Per spostare un elenco o una tabella di dati da Word a Excel, non è necessario spostare singoli dati nelle celle di un foglio di calcolo Excel (foglio di lavoro). Puoi semplicemente formattare correttamente il tuo documento in Word, quindi l'intero documento può essere importato in Excel con pochi clic.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Conversione di elenchi
Passaggio 1. Comprendi come verrà convertito il documento di Word
Per importare un documento in Excel, vengono utilizzati determinati caratteri per determinare quali dati verranno inseriti nelle celle del foglio di lavoro Excel. Eseguendo alcuni passaggi di formattazione prima dell'importazione, è possibile controllare l'aspetto del foglio di lavoro e ridurre al minimo la quantità di formattazione manuale da eseguire. Ciò è particolarmente utile se si importa un lungo elenco da un documento di Word in Excel.
Questo metodo funziona meglio quando ci sono più voci nell'elenco, ognuna con un formato simile (un elenco di indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail, ecc.)
Passaggio 2. Assicurati che non ci siano errori di formattazione nel documento
Prima di avviare il processo di conversione, assicurati che ogni voce sia formattata allo stesso modo. È necessario correggere eventuali errori di punteggiatura o riorganizzare le voci che non corrispondono. Questo per garantire che il processo di trasferimento dei dati funzioni senza intoppi.
Passo 3. Visualizza i caratteri di formattazione nel documento di Word
Visualizzando i caratteri di formato normalmente nascosti, è possibile determinare il modo migliore per separare ciascuna voce. Puoi visualizzare i caratteri di formattazione facendo clic sul pulsante Mostra/Nascondi segni di paragrafo nella scheda Home o premendo Ctrl+⇧ Maiusc+*.
La maggior parte degli elenchi ha un segno di paragrafo alla fine di ogni riga, alla fine di una riga o in una riga vuota tra le voci. Utilizzerai questo segno per inserire il carattere distintivo delle celle in Excel
Passaggio 4. Sostituire i segni di paragrafo tra le voci per rimuovere gli spazi aggiuntivi
Excel utilizzerà gli spazi tra le voci per definire le righe, ma a questo punto dovresti rimuoverle per facilitare il processo di formattazione. Non preoccuparti, lo riaggiungerai presto. Questo passaggio funziona meglio se hai un segno di paragrafo alla fine della voce e un segno nello spazio tra le voci (due spazi consecutivi).
- Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e sostituisci.
- Digita ^p ^p nel campo Trova. Questo è il codice per due segni di paragrafo consecutivi. Se ogni voce è una singola riga e non ci sono righe vuote in mezzo, usa solo un ^p.
- Immettere il carattere delimitatore nel campo Sostituisci. Assicurati che questo carattere non sia un carattere nel documento, ad esempio ~.
- Fare clic su Sostituisci tutto. Noterai che queste voci si combinano, ma lascia stare finché il carattere delimitatore è nel posto giusto (tra ogni voce)
Passaggio 5. Separare ogni voce in colonne separate
Ora le voci vengono visualizzate in righe separate. È necessario specificare i dati che verranno visualizzati in ciascuna colonna. Ad esempio, se ogni voce nella prima riga è un nome, nella seconda riga è un indirizzo e nella terza riga è un paese e codice postale, procedi come segue:
- Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e sostituisci.
- Rimuovi uno dei segni ^p nel campo Trova.
- Sostituisci il carattere nel campo Sostituisci con una virgola,.
- Fare clic su Sostituisci tutto. Questo sostituirà i restanti simboli di paragrafo con un separatore di virgole, che separerà ogni riga in una colonna.
Passaggio 6. Modificare il carattere delimitatore per completare il processo di formattazione
Dopo aver completato i due passaggi Trova e sostituisci sopra, l'elenco non avrà più l'aspetto di un elenco. Saranno tutti sulla stessa riga e avranno una virgola tra ogni dato. Il passaggio Trova e sostituisci restituirà i dati in un modulo elenco ma conterrà ancora le virgole che definiscono le colonne.
- Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e sostituisci.
