Prima di assumere una nuova posizione lavorativa, il tuo manager o supervisore di solito ti chiederà di accompagnare il dipendente che continuerà il tuo lavoro. La tua disponibilità ad aiutare durante il periodo di transizione effettuando in modo proattivo preparativi dettagliati e passaggi di consegne è un modo per garantire attività aziendali fluide e costruire un'eccellente reputazione quando cambi lavoro o prendi una nuova posizione.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Prepararsi per un passaggio di consegne
Passaggio 1. Invita il tuo capo a discutere il piano di passaggio
Incontra il tuo capo per discutere in dettaglio cosa devi fare durante la transizione. A seconda del tuo lavoro e dello stile di leadership del tuo capo, lui o lei potrebbe chiederti di contribuire molto durante il passaggio di consegne, ad esempio, se ti viene chiesto di insegnare o formare un supplente per alcuni giorni o alcune settimane.
- Di solito, devi preparare documenti come prova della consegna formale.
- Discuti questo piano con il tuo capo. Chiedi quanto spera di contribuire e a cosa dovresti dare la priorità durante la transizione.
Passaggio 2. Redigere il documento di consegna
Dopo aver conosciuto in dettaglio le aspettative del capo, prepara una bozza di documento di consegna. Oltre ad aiutarti a prepararti, questo documento contiene attività e informazioni che devono essere consegnate durante la transizione. Nel documento di consegna devono essere inclusi:
- Informazioni dettagliate sulle attività quotidiane, sul lavoro e sulle priorità lavorative.
- Una descrizione delle cose importanti da fare e delle responsabilità che devono essere soddisfatte nella tua posizione attuale.
- Cosa ci si aspetta dalla persona che ti sostituirà.
- L'elenco contiene file importanti che devono essere presentati, come un accordo o un programma di lavoro.
Passaggio 3. Completa le attività non completate
Se devi cambiare lavoro immediatamente, prova a completare qualsiasi lavoro in corso. Oltre a fornire soddisfazione da questo risultato, stai anche aiutando gli altri a iniziare il loro lavoro da zero. In questo modo, sarai in grado di lasciare un'impressione positiva e costruire una buona reputazione.
- Per quanto difficile sia, lavora di più se c'è un compito che si avvicina alla scadenza.
- Il completamento di un nuovo compito che si avvicina a una scadenza può essere molto difficile per le persone che non ne comprendono ancora la complessità.
Passaggio 4. Parla con i colleghi
Prima che inizi il periodo di transizione, prenditi del tempo per discutere con i tuoi colleghi del piano di passaggio e chiedi quali sono le tue priorità. Se c'è un nuovo problema di cui non sei a conoscenza, cogli questa opportunità per cercare informazioni e determinare una soluzione.
- I nuovi problemi di solito non hanno un grande impatto prima di un trasloco, ma possono essere passati alla persona che ti sostituirà se già ne sei a conoscenza.
- Cogli questa opportunità per condividere i tuoi piani e le date del trasloco con i colleghi. Informali anche del periodo di transizione in modo che possano prepararsi.
- Devi informare i tuoi colleghi dei tuoi piani di trasloco poiché la produttività del lavoro tende a diminuire durante il periodo di transizione.
Passaggio 5. Preparare un documento di consegna formale per iscritto
Il passo finale nella preparazione per il periodo di transizione è la produzione di un documento formale di consegna. Quando si prepara una bozza, elencare e spiegare tutte le informazioni importanti e poi discuterne con i superiori e la direzione che saranno interessati da questo piano. Completa la documentazione per la consegna e inviala al tuo successore alcuni giorni prima che inizi a lavorare. Il contenuto può variare in base al lavoro, ma il documento di consegna dovrebbe includere almeno quanto segue:
- Elenco dei compiti e programma di lavoro.
- Informazioni sui lavori in corso.
- Il calendario contiene le attività pianificate e le scadenze.
- Informazioni sulle parole chiave e procedure di accesso.
- Elenco dei contatti relativi al lavoro.
- Guida all'accesso a file e directory su un computer.
Parte 2 di 3: Attraversare la transizione
Passaggio 1. Dedica più tempo possibile
Dopo che il dipendente che ti ha sostituito inizia a lavorare, potresti non esserti trasferito e ti è stato chiesto di accompagnarlo fino a quando non capirà il suo lavoro. La durata del periodo di transizione è incerta, può essere di giorni o settimane. Tuttavia, più tempo ti concedi, più informazioni puoi trasmettere.
