Se il tuo lavoro richiede di contattare i clienti per telefono, è probabile che lasci molti messaggi vocali. Tuttavia, cosa è necessario dire esattamente dopo che si sente un segnale acustico al telefono? Fornire tutte le informazioni rilevanti tramite posta vocale può essere scoraggiante, quindi molti dettagli finiscono per essere trascurati. Sostituire la consegna estemporanea dei messaggi vocali con il sistema corretto. Attraverso alcuni punti facili da ricordare, puoi assicurarti che tutte le informazioni importanti vengano trasmesse al destinatario in modo che aumentino le possibilità di essere richiamato.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: presentarsi
Passaggio 1. Utilizzare un tono di voce appropriato
Non appena il messaggio inizia a essere registrato, parla con una voce chiara e facilmente udibile. Non borbottare o parlare troppo velocemente. Cerca di rendere la tua voce attraente ed energica per attirare l'attenzione dell'ascoltatore. Anche se non può vederti, il tuo tono sarà chiaro. Quindi, assicurati di usare il giusto tono di voce.
- Pronuncia ogni parola ad alta voce. Un cattivo segnale può offuscare la tua voce, persino far esaurire le tue parole. La voce della normale conversazione può essere ascoltata indistintamente quando si chiama.
- La qualità della tua voce dovrebbe riflettere lo scopo della chiamata. Ad esempio, puoi lasciare un messaggio vocale ad alta voce per congratularti con tua nipote per la sua laurea. Tuttavia, se desideri esprimere le tue condoglianze, lascia un messaggio vocale serio e rispettoso.
Passaggio 2. Pronuncia il tuo nome
Indica il tuo nome all'inizio del messaggio. In questo modo, la persona alla chiamata saprà chi sei. Parole semplici, come "Questo (il tuo soprannome)" possono essere utilizzate in una varietà di situazioni. Puoi anche usare frasi più educate, come "Il mio nome è (nome completo)" se la persona che ti chiama non ti ha mai incontrato. Amici e familiari possono riconoscerti senza ulteriore identificazione. Se la chiamata riguarda il lavoro, il destinatario della chiamata ha bisogno di un nome per conoscere lo scopo della chiamata, in modo che possa interagire in modo più personale.
- I passaggi precedenti sembrano banali, ma vengono spesso dimenticati dai chiamanti nervosi quando lasciano messaggi vocali.
- Se disponi di un titolo professionale o di un'autodescrizione che può aiutare il chiamante a identificarti, indicalo dopo il tuo nome. Ad esempio "Mi chiamo Dr. Arief, un radiologo al Tangerang General Hospital", o "Questa è Tasya, sono la madre di Selvy che è nella stessa classe di tuo figlio".
Passaggio 3. Indica il tuo numero di telefono
Indica il tuo numero di telefono dopo aver menzionato il nome. La maggior parte dei destinatari del telefono attende fino alla fine del messaggio vocale per ottenere le informazioni di contatto, ma se il destinatario non lo cancella immediatamente, dovrà ricominciare il messaggio da capo. Ricordati di parlare lentamente e chiaramente quando menzioni il numero di telefono in modo che il destinatario possa sentirlo bene.
- Un modo semplice per pronunciare un numero di telefono all'inizio di un messaggio è dire qualcosa come "Questo è (il tuo nome), il mio numero (il tuo numero di telefono)" o "Questo è (il tuo nome) dal numero (il tuo numero di telefono).).”
- Sebbene la funzione ID chiamante consenta al destinatario di vedere il tuo numero, è comunque consigliabile menzionare il numero di telefono nel caso in cui il tuo numero non sia salvato o desideri che il destinatario ti chiami a un altro numero.
Passaggio 4. Effettuare la connessione
Quando ascolti messaggi vocali relativi all'attività da mittenti sconosciuti, le persone inizieranno a sentirsi sospettose o a perdere interesse se non sanno chi sei e qual è lo scopo della chiamata. Calmati menzionando il nome di un amico conosciuto o della persona che ha dato il numero. Ancora una volta, questo metodo può rendere la chiamata più personale. I messaggi vocali non saranno sospetti e molto probabilmente otterrai la risposta che ti aspetti.
- Prova a fare una breve introduzione per far sapere agli ascoltatori, ad esempio "Ho ricevuto questo numero da Andi, che ha detto che avresti venduto la tua barca".
- Anche se non stai chiamando per lavoro, stabilire una connessione personale può far sentire il destinatario più a suo agio. "Questo è Bob, il tuo vicino di casa" suona più amichevole di "Questo è Bobby Rahmadika Setiawan".
Metodo 2 di 3: Spiegare le tue esigenze
Passaggio 1. Pensa a cosa dire in anticipo
Prima di lasciare un messaggio vocale, devi sapere cosa stai cercando di trasmettere. Questo non è un problema se hai in mente un obiettivo specifico, ma sentire i segnali acustici che segnalano la registrazione di un messaggio vocale può rendere nervoso chiunque. Suddividi le informazioni che vuoi trasmettere in più punti, quindi spiega tutto prima di riagganciare.
- Soprattutto per i messaggi vocali molto importanti, puoi scrivere uno script approssimativo prima di registrare il messaggio.
- Se balbetti improvvisamente, concentrati sul menzionare brevemente il tuo nome, le informazioni di contatto e il motivo della chiamata.
- Immagina di inviare un messaggio vocale per lasciare un messaggio romantico riguardante un appuntamento la sera prima. Immaginare il messaggio vocale che stai per consegnare prima di registrarlo può darti una sensazione fresca, calma e a tuo agio invece di essere nervoso e timido.
