Le lettere di conferma possono essere realizzate in varie forme, ognuna delle quali ha un formato diverso. Una lettera di conferma per comunicare i dettagli dei risultati di una riunione, attività o altro evento è solitamente breve e diretta. Una lettera di conferma di accettazione del dipendente è generalmente più lunga perché include termini e condizioni che devono essere soddisfatti. Se vuoi scrivere una lettera a qualcuno che riceverà il Sacramento della Cresima, prepara una lettera in uno stile più personale.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: scrivere lettere ai candidati per la conferma
Passaggio 1. Inizia la lettera affermando l'importanza di rafforzare la fede
Il Sacramento della Cresima è la conferma della benedizione ricevuta al battesimo per rafforzare il rapporto tra il destinatario del sacramento e la Chiesa. Congratularsi personalmente con il candidato al sacramento perché è disposto e ha deciso di voler ricevere il sacramento della Confermazione.
- Ad esempio, dì in una lettera: "A sostegno della tua disponibilità a ricevere il Sacramento della Cresima, sono onorato di avere l'opportunità di servirti nel prendere questa importante decisione per rafforzare la tua relazione personale con Gesù Cristo e la Chiesa".
- Usa parole e frasi del Catechismo Cattolico per sottolineare l'importanza di questa decisione nel cammino di fede del candidato.
Passaggio 2. Discuti della tua relazione con lui
Condividi ricordi ed eventi che hai condiviso con lui per motivare e rafforzare le sue intenzioni. Supporta la tua presentazione con un versetto della Bibbia o una citazione da un'altra fonte. Racconta una storia o un episodio passato che dimostri che lo ami e sostieni il suo cammino di fede.
- Ad esempio, racconta una storia di un'epoca in cui fu battezzato. Le cose che ti ha chiesto sugli insegnamenti della chiesa o sulle tue convinzioni possono essere utilizzate come materiale di riflessione interessante all'inizio della lettera.
- Non è necessario scrivere una lettera lunga o molto dettagliata. Una breve lettera è ancora utile.
Suggerimenti:
Prima di scrivere una lettera, prepara uno schema e crea diverse bozze per formare il miglior copione.
Passaggio 3. Elenca un versetto delle Scritture che motiva o ispira
Usa la citazione per spiegare il significato del Sacramento della Cresima e gli insegnamenti della Chiesa. Usa un sito web o una Concordanza biblica per trovare versetti biblici stimolanti.
- Ad esempio, includi il versetto: "Il nome del SIGNORE è una torre forte, alla quale corrono i giusti ed è salvato". (Proverbi 18:10).
- Un altro esempio di versetto da citare: "So quali piani ho per te, dice il SIGNORE, piani per la pace e non piani per il disastro, per darti un futuro pieno di speranza". (Geremia 29:11).
- Includere anche il versetto: "Tutto posso in Colui che mi dà forza". (Filippesi 4:13).
Passaggio 4. Prova a convincere il destinatario che sei pronto a fornire supporto
Termina la lettera spiegando che continuerai a sostenerlo e a pregare per lui. Digli grazie perché il suo amore e la sua presenza ti rendono grato e ti fanno sentire felice.
Ad esempio, scrivi una lettera: "La tua decisione mi fa sentire molto orgoglioso e benedetto. Sono onorato di essere un testimone quando ricevi il sacramento della Cresima. Prego che tu continui a crescere nella fede, nella speranza e nell'amore"
Come variazione:
Se conosci il nome del destinatario della lettera, scrivi una preghiera al santo patrono alla fine della lettera.
Passaggio 5. Prepara una lettera scritta a mano per renderla più personale
A differenza delle lettere formali che di solito vengono dattiloscritte, le lettere di conferma scritte a mano si sentono più personali e autentiche come se fossero pronunciate direttamente dal cuore, dando così un tocco molto significativo.
Quando scrivi una lettera a mano, non avere fretta. Scrivi nel modo più ordinato possibile e assicurati che non ci siano errori. Per semplificare, digita prima e poi copia
Metodo 2 di 3: Invio della conferma di assunzione
Passaggio 1. Scrivi una lettera formale per fare affari utilizzando la carta intestata dell'azienda
Le lettere formali per scopi commerciali digitate su carta intestata aziendale sono utili per trasmettere messaggi in modo efficace e rappresentare le lettere come mezzo ufficiale di comunicazione aziendale. Scrivi una lettera con caratteri e margini standard. Digita le lettere utilizzando il formato allineato a sinistra, 1 interlinea e 2 interlinea.
- Non abbreviare l'indirizzo quando scrivi una lettera commerciale formale. Ad esempio, invece di digitare "Jl. Utama Raya 123", digita "Jalan Utama Raya 123".
- Non è necessario digitare l'indirizzo della società se la carta intestata include già l'indirizzo della società.
Suggerimenti:
La carta intestata delle agenzie governative e delle aziende può essere solitamente scaricata dal personale autorizzato e include tutti gli aspetti legali che devono essere soddisfatti per inviare la conferma dell'accettazione dei dipendenti.
