Se possiedi un'attività, potresti dover scrivere lettere ai clienti. Potresti scrivere qualcosa per informare i clienti di nuovi eventi o offerte speciali, oppure potresti rispondere ai reclami dei clienti per conto dell'azienda. Indipendentemente dal motivo della lettera, dovresti sempre mantenere uno stile professionale.
Fare un passo
Parte 1 di 2: formattazione di una lettera commerciale
Passaggio 1. Utilizzare carta intestata professionale
La lettera commerciale sarà una rappresentazione della tua azienda. Quindi deve avere un aspetto diverso e di alta qualità. La lettera commerciale dovrebbe contenere anche il logo o il marchio della tua azienda.
È possibile creare carta intestata utilizzando campioni di colore di carta intestata predefiniti in Microsoft Word. Assicurati di utilizzare il logo o il marchio che si trova sulla carta intestata
Passaggio 2. Aprire un programma di elaborazione testi
Dovresti sempre digitare lettere commerciali sul computer.
- Crea un nuovo documento e imposta un bordo di 2,5 cm sul documento.
- Usa un carattere serif come Times New Roman, Georgia o Ariel. Assicurati di utilizzare sempre una dimensione del carattere non superiore a 12 punti e non inferiore a 10 punti. Una lettera commerciale dovrebbe essere facile da leggere a causa della selezione del carattere o della dimensione del carattere.
- Assicurati che il documento sia impostato su un singolo spazio.
Passaggio 3. Regola la forma dei blocchi
Il modulo a blocchi è il formato più comune utilizzato nelle lettere commerciali. Questo modulo è anche il più semplice da configurare e seguire. Ogni titolo deve essere allineato e deve esserci uno spazio tra ogni titolo. A partire dalla parte inferiore del documento, la tua lettera commerciale dovrebbe avere i seguenti titoli:
- La data odierna o la data in cui hai inviato la lettera. La data è importante perché può essere utilizzata sia come nota che come nota del destinatario. Inoltre, le date possono anche avere usi legali. Quindi assicurati che la data sia accurata.
- Indirizzo di ritorno. Questa sezione contiene il tuo indirizzo formattato nello stile di indirizzo standard. Se il tuo indirizzo è già sulla carta intestata, puoi saltare questa sezione.
- Indirizzo all'interno. Questa sezione contiene il nome e l'indirizzo della persona che ha ricevuto la lettera. L'uso della parola Mr/Ms è facoltativo. Quindi, per esempio, se scrivessi una lettera a Nina Marlina, potresti scrivere alla signora Ms. sul suo nome se non sei sicuro di quale sia il suo stato civile.
- Saluti. I saluti possono usare le parole "Cara Sig.ra Marlina" o "Cara Nina Marlina". Se non sei sicuro di chi leggerà la lettera, usa la parola "Cordiali saluti". Puoi anche usare "Alle parti interessate", ma solo come ultima risorsa se non sai chi è il tuo pubblico.
- Corpo della lettera. Ne parleremo meglio nella prossima sezione dell'articolo.
- Lettera di presentazione, con firma. Puoi usare le parole "Cordiali saluti" o "Saluti".
Parte 2 di 2: scrivere una lettera commerciale
Passaggio 1. Identifica il tuo pubblico
Lo stile della lettera dovrebbe rimanere sempre professionale, indipendentemente da chi sia il pubblico. Tuttavia, puoi modificare la tua lingua o la tua scelta di parole in base alla persona che riceverà la tua lettera. Se stai scrivendo per il dipartimento delle risorse umane di un'altra azienda, potrebbe essere necessario utilizzare un linguaggio più formale. Ma se stai scrivendo per un cliente specifico, puoi usare un linguaggio più informale o casuale.
- Identificare il tuo pubblico significa anche prevenire la confusione nel tuo pubblico. Evita di usare termini che i tuoi lettori non capiranno. I clienti probabilmente non conosceranno gli acronimi utilizzati per il programma spaziale della tua azienda, ad esempio, quindi evita di usarli nelle lettere.
- La regola numero uno per scrivere una buona lettera commerciale è che dovrebbe essere chiara, concisa ed educata.
Passaggio 2. Spiega lo scopo della lettera nella prima riga
Considera lo scopo della lettera. È per far conoscere ai clienti la tua nuova posizione in una nuova parte della città? È per ricordare ai clienti bollette o saldi non pagati? O per rispondere ai reclami dei clienti? Con questo obiettivo in mente, scrivi una prima riga che permetta al lettore di sapere immediatamente di cosa tratta la lettera. Non scrivere lo scopo della lettera che non è chiaro. Vai dritto al punto.
- Inizia utilizzando "I" se esprimi la tua opinione come imprenditore. Usa "noi" se scrivi per conto di un'azienda o di un'organizzazione.
