissando appuntamenti con persone con cui hai bisogno di aiuto, come professori o clienti
Parte 2 di 2: Impostazione di un programma sostitutivo
Passaggio 1. Chiedi la sua disponibilità a cambiare il programma dell'incontro quando dai la notizia
Oltre a ridurre il fastidio di doverlo ricontattare per fissare un appuntamento, questo passaggio mostra che vuoi davvero vederlo. Quando chiami o invii un'e-mail, concludi dicendo che vorresti fissare un altro appuntamento se non gli dispiace.
Passaggio 2. Controlla il tuo programma e prendi nota del tempo disponibile per incontrarlo
Puoi suggerire un programma per le riunioni, ma cerca di adattare il tuo programma al suo programma. Offri diverse opzioni di pianificazione alternative e poi chiedi feedback.
Ad esempio, digli: "Il mio programma non è compilato il lunedì dalla mattina alla sera, il giovedì dall'1 alle 5 e il venerdì dopo le 2, ma se non puoi, aggiusterò il programma"
Passaggio 3. Suggerisci di tenere la riunione in un luogo vicino a casa sua o al suo ufficio
Come compenso per la disdetta di un appuntamento, è una buona idea fissare un incontro in un luogo facilmente raggiungibile, ad esempio nel suo ufficio o in un determinato luogo in cui passa tornando a casa.
In alternativa, suggerisci di incontrarti usando Skype o Google Hangouts se è molto impegnato o fuori città
Passaggio 4. Determinare un programma di sostituzione che è possibile soddisfare
Dopo aver annullato il primo appuntamento, non lasciare che il secondo venga annullato nuovamente. Oltre ad essere più fastidioso e scomodo, questo può danneggiare la tua reputazione. Prima di concordare un programma di sostituzione, controlla attentamente il tuo programma e assicurati di poter rispettare gli appuntamenti secondo il nuovo programma.
Ad esempio, non hai appuntamenti a dicembre, ma di solito hai molte attività prima del nuovo anno. Quindi, non riempire quel tempo con un programma di sostituzione
Passaggio 5. Registrare il nuovo programma della riunione concordato
Se c'è un programma di sostituzione, annotalo sull'ordine del giorno. Inoltre, scrivi il tuo programma su un pezzo di carta e mettilo in un luogo facilmente visibile come promemoria.
Passaggio 6. Ringraziali per la loro comprensione e pazienza quando li incontri
Apri la conversazione ringraziandolo (o loro) per aver accettato di annullare l'appuntamento. Non devi scusarti di nuovo. Invece, mostra che apprezzi il suo tempo apprezzando l'opportunità di cambiare il programma.
Suggerimenti
- Per quanto possibile, non cancellare gli incontri programmati perché possono danneggiare la reputazione e le relazioni con altre persone.
- Prima di stipulare un contratto con qualcuno che fornisce un servizio a pagamento, come un consulente, scopri se annulli l'appuntamento con lui o lei.