Passaggio 2. Elenca il titolo del lavoro, lo stipendio e la data di inizio
Inizia la lettera con una parola di apertura entusiasta quando esprimi le congratulazioni per l'adesione come nuovo dipendente. Puoi inviare una breve descrizione del lavoro, a meno che la posizione non lo abbia spiegato.
Ad esempio, dire in una lettera: "A nome della direzione di PT XYZ, attraverso questa lettera trasmetto che sei stato accettato a lavorare come segretario del consiglio di amministrazione con uno stipendio di Rp. 10.000.000 al mese e inizi a lavorare su 1 marzo 2019."
Passaggio 3. Fornire un riepilogo dei termini e delle condizioni che devono essere soddisfatti
Indicare chiaramente se ci sono condizioni che devono essere soddisfatte dal destinatario della lettera. Allo stesso modo, se si richiedono condizioni, questo deve essere comunicato nella lettera.
- Ad esempio, il destinatario della lettera deve superare un controllo dei dati anagrafici o superare un test per non drogarsi.
- Comunica anche nella lettera se il nuovo dipendente deve firmare un accordo, come un contratto di lavoro o altro contratto.
- Se si inviano requisiti, fornire un limite di tempo affinché il destinatario possa soddisfarli prima della scadenza. Se ci sono documenti che deve firmare, fagli sapere che questo può essere fatto il primo giorno di lavoro.
Passaggio 4. Descrivere in dettaglio i vantaggi forniti dall'azienda
Se l'azienda fornisce benefici dell'assicurazione sanitaria, benefici pensionistici, benefici per l'istruzione, rimborsi per ferie o altri benefici, includili nella lettera. Indicare i requisiti che devono essere soddisfatti e come ottenere maggiori informazioni al riguardo in modo che i nuovi dipendenti abbiano diritto ai benefici.
Alcune aziende forniscono benefici dal momento in cui il dipendente inizia a lavorare, ma in generale, i dipendenti hanno diritto a ricevere benefici dopo aver lavorato per un minimo di 60 giorni
Suggerimenti:
La lettera di conferma di accettazione del dipendente può essere più di 1 pagina, ma non più di 2 pagine. Non includere informazioni dettagliate che possono essere lette dal destinatario della lettera attraverso altri documenti inviati con la lettera.
Passaggio 5. Termina la lettera dicendo grazie
Digli grazie perché vuole lavorare per la tua azienda e ti piace lavorare con lui. Esprimi la tua eccitazione o entusiasmo per il nuovo dipendente che si unisce al team.
- Ad esempio, scrivi in una lettera: "Grazie per il tuo supporto nella realizzazione della missione di PT XYZ. Il management accoglie con favore la tua presenza nel team e attende il tuo contributo al progresso dell'azienda".
- Includi un saluto formale di chiusura appena sopra la firma, come "Cordiali saluti" o "Saluti".
Passaggio 6. Scrivi il tuo titolo sotto il tuo nome
Come per il modello di lettera commerciale, prepara 4 spazi per la firma sotto il saluto di chiusura. Sotto il luogo della firma, includi il tuo nome completo. Sotto il nome, elenca il titolo e il nome della società.
Ad esempio, digitare il titolo e il nome della società: "Direttore delle operazioni di PT XYZ"
Passaggio 7. Esaminare attentamente la posta
Assicurati che la lettera sia scritta con la digitazione e la grammatica corrette. Chiedi a qualcuno del dipartimento del personale di leggere la lettera per assicurarsi che l'editoriale sia corretto.
Dai priorità al doppio controllo dei numeri elencati nella lettera. Gli errori numerici spesso si verificano involontariamente e questo può portare a malintesi, a volte anche conseguenze legali
Passaggio 8. Stampa la lettera e firmala prima di inviarla
Le lettere stampate con carta di qualità sembrano più professionali. Anche se stai inviando una lettera tramite e-mail, invia una lettera ufficiale firmata. Usa una penna a sfera con inchiostro blu o nero per firmare le lettere. Includi un titolo, ad esempio "S. Kom". o "M. Si." se necessario.
Invia la lettera il prima possibile in modo che i nuovi dipendenti ricevano la lettera prima della data prevista come primo giorno di lavoro
Suggerimenti:
L'indirizzo digitato sulla busta fa sembrare la lettera più professionale. I programmi per la digitazione delle lettere forniscono modelli che consentono di stampare l'indirizzo nella posizione corretta sulla copertina della lettera.
Metodo 3 di 3: redazione di un'altra lettera di conferma ufficiale
Passaggio 1. Digitare la lettera nel formato di una lettera commerciale formale
Questa lettera mostra sincerità e trasmette il messaggio con le parole giuste. Molti programmi di dattilografia forniscono modelli di lettere commerciali per la creazione di lettere di conferma. Usa un carattere standard, come Times New Roman o Arial.
- Legalmente, una lettera di conferma può essere utilizzata come registrazione di un accordo orale. Una lettera commerciale è accettata come prova in tribunale perché utilizza un formato di lettera formale.
- Le lettere di conferma sono generalmente molto brevi e non più lunghe di 1 pagina. A volte, la lettera di conferma contiene solo 1 paragrafo.
