Chi dice che scrivere e-mail è il modo più semplice per comunicare? In effetti, scrivere e-mail ha anche un'etica. In altre parole, va ovviamente distinto lo stile del linguaggio nelle e-mail rivolte ai compagni di classe e ai docenti, soprattutto perché l'istruzione formale è la porta di accesso a potenziali carriere professionali. Ecco perché tutte le interazioni che si verificano al suo interno devono essere eseguite in modo professionale, incluso l'invio di e-mail. Ad esempio, le e-mail dovrebbero essere sempre inviate con il tuo indirizzo e-mail accademico e dovrebbero essere sempre aperte con un saluto formale. Tratta l'interazione come una lettera commerciale formale. Cioè, esprimi il tuo punto di vista in modo chiaro, conciso e chiaro e usa una buona grammatica!
Fare un passo
Parte 1 di 3: creare un'impressione positiva
Passaggio 1. Leggi il programma del corso per scoprire le risposte alle tue domande
Generalmente, le tue domande hanno trovato risposta nel materiale fornito dal docente all'inizio del processo di lezione. Di conseguenza, insistere nel chiedere al tuo professore ti farà solo sembrare uno studente non serio e può anche irritare il docente che il contenuto della tua e-mail stia prendendo tempo prezioso.
- Il programma del corso generalmente conterrà informazioni relative ai compiti, le scadenze per l'invio dei compiti, le politiche in classe e i formati dei compiti.
- Se il docente fornisce solo una bibliografia, non c'è niente di male nell'inviare una mail per richiedere materiale che non è spiegato nel programma della lezione.
Passaggio 2. Usa il tuo indirizzo email accademico
È probabile che il tuo professore riceverà da dozzine a dozzine di e-mail ogni giorno. Ecco perché dovresti usare un indirizzo email accademico in modo che le email non finiscano automaticamente nella casella dello spam. Inoltre, l'invio di un'e-mail con un indirizzo e-mail accademico sembrerà molto più professionale e aiuterà i docenti a identificare chiaramente il nome del mittente, soprattutto perché gli indirizzi e-mail accademici generalmente includeranno il nome completo dello studente.
Passaggio 3. Includere un soggetto rappresentativo
In altre parole, assicurati che il contenuto della tua email sia noto al docente, anche se legge solo l'argomento. Conoscere l'intento della tua email fin dall'inizio aiuterà il tuo docente a trovare il tempo giusto per leggerla e rispondere. Pertanto, includi sempre un oggetto dell'email chiaro e conciso!
Ad esempio, potresti scrivere "Domande sui compiti recenti" o "Saggi finali"
Passaggio 4. Avviare l'e-mail citando il nome e il titolo del docente
Non importa quanto siano importanti i tuoi desideri, inizia sempre la tua email con un saluto formale, come faresti quando scrivi una lettera formale simile. Ad esempio, inizia l'e-mail scrivendo "Gentile. Dott. Jones", seguito da una virgola. Non dimenticare di usare un soprannome che corrisponda alle preferenze del docente, ok!
- Se non sei sicuro che il docente in questione abbia conseguito un dottorato, rivolgiti semplicemente a lui chiamandolo "Mr. Jones".
- Se voi due avete frequenti interazioni personali, non c'è niente di sbagliato nell'usare un saluto più casuale, come "Ciao, signore/dott. Jones."
Parte 2 di 3: composizione di contenuti e-mail
Passaggio 1. Identificati chiaramente
Dal momento che il docente in questione non ti sta solo insegnando, è probabile che abbia bisogno di ricordare la tua identità. Pertanto, inizia sempre l'e-mail indicando il tuo nome, oltre al nome del corso che ti ha riunito e le ore di lezione, come "Lezione di marketing nel pomeriggio".
Passaggio 2. Concentrati sul tuo punto
Ricorda, i docenti sono persone molto impegnate. Pertanto, assicurati che il contenuto della tua email non sia contorto in modo da non impiegare troppo tempo su cose non importanti. Esprimi il tuo punto di vista in modo conciso, diretto e chiaro ed evita dettagli non importanti o irrilevanti.
Ad esempio, se hai una domanda su un compito, dillo chiaramente: "C'è qualcosa che voglio chiederti riguardo al compito che hai assegnato giovedì scorso. Il compito in realtà deve essere svolto in gruppo o individualmente, giusto, signore/signora?"
Passaggio 3. Scrivi frasi complete
Ricorda, queste e-mail non sono caricamenti di Facebook o messaggi di testo ai tuoi colleghi! Cioè, usa sempre frasi complete e formali per mostrare la tua professionalità.
- Ad esempio, non scrivere: "Il materiale dell'ultima lezione è stato davvero interessante, signore/signora!"
- Prova invece a scrivere: "Grazie per l'ultimo materiale che hai insegnato che ha illuminato la mia comprensione".