Per assicurarti di fornire informazioni complete e di non perdere nulla, coinvolgi il tuo sostituto in una serie di attività quotidiane
Passaggio 2. Invia direttamente i documenti importanti
Durante il periodo di transizione, dovrai consegnare di persona dati e documenti importanti. In questo modo, puoi assicurarti che le cose importanti vengano fatte bene e le priorità siano chiaramente definite. Inoltre, voi due avete ancora tempo per discutere di informazioni che devono essere discusse ulteriormente prima di trasferirvi.
- Cogli l'occasione per spiegargli informazioni importanti e lui può chiedere cose molto utili per fare un buon passaggio di consegne.
- Durante la discussione, prenditi il tempo necessario per fornire una panoramica della situazione lavorativa e spiegare il contesto della conversazione in modo che nessuna informazione venga persa.
Passaggio 3. Fare uno sforzo per fornire assistenza
Se entrambi lavorate ancora nello stesso ufficio, siate di supporto e proattivi. In caso di problemi, fornire assistenza identificando la causa e trovando insieme una soluzione. I nuovi dipendenti di solito si sentono a disagio i primi giorni e non ti disturberanno facendo domande.
- Metti in chiaro che sei disponibile a fornire supporto e assistenza, se necessario.
- In questo modo, entrambi potete sostenervi a vicenda per adempiere alle responsabilità durante la transizione.
Passaggio 4. Tenere un incontro finale per discutere il passaggio di consegne
Prima di andare avanti e fare un passaggio di consegne completo, incontra la persona che ti sostituirà. Chiedigli di preparare domande e prendere appunti con le cose con cui ha avuto a che fare. Questo incontro è una buona opportunità per assicurarsi che comprenda il suo ruolo e le sue responsabilità.
- Tutte le questioni che necessitano di ulteriori chiarimenti possono essere discusse in assemblea.
- A seconda di dove lavori, valuta se invitare o meno il tuo capo a una riunione.
- Devi dire al tuo capo quando e dove si svolgerà l'incontro. Chiedigli se ha suggerimenti o informazioni che vorrebbe condividere.
Parte 3 di 3: preparazione di un piano di sviluppo a lungo termine
Passaggio 1. Descrivere il supporto e la formazione forniti dall'azienda
Al momento della consegna, mostra la volontà di contribuire aprendo le migliori possibilità di successo per gli altri. Invece di rinunciare ai doveri e al lavoro, dai consigli al tuo sostituto in modo che possa svilupparsi professionalmente e fornire supporto al suo ex capo in modo che sia sempre sano e di successo sul lavoro.
- Fornire informazioni sul programma di formazione pertinenti al lavoro.
- Quando inizi a lavorare, potresti aver frequentato corsi di formazione per adattare e aumentare le tue conoscenze.
- Non dimenticare di trasmettere queste informazioni alla persona che continua il tuo lavoro e incoraggiala a sfruttare al meglio l'opportunità.
Passaggio 2. Non ignorare la cultura del lavoro
Se per qualche tempo hai ancora tempo per lavorare con la persona che prenderà il tuo posto, non concentrarti solo sugli aspetti tecnici del lavoro. Ogni ufficio ha un ambiente di lavoro e una cultura unici che possono essere opprimenti o confondere i nuovi arrivati. Prenditi del tempo per spiegare le cose e le situazioni reali dell'ufficio.
- Portalo in giro per l'ufficio e presentalo a tutti i dipendenti.
- Spiegare i ruoli e le responsabilità dei dipendenti nuovi ed esistenti.
- Se come nuovo dipendente riceve compiti diversi o le sue responsabilità e priorità lavorative sono focalizzate su cose diverse, assicurati che il vecchio dipendente lo capisca.
Passaggio 3. Fornire informazioni di contatto dettagliate
Se vuoi aiutare un nuovo dipendente, digli come contattarti e fagli sapere che può contattarti se ha un problema serio o ha bisogno di informazioni. Tuttavia, non tutti sono disposti ad aiutare dopo aver cambiato lavoro o aver occupato una nuova posizione. Questo di solito è influenzato dai rapporti con gli ex superiori.
- Spesso, i problemi possono essere risolti semplicemente comunicando via e-mail.
- Anche se ti sei trasferito, essere disposto ad aiutare farà una buona impressione e migliorerà la tua reputazione.