Passaggio 2. Mantieni il tuo messaggio breve
Limita la tua segreteria telefonica a 20-30 secondi. Raramente avrai bisogno di un messaggio vocale più lungo di quella durata. Non vuoi che i destinatari si stanchino di ascoltare messaggi troppo lunghi e prolissi. Rimani concentrato e porta il messaggio dritto al punto. Messaggi brevi possono suscitare curiosità in modo che il destinatario sia interessato a richiamare.
- D'altra parte, se la tua segreteria è troppo corta, il destinatario potrebbe pensare che non sia importante e quindi eliminarla senza essere prima ascoltata. Questo è probabile che accada se chiami da un numero sconosciuto.
- Lo scopo di lasciare un messaggio vocale è convincere qualcuno a richiamare, non a condividere tutte le informazioni che vorresti dare in una chiamata diretta.
Passaggio 3. Avvia la segreteria con le informazioni più importanti
Non girare intorno ai tuoi motivi per chiamare. Se vuoi solo chiedere come stai, dillo e basta. Se vuoi offrire un articolo specifico o confermare un appuntamento, dillo. Gli ascoltatori perderanno rapidamente interesse e cancelleranno il messaggio se non menzioni lo scopo della chiamata all'inizio del messaggio.
- Hai pochissimo tempo per far passare il messaggio. Se parli troppo, gli ascoltatori potrebbero disattivare l'audio del messaggio prima che riceva informazioni importanti.
- È meglio dare brutte notizie, come "Papà è in ospedale", e poi usare il resto del tempo per trasmettere simpatia e spiegazioni, piuttosto che andare avanti e indietro finché l'ascoltatore non è preoccupato.
Passaggio 4. Lascia i messaggi in modo personale e organico
Resisti alla tentazione di parlare rigidamente come quando sei al telefono. Sii amichevole, sii te stesso e parla in modo naturale. Le persone possono individuare un venditore che cerca di convincerli a comprare qualcosa ed è più probabile che ascoltino la tua segreteria se si sentono avvicinati in modo educato.
Parlare come se stessi leggendo un copione darà l'impressione che l'ascoltatore sia solo una delle tante persone che chiami per offrire la stessa cosa
Metodo 3 di 3: chiusura della segreteria telefonica
Passaggio 1. Inserisci una domanda o una richiesta specifica
Al termine del messaggio, spiega perché desideri che il destinatario richiami. Fai una domanda specifica o fai una richiesta che lo motiverà a prendere il telefono. Se il destinatario si sente confuso o incerto sulla destinazione dopo aver ascoltato il messaggio vocale, il messaggio non è andato a buon fine.
- Prova a usare frasi come "Fammi sapere se ti piace la ricetta presentata" o "Mi interesserebbe conoscere le tue idee su questa proposta".
- Le persone sono più motivate a richiamare se fai una richiesta specifica piuttosto che a dire semplicemente "Richiama, okay".
Passaggio 2. Ripeti il tuo nome e le informazioni di contatto
Termina il messaggio ripetendo il tuo nome e numero di telefono. Ripeti il tuo numero di telefono due volte in modo che il destinatario non fraintenda e possa prendere appunti. Assicurati di includere tutti i dettagli utili quando il destinatario richiama, ad esempio quando hai tempo e quando è il momento migliore per chiamare.
- Dire il numero di telefono più di due volte alla fine di un messaggio è troppo e può essere offensivo per il destinatario del messaggio.
- Non è necessario esercitarsi in questo passaggio se il messaggio viene trasmesso casualmente ad amici o familiari.
Passaggio 3. Non terminare il messaggio alla lettera
Quando è il momento di riagganciare, non continuare a chiacchierare o prolungare i messaggi inutilmente. Se il destinatario non è qualcuno a cui tieni, non c'è bisogno di lasciare parole dolci. Più lungo è il tuo messaggio, minore sarà l'attenzione che riceverà dal destinatario. Quindi, non perdere la concentrazione alla fine. Ringrazialo per il tempo concesso e lasciagli continuare la comunicazione.
- Le parole di chiusura come "Non vedo l'ora di sentirti" sono molto più calde ed efficaci delle parole commerciali scadenti, come "Buona giornata".
- Non saltare alle conclusioni o riassumere il tuo messaggio alla fine. Se il destinatario ha bisogno di provare alcuni dettagli, può ripetere il messaggio in un secondo momento.
Suggerimenti
- Ricordi quando hai ricevuto un messaggio vocale che ti ha fatto pensare "Cosa vuole questa persona?" Lascia un messaggio vocale che vuoi sentire.
- Fornisci un indirizzo email o informazioni di contatto oltre al tuo numero di telefono se questo è ancora rilevante per la tua interazione con il destinatario del messaggio.
- Ricordati di menzionare la data se lasci un messaggio con informazioni relative al tempo.
- Sorriso! Il tuo sorriso sarà trasmesso, anche se non è visibile.
- Se stai chiamando per affrontare un argomento delicato, limita le informazioni condivise nella segreteria in modo che nessun altro possa sentire.
- In un'emergenza o in un disastro naturale, usa la segreteria per comunicare che stai bene.
Avvertimento
- Se stai cercando di convincere qualcuno a richiamare, non dire loro dei tuoi errori di chiamata passati. Questo infastidirà l'ascoltatore e non si sentirà a suo agio nel fare affari con te.
- Professionalmente, dovresti sempre lasciare un messaggio vocale se la persona al telefono non risponde. Vedere molte chiamate perse senza segreteria indica che la tua attività non è importante.