Passaggio 2. Dare un saluto adeguato
In generale, le lettere di conferma iniziano con un saluto, ad esempio "Caro". seguito da "Padre" o "Madre" e il nome completo del destinatario della lettera. Se ha un dottorato, includi "Dr." davanti al nome del destinatario. Metti una virgola dopo aver digitato il nome del destinatario della lettera.
- Se non conosci il sesso del destinatario, digita semplicemente il nome completo.
- Non utilizzare l'abbreviazione "Signora" a meno che tu non possa confermare che il destinatario è una donna sposata.
Passaggio 3. Conferma l'accordo in modo specifico
Le lettere di conferma non hanno bisogno di iniziare con una lunga introduzione o convenevoli. Indica chiaramente l'attività pianificata o l'accordo che desideri confermare, ad esempio la data, l'ora e il luogo della riunione.
- Ad esempio, inizia la lettera scrivendo "Come conferma" o "Confermo" seguito dalle informazioni che desideri confermare.
- Per informarti che hai ricevuto qualcosa, inizia la lettera scrivendo "Attraverso questa lettera, ho ricevuto" seguito dal nome dell'oggetto che hai ricevuto.
Errori sotto l'aspetto della formalità: una lettera per confermare un accordo personale con qualcuno che conosci bene va bene in uno stile casual, ma assicurati che la tua lettera sia formale e professionale.
Passaggio 4. Fornire altre informazioni importanti
Includere anche informazioni dettagliate, come il nome e il titolo di ciascuna persona coinvolta, i rispettivi compiti, il programma delle attività o gli accordi finanziari. Enfatizzare i termini o le condizioni che fanno parte dell'accordo per chiarire le aspettative.
Ad esempio, se stai scrivendo una lettera per confermare che il destinatario si offrirà volontario per un'organizzazione non profit, includi la data, l'ora, il luogo dell'evento e le attività che deve svolgere come volontario
Passaggio 5. Chiedi un feedback se necessario
Prima di chiudere la lettera, comunica che stai chiedendo al destinatario della lettera di contattarti e fornire le informazioni di cui hai bisogno. Se stai inviando una lettera per fare una richiesta o assegnare un incarico, chiedigli di farti sapere come un accordo ai tuoi termini.
Anche se non chiedi al destinatario della lettera di contattarti, è una buona idea informarlo che potrebbe contattarti utilizzando determinati mezzi di comunicazione se ci sono cose che vuole chiedere. Ad esempio, "Se hai bisogno di ulteriori informazioni, contattami telefonicamente (007) 123-4567"
Passaggio 6. Ringrazia il destinatario della lettera
Crea un nuovo paragrafo per ringraziarlo perché è disposto a partecipare all'attività o accettare i termini che hai proposto secondo la lettera.
- Ad esempio, per confermare l'approvazione di qualcuno disposto a fare volontariato per un'organizzazione non profit, scrivi in una lettera: "Grazie mille per il tuo impegno nel partecipare alla missione di questa attività. Apprezzo davvero il tuo sostegno".
- Esprimi entusiasmo quando necessario. Ad esempio, se desideri confermare il programma di un colloquio, scrivi in una lettera "Apprezzo l'opportunità data a _" o "Non vedo l'ora di discutere con te durante il colloquio".
Passaggio 7. Controllare e correggere la lettera prima della stampa
Le lettere di conferma non saranno prese sul serio se ci sono errori di battitura o errori grammaticali. Oltre a essere controllato, assicurati di scrivere una lettera chiara e diretta.
- Leggi la lettera ad alta voce in modo da poter determinare quali frasi devono essere riformulate o abbreviate mentre correggi eventuali errori.
- Evita i termini commerciali o il gergo. Indica le cose che vuoi che siano confermate in modo chiaro e diretto.
Passaggio 8. Utilizzare carta di alta qualità per stampare le lettere
Una volta che la lettera è stata controllata e non ci sono errori, stampala utilizzando cancelleria premium. Acquista cancelleria a sufficienza in una cartoleria o online.
- Se si desidera inviare una lettera in qualità di dipendente o rappresentante di un'azienda o di un'organizzazione, utilizzare la carta intestata dell'azienda o dell'organizzazione. Tuttavia, se desideri confermare questioni personali, non utilizzare la carta intestata dell'azienda anche se sei il proprietario.
- I programmi per digitare le lettere forniscono modelli che puoi utilizzare per creare carta intestata personalizzata per far apparire la tua lettera il più preparata possibile.
Passaggio 9. Firma la lettera con inchiostro blu o nero
Una volta stampata la lettera, firmala ordinatamente nello spazio fornito sopra il tuo nome. Assicurati che la tua firma sia professionale e valida, piuttosto che cercare di sembrare elegante.
Firma la lettera scrivendo il tuo nome completo o secondo la tua firma sulla carta d'identità. In generale, le lettere di conferma non dovrebbero usare nomi, iniziali o iniziali
Passaggio 10. Invia la lettera all'indirizzo del destinatario il prima possibile
Dopo che la lettera è stata firmata, inviala immediatamente lo stesso giorno. Non fai una buona impressione se la data della bolla di consegna è di qualche giorno dopo la data della lettera.