- Concentrati su affermazioni dirette come: "Con questa lettera ti informiamo" o "Con questa lettera ti chiediamo". Puoi anche utilizzare una dichiarazione "I" se stai scrivendo una lettera come imprenditore. Ad esempio: "Ti ho contattato perché" oppure "Ho sentito parlare di recente di… e voglio saperne di più su…"
- Ad esempio, se tu (il titolare dell'attività) hai scritto a Nina Marlina in merito a una fattura non pagata dal mese scorso, inizia la lettera con: "Ti ho contattato perché hai un saldo non pagato nel tuo account da marzo 2015".
- Oppure, se sei un dipendente di un'azienda e stai scrivendo per rispondere a un reclamo di un cliente sul programma spaziale dell'azienda, inizia la lettera con: "Abbiamo ricevuto il tuo reclamo sul nostro programma spaziale su Marte".
- Se stai scrivendo una lettera per far sapere ai lettori che hanno vinto un concorso o che hanno un posto in un corso di laurea, inizia con una frase come: "Sono felice di dirti che…" o "Noi mi piacerebbe dirti che…".
- Se stai dicendo una brutta notizia, inizia con una frase del tipo: "È con il cuore pesante che te lo diciamo…". Oppure, "Dopo un'attenta valutazione, ho deciso di non…".
Passaggio 3. Usa frasi attive, non passive
Usiamo sempre la voce passiva nel discorso ordinario. Ma la voce passiva può rendere la tua scrittura grigia o confusa. Le frasi attive sono molto più efficaci nelle lettere commerciali perché mostrano uno stile di linguaggio più assertivo.
- Un esempio di frase passiva è: "Quale reclamo posso gestire per te?" Il soggetto della frase, ovvero il cliente ("tu"), appare alla fine della frase, non all'inizio della frase.
- Un esempio di frase attiva potrebbe essere: "Cosa posso fare per affrontare il tuo reclamo?" Questa versione della frase, con la voce attiva, è molto più chiara e comprensibile per il lettore.
- Usare la voce passiva può essere un buon modo per trasmettere il tuo messaggio senza attirare l'attenzione sui punti sbagliati o spiacevoli. Ma usa la voce passiva solo in questo caso. In generale, la voce attiva è molto più efficace in una lettera commerciale.
Passaggio 4. Fare riferimento a eventi precedenti o comunicazioni precedenti con i lettori, se presenti
Potresti aver contattato Nina Marlina all'inizio del mese scorso con un avvertimento sul suo conto non pagato. O forse i clienti hanno espresso la loro delusione per il programma spaziale il mese scorso in una conferenza. Se hai già avuto contatti con i lettori, dichiaralo. Questo ricorderà al lettore i tuoi contatti precedenti e renderà la lettera commerciale più urgente e importante.
Usa frasi come: "Secondo la mia precedente lettera sulla tua bolletta non pagata…" o "Grazie per il tuo pagamento a marzo". Oppure "Sentire i tuoi problemi con il programma spaziale in una conferenza a maggio è stato molto utile"
Passaggio 5. Fare una richiesta o un'offerta di aiuto
Mostra uno stile di linguaggio positivo al lettore facendo una richiesta educata o un'offerta di assistenza sotto forma di un rapporto di lavoro.
- Supponiamo che tu sia un imprenditore che cerca di convincere i clienti a pagare le bollette. Usa frasi come: "Apprezzo la tua pronta attenzione al tuo conto non pagato".
- Supponi di scrivere per conto della tua azienda. Usa frasi come: "Vorremmo organizzare un incontro faccia a faccia con te e il nostro capo delle risorse umane".
- Dovresti anche offrirti di rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che i lettori potrebbero avere. Usa frasi come: "Sarei felice di rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che potresti avere sulla fatturazione" Oppure, "Vuoi che ti forniamo maggiori dettagli su questo programma?"
Passaggio 6. Riassumi la lettera
Aggiungi un invito all'azione, da parte tua o da parte del lettore. Questa richiesta potrebbe essere una richiesta di pagamento entro una data specifica o una nota sull'organizzazione di un incontro formale con il lettore.
- Aggiungi una frase per contattare il destinatario della lettera in futuro. "Non vedo l'ora di vederti alla riunione sul bilancio la prossima settimana." Oppure "Non vedo l'ora di discuterne ulteriormente con te durante la tua visita alla nostra sede".
- Registra tutti i documenti che hai incluso nella tua lettera. Aggiungi frasi come "In allegato fatture non pagate" o "In allegato una copia del nostro programma di estensione dello spazio".
- Termina la lettera con una frase di chiusura. Usa "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" per un cliente o un cliente.
- Usa "Saluti" per le lettere formali a persone che non conosci affatto.
- Usa semplicemente "Saluti" o "Cordiali saluti" se stai scrivendo a qualcuno che conosci bene o con cui hai un rapporto di lavoro.
Passaggio 7. Correggi la lettera
Tutta l'accurata formattazione e scrittura va sprecata se la lettera è piena di errori di ortografia!
- Cerca ogni frase che usa la voce passiva e prova a cambiare la frase in una frase attiva.
- Presta attenzione alle frasi troppo lunghe o poco chiare e dirette. Nelle lettere commerciali, di solito meno è meglio, quindi se possibile riduci la lunghezza della frase.
