Di recente hai commesso un errore fatale o hai ferito i sentimenti di qualcuno? In tal caso, sentiti libero di scusarti in modo sincero ed efficace, ad esempio scrivendo una lettera. In effetti, scrivere una lettera di scuse – che sia personale o professionale – è molto utile per correggere i tuoi errori e il tuo rapporto con la persona interessata. Tuttavia, assicurati di applicare i vari metodi di seguito per far sembrare la tua lettera sincera e al punto.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: creazione di una lettera di scuse personale
Passaggio 1. Chiedi cosa puoi fare per migliorare la situazione
È probabile che la persona in questione sappia esattamente cosa devi fare per correggere l'errore. Chiedere la loro opinione mostra la tua volontà di fare tutto il necessario per accettare le loro scuse e migliorare la situazione.
Ad esempio, potresti dire: "Mi rendo conto di aver incasinato la tua festa perché non sono venuto anche se avevo un appuntamento. Vuoi che ti offra un drink in un bar o preparo la cena a casa mia, quindi non ti arrabbi più? Sai, la nostra amicizia è molto importante per me.”
Passaggio 2. Offri la possibilità di incontrarti per chiedere scusa di persona
Anche se dipende davvero dal problema, prova a chiedergli di uscire in modo da poterti scusare di persona. Prima di concludere la lettera, esprimi il tuo desiderio di incontrarlo in un luogo neutrale in modo da poterti scusare di persona. Sebbene l'offerta possa essere rifiutata da lui, offrila comunque.
Ad esempio, potresti dire: "Volevo davvero conoscerti per potermi scusare di persona. Per favore, dimmi l'ora che preferisci, ok?"
Passaggio 3. Usa un saluto di chiusura che sia in grado di rappresentare le tue emozioni
Se la lettera è personale, assicurati di utilizzare anche un saluto di chiusura informale ed emotivo. Ad esempio, puoi inserire "Saluti", "Scusa" o "Saluti" alla fine della lettera.
Metodo 2 di 3: creazione di scuse professionali Surat
Passaggio 1. Offri una soluzione al problema correlato
Se le scuse sono rivolte ai tuoi clienti aziendali, assicurati che sappiano che sei seriamente intenzionato a correggere l'errore. Ad esempio, prova a offrire soluzioni pertinenti e praticabili, piuttosto che voler semplicemente essere ascoltato dai clienti.
Se la lettera è indirizzata a un cliente della tua attività, prova a dire: "Per correggere un errore di consegna passato, restituiremo lo stesso prodotto senza spedizione e offriremo uno sconto del 30% sul tuo prossimo ordine"
Passaggio 2. Metti in chiaro che una situazione simile non si ripeterà
Nell'ultimo paragrafo, descrivi le varie misure preventive che hai adottato per evitare che gli stessi errori si ripetano in futuro. Sii specifico su tutti i metodi di prevenzione che hai adottato e quanto sono stati efficaci nell'affrontare lo stesso problema.
Ad esempio, potresti dire: "Finora ho implementato una varietà di metodi per evitare che si verifichino ritardi futuri del progetto. Uno di questi è impostare un calendario online per ricordarmi una settimana, un giorno e 8 ore prima del progetto. scadenze di completamento., ho anche creato un elenco più dettagliato delle responsabilità lavorative in modo che ogni progetto a cui lavoro possa essere completato in tempo."
Passaggio 3. Metti un saluto di chiusura appropriato
Se la lettera è per motivi di lavoro, assicurati di utilizzare un saluto formale come "Cordiali saluti" o "Saluti" per chiudere la lettera.
Metodo 3 di 3: Determinazione del tono della lettera
Passaggio 1. Utilizzare un tono di voce educato e professionale per una lettera di scuse a un socio in affari
Se le scuse sono rivolte al tuo capo o a un altro partner commerciale, mantieni un tono educato, formale e professionale. Spiega la situazione e chiedi scusa in modo accurato, diretto e chiaro. Non usare un modo di parlare troppo familiare nella speranza che l'altra persona possa perdonarti più facilmente in seguito.
- Ad esempio, potresti dire: "Ancora una volta mi scuso sinceramente per l'errore che si è verificato. In futuro, prometto di adottare varie misure preventive per garantire che un errore del genere non si ripeta".
- Non dire: "Mi dispiace davvero! Spero che mi perdonerai". La frase suona troppo informale per una lettera di scuse professionale.
Passaggio 2. Usa un tono di voce sincero e onesto
Se le scuse sono rivolte a qualcuno di importante nella tua vita personale, assicurati che il tono della lettera sia personale per far sembrare la tua lettera più onesta e meno forzata.
Ad esempio, prova a dire: "Mi dispiace davvero di aver ferito i tuoi sentimenti andando troppo oltre quando stavi scherzando. Non pensavo prima di parlare, ma ora capisco perché sei arrabbiato. Scusami."
Passaggio 3. Non cercare scuse
Ogni errore sarà motivato da una situazione. Tuttavia, non usare la situazione come scusa per giustificare il tuo errore! Credimi, così facendo le tue scuse sembreranno insincere. Rimani concentrato sull'errore che hai commesso e sulle tue scuse!
Ad esempio, invece di dire: “Mi dispiace che questo progetto sia stato trascurato. Ma a quel tempo, mio figlio era malato e poi il mio tempo è stato occupato dalle vacanze in famiglia", prova a dire: "Mi dispiace che questo progetto sia stato trascurato. Sulla base di questa esperienza, ho ideato un piano specifico per evitare che la stessa situazione si ripeta in futuro"
Passaggio 4. Non incolpare gli altri
Non importa quanto possa essere allettante incolpare qualcun altro nella tua lettera di scuse, non farlo! Credimi, tutte le tue parole nel corpo della lettera non avranno senso se lo fai. Di conseguenza, sarà difficile per la persona interessata accettare le tue scuse in seguito.
Passaggio 5. Firma la lettera
Prenditi il tempo necessario per aggiungere il tuo tocco personale (come una firma) alla lettera; mostra che la lettera è davvero importante per te. È necessario stampare e firmare lettere sia personali che professionali prima di consegnarle alla persona interessata.
- Una lettera di scuse professionale dovrebbe essere inviata attraverso un canale più formale (come la posta). Nel frattempo, puoi inviare tu stesso una lettera di scuse professionale alla persona interessata.
- Se hai problemi a firmare la lettera di persona, includi almeno una firma digitale. Alcuni programmi per computer forniscono opzioni speciali per la creazione di firme digitali e l'apposizione di tali firme su vari documenti. Se lo desideri, puoi anche apporre la tua firma su un pezzo di carta, scansionarla, salvarla sul tuo computer in formato immagine, quindi inserirla nel documento richiesto.