- Inserisci ~ (o qualunque carattere tu abbia scelto all'inizio) nel campo Trova.
- Inserisci ^p nel campo Sostituisci.
- Fare clic su Sostituisci tutto. Questo riporterà tutte le voci in singoli gruppi separati da virgole.
Passaggio 7. Salva il file come file di testo normale
Il formato di inserimento è completo ed è possibile salvare questo documento come file di testo. Questo viene fatto in modo che Excel possa leggere e analizzare i tuoi dati in modo che appaiano nelle colonne corrette.
- Fare clic sulla scheda File e selezionare Salva con nome.
- Fai clic sul menu a discesa Salva come tipo e seleziona Testo normale.
- Assegna un nome al file e quindi fai clic su Salva.
- Se viene visualizzata la finestra Conversione file, fare clic su   OK;.
Passaggio 8. Apri il file in Excel
Poiché il file viene salvato in formato testo, puoi aprirlo in Excel.
- Fare clic sulla scheda File e selezionare Apri.
- Fare clic sul menu a discesa Tutti i file di Excel e selezionare File di testo.
- Fare clic su Avanti > nella finestra Importazione guidata testo.
- Seleziona Virgola nell'elenco Delimitatore. Puoi vedere come verranno separate le voci nell'anteprima in basso. Fare clic su Avanti >.
- Seleziona il formato dei dati per ogni colonna, quindi fai clic su Fine.
Metodo 2 di 2: Conversione di tabelle
Passaggio 1. Crea una tabella in Word e quindi inserisci i dati al suo interno
Per un elenco di dati in Word, puoi convertirlo in un formato tabella e quindi copiare la tabella in Excel. Se i tuoi dati sono già in formato tabella, vai al passaggio successivo.
- Seleziona tutto il testo da convertire in una tabella.
- Fare clic sulla scheda Inserisci e quindi fare clic sul pulsante Tabella.
- Seleziona Converti testo in tabella.
- Immettere il numero di righe per riga di dati nella colonna Numero di colonne. Se ci sono righe vuote tra ogni riga di dati, aggiungine una al totale della colonna.
- Fare clic su   OK;.
Passaggio 2. Controllare il formato della tabella
Word creerà una tabella in base alle tue impostazioni. Verificare che la tabella sia corretta.
Passaggio 3. Fare clic sul piccolo pulsante + che appare nell'angolo in alto a sinistra della tabella
Questo pulsante apparirà quando passi il mouse sul tavolo. Facendo clic su questo pulsante verranno selezionati tutti i dati nella tabella.
Passaggio 4. Premere
Ctrl+C per copiare i dati. Puoi anche fare clic sul pulsante Copia nella scheda Home.
Passaggio 5. Apri Excel
Una volta copiati i dati, puoi aprire Excel. Se desideri inserire i dati in un foglio di lavoro esistente, apri il foglio di lavoro. Posiziona il cursore nella cella che desideri rendere la cella in alto a sinistra della tabella.
Passaggio 6. Premere
Ctrl+V per incollare i dati.
Ciascuna delle celle della tabella di Word verrà inserita in una cella separata nel foglio di lavoro di Excel.
Passaggio 7. Separare le colonne rimanenti
A seconda del tipo di dati che stai importando, potrebbe essere necessaria una formattazione aggiuntiva. Ad esempio, se importi indirizzi di città, codici paese e codici postali che si trovano in una cella, puoi dividerli automaticamente in Excel.
- Fare clic sulle intestazioni delle colonne che si desidera dividere. Questo passaggio selezionerà l'intera colonna.
- Seleziona la scheda Dati e fai clic sul pulsante Testo in colonne.
- Fare clic su Avanti > quindi selezionare Virgola nella colonna Delimitatori. Se usi l'esempio sopra, questo passaggio separerà la città dal codice del paese e dal codice postale.
- Fare clic su Fine per salvare le modifiche.
- Seleziona le colonne che devono ancora essere divise, quindi ripeti questo processo. Seleziona Spazio e non Virgola come delimitatore. Questo passaggio separerà il codice del paese dal codice postale.