Passaggio 4. Utilizzare il tono di posta elettronica corretto
Quando contatti un insegnante per la prima volta, ricorda di usare un tono e una grammatica professionali. Cioè, non usare le emoticon per nessun motivo! Se hai inviato messaggi al docente più volte, dovresti anche scrivere la tua email in un tono più informale, soprattutto se il docente è il primo ad agire in modo informale (come inviarti emoticon).
Passaggio 5. Presenta la tua richiesta in modo educato
In effetti, a molti studenti piace fare richieste ai loro docenti. Non farlo, perché non ti aiuterà a ottenere nulla! Invece, dichiara le tue intenzioni sotto forma di una richiesta che il tuo professore può accettare o meno.
Ad esempio, se vuoi chiedere un'estensione del tempo per l'invio dei compiti, non scrivere: "Mia nonna è morta di recente, quindi per favore proroga il termine per l'invio dei compiti, ok?" Invece, scrivi una frase più educata come, "Mi scusi signore/signora, questa settimana è stata molto dura per me perché mia nonna è appena morta. Se lo desidera, sarebbe disposto a concedermi una proroga del tempo per la presentazione dei documenti?"
Passaggio 6. Utilizzare la punteggiatura corretta
Se l'e-mail è rivolta ai colleghi, ovviamente il destinatario dell'e-mail non avrà problemi a inserire un punto o una virgola in modo errato. Tuttavia, se l'e-mail è per un insegnante, assicurati che ogni segno di punteggiatura sia posizionato nel posto giusto.
Passaggio 7. Scrivi ogni parola con l'ortografia corretta
Nonostante l'uso diffuso del linguaggio del testo su Internet, non usarlo mai in un'e-mail professionale! In altre parole, scrivi ogni parola nella sua forma completa, come "Mr" invece di "Mr". Usa l'ortografia corretta per rendere le tue e-mail più professionali!
Non dimenticare di controllare l'esattezza del contenuto dell'e-mail con l'aiuto di un'applicazione o di un programma per computer per controllare l'ortografia
Passaggio 8. Posiziona correttamente le lettere maiuscole
In particolare, le parole elencate all'inizio delle frasi devono essere messe in maiuscolo, così come alcuni tipi di sostantivi (come i soprannomi). Non trattare le email come conversazioni di messaggi di testo e assicurati di scrivere sempre correttamente le maiuscole.
Parte 3 di 3: terminare l'e-mail
Passaggio 1. Indica le azioni che il tuo insegnante deve intraprendere
In altre parole, assicurati che il tuo desiderio o richiesta sia chiaramente indicato alla fine dell'e-mail. Ad esempio, se vuoi una risposta da lui, non dimenticare di dirlo. Se senti il bisogno di incontrarlo, comunicagli anche questo scopo.
Passaggio 2. Rileggi la grammatica utilizzata nell'e-mail
Scansiona l'e-mail per assicurarti che non siano stati commessi errori grammaticali. Spesso, questo processo ti aiuterà a individuare uno o due errori minori che devono essere corretti.
Passaggio 3. Rileggi l'e-mail dal punto di vista del tuo insegnante
Assicurati che la tua email non sembri che stai chiedendo qualcosa. Assicurati anche che le tue intenzioni siano trasmesse in modo diretto, chiaro e non colorato da informazioni personali meno importanti. Oltre ad essere inefficace, questo comportamento è anche poco professionale.
Passaggio 4. Termina l'e-mail con un saluto di chiusura formale
Proprio come quando inizi la tua e-mail con un saluto professionale, fai lo stesso per terminare l'e-mail. Ad esempio, usa un saluto formale di chiusura come "Cordiali saluti" o "Saluti", seguito da una virgola e terminando con il tuo nome completo.
Passaggio 5. Invia nuovamente un'e-mail dopo una settimana
Una volta che l'e-mail è stata inviata, non continuare a terrorizzare il tuo professore per una risposta. Tuttavia, se la tua e-mail non ha ricevuto risposta per una settimana o più, è una buona idea provare a rispedire la stessa e-mail, nel caso in cui abbia perso la tua prima e-mail.
Passaggio 6. Rispondi all'email di risposta che hai ricevuto
Dopo aver ricevuto un'e-mail di risposta dal docente in questione, non dimenticare di rispondere per dimostrare di aver ricevuto l'e-mail correttamente. Ad esempio, puoi semplicemente inviare una breve nota di ringraziamento o, se necessario, inviare una risposta più lunga con le stesse regole di scrittura per mantenerlo professionale. Se il tuo problema o domanda non ha ricevuto risposta via e-mail, prova a chiedergli di incontrarlo di persona.
- Ad esempio, potresti scrivere: "Grazie per la risposta, signore/signora. Ci vediamo in classe."
- Se senti il bisogno di incontrare il docente in seguito, prova a scrivere: "Apprezzo molto le tue opinioni su questo argomento. Se lo desideri, posso incontrarti direttamente con te per discuterne in modo più dettagliato?"
